Regeling vervallen per 01-01-2016

Financiële verordening gemeente Zaanstad

Geldend van 17-09-2014 t/m 31-12-2015

Intitulé

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a)Raad:

Gemeenteraad van Zaanstad

b)College:

College van burgemeester en wethouders van Zaanstad

c)Sector:

Een organisatie-eenheid die direct onder de directie is geplaatst, belast met een pakket aan samenhangende taken.

d)Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het (doen) functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zaanstad en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

e)Financiële administratie:

Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zaanstad, ten einde te komen tot een doelmatig inzicht in:

§
de financieel-economische positie;
§
het beheren van vermogenswaarden;
§
de uitvoering van de begroting;
§
het afwikkelen van vorderingen en schulden;

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

f)Administratieve organisatie:

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

g)Financieel beheer:

Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Zaanstad.

h)Budgetbewaking:

Het periodiek signaleren van overschrijdingen (budgetbewaking in engere zin) en eventueel andere afwijkingen van het budget alsmede de (bedrijfseconomische) analyse van de verschillen tussen budget en werkelijkheid (budgetbewaking in ruimere zin).

i)Rechtmatigheid:

Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten.

j)Doelmatigheid:

De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

k)Doeltreffendheid:

De mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

l) Grondzaken:

Grondzakenactiviteiten worden geordend naar de volgende categorieën:

I Ruimtelijke ontwikkeling:

a.
Gemeentelijke grondexploitaties in voorbereiding;
b.
Overeenkomsten particuliere grondexploitaties in voorbereiding;
c.
Gemeentelijke grondexploitaties;
d.
Overeenkomsten tot particuliere grondexploitaties;
e.
Privaat - Publieke- en Publiek - Publieke Samenwerkingsovereenkomsten (PPS constructies) tot grondexploitaties.
f.
Kopkosten;

II Overige activiteiten grondzaken:

g.
Projecten;
h.
Erfpacht;
i.
Vastgoed.

m) Grondexploitatie

Het proces van productie en uitgifte van bouw- en woonrijpe grond is gebaseerd op een referentiekader. In de grondexploitatiebegroting staan de kosten en opbrengsten die samenhangen met de productie meerjarig opgenomen, op basis van een eenduidig prijspeil, en vervolgens doorgerekend naar eindwaarde.

n) Netto Contante Waarde

De, met gebruikmaking van de vastgestelde gemeentelijke rekenrente, van de eindwaarde afgeleide actuele waarde.

Door kasstromen van kosten en opbrengsten te herleiden tot de netto contante waarde op enig tijdstip, worden die kasstromen vergelijkbaar.

o) Referentiekader Een beschrijving van de hoofdlijnen van de ruimtelijke inrichting van een plangebied, met uitwerkingen/schetsen van de hoofdstructuur voor wegen-, water- en groenvoorzieningen, de stedenbouwkundige opzet, het programma en het kwaliteitsniveau. De grondexploitatie geeft de financiële uitwerking van het referentiekader.

p) Programma binnen een gemeentelijke grondexploitatie

Datgene dat het plan beoogt te realiseren; bouwrijpe grond ten behoeve van een volume woningbouw, kantoren, bedrijfsterreinen, commerciële voorzieningen en/of andere bestemmingen. Het programma wordt vastgesteld met de vaststelling van het referentiekader.

q) Meerjaren Perspectief Grondzaken

Voortgangsrapportage, naar de stand van 1 januari respectievelijk 1 juli, waarin het college minstens inzicht verschaft over de stand van zaken van de lopende grondexploitaties, de kansen en risico’s in deze grondexploitaties en de meerjarige gevolgen voor de reserve grondzaken.

r) Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen.

Hoofdstuk II Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling

1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.
2. De raad stelt per programma vast:
- a)
  (waar mogelijk) de beoogde maatschappelijke effecten (outcome); wat willen we bereiken?;
- b)
  De te leveren prestaties (output); wat gaan we daarvoor doen?;
- c)
  De baten en lasten (input); wat mag het kosten?
3. De raad stelt per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten (effect-kengetallen) en de te leveren prestaties (output-kengetallen).
4. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties (output) en de maatschappelijke effecten (outcome), zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Inrichting begroting, bestuursrapportage en jaarstukken

1. Bij de begroting wordt onder ieder programma de begrote lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken wordt onder ieder programma de gerealiseerde lasten en baten weergegeven. Bij de bestuursrapportage wordt naast de gerealiseerde lasten en baten een prognose voor einde van het jaar gegeven.
2. De programmabegroting wordt uitgewerkt in de beheersbegroting.

Artikel 4 Kader ontwerp begroting

1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.. De raad stelt de kadernota vast.
2. De raming voor onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.
3. Indien de onderhoudsplannen nog niet aanwezig zijn, wordt de raming gebaseerd op een bedrag voor areaaluitbreiding en een indexatie van de geraamde onderhoudslasten in het lopende begrotingsjaar.

Artikel 5 Uitvoering begroting

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en baten per programma.
2. Het college neemt in de begroting het geactualiseerd meerjaren investeringsplan op. Voor lopende meerjarige investeringen geeft het college de bijstelling van de totaalraming ten opzichte van het voorgaande meerjaren investeringsplan aan, alsmede een toelichting hierop. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de eerste jaarschijf van het meerjaren investeringsplan, alsmede de totaalbedragen van specifiek benoemde nieuwe meerjarige investeringen uit de eerste jaarschijf. De raad kan hierbij aangeven voor welke investeringen hij een apart voorstel wil ontvangen, voordat het college tot uitvoering overgaat.
3. Het college neemt maatregelen die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
4. Het college draagt er zorg voor dat:
- a.
  de budgetten uit de productenramingen en voor investeringen eenduidig worden toegewezen aan programma ‘s;
- b.
  de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt;
- c.
  de lasten van de programma’s, vóór reservemutaties, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden;
- d.
  de uitgaven op de investeringen niet worden overschreden;
5. Het college rapporteert tussentijds over de uitvoering van de begroting aan de raad via een twee bestuursrapportages.
6. De indeling van de bestuursrapportages sluit aan op de programma-indeling van de begroting.
7. De bestuursrapportage gaat in op de afwijkingen per programma en op de investeringen, zowel wat betreft de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten, de voortgang en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. Voor belangrijke investeringen kan de raad een specifiek traject van voortgangsrapportages overeenkomen met het college.
8. Bij de behandeling van de bestuursrapportage in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de begroting en bijstelling van beleid.
9. In de tweede bestuursrapportage ligt de nadruk op financiën waarbij een goede eindejaarsverwachting de focus heeft. De tweede bestuursrapportage komt in plaats van de slotwijziging.
10. Het college draagt er zorg voor, dat alle door de raad goedgekeurde wijzigingen van de begroting juist en volledig in de budgetten voor de productenramingen en investeringen worden verwerkt.
11. Het college draagt er zorg voor, dat elke door de raad goedgekeurde nieuwe of bijgestelde gemeentelijke grondexploitatie juist en volledig in de budgetten wordt verwerkt.
12. In de jaarverantwoording geeft het college voor in het boekjaar afgesloten investeringen, op autorisatieniveau van de raad, inzicht in de totale (bijgestelde) raming ten opzichte van de werkelijke realisatie.
13. Voor aanvang van een kalenderjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de kadernota, de bestuursrapportage, het meerjarenperspectief grondzaken, de technische begrotingswijzigingen en de begroting met de meerjarenraming.

