Protocol Ziekteverzuim gemeente Zaanstad

Protocol ziekteverzuim

Vastgesteld door B&W 25-01-2011Instemming OR 11-07-2011 (Z/2011/207797)Gemeenteblad 2011/nr. 13 (Z/2011/32005)

Ambtenarenreglement Gemeente Zaanstad (AGZ) artikel 7:9 lid 4

Het college stelt een protocol vast, waarin de regels zijn opgenomen met betrekking tot de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de begeleiding van ziekteverzuim, verplichtingen omtrent ziek- en herstelmeldingen daaronder begrepen, de arbeidsgezondheidskundige begeleiding en de daarbij in acht te nemen procedures.

Dit protocol ziekteverzuim is opgesteld om inzicht te geven in de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de werkgever/leidinggevende en medewerker tijdens ziekteverzuim en reïntegratie en de stappen en acties die van hen worden verwacht. En tevens op welke wijze P&O en de Arbodienst hen hierin ondersteunen.Er is sprake van wettelijke- en inspanningsverplichtingen en daarmee is het protocol een stellend document.Alle te nemen stappen zijn in een tijdslijn gezet en waar nodig voorzien van een toelichting of aanvulling.De gemeente Zaanstad maakt gebruik van een Poortwachtergerelateerd ziekteverzuimprotocol. Dit houdt in dat minimaal alle stappen gedurende de eerste twee ziektejaren vanuit de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) in het protocol zijn verwerkt. Voor de volledigheid zijn eveneens de stappen opgenomen die voortvloeien uit het Ambtenarenreglement Zaanstad (AGZ). Naast deze verplichte stappen kent de gemeente Zaanstad eigen aanvullend ziekteverzuimbeleid, dat ook in het protocol is opgenomen.

Ambtenarenreglement gemeente Zaanstad (AGZ): hoofdstuk 7

Hoofdstuk 7 in de rechtspositieregeling (Ambtenarenreglement Gemeente Zaanstad, AGZ) “Aanspraken bij ongeschiktheid wegens ziekte of gebrek” is kaderstellend. Dit hoofdstuk regelt de plichten van de werkgever en de rechten, plichten en aanspraken van de werknemer.

Overige relevante artikelen in de AGZ:

• AGZ artikel 6:2:3:1Vakantieopbouw tijdens ziekte en arbeidsongeschiktheid.

• AGZ artikel 8:4, 8:5 en 8:5aOntslag wegens volledige resp. gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

• AGZ artikel 10d:21, 10d:22, 10d:23Bijzondere uitkering bij ontslag of definitieve herplaatsing ingeval van minder dan 35% arbeidsongeschiktheid/hoogte en duur van de uitkering.

De AGZ is voor werkgever en werknemer digitaal toegankelijk via de applicatie RAP op INTRANET of via INTERNET op www.rechtspositie.info met inlognaam: zaanstad en wachtwoord: !608f614.

Wet Verbetering Poortwachter (WVP): verplichte stappen eerste twee ziektejaren

Vanaf 1 april 2002 is de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) van kracht. Met deze wet wil de wetgever zoveel mogelijk langdurig ziekteverzuim voorkomen cq verkorten. Daarmee stuurt de wet indirect ook op het beperken van aanspraken van arbeidsongeschikte medewerkers op arbeidsongeschiktheidsuitkeringen (WAO/WIA). Die aanspraken kunnen ontstaan na twee jaar ziekte. De werkgever heeft bij ziekte een loondoorbetalingsverplichting van twee jaar. In de CAO voor gemeenteambtenaren zijn afspraken gemaakt over de hoogte van de loondoorbetaling. De Wet Verbetering Poortwachter richt zich voornamelijk op de bevordering en verbetering van de samenwerking en communicatie tussen werkgever en zieke werknemer. Ziekteverzuim- en reïntegratieactiviteiten zijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer.

