Verordening voor periodiek onderzoek door het college, naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Wormerland.

Ondertekening

Nota van toelichting op de artikelen van de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 2009

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering van deze onderzoeken wordt gedaan door de gemeentelijke organisatie al dan niet met behulp van derden. De onderzoeken kunnen zich richten op processen, maar ook op afdelingen en gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen kan worden onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerd beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De objecten van onderzoek worden jaarlijks opgenomen in een vast te stellen onderzoeksplan. Dit plan maakt zo mogelijk onderdeel uit van een (voortschrijdend) meerjarenplan, waardoor inzicht wordt gegeven in de omvang en spreiding van de te onderzoeken taken of afdelingen.

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken. En als de raad dat nodig acht daarop invloed uit willen oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. In de verordening kan worden aangegeven, wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het eerste lid kunnen als volgt worden toegelicht.

• a.

  Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven, dat duidelijk aangegeven is, wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures, instrumenten en gemeentelijke taken.

• b.

  Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

• c.

  Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

• d.

  De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoek worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen.

  De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

• e.

  Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijk apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid, van de analyse en/of adviezen ter verbetering, wordt gegarandeerd. Dat betekent, dat (een deel van) het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbeveling tot verbeteringen echter moeten zoveel als mogelijk tot stand komen en worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk niet zijn betrokken bij het object van onderzoek.

• f.

  Het betreft hier een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

Artikel 3 (vervolg)

Lid twee spreekt over het doel van het onderzoek. Doelmatigheid en doeltreffendheid kunnen namelijk met verschillende doelstellingen worden onderzocht. Het doel kan bijvoorbeeld zijn te

onderzoeken in hoeverre met een bepaald beleidsprogramma de maatschappelijke doelen die daaraan ten grondslag liggen zijn gerealiseerd en in welke mate dat doelmatig is gebeurd.

Het doel kan bijvoorbeeld ook zijn om meer in het bijzonder bepaalde ondersteunende processen en instrumenten op doelmatigheid en doeltreffendheid te onderzoeken.

In het onderzoeksplan wordt per onderzoek aangegeven welk doel met het onderhavige onderzoek wordt nagestreefd.

Lid zes bepaalt dat het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad. De raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

De bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens over de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, tweede lid van de Gemeentewet, te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt, zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen, dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college, dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisneming aan de raad gestuurd.

Gemeente Wormerland,

24 maart 2009.