Art 5b Grondzaken en grondexploitaties

1.
Het college stelt specifieke uitvoeringsregels vast voor Grondzaken en draagt zorg voor een tijdige actualisatie van deze regels. In de uitvoeringsregels beschrijft het college de uitgangspunten voor de invulling van de beheerstaak terzake van grondzaken.
2.
Het college stelt de te hanteren parameters voor actualisatie van grondexploitaties vast. Daarbij hanteert het college de volgende systematische uitgangspunten:
- a.
  de geprognosticeerde inflatieparameters worden op grond van informatie uit marktverkenning, zo reëel en actueel mogelijk vastgesteld.
- b.
  Het prijzenboek voor de actualisatie van grondexploitaties wordt elke twee jaar herzien op basis van werkelijke marktgegevens.
3.
De financiering van ruimtelijke ontwikkelingen is gekoppeld aan de onderscheiden fasen:
- a.
  De voorbereidende fase, waarin mogelijkheden worden verkend en op haalbaarheid worden getoetst, sluit af met een voorstel tot uitvoering van een grondexploitatie aan het bevoegd gezag (zie leden 4 en 5 van dit artikel). Deze fase wordt gefinancierd uit de begroting.
- b.
  De uitvoerende fase, waarin er na een go-beslissing van het bevoegd gezag, sprake is van een grondexploitatie. De financiële afwikkeling van de uitvoerende fase loopt over de algemene reserve grondzaken.
4.
Het college is bevoegd tot integrale afweging van verzochte voorbereidingskredieten en tot besluitvorming over de verdeling van de door de raad aan het begrotingsprogramma Financiën toegekende ‘voorbereidingsbudget PRI ontwikkelingen’ (zowel bij ruimtelijke als verkeerskundige ontwikkelingen). Het college hanteert daarbij een vastgesteld systematisch afwegingskader, genaamd Prioritering Ruimtelijke Investeringen (PRI). Het college rapporteert twee maal per jaar in het meerjarenperspectief grondzaken over het PRI.
5.
Het college is bevoegd tot het afsluiten van overeenkomsten tot particuliere grondexploitatie en PPS-overeenkomsten tot grondexploitaties. Die bevoegdheid is beleidsmatig beperkt door de volgende voorwaarden:
- a.
  de te effectueren prestatie(s) moet(en) vallen binnen de door de raad vastgestelde beleidskaders;
- b.
  de te effectueren prestatie(s) moet(en) kunnen plaatsvinden, binnen het door de raad daartoe vastgestelde budget. (Dit met inachtneming van de bevoegdheid van het college cfm. art. 5, lid 4 onder b. van deze verordening).
6.
Een gemeentelijke grondexploitatie wordt vastgesteld door een besluit van de raad. Het college doet daartoe een voorstel aan de raad. In het voorstel tot het vaststellen van een gemeentelijke grondexploitatie verschaft het college inzicht in de grondexploitatie. Hiertoe bevat het voorstel minimaal de volgende onderdelen:
- a.
  referentiekader;
- b.
  lasten- en batenspecificatie per deelfase en het saldo op eindwaarde;
- c.
  kansen- en risicoanalyse;
- d.
  planning per deelfase;
- e.
  gemaakte kosten van voorbereiding;
- f.
  fiscale toets.
  
  Vanaf de datum dat de raad de gemeentelijke grondexploitatie heeft vastgesteld is de grondexploitatie actief. Met het vaststellen van de gemeentelijke grondexploitatie autoriseert de raad de daarin opgenomen kosten en opbrengsten. Het college ziet er op toe dat deze kosten niet worden overschreden en de opbrengsten worden gerealiseerd.
  
  De raad kan bij de vaststelling van de gemeentelijke grondexploitatie aangeven voor welke deelfase(n) tot uitvoering mag worden overgegaan en tot welke omvang de daarmee gemoeide lasten en baten zijn geautoriseerd.

7.
Een gemeentelijke grondexploitatie wordt herzien op basis van een besluit van de raad. Het college doet daartoe een voorstel aan de raad. Een herzieningsbesluit van een gemeentelijke grondexploitatie is nodig in het geval dat:
- a.
  de lasten en/of baten op eindwaarde meer dan 10% afwijken van de laatst vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie en de afwijking groter is dan € 500,000;
- b.
  het programma substantieel afwijkt van het laatst bestuurlijk vastgestelde programma;
- c.
  het saldo op eindwaarde meer dan € 500.000 afwijkt van de laatst vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie.
- d.
  de raad het college om een herziening verzoekt;
- e.
  het college een herziening ter besluitvorming aan de raad wil aanbieden;
- f.
  het referentiekader moet worden aangepast.
8.
Een voorstel tot herziening van de gemeentelijke grondexploitatie bevat:
- a.
  de herziene onderdelen a. tot en met d., zoals vermeld in lid 6 van dit artikel, respectievelijk een eenduidige verwijzing naar een eerdere vaststelling ingeval dit onderdeel niet is gewijzigd;
- b.
  de gerealiseerde lasten en baten tot aan de herziening;
- c.
  een analyse van de verschillen ten opzichte van de laatst vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie;
9.
Indien in een actieve gemeentelijke grondexploitatie geen lasten en baten meer zijn te verwachten moet een voorstel tot afsluiten van de gemeentelijke grondexploitatie uiterlijk binnen 12 maanden door het college aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd en de overdracht van de openbare ruimte aan het organisatieonderdeel belast met het beheer hebben plaatsgevonden. Als het college voorziet dat deze termijn niet wordt gehaald meldt het college dit aan de raad met opgaaf van reden.
10.
De raad kan besluiten een gemeentelijke grondexploitatie of een deelplan binnen een gemeentelijke grondexploitatie eerder af te sluiten, onder de voorwaarde dat op dit deelplan geen baten meer zijn te verwachten en de nog te verwachten lasten zodanig zijn in te schatten dat daarvoor een voorziening kan worden getroffen.
11.
Een voorstel aan de raad tot afsluiten van een gemeentelijke grondexploitatie of deelplan binnen een gemeentelijke grondexploitatie omvat:
- a.
  een verantwoording over de onderdelen a. tot en met d., zoals vermeld in lid 6 van dit artikel;
- b.
  een verantwoording over het definitieve resultaat;
12.
Aan de boekwaarde van de gemeentelijke grondexploitaties per begin van het begrotingsjaar wordt de rekenrente toegerekend, alsmede een rekening courant rente over de mutaties.
13.
Halfjaarlijks, naar de stand van 1 januari respectievelijk 1 juli, worden de grondexploitaties geactualiseerd. Over de actualisatie, de daarin geconstateerde afwijkingen ten opzichte van de vorige actualisatie en de onderbouwing van de gehanteerde parameters rapporteert het college twee maal per jaar in het meerjaren perspectief grondzaken. De raad kan nadere eisen stellen aan de vorm en de inhoud van de rapportage.
14.
De algemene reserve grondzaken (ARG) fungeert als een buffer tussen de algemene middelen en de resultaten uit uitvoering van ruimtelijke ontwikkelingsplannen en als een vereveningsreserve omdat opbrengsten van rendabele plannen worden gebruikt om onrendabele plannen te dekken. De afdrachten van respectievelijk aan de algemene middelen aan respectievelijk van de ARG worden geboekt als de ARG onder de benedengrens van 75% resp. 125% van de benodigde weerstandcapaciteit zal uitkomen.
15.
Op het moment dat het resultaat van een (deel)plan groter is dan de betrouwbaar geraamde nog te realiseren lasten, wordt dat resultaat als winst verantwoord. Voor een geraamd verlies op eindwaarde, dient onmiddellijk bij het bekend worden hiervan, een verliesvoorziening (op netto contante waarde) te worden gevormd. De verliesvoorziening wordt jaarlijks bij de reguliere actualisaties naar de stand van 1 januari bijgesteld.
16.
De resultaten op erfpacht en vastgoed lopen via de algemene middelen en worden toegevoegd aan het investeringsfonds. Dit geld ook voor de afgekochte erfpacht.
17.
Het college stelt een nota bovenwijkse voorzieningen met de systematische onderbouwing van de afdrachten en onttrekkingen aan het fonds infrastructurele werken vast (zie ook art. 9 lid 4).

