Regeling melden van vermoeden van integriteitschending en misstand Gemeente Zaanstad 2018

Aandacht voor integriteit

Van iedereen die werkt, het maakt niet uit waar, wordt natuurlijk verwacht dat hij zich netjes gedraagt. Diefstal, fraude, geweld en ongewenst gedrag zoals pesten is gedrag dat nergens wordt geaccepteerd. Van mensen die voor de overheid werken, zoals wij voor Zaanstad, wordt nog meer verwacht. Dat komt niet zozeer omdat wij betaald worden van belastinggeld. Het komt vooral omdat wij regels en wetten uitvoeren. Daar hebben we ook bevoegdheden, macht voor gekregen. Om een bekeuring wel of niet te geven, een vergunning of uitkering te verlenen of te weigeren, een plan te maken voor de stad en het groen te verzorgen. En om duizend andere taken uit te voeren. Daarbij maken we vaak afwegingen over wat goed is voor een individu en wat goed is voor de samenleving.

Inwoners zijn van ons afhankelijk. Dat wij voor ons werk meer bevoegdheden hebben dan anderen wil iedereen best begrijpen. Maar alleen als we er op een goede manier gebruik van maken. Als je jezelf of een familielid voordeel bezorgt, een cadeau aanneemt voor iets dat gewoon je werk is, of informatie voor jezelf opzoekt die daarvoor niet is afgegeven, dan doe je dat niet goed. De samenleving verwacht van ons terecht dat wij “roomser dan de paus” zijn. Daarom zijn hierover regels vastgelegd in de wet, leggen we de ambtseed af en is een gedragscode opgesteld. En moeten we zaken die in strijd hiermee zijn kunnen tegengaan.

Waarom melden

Integriteit gaat zeker ook over gedrag zoals het hoort en het bevorderen daarvan, maar deze regeling gaat over gedrag dat niet mag. Deze regeling is onderdeel van het bestrijden van verkeerd gedrag, van misstappen.

Dat bestrijden is belangrijk. Niet alleen omdat anders het risico bestaat dat er steeds meer misstappen gebeuren. Maar ook omdat áls er iets gebeurt, inwoners daar de hele organisatie, alle medewerkers op aankijken. Als wij schendingen proberen te voorkomen en ze bestrijden, laten wij zien dat wij betrouwbaar zijn. Dat wij het vertrouwen van de samenleving waard zijn. En dit is een voorwaarde om onze taken voor die samenleving goed uit te voeren. Daarom wordt aan alle medewerkers niet alleen gevraagd om de ambtseed af te leggen en een keer een training morele oordeelsvorming te volgen en kennis te nemen van de gedragscode, maar ook om een vermoeden van een integriteitschending te melden.

Integriteitschending en misstand

Nog serieuzer dan een integriteitschending is als er sprake is van een misstand. Het gaat dan om een overtreding met ernstige maatschappelijke gevolgen zoals gevaar voor de volksgezondheid, gevaar voor veiligheid van personen of voor het milieu. Om vermoedens hiervan te kunnen onderzoeken en melders te beschermen is sinds 1 juli 2016 de wet Huis voor klokkenluiders (Hvk) van kracht. Volgens deze wet moeten alle organisaties met meer dan 50 personen een interne regeling hebben voor het melden van een misstand. Een melding wordt bij voorkeur eerst bij de betrokken organisatie gedaan, als dat niet kan of niets heeft opgeleverd, kan worden opgeschaald naar het Huis voor klokkenluiders. Belangrijkste verschil in procedure: een (maatschappelijke) misstand kan ook door ex-werknemers en door anderen die via hun werk bij Zaanstad betrokken zijn (geweest) worden gemeld. Omdat de overeenkomsten in procedures bij integriteitschending en misstand veel groter zijn dan de verschillen, is (na toetsing bij het Hvk) gekozen voor één meldregeling die op beide van toepassing is. Meer informatie over het instituut Hvk en de gelijknamige wet kan worden gevonden op www.huisvoorklokkenluiders.nl.

Meldprocedure

In deze regeling staat op welke manier een melding wordt gedaan. En hoe we ervoor zorgen dat we zorgvuldig met een melding omgaan. Naar degene over wie wordt gemeld, degene die heeft gemeld en andere betrokkenen. Wie de melding beoordelen en wie besluiten tot een onderzoek. En wat je kunt doen als je vindt dat je melding ten onrechte niet is opgepakt. Hiernaast zijn er ook andere protocollen1, zoals het onderzoeksprotocol waarin de rechten en plichten zijn geregeld bij een onderzoek.

