Regeling vervallen per 01-01-2015

Ondermandaatbesluit bedrijfsvoering

Geldend van 01-01-2014 t/m 31-12-2014

Intitulé

Ondermandaatbesluit domein Bedrijfsvoering / Algemeen deel

De directeurvan het domein Bedrijfsvoeringvan de gemeente Zaanstad

Overwegende dat het, uit een oogpunt van doelmatigheid, wenselijk is een aantal bevoegdheden te ondermandateren;

Gelet op het ‘Organisatiebesluit Zaanstad 2012’ en de ‘Budgetregels gemeente Zaanstad 2011’;

besluit:

Artikel 1 Definities

1.
Bevoegdhedenovereenkomst: overeenkomst waarin de gemeente met betrekking tot een haar toekomende publiekrechtelijke bevoegdheid met haar wederpartij(en) afspreekt op welke wijze zij deze publiekrechtelijke bevoegdheid al dan niet zal uitoefenen.
2.
Mandaatregister: het gehele door de directeur vastgestelde ondermandaatbesluit per Domein (bestaande uit het algemene uniforme deel, P-matrix en het bijzondere deel) waarin aangegeven wordt waar welke bevoegdheden in de organisatie worden neergelegd (op functieniveau met daaraan gekoppeld de personen).
3.
Naasthogere leidinggevende: de functionaris aan wie de direct leidinggevende van de ambtenaar voor zijn werkzaamheden in hiërarchische zin verantwoording verschuldigd is.
4.
P-matrix: matrix die onderdeel uitmaakt van het algemene uniforme deel van de ondermandaten en die betrekking heeft op de beslissingsbevoegdheden op het gebied van personeel en organisatie waarin specifiek is aangegeven welke besluiten door de directeur op grond van art. 5, derde lid van het Organisatiebesluit zijn ondergemandateerd aan de leidinggevenden binnen zijn/haar sectoren.

Artikel 2 Verlening ondermandaat/machtiging

1.
De directeur van het domein Bedrijfsvoering van de gemeente Zaanstad verleent aan de nader in de bijlagen bij dit besluit genoemde functionarissen toestemming om in ondermandaat gebruik te maken van de in de bijlage genoemde bevoegdheden.
2.
Het ondermandaat omvat de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, voeren van correspondentie over, en alle andere daarbij behorende feitelijke -en rechtshandelingen die nodig zijn met betrekking tot de toegekende bevoegdheden binnen het werkveld van de mandataris.
3.
Hierbij geldt dat de directeur de bevoegdheden ook zelf kan blijven uitoefenen en/of dit besluit altijd direct kan wijzigen of intrekken.
4.
De ondergemandateerde dient bij de uitoefening van de hem toegekende bevoegdheden binnen de kaders te blijven van de wet, het gemeentelijk beleid en de besluiten van de (algemeen) directeur.
5.
Het ondermandaat mag ook worden uitgeoefend door de gelijke of naast hogere in functie, dan wel de daarop volgende hogere in functie binnen het domein van de directeur.

Artikel 3 Uitsluitingen

Dit ondermandaat is niet van toepassing op:

a.
zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen;
b.
zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van het tot dan toe door het gemeentebestuur gevoerde beleid.
c.
zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van een advies waarvan het inwinnen ingevolge wettelijk voorschrift dan wel ingevolge een gemeentelijke richtlijn verplicht is;
d.
zaken die een beslissing vergen die leidt tot overschrijding van het voor deze beslissing(-en) aan de ondergemandateerde beschikbaar staande budget;
e.
beslissingen om de raad een voorstel te doen;
f.
zaken die de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften of beleidsregels vergen, tenzij het regels betreffen ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de organisatie van de griffie;
g.
zaken die het nemen van een besluit vergen waarvoor is bepaald dat dit genomen moet worden met versterkte meerderheid of waarvan de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen het nemen van een besluit krachtens ondermandaat;
h.
besluiten die wettelijk onderworpen zijn aan goedkeuring.