Leidinggevende:

• -

  Bij ziekmelding verzoekt de medewerker feitelijk loondoorbetaling op grond van ziekte. Indien de leidinggevende twijfelt of er voor de ziekmelding ook daadwerkelijk medische gronden zijn, dan zal hij advies inwinnen bij de bedrijfsarts en/of de arbodienst verzoeken medewerker uit te nodigen voor spreekuurcontact met de bedrijfsarts, alvorens het ziekteverzuim als zodanig te laten registreren. Wanneer er sprake is van andersoortig verzuim kan een andere verlofvorm van toepassing zijn. Bij privéproblemen of (arbeids)conflict volgt in principe geen ziekmelding. Bij ziekteverzuim moet er namelijk sprake zijn van medische beperkingen.

• -

  Leidinggevende bepaalt of hij een (gedeeltelijke) hersteld melding accepteert. Zo nodig kan hij die nog enige tijd aanhouden ter beoordeling of de hervatting duurzaam haalbaar is.

• -

  Leidinggevende geeft de ziek- en (gedeeltelijke) hersteld meldingen (tijdig d.w.z. vóór 10.00 uur) door aan P&O/team PSA i.v.m. registratie en tijdig in gang zetten c.q. beëindigen van de ziekteverzuimbegeleiding door de arbodienst.

• -

  De kosten van een no show van de medewerker bij de bedrijfsarts of andere door werkgever betaalde maatwerkinterventie worden aan de medewerker doorberekend. Uitzonderingen hierop zijn slechts mogelijk na akkoord van leidinggevende. Leidinggevende verstrekt opdracht voor doorberekening aan P&O/team PSA. P&O/team PSA stelt de brief aan medewerker op en verzorgt inhouding van de kosten op het salaris.

• -

  De leidinggevende begeleidt het reïntegratietraject, neemt initiatief tot vervolgacties en vervolggesprekken met medewerker, onderzoekt zo nodig de mogelijkheden voor reïntegratie in aangepaste taken (in de eigen dan wel een andere functie), onderneemt de nodige acties om dit realiseren en maakt concrete afspraken met medewerker m.b.t. uren (verdeeld over dagen in de week), taken en zo nodig (aanpassing van) de werkplek.

• -

  De leidinggevende bespreekt de casuïstiek (frequent, kort, middellang en langdurig ziekteverzuim) in het Sociaal Medische Team (SMT). Zaanstad kent een SMT-regeling, die opgenomen is als bijlage in de AGZ.

• -

  Werkgever heeft de verplichting een zorgvuldig herplaatsingonderzoek uit te voeren indien blijkt dat medewerker op medische gronden niet kan terugkeren in de eigen functie. In dit kader doet leidinggevende onderzoek naar reïntegratie- en/of herplaatsingsmogelijkheden binnen de eigen organisatie (eerste spoor) en/of buiten de organisatie (tweede spoor). Zo nodig laat hij zich hierbij adviseren door de P&O adviseur en/of de casemanager of schakelt hij externe expertise in.

• -

  Leidinggevende schakelt in ieder geval uiterlijk bij het bereiken van het tweede ziektejaar, na overleg met de bedrijfsarts, een arbeidsdeskundige in om mogelijkheden in en buiten de eigen organisatie in kaart te brengen.

Medewerker:

• -

  Medewerker meldt zich vóór 9.00 uur ziek bij de direct- c.q. naasthogere leidinggevende en geeft verblijfadres en telefoonnummer door indien deze afwijken van de geregistreerde gegevens bij P&O (in pims).

• -

  Medewerker geeft bij ziekmelding aan leidinggevende door of er lopende afspraken en/of werkzaamheden zijn waarop actie ondernomen moet worden.

• -

  Medewerker is gedurende het ziekteverzuim tijdens kantooruren altijd bereikbaar, zowel telefonisch als voor een bezoek van een medewerker van de arbodienst. Afwezigheid moet gemeld worden aan leidinggevende ter informatie aan de arbodienst. Dit geldt met name bij kortdurend ziekteverzuim. Bij langdurig ziekteverzuim maken leidinggevende en medewerker hierover passende (maatwerk)afspraken.

