Ondermandaat domein Bedrijfsvoering 2013 / Algemeen deel

Artikel 1 Definities

• 1.

  Bevoegdhedenovereenkomst: overeenkomst waarin de gemeente met betrekking tot een haar toekomende publiekrechtelijke bevoegdheid met haar wederpartij(en) afspreekt op welke wijze zij deze publiekrechtelijke bevoegdheid al dan niet zal uitoefenen.

• 2.

  Mandaatregister: het gehele door de directeur vastgestelde ondermandaatbesluit per Domein (bestaande uit het algemene uniforme deel, P-matrix en het bijzondere deel) waarin aangegeven wordt waar welke bevoegdheden in de organisatie worden neergelegd (op functieniveau met daaraan gekoppeld de personen).

• 3.

  Naasthogere leidinggevende: de functionaris aan wie de direct leidinggevende van de ambtenaar voor zijn werkzaamheden in hiërarchische zin verantwoording verschuldigd is.

• 4.

  P-matrix: matrix die onderdeel uitmaakt van het algemene uniforme deel van de ondermandaten en die betrekking heeft op de beslissingsbevoegdheden op het gebied van personeel en organisatie waarin specifiek is aangegeven welke besluiten door de directeur op grond van art. 5, derde lid van het Organisatiebesluit zijn ondergemandateerd aan de leidinggevenden binnen zijn/haar sectoren.

Artikel 2 Verlening ondermandaat/machtiging

• 1.

  De directeur van het domein Bedrijfsvoering van de gemeente Zaanstad verleent aan de nader in de bijlagen bij dit besluit genoemde functionarissen toestemming om in ondermandaat gebruik te maken van de in de bijlage genoemde bevoegdheden.

• 2.

  Het ondermandaat omvat de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, voeren van correspondentie over, en alle andere daarbij behorende feitelijke- en rechtshandelingen die nodig zijn met betrekking tot de toegekende bevoegdheden binnen het werkveld van de mandataris.

• 3.

  Hierbij geldt dat de directeur de bevoegdheden ook zelf kan blijven uitoefenen en/of dit besluit altijd direct kan wijzigen of intrekken.

• 4.

  De ondergemandateerde dient bij de uitoefening van de hem toegekende bevoegdheden binnen de kaders te blijven van de wet, het gemeentelijk beleid en de besluiten van de (algemeen) directeur.

• 5.

  Het ondermandaat mag ook worden uitgeoefend door de gelijke of naast hogere in functie, dan wel de daarop volgende hogere in functie binnen het domein van de directeur.

Artikel 3 Uitsluitingen

Dit ondermandaat is niet van toepassing op:

• a.

  zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen;

• b.

  zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van het tot dan toe door het gemeentebestuur gevoerde beleid;

• c.

  zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van een advies waarvan het inwinnen ingevolge wettelijk voorschrift dan wel ingevolge een gemeentelijke richtlijn verplicht is;

• d.

  zaken die een beslissing vergen die leidt tot overschrijding van het voor deze beslissing(-en) aan de ondergemandateerde beschikbaar staande budget;

• e.

  beslissingen om de raad een voorstel te doen;

• f.

  zaken die de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften of beleidsregels vergen, tenzij het regels betreffen ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de organisatie van de griffie;

• g.

  zaken die het nemen van een besluit vergen waarvoor is bepaald dat dit genomen moet worden met versterkte meerderheid of waarvan de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen het nemen van een besluit krachtens ondermandaat;

• h.

  besluiten die wettelijk onderworpen zijn aan goedkeuring.

Artikel 4 Volmacht, machtiging

Voor de toepassing van dit besluit wordt met het ondermandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.

Artikel 5 Ondertekeningsmandaat

Aan het ondermandaat is gekoppeld het ondertekeningsmandaat om uit de toepassing van de bevoegdheden voortvloeiende besluiten en (bevoegdheids)overeenkomsten te ondertekenen.

Artikel 6 Waarneming bij afwezigheid/vervanging

• 1.

  De vervanging in het kader van dit besluit vindt met uitzondering van het goedkeuren en betalen van facturen, plaats ofwel door de gelijke dan wel de naasthogere in functie dan wel de daarop volgende hogere in functie binnen het domein van de directeur.

• 2.

  De waarneming bij het goedkeuren en betalen van facturen vindt plaats door een door de budgethouder aangewezen functionaris.

Artikel 7 Personeelsaangelegenheden

De ondermandaten op het gebied van personeelsaangelegenheden zijn opgenomen in de aan dit besluit gehechte P-matrix.

Artikel 8 Mandaatregister Budgethouders

• 1.

  De afdelingshoofden zijn budgethouder van de budgetten aangaande het werkveld van hun afdeling en dienen zich te houden aan de geldende budgetregels.

• 2.

  De verantwoordelijkheid over een budget hout mede in het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren van facturen.

Artikel 9 Programmamanagers, gebiedsmanagers

De bevoegdheden die op basis van dit besluit zijn ondergemandateerd aan de afdelingshoofden komen ook toe aan programmamanagers, netwerkontwikkelaars, projectmanagers GAF en gebiedsmanagers.

Artikel 10 Ondertekening besluiten

• 1.

  Besluiten die in ondermandaat worden genomen worden voorzien van de volgende ondertekeningsformule:

• Hoogachtend,

• namens burgemeester en wethouders van Zaanstad,

• functienaam,

• <mevrouw>/<de heer><titulatuur><voorletters><naam functionaris>

• Voorbeeld:

  Hoogachtend,

  namens burgemeester en wethouders van Zaanstad

  hoofd afdeling Juridische Zaken

  mevrouw mr. N. Zeef

• 2.

  In de gevallen, waarin een gevolmachtigde gebruik maakt van zijn volmacht, tekent de gevolmachtigde. In die gevallen worden de betreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule:

  Voor zover het een bevoegdheid van de burgemeester betreft:

  Hoogachtend,

  namens de burgemeester van Zaanstad

  <mevrouw>/<de heer><titulatuur><voorletters><naam functionaris>

Artikel 11 Ondertekening en inwerkingtreding

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2014 en vervangt het ondermandaatbesluit Domein Bedrijfsvoering van 1 januari 2013.

• 2.

  Dit besluit zal worden bekendgemaakt door het plaatsen daarvan in het Gemeenteblad.

Bijlage I behorende bij ondermandaatbesluit domein Bedrijfsvoering

Ondermandaatbesluit Bedrijfsvoering / Bijzonder deel

Mandaatmatrix Personele Besluiten