Artikel 4 Volmacht, machtiging

Voor de toepassing van dit besluit wordt met ondermandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.

Artikel 5 Ondertekeningsmandaat

Aan het ondermandaat is gekoppeld het ondertekeningsmandaat om uit de toepassing van de bevoegdheden voortvloeiende besluiten en (bevoegdheids)overeenkomsten te ondertekenen.

Artikel 6 Waarneming bij afwezigheid/vervanging

1.
De vervanging in het kader van dit besluit vindt, met uitzondering van het goedkeuren en betalen van facturen, plaats ofwel door de gelijke dan wel de naasthogere in functie dan wel de daarop volgende hogere in functie binnen het domein van de directeur.
2.
De waarneming bij het goedkeuren en betalen van facturen vindt plaats door een door de budgethouder aangewezen functionaris.

Artikel 7 Personeelsaangelegenheden

De ondermandaten op het gebied van personeelsaangelegenheden zijn opgenomen in de aan dit besluit gehechte P-matrix.

Artikel 8 Mandaatregister Budgethouders

1.
De afdelingshoofden zijn budgethouder van de budgetten aangaande het werkveld van hun afdeling en dienen zich te houden aan de geldende budgetregels.
2.
De verantwoordelijkheid over een budget houdt mede in het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren van facturen.

Artikel 9 Programmamanagers, gebiedsmanagers

De bevoegdheden die op basis van dit besluit zijn ondergemandateerd aan de afdelingshoofden komen ook toe aan programmamanagers, netwerkontwikkelaars, projectmanagers GAF en gebiedsmanagers.

Artikel 10 Ondertekening besluiten

1.Besluiten die in ondermandaat worden genomen worden voorzien van de volgende ondertekeningsformule:

Hoogachtend,

namens burgemeester en wethouders van Zaanstad,

functienaam,

< m evrouw>/de heer< tit u l atuur>< voorletters >< naam functionaris >

Voorbeeld:

Hoogachtend,

namens burgemeester en wethouders van Zaanstad,

hoofd afdeling Juridische Zaken,

m evrouw mr. N. Zeef

2.In de gevallen, waarin een gevolmachtigde gebruik maakt van zijn volmacht, tekent de gevolmachtigde. In die gevallen worden de betreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule:

Voor zover het een bevoegdheid van de burgemeester betreft:

Hoogachtend,

namens de burgemeester van Zaanstad,

functienaam,

<mevrouw/deheer><titulatuur><voorletters><naam functionaris>

Artikel 11 Ondertekening en inwerkingtreding

1.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2014 en vervangt het ondermandaatbesluit Domein Bedrijfsvoering van 1 januari 2013.
2.
Dit besluit zal worden bekendgemaakt door het plaatsen daarvan in het Gemeenteblad.

Besluit d.d.	20 december 2013
Bekendgemaakt in gemeenteblad	2013, nr. 62
Inwerkingtreding	1 januari 2014
Toegezonden aan de algemeen directeur/secretaris	De heer C. Vermeer
Handtekening directeur