Hoofdstuk III Financieel beleid

Artikel 6 Financiële positie

1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de toelichtende paragraaf over de financiële positie en de meerjarenramingen van de programmabegroting is opgenomen.
2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa

1. Nieuwe investeringen vanaf 01-01-2012 kleiner dan € 35.000 worden niet geactiveerd.
2. Rente op vaste activa in ontwikkeling wordt niet geactiveerd, tenzij de raad hiertoe specifiek besluit.
3. Kosten van voorbereiding, toezicht en uitvoering (VTU) mogen geactiveerd worden als het project wordt uitgevoerd.
4. De afschrijving van de vaste activa vindt lineair plaats. Voor het afschrijven van de vaste activa, voor nieuwe investeringen, worden de afschrijvingstermijnen en restwaarden gehanteerd zoals vermeld in de bijlage ‘Afschrijvingstabel gemeente Zaanstad’ die deel uitmaakt van deze verordening. De afschrijvingen gaan in het jaar na ingebruikname.
5. Eventuele bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden in mindering gebracht op het te activeren bedrag.
6. Voor aankoop en vervaardiging van activa in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijk nut geldt aanvullend dat:
a. investeringen in maatschappelijk nut komen eerst ten laste van het exploitatiebudget, daarnaast kan de raad besluiten een extra investeringsbudget beschikbaar te stellen;
b. eventuele voor de investering gevormde reserves in mindering worden gebracht op het te activeren bedrag;
c. wanneer het college resultaatafhankelijk wil afschrijven zij dit ter besluitvorming voorlegt aan de raad.
7. De componentenbenadering wordt niet toegepast tenzij door de raad besloten.
8. Uitbreidingsinvesteringen kunnen worden gedekt door middel van het investeringsfonds
a. Investeringen met maatschappelijk nut, worden in het jaar van realisatie in één keer in mindering gebracht op het investeringsfonds.
b. Bij investeringen met een economisch nut wordt, bij realisatie van de investering, het gereserveerde bedrag in het Investeringsfonds gebruikt om investeringen met een maatschappelijk nut op de balans, versneld af te schrijven. De vrij vallende kapitaallasten worden gebruikt om de kapitaallasten van de gerealiseerde investering met een economisch nut te dekken.

Artikel 8 Invordering en debiteurenbeheer

1. Het college draagt zorg voor toereikende invorderingsmaatregelen op debiteuren.
2. Voor openstaande belastingvorderingen tot € 50.000 wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid. Openstaande belastingvorderingen vanaf € 50.000 worden individueel beoordeeld.
3. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een het historische percentage van oninbaarheid en/of individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

1. Het college geeft jaarlijks bij de programmabegroting een overzicht van (de begrote dotaties en onttrekkingen aan) reserves en voorzieningen.
2. Het college neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de “Nota Reserves en voorzieningen”. Daarin is opgenomen;
- a.
  de vorming van een reserve of voorziening;
- b.
  de dotaties en onttrekkingen aan reserves of voorzieningen;
- c.
  de eventuele normering, bandbreedte;
- d.
  de looptijd.
3. De nota “Reserves en voorzieningen” wordt periodiek, of eerder wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven, geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden.
4. Het college stelt periodiek, of eerder wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven een nota bovenwijkse voorzieningen vast waarin de systematische onderbouwing van de afdrachten en onttrekkingen aan het fonds infrastructurele werken is opgenomen (zie ook art. 5b lid 17).

Artikel 10 Kostprijsberekening en tarieven

1. Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van de gemeente Zaanstad wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd, met als uitgangspunt dat tarieven kostendekkend en marktconform dienen te zijn. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, inclusief de compensabele BTW, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente Zaanstad verleende diensten.
2. Bij de kostprijsbepaling worden betrokken: dotaties en onttrekkingen aan bestemmings- en egalisatiereserves, kapitaallasten van vaste activa en voor lozingsrecht en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
3. De rekenrente voor de bepaling van de rentelasten wordt jaarlijks bij de kadernota vastgesteld.
4. Het college neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Kostentoerekening tarieven”.
5. De nota “Kostentoerekening tarieven” wordt periodiek, of eerder wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven, geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Artikel 11 Financieringsfunctie

1. Het college biedt een treasurystatuut ter vaststelling door de raad aan. In het treasurystatuut worden de treasurydoelstellingen, de organisatorische vormgeving van de treasurytaken en de vermogensobjecten onder het beheer van treasury beschreven. Daarnaast worden in het statuut de wijze van informatievoorziening en de administratieve organisatie vastgelegd
2. Het college draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor een juiste uitvoering van de richtlijnen, zoals vastgelegd in het door de raad vastgestelde Treasurystatuut.

Hoofdstuk IV Paragrafen in begroting en jaarrekening

Artikel 12 Lokale heffingen

In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a.
De mate van kostendekkendheid van het lozingsrecht en de afvalstoffenheffing;
b.
Het verloop van de gevormde egalisatievoorzieningen

Artikel 13 Weerstandsvermogen

1. Het college biedt periodiek, of eerder wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven een geactualiseerde nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ ter vaststelling door de raad aan.
2. In de nota wordt ingegaan op de wijze waarop Zaanstad risicomanagement inricht en uitvoert.
3. In de nota wordt de gewenste omvang van het weerstandsvermogen vastgesteld.
4. Het college geeft in de begroting en jaarrekening inzicht in
- a.
  de beschikbare weerstandscapaciteit
- b.
  het aantal risico’s van materieel belang
- c.
  de benodigde weerstandscapaciteit, de twintig grootste risico’s
- d.
  de invloed van deze twintig risico’s op de benodigde weerstandscapaciteit
- e.
  en de bestuurlijk gevoelige risico’s
- f.
  de ontwikkeling van de beschikbare weerstandscapaciteit, de risico’s en benodigde weerstandscapaciteit ten opzichte van de voorgaande rapportage
- g.
  De omvang van het weerstandsvermogen.