Aan iedereen wordt gevraagd om een vermoeden van een integriteitschending te melden bij de leidinggevende. Een leidinggevende is er toe verplicht. Door het te melden kunnen anderen beoordelen of dat vermoeden wel of niet terecht is. Dat is een zorgvuldig traject. We bewaken dat er voldoende aanleiding is voor een vermoeden, dat het niet gaat om een vaag gevoel. Wat met de melding gebeurt wordt ook aan jou medegedeeld.

Vertrouwenspersoon

Een vermoeden melden bij de leidinggevende kan een lastig besluit zijn. Je kunt eraan twijfelen of melden van een vermoeden wel of geen goed idee is. Of je wilt weten hoe het daarna verder gaat en of er gevolgen zijn voor jou. Met dit soort vragen kun je terecht bij een vertrouwenspersoon. Deze helpt je om het besluit te nemen om wel of niet naar je leidinggevende te stappen. Als je wel wilt melden maar niet alleen, dan kun je de melding doen samen met de vertrouwenspersoon bij de leidinggevende. Met de identiteit van de melder wordt altijd vertrouwelijk omgegaan. Als je extra vertrouwelijk wilt melden, dan kun je dit doen bij de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon geeft de melding en je identiteit dan door aan de coördinator integriteit. Je identiteit wordt niet verder bekend gemaakt. Nog een stap verder, anoniem melden, maakt het lastig om de melding te kunnen toetsen en te communiceren met de melder. Dit komt het wegen van de melding (b.v. het kunnen vragen om aanvullende informatie) en het onderzoek niet ten goede en maakt terugkoppeling aan de melder over hoe de melding is opgepakt onmogelijk. Alleen bij het melden van een misstand is anoniem blijven mogelijk, dit is opgenomen in de wet Hvk.

Na de melding

Als een vermoeden reëel is, hoeft het nog niet waar te zijn. Dat houden we steeds voor ogen tijdens het vervolg. Het gaat hierbij om zorgvuldigheid, om waarheidsvinding.

Als je niet de melder bent, maar degene over wie is gemeld, dan kun je in deze meldregeling lezen hoe de melding verloopt.

Een vermoeden moet voldoende concreet en onderbouwd zijn om over te gaan tot onderzoek. Een melding wordt hierop getoetst. Eventueel volgt een vooronderzoek om die onderbouwing helder te krijgen. In de regel wordt ook met je gesproken over het vermoeden van de schending en krijg je de gelegenheid om het vermoeden te weerleggen.

Daarna wordt besloten om wel of geen onderzoek in te stellen. Bij een onderzoek is het Onderzoeksprotocol schending integriteit en misstand van toepassing .

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a)

  Melder: iedere medewerker, inclusief leidinggevende, ex-medewerker en stagiair van de gemeente Zaanstad die een vermoeden van integriteitschending meldt. Een vermoeden van een misstand kan, behalve door voornoemde personen, ook worden gemeld door elke werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met Zaanstad in aanraking is gekomen.

• b)

  Coördinator integriteit: is belast met beleidsvoorbereiding op het gebied van integriteit en voert de regie over de stappen na een melding.

• c)

  Vertrouwenspersoon: ondersteunt medewerkers die een vermoeden van een integriteitschending of misstand willen melden.

• d)

  Integriteitschending: aantastingen van de integriteit door onder andere:

  • 1.

    strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering fraude en corruptie;

  • 2.

    belangenverstrengeling;

  • 3.

    onverenigbare functies/bindingen/activiteiten;

  • 4.

    manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie;

  • 5.

    misbruik van bevoegdheden of positie;

  • 6.

    verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen;

  • 7.

    (strafbare) misdragingen buiten werktijd2;

  • 8.

    ongewenst gedrag: zoals (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten, agressie en geweld

• e)

  Misstand: de definitie in de wet Huis voor klokkenluiders: een situatie waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid voor personen, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of optreden.

• f)

  Huis voor klokkenluiders: de Nationale Ombudsman die op grond van de wet Huis voor klokkenluiders meldingen ontvangt over vermoedens van een misstand en deze onderzoekt.

Artikel 2: Melden vermoeden van integriteitschending

Lid 1

Iedere medewerker van de gemeente Zaanstad heeft de verantwoordelijkheid om een redelijk vermoeden van een integriteitschending intern te melden.