Bijlage I behorende bij ondermandaatsbesluit Domein Bedrijfsvoering

Bevoegdheden	Orgaan	Ondermandaat aan	Bijzonderheden
Privaatrechtelijke rechtshandelingen
Het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (waaronder mede wordt verstaan het vestigen van zakelijke rechten)	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Sectorhoofden	Bij financiële verplichtingen groter of gelijk aan € 200.000 exclusief BTW per transactie (bij huurovereenkomsten, rechten van erfpacht en andere zakelijke rechten geldt als waarde van de verplichting het jaarbedrag dat is verschuldigd aan huur, canon e.d.). Alvorens de verplichting aan te gaan overlegt het sectorhoofd met de budgethouder. Bij alle financiële verplichtingen met een waarde hoger dan € 50.000 exclusief BTW geldt dat Team Inkoop vooraf verplicht dient te worden ingeschakeld. Onder privaatrechtelijke rechtshandelingen wordt in ieder geval verstaan: het voorbereiden, aangaan, ondertekenen, uitvoeren en opzeggen van overeenkomsten. Grondverkopen bedoeld voor commerciële doeleinden, niet zijnde vastgoed, erfpacht of snippergroen, waarbij de berekende waarde meer is dan € 50.000 moeten ter besluitvorming worden voorgelegd aan het college.
Idem	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden (= budgethouder)	Bij financiële verplichting kleiner dan € 200.000 exclusief BTW per transactie. (bij huurovereenkomsten, rechten van erfpacht en andere zakelijke rechten geldt als waarde van de verplichting het jaarbedrag dat is verschuldigd aan huur, canon e.d.). Het budgethouderschap houdt tevens in het goedkeuren van facturen. Bij alle financiële verplichtingen met een waarde hoger dan € 50.000 exclusief BTW geldt dat Bureau Inkoop vooraf verplicht dient te worden ingeschakeld. Onder privaatrechtelijke rechtshandelingen wordt in ieder geval verstaan: het voorbereiden, aangaan, ondertekenen, uitvoeren en opzeggen van overeenkomsten. Grondverkopen bedoeld voor commerciële doeleinden, niet zijnde vastgoed, erfpacht of snippergroen, waarbij de berekende waarde meer is dan € 50.000, moeten ter besluitvorming worden voorgelegd aan het college.
Bevoegdhedenovereenkomsten
Het voorbereiden, aangaan, ondertekenen, uitvoeren en opzeggen van bevoegdhedenovereenkomsten	Het college van Zaanstad	Sectorhoofden	Bij financiële verplichtingen groter of gelijk aan € 200.000 exclusief BTW per transactie. Alvorens de verplichting aan te gaan overlegt het sectorhoofd met de budgethouder.
	idem	Afdelingshoofden (= budgethouder)	Bij financiële verplichting kleiner dan € 200.000 exclusief BTW per transactie. Het budgethouderschap houdt tevens in het goedkeuren van facturen.
Ondertekenen overeenkomst na collegebesluit
Het ondertekenen van een (bevoegdheids)overeenkomst nadat de beslissing om de overeenkomst aan te gaan is genomen door het college van burgemeester en wethouders.	Burgemeester van Zaanstad en/of het college van Zaanstad	Afdelingshoofden
Uitgaande subsidies
Een subsidieaanvraag o.g.v. art. 4:5 Algemene wet bestuursrecht (aanvraag is onvolledig, voldoet niet aan een wettelijk voorschrift e.d.) niet in behandeling te nemen.	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden
Opschorten van de beslistermijn op grond van artikel 4:14 of 4:15 Algemene wet bestuursrecht.	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden
Verlenen, weigeren, vaststellen, wijzigen en intrekken van subsidies aangaande het werkveld van de betreffende sector binnen de voor het betreffende onderwerp toegekende budgetten.	Het college van Zaanstad	Sectorhoofden	Bij een subsidiebedrag groter of gelijk aan € 200.000.
Idem	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden	Bij een subsidiebedrag kleiner dan € 200.000.
Nemen van een besluit op een verzoek om toestemming voor rechtshandelingen vermeld in artikel 4:71 Algemene wet bestuursrecht.	Het college van Zaanstad	Sectorhoofden
Nemen van een besluit op een verzoek om toestemming voor het vormen van een bestemmingsfonds.	Het college van Zaanstad	Sectorhoofden	Bij een subsidiebedrag groter of gelijk aan € 200.000.
Idem	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden	Bij een subsidiebedrag kleiner dan € 200.000.
Bekendmaken van het voornemen tot weigering van subsidie (artikel 4:51 Algemene wet bestuursrecht).	Het college van Zaanstad	Sectorhoofden	Bij een subsidiebedrag groter of gelijk aan € 200.000.
Idem	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden	Bij een subsidiebedrag kleiner dan € 200.000.