Artikel 14 Onderhoud kapitaalgoederen

1. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
  de voortgang van het geplande onderhoud
- b.
  de omvang van het achterstallig onderhoud
2. Onderhoudsplannen worden minimaal ééns in de vier jaar geactualiseerd.

Artikel 15 Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a.
de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;
b.
de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage
c.
een overzicht van de (achter)borgstellingen gecategoriseerd in risicoklassen;
d.
de rentevisie

Artikel 16 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
b.
de kosten van inhuur derden
c.
de kosten van de facilitaire dienstverlening
d.
de kosten van automatisering en informatisering

Artikel 17 Verbonden partijen

1.
Het college biedt periodiek, of eerder wanneer materiële wijzigingen daar aanleiding toe geven een nota “Verbonden partijen” ter vaststelling door de raad aan. De nota bevat de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, met name de condities waaronder het publieke belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

2.
In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
  het eigen vermogen, het vreemd vermogen en het financieel resultaat], voor zover bekend, per verbonden partij;
- b.
  het financiële belang van en de zeggenschap in de verbonden partij
- c.
  het publieke belang dat wordt gediend met de verbonden partij.

Artikel 18 Grondbeleid

1. In de paragraaf grondbeleid van de begroting wordt ingegaan op de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen zoals:
- a.
  de totaal geraamde kosten en opbrengsten van de actieve gemeentelijke grondexploitaties;
- b.
  de ontwikkeling van de grondprijzen;
- c.
  de ontwikkeling van de reserves van grondzaken.
2. In de paragraaf grondbeleid bij de jaarstukken wordt ingegaan op de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen zoals:
- a.
  de aan- en verkoop van vastgoed en/of gronden;
- b.
  de totaal geraamde kosten en opbrengsten van de actieve gemeentelijke grondexploitaties;
- c.
  in erfpacht uitgegeven gronden;
- d.
  inkomsten erfpacht en bijstelling erfpachtvergoedingen;
- e.
  de ontwikkeling van de grondprijzen;
- f.
  de ontwikkeling van de reserves van grondzaken.

Hoofdstuk V Financieel beheer en interne controle

Artikel 19 Financiële administratie

1. De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving.
2. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:
- a.
  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de sectoren;
- b.
  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts;
- c.
  het verschaffen van informatie aan de budgethouders;
- d.
  het maken van kostencalculaties;
- e.
  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie;
- g.
  het verstrekken van de vereiste informatie aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 20 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de gemeentesecretaris en de sectoren;
b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende programmabudgetten en investeringsbudgetten;

Artikel 21 Interne controle

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
2. Het college zorgt voor regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen en legt deze regels vast in de betreffende gemeentelijke regelingen en procedures.

Artikel 22 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese regels en het Besluit aanbesteding overheden.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 23 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.
2. Deze verordening treedt in de plaats van de Financiële verordening Zaanstad 2011, vastgesteld door de raad op 22 december 2011.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening Zaanstad 2013”.

Aldus besloten in de raadsvergadering van donderdag .

Voorzitter, Raadsgriffier,

Toelichting op de artikelen

Artikel 1 Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.

Artikel 2 Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).

In lid 3 wordt geregeld dat de raad niet-financiële indicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Het geeft de raad de mogelijkheid om het beleid dat het college uitvoert te monitoren.

Overigens bepaalt het artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken overhoop moeten worden gehaald. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

Baten en lasten worden per programma weergegeven in de jaarstukken, begroting en tussentijdse bestuursrapportages.

Artikel 4 Kader ontwerp begroting

In dit artikel staan een aantal uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen189 en 193 Gemeentewet, het BBV en het achterliggende document bij het BBV uitgangspunten gemodificeerd stelsel van baten en lasten provincies en gemeenten (in dit document staan in aanvulling op het BBV de basisregels voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjarenraming). Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen aan de begroting een kadernota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het college voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjaren raming. De ontwerp-begroting wordt door het college aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Lid 2 van het artikel bevat als aanvullend kader voor het opstellen van de ontwerp-begroting dat de onderhoudsbudgetten worden geraamd op grond van de onderhoudsplannen zoals die door de raad zijn vastgesteld. Indien nog geen onderhoudsplannen zijn vastgesteld dient als basis voor de onderhoudsbudgetten

de geautoriseerde bedragen uit de vorige begroting, waarbij deze bedragen voor prijsstijging en areaaluitbreiding worden gecorrigeerd.

Artikel 5 Uitvoering begroting

In artikel 5 legt de raad het college een aantal verplichtingen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn.

In lid 1 wordt geregeld dat vaststelling van de programmabegroting leidt tot een autorisatie van de raad aan het college om de budgetten in de begroting en de opgenomen investeringsbedragen conform de doelstelling te besteden. De autorisatie betreft de eerste jaarschijf uit de programmabegroting.

Lid 2 gaat over de investeringen en was voorheen opgenomen in de nota investeringen. Nieuw is dat inzicht gegeven moet worden in de bijstelling van de totaalraming van lopende meerjarige investeringen. Hierdoor is het voor de raad mogelijk grip te houden op de totale kosten van de investering. De autorisatie van de investeringen door de raad betreft allereerst de voorliggende jaarschijf. Echter, in uitvoering genomen meerjarige investeringen kunnen niet in een komend jaar stopgezet worden (bijvoorbeeld de aanleg van een brug). Om hierin te voorzien autoriseert de raad voor nieuwe meerjarige investeringen ook het totaalbedrag. Voorwaarde is wel dat de investering specifiek kan worden afgebakend (dus geen doorlopend investeringsplan) en afzonderlijk in het meerjaren investeringsplan wordt gepresenteerd. Verder is geregeld dat de raad om een apart voorstel kan verzoeken, voordat de investering gedaan mag worden. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om nadere uitvoeringsinformatie, een plan van aanpak of een ontwerp waarover de raad zich vooraf wil uitspreken. Voorbereidingskosten op investeringen maken deel uit van het investeringsbudget en worden in het meerjaren investeringsplan opgenomen.

In het derde lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering moet waarborgen.

Lid 4 sub a. en b. stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling en de beheersing van de productenraming. In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels over de productenraming.

Lid 4 sub c. gaat het specifiek om de wettelijke verantwoordelijkheid van het college voor de begrotingsrechtmatigheid, voortkomend uit artikel 213, lid 3 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Het college zal door het stellen van interne regels moeten zorgen voor een rechtmatige uitvoering van de begroting, echter zonder dat dit leidt tot een administratief onwerkbare een bestuurlijk inefficiënt aantal meldingen en begrotingswijzigingen. Hiertoe zal het college intern minimum rapportage- en wijzigingsgrenzen stellen. De actieve informatieplicht van het college vereist hierbij dat bestuurlijk gevoelige afwijkingen altijd worden gemeld aan en geaccordeerd door de raad, ongeacht de omvang. Hierdoor zorgt het college voor evenwicht tussen een doelmatige begrotingsbeheersing enerzijds en de actieve informatieplicht en begrotingsrechtmatigheid anderzijds.

