Verordening op de behandeling van bezwaarschriften Zaanstad

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  verwerend bestuursorgaan bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen waartegen een bezwaarschrift is ingediend;

• b.

  interne commissie: commissie van advies voor bezwaarschriften, bestaande uit ambtenaren in dienst van de gemeente Zaanstad of personen gemandateerd door het bestuursorgaan.

• c.

  externe commissie: vaste commissie van advies voor bezwaarschriften overeenkomstig het bepaalde in artikel 7:13 Awb;

Artikel 2 Inleidende bepalingen

• 1.

  Deze verordening regelt de wijze waarop de behandeling van een bezwaarschrift plaatsvindt.

• 2.

  Er is een interne commissie en een externe commissie die adviseert bij bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester.

• 3.

  Het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen waartegen een bezwaarschrift is ingediend, bepaalt in welke gevallen de externe commissie adviseert.

• 4.

  Deze verordening is niet van toepassing op de behandeling van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken.

Artikel 3. Informele aanpak

• 1.

  Het bestuursorgaan probeert na binnenkomst van het bezwaarschrift eerst met betrokkenen tot een minnelijke oplossing te komen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van interne of externe mediators.

• 2.

  Het bestuursorgaan inventariseert na de informele behandeling wat nodig is voor afhandeling van het bezwaarschrift.

• 3.

  Het bestuursorgaan bepaalt wanneer wordt afgezien van informele behandeling.

Artikel 4 Samenstelling externe commissie

• 1.

  De externe commissie bestaat uit een voorzitter en tenminste twee leden.

• 2.

  De voorzitter en de leden maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan

• 3.

  De voorzitter en de leden van de commissie worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.

• 4.

  De profielschets van de voorzitter en de leden van de commissie wordt door de gemeenteraad vastgesteld.

• 5.

  Het college benoemt uit de leden twee plaatsvervangende voorzitters.

• 6.

  De commissie regelt zelf wie de hoorzitting voorzit.

Artikel 5 Secretaris externe commissie

Het college wijst een aantal ambtenaren aan om als secretaris te fungeren.

Artikel 6 Zittingsduur externe commissie

• 1.

  De voorzitter en de leden van de externe commissie worden benoemd voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming. Het is mogelijk één keer herbenoemd te worden.

• 2.

  De voorzitter en de leden van de externe commissie kunnen op elk moment ontslag nemen.

• 3.

  De aftredende voorzitter of ontslag nemende voorzitter of leden van de externe commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 7 Ingediend bezwaarschrift

Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend. Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt zo spoedig mogelijk in handen van de externe commissie gesteld.

Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden

De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de externe commissie:

• a.

  artikel 2:1, tweede lid. Dit betreft het verlangen van een schriftelijke machtiging van een gemachtigde;

• b.

  artikel 6:6. Dit betreft het aan de indiener stellen van een termijn om een verzuim te herstellen;

• c.

  artikel 6:17. Dit betreft het verzenden van stukken tijdens de behandeling door de commissie;

• d.

  artikel 7:4, tweede lid . Dit betreft het voor belanghebbenden ter inzage leggen van het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende tenminste een week;

• e.

  artikel 7:6, vierde lid. Dit artikel gaat over geheimhouding met betrekking tot het horen.

Artikel 9 Vooronderzoek

• 1.

  De voorzitter van de externe commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen

• 2.

  De voorzitter kan uit eigen beweging of op verzoek van de externe commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.

Artikel 10 Hoorzitting

• 1.

  De voorzitter van de externe commissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld om door de commissie te worden gehoord.

• 2.

  De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb

• 3.

  Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan het verwerend bestuursorgaan.

Artikel 11 Uitnodiging zitting

• 1.

  De voorzitter van de externe commissie nodigt de belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit.

• 2.

  Binnen vijf werkdagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend bestuursorgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de in dit artikel genoemde termijnen.

Artikel 12 Quorum

De externe commissie kan besluiten om te horen in beperkte samenstelling. Voor het houden van een hoorzitting is vereist dat in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, aanwezig is.

Artikel 13 Niet-deelneming aan de behandeling

De voorzitter en de leden van de externe commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 14 Openbaarheid hoorzitting

• 1.

  De hoorzitting van de externe commissie is openbaar.

• 2.

  De deuren kunnen worden gesloten wanneer de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of een belanghebbende daartoe een verzoek doet.

• 3.

  Wanneer de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats met gesloten deuren.

Artikel 15 Schriftelijke verslaglegging

• 1.

  Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid.

• 2.

  Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder tijdens de hoorzitting is voorgevallen.

• 3.

  Wanneer de hoorzitting geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren plaatsvond, of de belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, wordt dit vermeld in het verslag.

• 4.

  Het verslag verwijst naar de op de hoorzitting overgelegde stukken die aan het verslag kunnen worden gehecht.

• 5.

  Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de externe commissie

Artikel 16 Nader onderzoek

• 1.

  Wanneer na afloop van de hoorzitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter van de externe commissie uit eigen beweging of op verzoek van de andere commissieleden dit onderzoek houden.

• 2.

  De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbenden toegezonden.

• 3.

  De leden van de commissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo'n verzoek.

• 4.

  Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 17 Nabespreking en advies

• 1.

  De externe commissie bespreekt de hoorzitting na en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies. De commissie streeft naar consensus . Als dat er niet is dan beslist de commissie bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 2.

  Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 3.

  Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt wanneer die minderheid dat verlangt.

• 4.

  Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.

• 5.

  Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.

Artikel 18 Interne commissie

• 1.

  De in deze verordening opgenomen artikelen zijn van overeenkomstige toepassing in de gevallen dat de interne commissie hoort, met uitzondering van artikel 4, 5, 6, 9 en artikel 17, vijfde lid.

• 2.

  In een incidenteel geval of voor een categorie kan het bestuursorgaan bepalen dat de afhandeling wordt opgedragen aan een interne commissie bestaande uit één persoon.

Artikel 19 Overgangsbepaling

De benoeming van de leden van de externe commissie op grond van artikel 3 van de Verordening op de behandeling van bezwaarschriften Zaanstad 2003 geldt als een benoeming op grond van artikel 4 van de verordening op de behandeling van bezwaarschriften Zaanstad.

Artikel 20 Intrekking oude regeling

De Verordening op de behandeling van bezwaarschriften Zaanstad 2003 wordt ingetrokken.

Artikel 21 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking

Artikel 22 Bekendmaking

Deze verordening zal worden bekendgemaakt door het plaatsen van de verordening in het Gemeenteblad. Tevens zal de tekst van de verordening worden geplaatst op de website van de gemeente.

Artikel 23 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening bezwaarschriften Zaanstad. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 6 december 2018.

voorzitter

raadsgriffier

Toelichting op de Verordening op de behandeling van bezwaarschriften Zaanstad

Algemeen

Deze verordening is een actualisatie van de verordening op de behandeling van bezwaarschriften 2003. Deze verordening - in werking getreden op 3 juni 2004 - geeft een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften op de bepalingen uit de Algemene Wet Bestuursrecht .

Belangrijk onderdeel van de verordening bezwaarschriften 2003 is dat door het college , de burgemeester en de raad een adviescommissie ten behoeve van de beslissing op bezwaar werd ingesteld als bedoeld in artikel 7:13 Algemene Wet bestuursrecht.

Deze adviescommissie is een zelfstandig bestuursorgaan . De raad, het college en de burgemeester hebben geen zeggenschap over de uitoefening van de bevoegdheden door de commissie als bestuursorgaan, dat wil zeggen over de inhoud van de adviezen. Wel hebben zij zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent.

De eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op bezwaar ligt bij het bestuursorgaan .

De verordening voldoet op een groot aantal onderdelen nog aan de huidige behoeften .

Bij de actualisatie is de combinatie van ambtelijke advisering en advisering door een externe adviescommissie in stand gelaten .

Toegevoegd is artikel 3 over de informele aanpak .

Gewijzigd zijn de artikelen 4 betreffende de samenstelling en de benoeming van de externe commissie en artikel 6 betreffende de zittingsduur van de externe commissie.

Ook hebben hier en daar wijzigingen plaatsgevonden van tekstuele aard en is de indeling in hoofdstukken uit de vorige verordening verwijderd.

De verordening is gewijzigd in werking getreden op 16 januari 2023. Met deze wijziging wordt het mogelijk dat de gemeente Amsterdam bezwaarschriften afhandelt binnen het nieuwe regionale systeem van woonruimteverdeling. De artikelen 1 en 18 zijn gewijzigd om het mandaat te kunnen uitbreiden en aansluiting mogelijk te maken op het werkproces van de afhandeling van bezwaarschriften binnen het nieuwe regionale systeem van woonruimteverdeling.

Artikelsgewijze toelichting

In de artikelsgewijze toelichting zal alleen ingegaan worden op artikelen die een nadere uitleg behoeven. Een groot deel van de artikelen vloeit rechtstreeks voort uit de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht maar is voor de duidelijkheid toch in de verordening opgenomen.

Begripsbepalingen:

Artikel 1, onder a: met bestuursorgaan wordt bedoeld het college, de burgemeester of de raad . In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Algemene Wet bestuursrecht voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'

Artikel 2, tweede lid: De externe commissie adviseert in bezwaren tegen complexere omgevingsvergunningen, bezwaarschriften tegen besluiten op aanvragen om een bouw- of milieuvergunning die het college aan zichzelf verstrekt, besluiten waartegen meer dan vijf afzonderlijke bezwaren zijn ingediend , zaken met een aanmerkelijk financieel belang en besluiten die betrekking hebben op de aanpak van ondermijning.

Het betreft geen limitatieve opsomming zodat ook in andere bezwaarzaken aan de externe commissie kan worden gevraagd om een advies uit te brengen.

De ambtelijke commissie hoort in alle gevallen waarin de externe commissie niet hoort.

Artikel 3, de informele aanpak: Informeel afhandelen van bezwaren houdt in dat de betrokken ambtenaar korte tijd na ontvangst van het bezwaar de betrokken burger opbelt, bevestigt dat hij het bezwaar heeft ontvangen, vraagt wat er speelt en samen met de bezwaarmaker bepaalt wat de beste methode is om het geschil op te lossen. Daar waar dat mogelijk is, hoeft de bezwaarprocedure niet te worden doorlopen en kan een geschil in een vroeg stadium worden opgelost. In het contact met de bezwaarmaker zoekt de bezwaarbehandelaar door goed te luisteren, vragen te stellen en door te vragen vanuit een open , eerlijke en nieuwsgierige houding naar wat er werkelijk speelt . In dat gesprek ontstaat vaak ruimte om het besluit toe te lichten en naar oplossingen te zoeken .

Artikel 8

In het tweede lid is voor een machtiging van het college gekozen omdat eventuele onderzoekscontracten door het college worden afgesloten.