Het voorbereiden, aangaan, ondertekenen en uitvoeren van raam- en uitvoeringsovereenkomsten met gesubsidieerde instellingen.	Het college van Zaanstad	Sectorhoofden	Dit ondermandaat geldt alleen bij een subsidiebedrag dat groter of gelijk is aan € 200.000 en/of bij een overeenkomst met een looptijd langer dan 1 jaar.
idem	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden	Dit ondermandaat geldt alleen bij een subsidiebedrag dat kleiner is dan € 200.000 en een overeenkomst met een looptijd korter of gelijk aan 1 jaar.
Subsidie verkrijgen
Het besluiten tot en ondertekenen van aanvragen van subsidie bij derden, het aanvragen van voorschotten bij een verkregen subsidie, het opstellen en ondertekenen van een prestatieverklaring,het (tussentijds)verantwoorden van een verkregen subsidie.	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Sectorhoofden	De cofinanciering van Zaanstad is minder dan € 500.000 en het bedrag van de aanvraag is minder dan € 500.000. Meldingsplicht MT indien de totale kosten (aanvraag, cofinanciering gemeente Zaanstad en cofinanciering derden) hoger zijn dan € 100.000.
idem	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden	De cofinanciering van Zaanstad is minder dan € 200.000 en het bedrag van de aanvraag is minder dan € 200.000. Meldingsplicht MT indien de totale kosten (aanvraag, cofinanciering gemeente Zaanstad en cofinanciering derden) hoger zijn dan € 100.000
Nadeelcompensatie
Het nemen van besluiten over (het afhandelen van) een verzoek tot nadeelcompensatie met uitzondering van het besluit tot toekennen van nadeelcompensatie	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden
Besluit tot toekennen van nadeelcompensatie	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden	Dit ondermandaat geldt alleen bij besluit tot toekenning van nadeelcompensatie dat kleiner is dan € 200.000 exclusief BTW.
Besluiten tot het voeren van rechtsgedingen
Het besluiten namens de gemeente, het college of de raad rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures te voeren.	Het college van Zaanstad	Afdelingshoofden
Wet openbaarheid van Bestuur
Besluiten nemen over het verschaffen van informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden
Wet dwangsom
Besluiten nemen over het afhandelen van een verzoek in het kader van artikel 4:17 en 4:18 (beschikking betreffende een verbeurte dwangsom vanwege niet tijdig beslissen op een aanvraag) van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden
Bestuursrechtelijke en/of privaatrechtelijke geldschulden
Alle bevoegdheden op grond van titel 4.4. van de Algemene wet bestuursrecht inzake bestuursrechtelijke geldschulden aangaande het werkveld van de betreffende afdeling.	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden
De bevoegdheid tot het afboeken van definitieve oninbare vorderingen van dubieuze debiteuren.	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofd samen met sectorhoofd
Klachten
De bevoegdheid tot het behandelen, registreren en rapporteren van klachten, als bedoeld in artikel 4 van de Klachtenregeling gemeente Zaanstad en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	De centrale klachtencoördinator
De bevoegdheid tot het behandelen van klachten, als bedoeld in artikel 5 van de Klachtenregeling gemeente Zaanstad en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	klachtencoördinatoren
Wet bescherming persoonsgegevens
Het bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens bepaalde met betrekking tot de uitvoering van taken en bevoegdheden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden
Maatregelen mbt ordeverstoring
Het geven van bevelen die noodzakelijk te achten zijn voor de handhaving van de openbare orde als bedoeld in artikel 172 lid 3 van de Gemeentewet bij verstoring van de openbare orde of bij ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, voor een periode niet langer dan noodzakelijk ter bescherming van de openbare orde.	Burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden
Het voeren van alle correspondentie en het nemen van besluiten op basis van het Agressieprotocol	Het college resp. de burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden	Mits het agressief gedrag gemeld is en het registratieformulier is ingevuld.
Rest
Het doen van aangifte van vermoedelijk strafbare feiten	Burgemeester van Zaanstad	Afdelingshoofden