In lid 4 sub d. is vastgelegd dat ook voor de investeringen en de gemeentelijke grondexploitaties het college dient te zorgen voor een adequate budgetbeheersing.

Lid 5 geeft aan dat het college tweemaal een bestuursrapportage (Burap en Najaarsrapportage) wordt aangeboden aan de raad.

In lid 6 en 7 worden voorwaarden gesteld voor de indeling en over de inhoud van de bestuursrapportages.

Los van de bestuursrapportage kan de raad aan het college voor investeringen aparte voortgangsrapportages opdragen, zoals bijvoorbeeld voor het stadhuis.

In de nota investeringen waren nog specifieke grenzen opgenomen waarbij een begrotingswijziging door de raad van overschrijdingen op investeringen nodig was. Met ingang van 2004 borgt de begrotingsrechtmatigheid, zoals vastgelegd in de verordening ex artikel 213, dat het college moet zorgen voor toereikende investeringsbudgetten. Aparte opname in deze verordening is dus niet nodig.

Onveranderd is dat in de interne richtlijnen voor de bestuursrapportages en jaarrekening grenzen worden aangegeven voor het melden van afwijkingen op de begroting.

In lid 8 wordt geregeld dat de raad de begroting kan wijzigen bij de vaststelling van de bestuursrapportage. Wijziging van de begroting, waartegenover een evengrote onttrekking uit of dotatie aan een reserve staat kan hierbij achteraf aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd. Dit onder de voorwaarde dat de onttrekking of de dotatie de uitvoering van eerder met de raad afgesproken beleid betreft. Ook technische begrotingswijzigingen worden achteraf door de raad vastgesteld. Technische begrotingswijzigingen hebben geen invloed op het geprognosticeerde rekeningsaldo vóór reservemutaties en betreffen geen beleidsmatige of beheersmatige aanpassing van de begroting per programma.

Lid 9 Het doel van de tweede bestuursrapportage (najaarsrapportage) is het tussentijds rapporteren aan de raad over de financiële voortgang van de uitvoering van de begroting en raad en college te informeren over de eindejaarsverwachting en een voorlopig rekeningresultaat. De tweede bestuursrapportage komt in plaats van de slotwijziging.

Lid 12 Het college geeft in de jaarverantwoording, op autorisatieniveau van de raad, inzicht in de in het boekjaar afgesloten investeringen.

In lid 13 wordt geregeld dat voor de aanvang van het kalender jaar het college een overzicht aanbiedt met de data van aanbieden aan de raad van alle P&C documenten.

Artikel 5b Grondzaken en Grondexploitaties

Lid 1 van dit artikel bepaalt dat het college verantwoordelijk is voor nadere regels met betrekking tot de bedrijfsvoering binnen grondzaken. Voorbeelden van onderwerpen die in de uitvoeringsregels nader worden uitgewerkt zijn:

a.
de taken en verantwoordelijkheden van grondzaken;
b.
het initiatievenbudget (PRI);
c.
voorbereidende gemeentelijke grondexploitaties en de voorbereiding van overeenkomsten inzake particuliere bouwgrondexploitatie;
d.
de fasering van gemeentelijke grondexploitaties;
e.
overeenkomsten inzake particuliere bouwgrondexploitatie;
f.
informatie- en rapportagemodel;

Geactualiseerde voorcalculaties worden systematisch doorgerekend met rente- en inflatiepercentages. Lid 2 betreft voorschriften voor de bevoegdheid tot vaststelling van deze parameters.

Lid 3 en 4 betreft het traject van voorbereiding van een grondexploitatie, tot aan het moment van vaststelling van een gemeentelijke grondexploitatie door de raad en/of van een overeenkomst tot particuliere grondexploitaties door het college. Lid 5 behandelt de bevoegdheid tot afsluiten van overeenkomsten van particuliere grondexploitaties. De leden 6 t/m 10 behandelen de bevoegdheid tot het afsluiten van gemeentelijke grondexploitaties. Kern hierbij is dat is vastgelegd dat de raad gemeentelijke grondexploitaties vaststelt (lid 6), herziet (lid 7 en 8) en afsluit (lid 9 en 10). Herziening van een gemeentelijke grondexploitatie (door de raad) is wezenlijk anders dan een actualisatie van een gemeentelijke grondexploitatieberekening (door het college). Actualisatie van gemeentelijke grondexploitaties vindt periodiek plaats ten behoeve van de financiële voortgangsrapportage. De raad neemt kennis van de financiële afwijkingen en geeft naar aanleiding daarvan het college zo nodig een aanwijzing mee. In een herziening daarentegen stelt de raad een nieuwe taakstelling/norm vast. De herziene gemeentelijke grondexploitatie vormt de nieuwe taakstelling voor het college, de oude vervalt. Cruciaal verschil is dat bij een actualisatie de eerder vastgestelde taakstelling niet vervalt, maar slechts sprake is van een beperkte afwijking die wordt gemeld aan de raad. Dit voorkomt een opeenvolgende reeks van kleine bijstellingen waardoor het resultaat langzaam maar gestaag afbrokkelt (salamimethode).

Een herziening op grond van sub f. (het referentiekader moet worden aangepast) kan ook aanleiding geven tot een herzieningsvoorstel aan de raad om de grondexploitatie voortijdig stop te zetten. Zulk een beleidswijzigingsvoorstel gaat vergezeld van de financiële, juridische en beleidsinformatie, die, cfm. Lid 11 voor herzieningen is vereist. De daadwerkelijke afsluiting kan pas plaatsvinden nadat een dergelijk raadsbesluit is genomen.

In lid 6 wordt op hoofdlijn uiteengezet waaruit een gemeentelijke grondexploitatie bestaat, wat de functie is van een gemeentelijke grondexploitatie en welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden het college heeft. Het vaststellen van de gemeentelijke grondexploitatie vormt het belangrijkste go/no go moment voor de raad. Vanaf dan is sprake van een actieve gemeentelijke grondexploitatie, als tegenhanger van de voorbereiding (lid 2) en start de uitvoeringsfase. Essentie van het vaststellen van de gemeentelijke grondexploitatie is dat dit voor het college zowel de autorisatie vormt als de taakstelling. Analoog aan een meerjarige investering (artikel 5, lid 2) autoriseert de raad het meerjarige totaalbedrag van de gemeentelijke grondexploitatie en vormt de vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie ook de taakstelling voor het college. Zolang de raad de gemeentelijke grondexploitatie niet heeft bijgesteld is het college gebonden aan de totale kosten en opbrengsten (op eindwaarde) en zal daar op sturen. Binnen de fasering en de onderdelen heeft het college de mogelijkheid tot verevening van de bijstellingen.

Voor grotere of gecompliceerde gemeentelijke grondexploitaties zal de raad niet in één keer de hele realisatie willen goedkeuren en aan het college opdragen, maar bijvoorbeeld in een later stadium het voorlopig en/of definitief ontwerp willen goedkeuren. Pas op dat moment autoriseert de raad ook de kosten en opbrengsten voor die latere fasen.