Lid 2

Ieder afdelingshoofd of hogere leidinggevende is verplicht om een redelijk vermoeden van een integriteitschending intern te melden.

Lid 3

De medewerker die overweegt een melding te doen of dat daadwerkelijk gaat doen, kan voor advies of begeleiding een beroep doen op de vertrouwenspersoon.

Artikel 3: Melden vermoeden van misstand

Interne melding

Lid 1

Iedere medewerker, inclusief leidinggevende, ex-medewerker en stagiair van de gemeente Zaanstad en elke werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met Zaanstad in aanraking is gekomen, kan een redelijk vermoeden van een misstand intern melden.

Externe melding bij Huis voor klokkenluiders3

Lid 3

Iedere medewerker, inclusief leidinggevende, ex-medewerker en stagiair van de gemeente Zaanstad en elke werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met Zaanstad in aanraking is gekomen, kan concrete vermoedens van een misstand direct bij het Huis voor klokkenluiders melden als:

• een interne melding in redelijkheid niet van de melder kan worden gevraagd,

• de melder het niet eens is met het standpunt van Zaanstad,

• de melder van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd.

Lid 4

De melder kan bij een vermoeden van een misstand de vertrouwenspersoon of een externe adviseur zoals de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.

Artikel 4: Meldprocedure integriteitschending en misstand

Lid 1

Een melding wordt gedaan bij de direct leidinggevende. Indien de melder dit niet wenselijk acht, dan kan hij een melding doen bij een hogere leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon.

Lid 2

Indien de melder niet of niet meer werkzaam is bij Zaanstad, dan kan de melding schriftelijk worden gedaan bij het college van burgemeester en wethouders4.

Lid 3

De leidinggevende of vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan, informeert onmiddellijk het sectorhoofd of directeur en de coördinator integriteit. De coördinator integriteit voert hierna de regie van het vervolg van de melding.

Artikel 5: Omgaan met informatie

Lid 1

Ter bescherming van:

• •

  de persoon die heeft gemeld;

• •

  de persoon waarover is gemeld en

• •

  de overige betrokken personen

is een ieder die over informatie beschikt ten aanzien van de melding verplicht om op een vertrouwelijke en zorgvuldige wijze met die informatie om te gaan.

Artikel 6: Beoordeling van de melding

Lid 1

De leidinggevende en de coördinator integriteit toetsen de melding op voldoende onderbouwing. Een informatief gesprek met betrokkenen kan deel uitmaken van de toets.

Lid 2

Over het vervolg van een melding, adviseren de leidinggevende en coördinator integriteit en beslist de directeur of gemeentesecretaris.

Lid 3

Indien noodzakelijk informeert de gemeentesecretaris de verantwoordelijk wethouder en de burgemeester over de melding.

Lid 4

Als de melding een directeur betreft, dan beslist de verantwoordelijk wethouder over het instellen van een onderzoek.

Lid 5

Als de melding een politicus betreft, dan beslist de burgemeester over het instellen van een onderzoek.

Artikel 7: Terugkoppeling over de melding

Lid 1

De melder en -indien eerder op de hoogte gebracht- de verantwoordelijk wethouder en de burgemeester worden door of namens de gemeentesecretaris op de hoogte gesteld van het besluit over het al dan niet instellen van onderzoek naar de melding en daarna over de verdere afloop.

Artikel 8: Bescherming van de melder

Lid 1

De melder die te goeder trouw en conform de bepalingen van deze regeling heeft gehandeld, zal als gevolg van het melden van die vermoedens geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden.

Artikel 9: Bescherming van de coördinator integriteit en vertrouwenspersoon

Lid 1

De coördinator integriteit en de vertrouwenspersoon zullen als gevolg van het uitoefenen van hun taken geen nadelige gevolgen voor hun rechtspositie ondervinden.

Artikel 10: Rapportage

Lid 1

In de jaarrekening worden de volgende, waar nodig geanonimiseerde, gegevens opgenomen:

• •

  het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een integriteitschending en misstand;

• •

  het aantal meldingen dat is aangetoond;

• •

  de (rechtspositionele) besluiten die zijn genomen.

Artikel 11: Slotbepaling

Lid 1

Deze regeling treedt in werking op 1 mei 2018 en vervangt de regeling melden van vermoeden van integriteitschending gemeente Zaanstad 2009.

Lid 2

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling melden vermoeden van integriteitschending en misstand Zaanstad 2018”.