• -

  Medewerker werkt actief mee aan een spoedig herstel d.w.z. doet datgene wat herstelbevorderend is en laat na wat het herstel belemmert;

• -

  Medewerker stelt zich gedurende het ziekteverzuim en de reïntegratie pro-actief op d.w.z.:

  • o

    geeft te allen tijde gehoor aan uitnodigingen van de werkgever en de arbodienst;

  • o

    werkt mee aan tot stand komen van een plan van aanpak en periodieke evaluaties (WVP);

  • o

    doet voorstellen die zijn reïntegratie kunnen bevorderen. Over de voorstellen kan medisch advies ingewonnen worden bij de bedrijfsarts of de adviseur arbeid en gezondheid van de arbodienst.

• -

  Medewerker geeft gehoor aan een oproep van de arbodienst (bedrijfsarts of adviseur arbeid en gezondheid) en verschijnt te allen tijde op de door de arbodienst opgegeven datum en tijdstip op de aangegeven spreekuurlocatie. Afzeggen of verzetten van een afspraak met de bedrijfsarts of de adviseur arbeid en gezondheid kan alleen in overleg met en met toestemming van leidinggevende en dient te geschieden conform hetgeen hierover vermeld wordt op de uitnodiging van de arbodienst.

• -

  Indien de medewerker het niet eens is met een advies van de bedrijfsarts kan hij hierover een Deskundigen Oordeel aanvragen bij het UWV (ook wel second opinion genoemd).

• -

  Medewerker bezoekt behandelaren en specialisten in de uren buiten de afgesproken reïntegratie-uren op het werk; afwijking hiervan alleen in overleg met leidinggevende.

• -

  Medewerker aanvaardt passende arbeid die aansluit bij de beperkingen die de arbeidsongeschiktheid met zich meebrengt. Het aanvaarden van passende werkzaamheden geldt zowel voor de reïntegratie-activiteiten als voor een eventuele herplaatsing. Naarmate de ziekte langer duurt, is een bredere oriëntatie ten aanzien van de te verrichten arbeid van de medewerker aan de orde.

Niet of onvoldoende voldoen aan de verplichtingen of niet of onvoldoende meewerken aan de reïntegratie kan leiden tot het opschorten van de arbeidsongeschiktheidsuitkering of het loon en in het uiterste geval zelfs tot ontslag.

Arbodienst: De bedrijfsarts en de adviseur arbeid en gezondheid van de arbodienst ondersteunen en adviseren, met in achtneming van hun beroepsgeheim, leidinggevende en medewerkers gedurende ziekteverzuim en reïntegratie.

Dienstverlening vanuit P&O: Door de veelheid aan wet- en regelgeving is ziekteverzuim en reïntegratie een gecompliceerd terrein. Leidinggevenden moeten voor de uitvoering van hun taken daarom kunnen rekenen op deskundig advies en ondersteuning. Om deze taken goed te kunnen vervullen is op centraal niveau bij de dienst Middelen de nodige expertise gebundeld binnen de afdeling Personeel en Organisatie. Het gaat hierbij om beleidsontwikkeling, advisering en administratieve ondersteuning.

• Team Personeels- en Salarisadministratie (PSA): De ziekteverzuimregistratie in het personeel- en management-informatiesysteem (PIMS@ALL) wordt verzorgd door het team PSA. Dit team zorgt er voor dat ziekteverzuimmeldingen worden doorgegeven aan de Arbo-dienst. Ook verzorgen zij het opstellen en verspreiden van de maandelijkse management-rapportage ziekteverzuimcijfers. Daarnaast is de administratieve ondersteuning van de casemanager en de P&O-adviseur en het administratief voorbereiden van de SMT-agenda onderdeel van het takenpakket dit team. Het team PSA coördineert de aanmeldingen van medewerkers voor het IZA-Bedrijfszorgpakket. Daarnaast voeren de medewerkers de regels van loondoorbetaling bij ziekte uit. De salarisadministratie maakt onderdeel van het team uit. Inhoudingen van no shows en loonkorting op het salaris van de medewerker vinden ook bij dit team plaats.

• P&O-adviseur: De personeelsadviseur is de decentrale adviseur en ondersteunt de leidinggevende bij de uitvoering van het personeelsbeleid en bij arbo-zaken (de P&O-adviseur is de decentrale arbo-coördinator). In het Sociaal Medisch Team adviseert de P&O-adviseur over o.a. herplaatsing bij arbeidsongeschiktheid (intern en extern), het zoeken naar en eventueel aanpassen van werkplekken voor de reïntegratie. Ook kan de leidinggevende bij de P&O-adviseur terecht voor advies over de rechtspositionele (de arbeidsvoorwaardenrechtelijke) kant van de arbeidsongeschiktheid.