Behalve de uitvoeringsregels uit lid 1 zal het college ook een handboek grondzaken vaststellen. Het doel van het handboek is een uniforme en complete beschrijving van het gemeentelijke grondexploitatieproces vast te leggen. In het handboek worden onderwerpen opgenomen zoals definities van de fases, interne opdrachtverlening, planbewaking en projectcontrol.

Niet elke afwijking zal direct tot een herziening van de gemeentelijke grondexploitatie leiden. In lid 7 zijn de redenen tot herziening benoemd. Kenmerkend is dat los van herzieningsgrenzen (sub a., b. en c). zowel de raad (sub d.) als het college (sub e.) altijd tot een herziening kan besluiten.

De herzieningsgrenzen zijn zodanig gekozen dat niet bij elke (kleinere) afwijking een nieuwe autorisatie wordt gegeven door de raad. Bij een herziening zal de raad grondig de mogelijkheden tot bijstelling c.q. de wijze waarop er kan worden ingegrepen in de planvorming of planuitvoering bezien en vervolgens daarover een nieuwe afweging maken. De herzieningsgrens is zodanig, dat afwijkingen op kostenniveau, die gecompenseerd worden door hogere opbrengsten niet snel tot een herziening zullen leiden.

Lid 8 somt de onderdelen op waaruit een herziening bestaat. In concreto gaat het om een compleet nieuw pakket, inclusief een analyse van de wijzigingen ten opzichte van de vorige vaststelling. Een herziening kan echter wel een verkorte vorm hebben. Ter beperking van de administratieve last is het mogelijk verwijzingen op te nemen naar de eerder vastgestelde, ongewijzigde onderdelen. Als bijvoorbeeld alleen de kosten worden bijgesteld (en een evenredige verslechtering van het saldo op netto contante waarde) dan hoeft alleen een nieuwe kosten- en opbrengstenspecificatie te worden gemaakt (onderdeel b. in lid 8), en vergezeld van de onderdelen uit lid 8 sub b. en c. aan de raad te worden aangeboden.

Lid 9 regelt de afsluiting van een gemeentelijke grondexploitatie nadat de uitvoering (nagenoeg) is voltooid. Met het afsluiten van de gemeentelijke grondexploitatie eindigt de uitvoeringsfase en start de beheerfase. De raad wordt geïnformeerd over het definitieve resultaat van de gemeentelijke grondexploitatie en bestemt dit resultaat. Indien een gemeentelijke grondexploitatie is opgedeeld in deelplannen kan ook per deelplan worden afgesloten. Lid 10 kadert de mogelijkheid tot eerdere afsluiting in. In dit artikel wordt gedoeld op die gevallen waarbij om financieel technische redenen tot eerdere afsluiting mag worden overgegaan, maar waarbij, in tegenstelling tot hetgeen is opgenomen bij de mogelijkheid van afsluiting na vaststelling van een dergelijk herzieningsvoorstel, geen sprake is van een beleidswijziging.

In afwijking van de vaste activa en de activa in ontwikkeling, waarover alleen een rekenrente wordt toegerekend over de boekwaarde per begin van het jaar, is in lid 12 vastgelegd dat voor actieve gemeentelijke grondexploitaties ook over de mutaties binnen het jaar een rente wordt toegerekend. Indien de inkomsten binnen het jaar de uitgaven overtreffen dan wel hierop achterblijven zal dit het resultaat van de gemeentelijke grondexploitatie positief dan wel negatief beïnvloeden.

In lid 13 wordt het meerjarenperspectief grondzaken (MPG) als de voortgangsrapportage voor de gemeentelijke grondexploitaties benoemd. Het eerste MPG, met de stand per 1 januari, levert de input voor het opstellen van de jaarrekening. Het tweede MPG, met de stand per 1 juli, levert de input voor de begroting. Het eerste MPG is een uitgebreide voortgangsrapportage, het tweede MPG heeft meer het karakter van een afwijkingenrapportage op hoofdlijn.

Indien uit een actualisatie en het MPG naar voren komt dat de gemeentelijke grondexploitatie dusdanig wijzigt dat dit een substantieel effect heeft op het resultaat van een vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie en dus de algemene reserve grondzaken, wordt een herziene gemeentelijke grondexploitatie opnieuw aan de Raad aangeboden zoals vermeld in lid 8.

Het college is primair verantwoordelijk voor een transparante voortgangsrapportage aan de raad. Echter, indien de raad dit ontoereikend acht, kan hij alsnog dwingende eisen stellen aan de vorm en de inhoud van de rapportage.

Belangrijk is dat de het MPG een voortgangsrapportage betreft van het college aan de raad. Om deze reden hoeft een MPG niet expliciet door de raad te worden vastgesteld, maar volstaat het ‘kennisnemen van’. Dit om te voorkomen dat impliciete besluitvorming plaatsvindt over zaken die in het MPG zijn vermeld. Wel kan en zal er naar aanleiding van de informatie in het MPG door de raad besluitvorming plaatsvinden. Ter toelichting van de financiële informatievoorziening over grondexploitaties, die verstrekt wordt met de jaarrekening resp. de begroting kan verwezen worden naar de toelichting in het MPG.

Lid 14 licht de functie van de algemene reserve grondzaken (ARG) toe. Deze reserve fungeert als een buffer tussen de algemene middelen en de resultaten ter uitvoering van ruimtelijke ontwikkelingsplannen en als een vereveningsreserve omdat opbrengsten van rendabele plannen worden gebruikt om onrendabele plannen te dekken. De afdrachten van de algemene middelen aan de ARG worden geboekt als de ARG onder de benedengrens van 75% van de benodigde weerstandcapaciteit zal uitkomen. Bij de actualisaties (twee maal per jaar) worden de benodigde afdrachten aan de ARG herberekend en geboekt bij jaarrekening en burap en slotwijziging. Bij het opmaken van de jaarrekening worden de afdrachten aan de ARG bepaald en herrekend. De afdrachten aan de algemene middelen worden geboekt als de ARG boven de bovengrens van 125% van de benodigde weerstandcapaciteit zal uitkomen en de wijzigingen volgend uit de herberekening worden verwerkt bij kadernota en burap.

Exploitatieovereenkomsten en andere overeenkomsten inzake particuliere bouwgrondexploitatie vormen een actueel onderwerp in verband met de Wet ruimtelijke ordening. Kostenverhaal via private overeenkomsten zullen een steeds belangrijkere plek innemen ten opzichte van de traditionele gemeentelijke grondexploitaties. Activiteiten die niet tot de gemeentelijke grondexploitatie zelf horen, zoals programmamanagement zullen in beginsel niet verrekend worden met de algemene reserve grondzaken, maar gedekt worden uit een andere (bestemmings-)reserve, uit de algemene middelen of opgenomen worden in het MIP. In lid 16 wordt verder expliciet voorgeschreven dat de resultaten op erfpacht en vastgoed via de algemene middelen lopen, met uitzondering van resultaten van op ruimtelijke ontwikkeling gericht vastgoed. Die resultaten lopen via de algemene reserve grondzaken.

Lid 15 licht de regels die gelden voor winstneming vanuit grondexploitaties, toe.

Lid 16 Naar aanleiding van de notitie erfpacht van de commissie BBV (2013) worden vooruit ontvangen erfpachtsommen niet langer beschouwd als vooruit ontvangen bedragen maar worden direct voor het volledige bedrag als resultaat verantwoord in het lopende jaar. Deze gelden worden vervolgens toegevoegd aan het investeringsfonds.

