Organisatieregeling van de gemeente Woerden 2011

Artikel 1 Begripsomschrijving

Deze regeling verstaat onder:

Ambtelijke organisatie : de gehele gemeentelijke organisatie met uitzondering van het college, de burgemeester, de raadsleden en de griffie.

Afdeling : iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft.

Team : iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de afdelingsmanager van de desbetreffende afdeling heeft.

Juridische rechtmatigheid : het voldoen van besluiten, beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving, met uitzondering van financiële rechtmatigheidsaspecten.

Artikel 2 Inrichting van de organisatie

1. De ambtelijke organisatie is ingericht volgens het directiemodel.

2. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de directie.

3. De ambtelijke organisatie is ingedeeld in afdelingen. Afdelingen staan onder leiding van een afdelingsmanager.Teams staan onder leiding van een teammanager.

4. De directie benoemt op basis van taakvelden en taken de afdelingen en stelt de interne structuur ervan vast. Uitgangspunt voor de interne structuur is eenheid van leiding. Uitsluitend om reden van span of control kan er maximaal één hiërarchisch leidinggevend niveau (teammanager) onder het niveau van afdelingsmanager gepositioneerd worden.

5. De directie stelt in het uitvoeringsbesluit de volgende zaken vast: de taken en verantwoordelijkheden van de afdelingsmanager en de teammanager, juridische rechtmatigheid bij afdelingen, taken en doel van het managementoverleg en werkoverleg.

6. De directie kan, naar aanleiding van een door burgemeester en wethouders gegeven bestuurlijke opdracht, besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen ter voorbereiding en / of uitvoering van het beleid van groot politiek bestuurlijk belang, dat meerdere afdelingen aangaat.

7. De afdelingsmanager kan, naar aanleiding van een door de directie vastgesteld projectvoorstel, besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden binnen of tussen afdelingen ter uitvoering van projecten ressorterende onder zijn / haar afdeling.

Artikel 3 Leiding dagelijks beheer

1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de directie. De directie kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers en aanwijzingen geven aan de concern controller om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te borgen.

2. Onder de verantwoordelijkheid van de directie berust het dagelijks beheer van de in artikel 2 lid 4 bedoelde taken van een afdeling bij een afdelingsmanager.

3. Onder de verantwoordelijkheid van een afdelingsmanager berust de operationele leiding van een team bij een teammanager van de desbetreffende afdeling.

Artikel 4 Mandaten

Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden kan het college mandaten en volmachten verlenen. De wijze van mandatering is geregeld in het mandaatregister.

Artikel 5 De directie

1. De leiding van de ambtelijke organisatie als geheel berust bij de directie.

2. De directie bestaat uit (de gemeentesecretaris in de hoedanigheid van) een algemeen directeur en (de adjunct-gemeentesecretaris in de hoedanigheid van) een directeur.

3. De concern controller adviseert eigenstandig zowel het bestuur als de directie ter bevordering van een goed functioneren van de ambtelijke organisatie.

4. Bij afwezigheid van de algemeen directeur of de directeur wordt de directie door het overgebleven lid gevormd.

5. De algemeen directeur is voorzitter van de directie en ten opzichte van burgemeester en wethouders eindverantwoordelijk voor het functioneren van de directie, evenals van de gehele ambtelijke organisatie.

Artikel 6 Taken van de directie

1. De directie zorgt vanuit een integrale managementbenadering voor de strategische ontwikkeling en het onderhouden van een visie op de ontwikkeling van de gehele ambtelijke organisatie. De directie geeft voor de langere termijn richting aan de organisatie en neemt op grond daarvan beslissingen.

2. De directie verricht alle activiteiten (coördinerend, adviserend, sturend en controlerend) die nodig zijn voor de totale bedrijfsvoering om de werkzaamheden effectief en efficiënt te verzorgen met de inzet van hulpmiddelen zoals (afdelings-)plannen en planningen, budgetbewakingssystemen, managementrapportages en programma’s afkomstig uit de programmabegroting.

3. De directie zorgt in personele zin voor een optimale kwalitatieve bezetting en inzet van medewerkers. De directie creëert de randvoorwaarden waardoor medewerkers in staat zijn binnen de gegeven organisatiefilosofie eigen verantwoordelijkheid te dragen voor aan hen opgedragen activiteiten.

