Regeling vervallen per 01-08-2016

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Zaanstad

Geldend van 18-10-2013 t/m 31-07-2016 met terugwerkende kracht vanaf 20-08-2013

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen;

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college van burgemeester en wethouders regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college van burgemeester en wethouders regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. De secretaris draagt zorg dat van de regelingen als bedoeld in de voorgaande leden zowel als van besluiten tot wijziging daarvan aan de raad kennisgeving wordt gedaan.

Artikel 2 Vergadering

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag - in beginsel de dinsdag - en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.

  • 2. Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten, verzoeken zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

  • 3. Indien een besluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt tot een vergadering van het college dan geldt het bepaalde in artikel 6 van dit besluit.

  • 4. De vergaderingen worden in principe in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Agenda

Voor elke vergadering wordt, in principe tweemaal 24 uur van tevoren, door de secretaris digitaalaan de leden van het college van burgemeester en wethouders een agenda toegezonden.

Artikel 4 Verslaglegging

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering.

  • 2. Het verslag bevat tenminste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten;

    • d.

      een zakelijke samenvatting van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college van burgemeester en wethouders daarom vraagt.

  • 4. In de vergadering aanwezige leden van het college van burgemeester en wethouders kunnen om een aantekening in de besluitenlijst vragen, dat zij geacht worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben onthouden.

  • 5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 6. De formulering van de besluiten als bedoeld in het tweede lid, onder c, wordt na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders door de secretaris ter kennis gebracht aan de leden van de raad in de vorm van een besluitenlijst.

Artikel 5 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college van burgemeester en wethouders bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college van burgemeester en wethouders bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. Indien een lid van het college van burgemeester en wethouders dat verlangt wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

Artikel 6 Procedure circulatiebesluit

  • 1. Indien artikel 2 lid 3 van dit besluit van toepassing is kondigt de secretaris aan dat er een besluit gevraagd zal worden.

  • 2. Deze aankondiging kan mondeling gedaan worden tijdens de vergadering van het college of per e-mail.

  • 3. Het conceptbesluit wordt op betreffende dag gemaild aan de collegeleden door of namens de secretaris, met het verzoek tot instemming.

  • 4. Als er collegeleden zijn die wijzigingen willen op het stuk, dan vindt overleg plaats tussen de secretaris en de portefeuillehouder. Wijzigingen van inhoudelijke aard, worden nogmaals -met duidelijk zichtbaar de wijziging– rondgemaild.

  • 5. Indien door geen van de collegeleden wordt aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college is gewenst en zodra ten minste de helft van de collegeleden - waaronder de behandelend portefeuillehouder - ingestemd heeft, is het besluit genomen.

  • 6. Direct hierna dateert de secretaris het circulatiebesluit. Het circulatiebesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

  • 7. Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van het besluit aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de besluiten.

  • 8. Het genomen circulatiebesluit zal als een apart concept-verslag toegevoegd worden aan de stukken van de eerstvolgende vergadering van het college.

Artikel 7 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college van burgemeester en wethouders op voorstel van de voorzitter.

Artikel 8 Inwerkingtreding

  • 1. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk nadat het is vastgesteld.

  • 2. Op dat tijdstip vervalt het vorige reglement van orde voor de vergadefringen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 9 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders.

Dit reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders is overeenkomstig het bepaalde in artikel 52 Gemeentewet op 20 augustus 2013 aan de raad meegedeeld.

Toelichting

ALGEMEEN

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Uit de memorie van toelichting (Kamerstukken II 19 403, nr. 3, 94/5) volgt dat ‘andere werkzaamheden’ dan vergaderingen onder andere betrekking hebben op de bekendmakingen van collegebesluiten en de schriftelijke afdoening van zaken langs de weg van parafering en circulatie. Na vaststelling van het reglement wordt een exemplaar aan de raad toegezonden

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling.

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet en met het vierde lid wordt voldaan aan artikel 60 Gemeentewet.

Artikel 2 Vergadering

Met het eerste lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ten aanzien van het derde lid is in artikel 56 Gemeentewet is het quorumvereiste voor de besluitvorming en beraadslaging opgenomen. In de toelichting bij artikel 6 wordt hier nader op ingegaan.

Artikel 3 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 Gemeentewet aangegeven.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Artikel 4 Verslaglegging

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het zesde lid is aangegeven dat de besluiten in de vorm van een besluitenlijst aan de raad ter kennis wordt gebracht.

Artikel 5 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college.

Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot.

In het tweede lid is opgenomen dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 6 Procedure circulatiebesluit

Dit artikel vormt een nadere uitwerking van artikel 2 lid 3. Ingevolge artikel 56 derde lid Gemeentewet is voor een vergadering als bedoeld in het tweede lid niet vereist dat ten minste de helft van het aantal zittingen hebbende leden tegenwoordig is. Over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd kan alleen beraadslaging of besluitvorming plaats vinden, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Uit de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN AH9850, zaaknr. 200200757/1) volgt dat de Afdeling besluitvorming buiten de collegevergadering niet ongeoorloofd acht, mits op grond van het reglement van orde of een bekend gemaakte vaste praktijk besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en tevens duidelijk is wanneer het besluit wordt genomen. Alsdan kan vastgesteld worden dat en wanneer het desbetreffende besluit geacht kan worden te zijn genomen.

Aangezien de besluitvorming als bedoeld in artikel 6 buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

In het vijfde lid is geregeld dat alleen kan worden besloten indien door geen van de collegeleden wordt aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en ten minste de helft van de collegeleden heeft ingestemd. Uit het zesde lid volgt dat besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de secretaris.

Het zevende lid bepaalt dat het besluit aan de raad wordt toegezonden en voor de openbaarmaking het besluit wordt bekendmaking.

Artikel 7 Uitleg reglement

Artikel 52 Gemeentewet bepaalt dat het college het reglement voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Het college beslist op voorstel van de voorzitter overgevallen waarin het reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent toepassing van het reglement.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.

Artikel 9 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.