Lid 17 geeft opdracht aan het college om een nota planoverschrijdende ruimtelijke openbare faciliteiten met de systematische onderbouwing van de afdrachten en onttrekkingen aan het fonds infrastructurele werken ten behoeve van de realisering van bovenwijkse voorzieningen, bovenplanse kosten/verevening en ruimtelijke ontwikkelingen vast te stellen. Daarmee wordt voldaan aan wettelijke eisen vanuit de Wet ruimtelijke ontwikkelingen en Besluit Begroting en Verantwoording (zie ook art. 9 lid 4).

Artikel 6 Financiële positie

De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.

Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programmavelden verantwoorde lasten. Lid 3, sub a bepaalt dat het college een nota over de beheersing van investeringen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad.

Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa

In dit artikel zijn alle bepalingen over waardering en afschrijving opgenomen. Uitgangspunt is dat de voorschriften in het BBV en de uitspraken van de commissie BBV bepalend zijn. Daar waar het BBV keuzevrijheid laat over de te volgen methodiek zijn hierover in deze verordening bepalingen opgenomen.

Lid 1 bepaalt dat kleine investeringen direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit geldt voor alle soorten investeringen.

In lid 2 en 3 wordt afgebakend wat wel en niet geactiveerd mag worden. Rente op activa in ontwikkeling mag slechts geactiveerd worden als de raad dit besluit. De toevoeging dat de raad kan besluiten tot activering van de ‘bouwrente’ was in de oude nota activa- en afschrijvingsbeleid nog niet expliciet opgenomen. Ook kosten van voorbereiding, toezicht en uitvoering (VTU) mogen in de investering worden meegenomen. Hieronder vallen ook de eigen uren. Intern moeten de te activeren VTU-kosten eerst eenduidig worden afgebakend.

Lid 4 verwijst naar de afschrijvingstabel in de bijlage bij deze verordening.

Door de bijdragen van derden in mindering te brengen op het actief, zoals in lid 5 is bepaald, wordt de kapitaallast zowel als de administratieve last zoveel mogelijk beperkt.

Het BBV maakt onderscheid tussen investeringen met economisch nut, zijnde

alle investeringen die verhandelbaar zijn en/of bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en de tegenhanger, zijnde de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. In lid 6 is op die punten waar het BBV beleidsvrijheid laat over de behandeling van de investeringen met maatschappelijk nut de methodiek in Zaanstad vastgelegd. Dit houdt in dat het altijd aan de raad is voorbehouden om niet te activeren of om te besluiten versneld af te schrijven. In geval van onderuitputting kan het college alsnog bij burap de raad ‘te activeren’ projecten voorleggen met het voorstel deze ter hoogte van de onderuitputting versneld af te schrijven. Verder moeten gevormde reserves in mindering worden gebracht op het te activeren bedrag.

In lid 7 is bepaald dat de componentenbenadering niet wordt toegepast, tenzij door de raad besloten.

In lid 8 is bepaald dat uitbreidingsinvesteringen gedekt kunnen worden door middel van het investeringfonds. De lasten van investeringen met een maatschappelijk nut kunnen in één keer worden genomen in de exploitatie. De dekking kan dan worden gevonden in het investeringsfonds. Investeringen met economisch nut vanuit het investeringsfonds worden geactiveerd. Het bedrag van de investering wordt uit het fonds gehaald en gebruikt om bestaande activa met maatschappelijk nut versneld af te schrijven. Het budget van de kapitaallasten die vrijgevallen wordt overgeheveld naar het programma, product van het nieuwe, economische actief.

Artikel 8 Invordering en debiteurenbeheer

Het eerste lid van deze verordening dwingt het college al het nodige te doen om de uitstaande vorderingen binnen te krijgen.

Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeente een voorziening vormen. Bij het artikel is onderscheid gemaakt tussen belastingvorderingen en overige vorderingen. Voor de belastingvorderingen wordt een voorziening getroffen op basis van een het historische percentage van oninbaarheid. Belastingvorderingen vanaf € 50.000 worden individueel beoordeeld.

De overige vorderingen kunnen op basis van historische oninbaarheid worden beoordeeld of worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad.

Artikel 9 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen.

Artikel 10 Kostprijsberekening en tarieven

De uitgangspunten voor de kostprijsberekeningen die ten grondslag liggen aan de tarieven worden vastgesteld in de nota kostentoerekening tarieven. In principe zijn de tarieven kostendekkend tenzij de tarieven te hoog zijn ten opzichte van andere gemeenten, dan is het een bestuurlijke en politieke keus om dit aan te passen. Deze nota wordt periodiek door de raad vastgesteld, tenzij er dringende redenen zijn om de nota tussentijds te wijzigen.

Artikel 11 Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de treasuryfunctie heeft. Het artikel draagt het college op een treasurystatuut op te stellen. Het statuut stelt de kaders aan het treasurybeleid. Onderwerpen die in het statuut aan de orde komen betreffen onder andere het treasurybeleid , de treasurydoelstellingen, het beheer van vermogensobjecten, de organisatie van de treasuryfunctie, de wijze van informatievoorziening en de administratieve organisatie. Door middel van de treasuryparagraaf in de begroting en jaarstukken rapporteert het college over de jaarlijkse uitvoering van het treasurystatuut.

In het statuut, door de raad vastgesteld, zijn tevens de termijnen vastgelegd waarbinnen actualisering dient plaats te vinden.

Artikel 12 Lokale heffingen

In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 10 welke informatie de paragraaf lokale heffingen in elk geval moet bevatten. Het staat de raad vrij om aanvullende informatie te vragen voor deze paragraaf. Toegevoegd is inzicht in de kostendekkendheid van het lozingsrecht en de afvalstoffenheffing, alsmede een overzicht van het verloop van de gevormde egalisatievoorzieningen.

Artikel 13 Weerstandsvermogen

In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 11 welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf.

Het berip weerstandsvermogen in lid 1 betreft de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat benodigd is om de risico’s af te dekken. De beschikbare weerstandcapaciteit bestaat uit de beschikbare reserves en de ruimte in de belastingtarieven.

Lid 2 bepaalt dat in begroting en jaarrekening zowel de twintig grootste risico’s als alle bestuurlijk gevoelige risico’s opgenomen worden.

Naar aanleiding van iedere risico-inventarisatie (bij begroting en jaarrekening) wordt ook een risicoprofiel van Zaanstad opgesteld. Dit is een lijst van alle risico’s van materieel belang, waarop de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit is gebaseerd. Per risico zijn kans en financieel gevolg weergegeven. Het risicoprofiel maakt geen onderdeel uit van begroting en jaarrekening.

Artikel 14 Onderhoud kapitaalgoederen

In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 12 welke informatie de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf. Gezien de prioriteit van de gemeente Zaanstad, wordt de raad in deze paragraaf geïnformeerd over de voortgang van het geplande onderhoud en de omvang van het achterstallig onderhoud.