4. De directie organiseert jaarlijks en op gezette tijden bijeenkomsten met burgemeester en wethouders om gezamenlijk de strategische onderwerpen en thema’s te bespreken en hierover afspraken te maken.

Artikel 7 De gemeentesecretaris

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de eindverantwoordelijkheid voor het door de directie gevoerde dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de gemeentesecretaris, in de hoedanigheid van algemeen directeur.

2. De gemeentesecretaris staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

3. De gemeentesecretaris is in de vergadering van het college aanwezig.

Artikel 8 De adjunct-gemeentesecretaris

De adjunct-gemeentesecretaris, in de hoedanigheid van directeur, is evenals de gemeentesecretaris, doch onverminderd diens eindverantwoordelijkheid jegens het college, belast met het beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie.

Artikel 9 De concern controller

1. De manager van de afdeling Concernzaken fungeert tevens als concern controller. De concern controller heeft een rechtstreekse adviserende en rapporterende bevoegdheid aan het college van burgemeester en wethouders.

2. De concern controller adviseert rechtstreeks aan de directie en woont daartoe de vergaderingen van de directie bij.

3. De concern controller is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van randvoorwaarden en instrumenten ten behoeve van de planning- en controlfunctie, en het laten opstellen van adequate procedures en processen ter bevordering van doel- en rechtmatigheid.

Artikel 10 De afdelingsmanager Ondersteuning

1. De afdelingsmanager Ondersteuning adviseert de algemeen directeur over het te ontwikkelen P&O-beleid en de uitvoering van P&O-beleid, geldende regelgeving en / of CAO-afspraken.

2. De afdelingsmanager Ondersteuning kan, indien hij dit nodig vindt en met medeweten van de algemeen directeur, over de uitvoering van vastgesteld P&O-beleid, de uitvoering van vastgestelde regelgeving en / of CAO-afspraken, rechtstreeks aan de portefeuillehouder informatie en adviezen geven.

3. De afdelingsmanager Ondersteuning adviseert op verzoek of uit eigen beweging de algemeen directeur over de gevolgen, die feitelijk en voorgenomen P&O-beleid en P&O-beheer kunnen hebben voor de ambtelijke organisatie.

4. De afdelingsmanager Ondersteuning is bevoegd de algemeen directeur te verzoeken de afdelingsmanagers aanwijzingen te geven over de juiste uitvoering van vastgesteld P&O-beleid, vastgestelde regelgeving en / of CAO-afspraken.

Artikel 11 Bestuursopdrachten

1. Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college of de portefeuillehouder bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3. De gemeentesecretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 12 Juridische rechtmatigheid

1. De Teammanager Juridische & Facilitaire Zaken van de afdeling Ondersteuning draagt, onder de verantwoordelijkheid van het afdelingsmanager Ondersteuning en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers, de zorg voor:

a. het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan het college, de directie en de afdelingen;

c. het toezicht op een juiste toepassing van gemeentelijke- , nationale- en Europese wet- en regelgeving door de ambtenaren van de afdelingen;

d. de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op bezwaarschriften;

e. het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

f. het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

2. De Teammanager Juridische & Facilitaire Zaken deelt een afdelingsmanager zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van de desbetreffende afdelingsmanager.

3. Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de Teammanager Juridische & Facilitaire Zaken aan de afdelingsmanager Ondersteuning en de directie verslag van zijn bevindingen.

4. De afdeling Concernzaken heeft de juridische control-taak. Vanuit de taak van juridische control draagt Concernzaken de zorg voor het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

Artikel 13 Portefeuilleoverleg

1. De afdelingsmanager voert overleg met de portefeuillehouder over:

a. de voortgang en planning van werkzaamheden en projecten van de afdeling / portefeuille, inclusief de budgetten;

b. bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;

c. het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling / portefeuille.

2. Dit portefeuilleoverleg vindt tenminste eenmaal per kwartaal plaats.

Artikel 14 Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college een passende regeling treffen.

2. Deze regeling wordt aangehaald als “Organisatieregeling 2011”.

3. Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2011; tegelijkertijd wordt de “Organisatieregeling gemeente Woerden”, inwerking getreden op 1 januari 2008, ingetrokken.