• Casemanager: Met de invoering van de Wet verbetering Poortwachter heeft ook het begrip casemanager zijn intrede gedaan in het ziekteverzuimbeleid. In veel organisaties wordt de direct leidinggevende als casemanager benoemd zodra de medewerker langer dan 6 weken ziek is. Bij de gemeente Zaanstad is gekozen voor een centrale functionaris bij de afdeling Personeel en Organisatie als casemanager voor alle langdurig zieke medewerkers. Deze centrale casemanager is procesbegeleider van zowel de leidinggevende als medewerker tijdens het langdurig ziekteverzuim en de reïntegratie. De leidinggevende begeleidt zelf het reïntegratietraject en neemt steeds het initiatief tot vervolgacties en vervolggesprekken. De casemanager ondersteunt daarbij en heeft als voornaamste taak het reïntegratieproces te volgen (als procesbewaker). Hierbij moet gedacht worden aan onder andere: het bewaken van voortgang plan van aanpak, het zicht houden op het nakomen van de wettelijke termijnen (signaalfunctie), het volgen van gemaakte afspraken, het toezien op de samenwerking van de betrokken partijen, het geven van informatie over de wet- en regelgeving, beheer van het reïntegratiedossier.

• P&O-Beleidadviseurs: De beleidsadviseurs adviseren het college van B&W en het management (GMT) over Arbo-beleid, Verzuimbeleid en Reïntegratiebeleid (A.V.R.-beleid). De beleidsadviseurs volgen de ontwikkeling van wet- en regelgeving en vertalen deze ontwikkelingen naar consequenties voor beleid en procedures. Ook adviseren zij het management en de P&O-adviseurs bij complexe rechtspositionele zaken.

Het IZA Bedrijfszorgpakket biedt ondersteuning op het gebied van bedrijfsmaatschappelijk werk, psycholoog, fysiotherapie, werkplekonderzoek, zorgbemiddeling, traumaopvang en (exit)mediation. Leidinggevende, bedrijfsarts en medewerker kunnen via P&O/team PSA aanmelding doen. Meer informatie over het IZA Bedrijfszorgpakket is te vinden op intranet.

Een arbeidsdeskundige kan worden ingezet wanneer de eigen functie op medische gronden niet meer geschikt is voor de medewerker. De werkgever heeft in dit geval de verplichting een zorgvuldig herplaatsingsonderzoek uit te voeren en heeft naast de verantwoordelijkheid voor reïntegratie binnen de eigen organisatie (1e spoor) ook de verantwoordelijkheid voor reïntegratie bij een nieuwe werkgever als reïntegratie binnen de eigen organisatie niet mogelijk is (2e spoor). De arbeidsdeskundige heeft kennis van zaken met betrekking tot het functioneren van mensen in een functie of beroep en de eisen die arbeid aan mensen stelt. Hij kan beperkingen interpreteren en vervolgens beoordelen welke werkzaamheden een individuele medewerker met zijn beperkingen (nog) kan uitvoeren. De arbeidsdeskundige verstrekt advies met betrekking tot de reïntegratie- mogelijkheden in het eigen werk of in andere functies bij de eigen werkgever (spoor 1). Wanneer er noch in het eigen werk noch elders in het bedrijf reïntegratie-mogelijkheden zijn, dan kan de arbeidsdeskundige de reïntegratie-mogelijkheden buiten de organisatie (spoor 2) onderzoeken. De arbeidsdeskundige kan ook worden ingeschakeld bij het bepalen van de (resterende) verdiencapaciteit of de geleden schade door verlies aan verdiencapaciteit na een ongeval.

Een extern reïntegratiebedrijf kan ingehuurd worden bij een tweede spoor (extern gerichte) reïntegratie. Voor meer informatie en advies over bovenstaande kan de leidinggevende contact opnemen met de P&O-adviseur of de casemanager.