Het volgende lid bevat de bepaling dat het college tenminste eens in de vier jaar de raad onderhoudsplannen aanbiedt over het onderhoud openbare ruimte, het onderhoud riolering en het onderhoud gebouwen. Hiermee heeft de raad de kaders voor het toekomstig onderhoudsniveau.

Artikel 15 Financiering

In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 13 welke informatie de paragraaf Financiering in elk geval moet bevatten. De raad kan om aanvullende informatie verzoeken. Naast de verplichtingen uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, wordt de raad ook wordt geïnformeerd over de opbouw van de korte en lange schuldpositie, de borgstellingen en de rentevisie voor de komende jaren.

Artikel 16 Bedrijfsvoering

In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 14 welke informatie de paragraaf Bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf. Daarom is opgenomen dat de raad in de paragraaf Bedrijfsvoering ook wordt geïnformeerd over de kosten, de opbouw en het verloop van het personeelsbestand, de kosten inhuur derden, de kosten voor facilitaire diensten en de kosten voor automatisering en informatisering.

Artikel 17 Verbonden partijen

Ten aanzien van lid 2 staat in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten in artikel 15 welke informatie de paragraaf Verbonden partijen in elk geval moet bevatten. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragraaf. Extra informatie die is opgenomen is dat de raad in de paragraaf Verbonden partijen per verbonden partij ook wordt geïnformeerd over de financiële positie, het financiële belang van de gemeente in de verbonden partij, de zeggenschap van de gemeente in de verbonden partij en het publiek belang dat met de verbonden partij wordt gediend.

Artikel 18 Grondbeleid

In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten staat in artikel 16 welke informatie de paragraaf Grondbeleid in elk geval moet bevatten. Naast de verplichting uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, worden in het eerste en tweede lid van artikel 18 aanvullende eisen gesteld.

Artikel 19 Financiële administratie

In artikel 19 worden de kaders gegeven voor de inrichting van de administratie van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.

Artikel 20 Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan zij zich moet houden.

Artikel 21 Interne controle

De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de verplichting genoemd in met name artikel 5, lid 2, zal kunnen voldoen.

Lid 2 bepaalt dat in de betreffende gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant.

Artikel 22 Aanbesteding en inkoop

De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 22 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De Europese richtlijnen dienen daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

Artikel 23 Inwerkingtreding

De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat alle stukken na 1 januari 2013 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 24 Citeertitel

Artikel 24 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.

Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).

De financiële verordening heeft enkel interne werking en is dus niet een besluit van algemene strekking in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. De verordening hoeft dan ook niet te worden gepubliceerd, voordat zij in werking kan treden.

1 Afschrijvingstabel gemeentelijke investeringen

Soort investering	Afschrijvings-termijn	Rest-waarde	Start afschrij-ving

Materiële vaste activa met economisch nut

*Gebouwen*
Gebouwen van steen	40 – 50	0 – 30%	JR+1
Gebouwen van hout	Max. 20	0%	JR+1
Noodlokalen onderwijs	Max 10 ***	0%	JR+1
Complete verbouwing/ restauratie van een monument	40	0%	JR+1
Grote verbouwing	20	0%	JR+1
Kleine verbouwing	10	0%	JR+1

*Voorzieningen aan gebouwen*
Waterleiding, riolering	20	0%	JR+1
CV-installatie	15	0%	JR+1
Liftinstallatie	20	0%	JR+1
Ramen, kozijnen, dakbedekking	20	0%	JR+1
Fietsenstalling van steen	20	0%	JR+1
Fietsenstalling van hout	10	0%	JR+1
Zonnepanelen	30	0%	JR+1
Overige	10	0%	JR+1

*Inrichting van gebouwen*
Meubilair, (kantoor-)inrichting, verlichting	15	0%	JR+1
Technische aanpassingen/ voorzieningen	10	0%	JR+1
Kleine investeringen/ vaste inventaris gymnastieklokaal	10	0%	JR+1

*ICT*
Computer hardware	3 *	0%	JR+1
Computer software	3 **	0%	JR+1
VOIP	5	0%	JR+1

*Vervoermiddelen*
Vrachtauto, kraanwagen, tractor ed.	8 *	0 – 10%	JR+1
Tankautospuit, redvoertuig, hulpverleningsvoertuig	8 * 15 *	0%	JR+1
Personenauto, bestelauto	7 *	0%	JR+1
Ademluchtvoertuig brandweer	5 *	0%	JR+1
Overige	5 *	0%	JR+1

Soort investering	Afschrijving-stermijn	Rest-waarde	Start afschrij-ving

*Boten*
Eenvoudige motorboot / baggervlet	10	0%	JR+1
Blusboot	25	0%	JR+1
Geavanceerde motorboot	20	0%	JR+1

*Vaste installaties*
Installaties gas, elektrisch ed.	20	0%	JR+1

*In de grond*
Riolering	40	0%	JR+1

*Milieu*
Waterzuiveringsinstallatie	40	0%	JR+1

*Sport*
Aanleg sportveld, sportpark	20	0%	JR+1
Aanleg kunststofveld	Div *	0%	JR+1
Bouw kleedlokaal / clubhuis (steen)	35	0%	JR+1
Bouw kleedlokaal / clubhuis (hout)	Max. 20 *	0%	JR+1
Bouw tribune (steen)	40	0%	JR+1
Bouw tribune (hout)	Max. 20 *	0%	JR+1
Bouw zwembad	40	0%	JR+1
Pompinstallatie zwembad	20	0%	JR+1
Filterinstallatie zwembad	10	0%	JR+1

*Overig*
Parkeermeters	5	0%	JR+1
Parkeerautomaten	10	0%	JR+1
Aanleg parkeerterrein (betaald)	40	0%	JR+1
Aanleg netwerk en camera’s	8	0%	JR+1

Soort investering	Afschrijvings-termijn	Rest-waarde	Start afschrij-ving

Materiële vaste activa in openbare ruimte met maatschappelijk nut

*Verkeer*
Aanleg / reconstructie weg	40	0%	JR+1
Asfaltering (levensduurverlengend	15 *	0%	JR+1
Herbestrating (levensduurverlengend)	15 *	0%	JR+1
Aanleg brug, viaduct, tunnel	40	0%	JR+1
Aanleg bushalte / abri	10	0%	JR+1

*Waterwerken*
Stenen walmuur	40	0%	JR+1
Houten beschoeiing	20	0%	JR+1
Meerstoel / dukdalf	10	0%	JR+1

*Straatmeubilair*
Straatverlichting	15	0%	JR+1
Verkeerslichten / centrale besturing	15	0%	JR+1
Kleine verkeersvoorzieningen	5	0%	JR+1

*Woonomgeving*
Aanleg speeltuin	20	0%	JR+1
Herinrichting speeltuin	10	0%	JR+1
Kleine wijkvoorzieningen	5	0%	JR+1

*Groen*
Aanleg bos, park ed.	40	0%	JR+1
Renovatie bos, park ed. / Aanleg kleine groenvoorzieningen ed.	20	0%	JR+1
Aanleg of reconstructie fiets- of wandelpad	25	0%	JR+1

Herbestrating fiets- of wandelpad (levensduurverlengend)	15 *	0%	JR+1

*In de grond*
Drainage	40	0%	JR+1