Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2002

Ondertekening

Toelichting

Verordeningambtelijkebijstand en fractieondersteuning voor de

gemeente Wormerland

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wetdualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad én individueleraadsleden een recht op ambtelijkebijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast eenrecht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De oude modelregeling ambtelijkebijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel.Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Ditnieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijkebijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen deraadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat ofdreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen.De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer enals degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratiehad ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van deambtelijkebijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raaden voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoekom ambtelijkebijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. Deambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht.

Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijkebijstand wenst,zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijkebijstand. Aangezien het de verhouding betrefttussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Dezeambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad enhet college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordtde raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aanambtelijkebijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebiedvan het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individueleraadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijkebijstand.

Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulpaangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aanraadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begripdocument wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft.

Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor nietopenbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.

Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van ordevoor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffieen de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag, heeftgekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geenzeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk toteen Verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijkebijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vastetermijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren enmedewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus nietgriffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moetenbeslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Het verschil tussen het eerste lid en het alternatieve (gecursiveerde) eerste lid ligt er in dat er in heteerste lid voor gekozen is om alle verzoeken om informatie of bijstand eerst voor te leggen aan degriffier. In het alternatieve eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie tewenden. De keuze is uiteraard aan de raad.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eersteinstantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijkebijstand isvoorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretarisen de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke

weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek omhulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeesteris daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantievoor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Het register dat door de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak eral een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaartbrengen van de behoefte van deze voorzieningen.

Artikel 6

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte isvan het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.

Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is hetlogisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijkebijstand. Hetcollege en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen, hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 7

Indien een raadslid om ambtelijkebijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijkebijstand en de inhoud van deverleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door

collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van eenraadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokkenraadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor deonafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijkebijstand.

De ambtenaar die ambtelijkebijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijkeorganisatie. Het verlenen van ambtelijkebijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indienhij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om deambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 8

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voorfractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad

worden vastgesteld.

Artikel 9

Behoeft geen toelichting

Artikel 10

Behoeft geen toelichting