Bij het UWV kunnen zowel werkgever als medewerker een Deskundigen Oordeel (second opinion) aanvragen. Dit kan gaan over de mate van arbeids(on)geschiktheid van de werknemer, de re-integratie-inspanningen van de werknemer resp. werkgever, de aanwezigheid van passend werk binnen de organisatie en bij meningsverschil met de bedrijfsarts. Let wel: het oordeel van het UWV is niet bindend; het is geen formele beslissing en er kan dus geen bezwaar tegen ingediend worden. Bij een eventuele ontslagprocedure zal de rechter het oordeel wel laten meewegen.

Kijk op INTRANET voor nog meer tips en informatie over preventie, ziekteverzuim, reïntegratie en andere gerelateerde zaken zoals bijvoorbeeld de SMT-regeling (Sociaal Medisch Team) en Handreiking bij dreigende arbeidsconflicten.

Bijlage  Ziekteverzuimprotocol

Het SMT is actief op het terrein van bedrijfsgezondheidskundige casuïstiek, waarbij het individuele verzuim een grote plaats in neemt. Hierbij spelen medische, sociale, psychologische en personele factoren van de medewerker een rol. Een sociaal-medisch team richt zich op het beheersen van het ziekteverzuim, bevordering van de reïntegratie en beperking van de arbeidsongeschiktheid. De visie is om in gezamenlijk overleg de taken en activiteiten van ondersteunende disciplines goed op elkaar af te stemmen, waarbij een verzuimbeheersing het uiteindelijke doel is.

De doelstelling van een SMT is tweeledig: Curatief Aandacht voor de gezondheids- en welzijnsproblematiek primair in relatie tot het werk van individuen. Omdat er interactie bestaat tussen privé-problemen met de aandacht die het werk opeist is het mogelijk dat privé-problemen bij de individuele advisering door de leden van het SMT worden betrokken. Preventief Het signaleren en bespreken van werksituaties waaruit problemen op het gebied van arbeid en gezondheid kunnen voortkomen.

• -

  De dienstdirecteur Is als eindverantwoordelijke voor de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid en Arbobeleid binnen de dienst voorzitter van het SMT. De directeur kan als voorzitter vervangen worden door een sectorhoofd.

• -

  De lijnmanager (afdelingshoofd) Is verantwoordelijk voor de beheersing van het ziekteverzuim en de beperking van de arbeidsongeschiktheid binnen zijn organisatieonderdeel. De lijnmanager maakt deel uit van het SMT en is in ieder geval aanwezig bij de bespreking van de medewerkers van zijn afdeling en de agendapunten die betrekking hebben op zijn afdeling. Ook is hij aanwezig bij agendapunten die hij zelf heeft aangedragen.

• -

  De P&O-adviseur Adviseert over de rechtspositionele aspecten en de mogelijkheden tot al dan niet (tijdelijke) herplaatsing. Is verantwoordelijk voor het opstellen van de cijfermatige gegevens van ziekteverzuim vanuit het personeels- en informatiesystemen en de analyse hiervan (voor de dienst waarvoor de P&O-adviseur werkzaam is).

• -

  De Bedrijfsarts Adviseert over de arbeidsgeschiktheid van medewerkers én adviseert op welke termijn, op welke wijze en onder welke condities reïntegratie mogelijk is. De bedrijfsarts adviseert ook over volledige of gedeeltelijke terugkeer in de eigen functie, aangepaste functie of in een andere functie van medewerkers.

Geeft bij ziekteverzuim aan in hoeverre de problematiek van medische aard is, in welke mate de verwachting bestaat dat andere partijen een bijdrage kunnen leveren aan de verkorting van het verzuim en met welke verwachtingen rekening gehouden moet worden vanuit bedrijfsgezondheidskundige optiek.

Op uitnodiging kunnen bij een vergadering van het SMT aanwezig zijn:

• -

  De teamleider als direct leidinggevende van de medewerker kan door het afdelingshoofd uitgenodigd worden ook aanwezig te zijn bij de casuïstiekbespreking

• -

  De casemanager vanuit de rol als procesbegeleider taken Wet Verbeterde Poortwachter Deze functionaris speelt een nadrukkelijke rol bij begeleiding van langdurig zieken (bij ziekte > dan 6 weken) en speelt geen rol bij kortdurend verzuim. De casemanager is procesbegeleider bij de wettelijke taken vanuit de Wet verbeterde Poortwachter.

• -

  De bedrijfsmaatschappelijk werker

• -

  Een arbeidsdeskundige van de uitvoeringsinstelling of Arbodienst. In sommige situaties kan een vroegtijdige inschakeling van de arbeidsdeskundige van belang zijn voor een doeltreffende aanpak van verzuimbegeleiding, reïntegratie.

Het SMT maakt geen onderscheid tussen preventieve en curatieve zaken. Doorgaans wordt de meeste aandacht besteed aan de curatieve taak. Op de tweede plaats komt het voorbereiden en effectueren van preventieve maatregelen. Op individueel niveau komen de activiteiten op het gebied van reïntegratie aan de orde. Ten slotte wordt aandacht besteed aan preventieve activiteiten voor groepen van werknemers. De directeur van de dienst stelt als voorzitter de agenda vast.

• -

  Curatief bij individuen Frequent verzuim, langdurig verzuim (> 4 weken), verzuim gerelateerd aan werkomstandigheden. De intentie is altijd voorwaarden te scheppen voor een snelle volledige hervatting van de eigen werkzaamheden. Indien dit niet gerealiseerd kan worden, kan het vroegtijdig aanbieden van tijdelijk of blijvende andere algehele arbeidsongeschiktheid voorkomen. De aspecten die hierbij aan de orde kunnen komen zijn o.a. mogelijke (preventieve) voorzieningen, arbeidstherapie, herplaatsing, om- en bijscholing.

Frequent verzuim is gedefinieerd op individuele basis als een verzuimfrequentie van 3 of meer verzuimmeldingen over de laatste 12 maanden.

• -

  Preventief bij individuen Het gaat hier om medewerkers die zich bij leidinggevende, bedrijfsarts, P&O-adviseur, bedrijfsmaatschappelijk werker hebben gemeld met aan arbeidsomstandigheden gerelateerde problemen.

• -

  Preventief bij groepen medewerkers Hierbij gaat het om afspraken op dienstniveau over procedures, binnen de geldende concernkaders voor:

  • o

    ziek- en herstelmeldingen

  • o

    ziekteverzuimbegeleiding en ziekteverzuimcontrole

Bespreken van de resultaten van de verzuimregistratie, op basis van cijfermatige analyses en van mogelijke knelpunten die hieruit voortkomen. Bespreken van specifieke thema’s op het terrein van arbeid en gezondheid, met aandacht voor:

• -

  functies en soorten werk

• -

  groepen medewerkers

• -

  gezondheidsaspecten bij materiele investeringen in het bijzonder op ergonomisch gebied

• -

  reorganisaties

Bespreken van verzuimindicatoren

Bespreken van preventieve maatregelen in de meest ruime zin

Bespreken van maatregelen op het gebied van arbeidsomstandigheden

Als gemiddelde norm voor de vergaderfrequentie geldt 1 x per 2 maanden

Deze ondersteuning van het SMT wordt als regel verzorgd door de P&O-adviseur. De werkzaamheden omvatten zowel de verslaglegging van de vergadering (bij voorkeur een geanonimiseerde besluitenlijst) als het opstellen van de vergaderstukken (oa. rapportages ziekteverzuim, verzuimanalyses). Voor het uitvoerende werk rondom de organisatie van het SMT (planning data en agendaverspreiding) maakt de P&O-adviseur gebruik van de medewerker Personeelsbeheer van de afdeling PIO.

De directeur (voorzitter van het SMT) bespreekt de uitvoering van het verzuimbeleid periodiek (minimaal 2 x per jaar) in het managementteam en met de Onderdeel Commissie (OC) van de dienst. In de diensten waar geen Onderdeelcommissie operationeel is, vindt die afstemming plaats met de Ondernemingsraad. Hierbij kunnen de analyses en rapportages van het SMT, die niet betrekking hebben op individuele personeelsleden, onderwerp van gesprek zijn.