Beleid duurzaam inkopen en opdrachtgeverschap 2019

Managementsamenvatting

Inleiding

Small wins

Ambitieniveau

Acties in de tijd

Meten en rapporteren

Instrumenten

Risico’s en beheersmaatregelen

Evaluatie

Bijlages

Gemeente Zaanstad heeft ambitie op het gebied van duurzaam inkopen. Dit blijkt onder andere uit de deelname aan het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en het ondertekenen van de intentieverklaring Circulaire Economie vanuit de Metropoolregio Amsterdam (MRA). Deze laatste heeft geleidt tot het vormen van de MRA Roadmap Inkopen en Opdrachtgeverschap.

Dit beleid is de Zaanse invulling van de Roadmap. Het doel van dit beleid is duidelijkheid scheppen waar en hoe er op Circulair en Klimaatneutraal inkopen wordt ingezet.

Zaanstad zet in op het conform de MRA geformuleerde “gevorderde” ambitieniveau om de doelstellingen van 10% circulaire inkoop in 2022 en 50% in 2025 te behalen. Dit niveau geeft de snelheid aan waarmee Zaanstad aan de slag gaat om de doelen uit de intentieverklaring op te pakken. Zo wordt er bij iedere aanbesteding duurzaamheid een plek gegeven. De mate hiervan is afhankelijk van de uitkomsten van marktconsultaties.

Het ambitieniveau past bij Zaanstad gezien we een ambitieuze organisatie zijn en er is capaciteit voor vrij gemaakt. Het betekent wel een verandering voor de gehele organisatie om het opdrachtgeverschap een goede plek te geven.

Bij dit ambitieniveau gevorderd passen ook verschillende acties welke in de tijd zijn geplot op het onderwerpsgebied van meten, organisatie en communicatie. Voorbeelden van de acties zijn het doen van een resultaatmeting, starten met regionaal inkopen en het opstellen van een communicatieplan ter bevordering van intern eigenaarschap.

Dit wordt gemeten volgens de methode zoals voorgesteld door de MRA in de Roadmap. Deze methode richt zich vooralsnog voornamelijk op het proces en nog niet op impact.

Er wordt nu niet gekozen om met een standaard instrument te gaan werken omdat er nu geen instrument beschikbaar is welke aan het hele spectrum van duurzaam inkopen voldoet. Wel worden er pilots gedaan waarbij de organisatie ervaring kan opdoen met instrumenten.

Gelet op de afwegingen en de risico’s is het voorstel om voornamelijk in te gaan zetten op inkoopcategorieën:

• •

  Kantoorbenodigdheden (ca € 1 mln per jaar)

• •

  Vervoer (ca € 0.5 mln per jaar)

• •

  Gebouwen (ca € 17 mln per jaar)

• •

  Grond Weg en Waterbouw (ca € 42 mln per jaar)

• •

  Maatschappelijk domein (ca € 50 mln per jaar)

Deze categorieën zijn het meest kansrijk door directe invloed danwel is er veel impact te behalen. Daarbuiten is er nog op een aantal specifieke pakketten veel winst te behalen zoals op bedrijfskleding en ICT hardware. Ook daar zal inspanning op volgen.

Om dit niet te vrijblijvend te laten zijn, is er opdracht gegeven aan budgethouders tot het doen van onderzoek naar duurzame mogelijkheden bij inkopen in bovenstaande categorieën met als doel dat er een eerlijke keuze wordt gemaakt tussen duurzaamheid en budget. Dit op basis van het ‘pas toe of leg uit’-principe.

Uit dat onderzoek kunnen verschillende scenario’s komen; goedkoper, gelijke kosten of duurder. In het geval van goedkoper of gelijke kosten, dient er altijd voor duurzaamheid gekozen te moeten worden. Bij duurder dan regulier zijn er verschillende mogelijkheden welke deels op te vangen door aanspraak te gaan maken op het Raadsbesluit RB 2015/81. Hierbij kunnen investeringen welke zich in 15 jaar terugverdienen ter bevordering van de verduurzaming van de organisatie gedaan worden. Mocht het niet terugverdient kunnen worden binnen de aangegeven termijn, wordt het dilemma voorgelegd aan de betrokken sectorhoofden om hierin een keuze te maken.

Dit alles wordt jaarlijks geëvalueerd en aangepast waar nodig. Zo behouden we een haalbaar en uitvoerbaar beleid voor de eigen organisatie en de bedrijven die voor ons invulling geven aan onze duurzame ambities.

De gemeente Zaanstad heeft een hoge ambitie als het gaat om duurzame gemeente te worden en zijn. Dit blijkt onder andere uit het Coalitieakkoord maar ook uit de bestuurlijke besluitvorming en publieke uitingen die daaruit voortvloeien.

De gemeente heeft daarin zelf ook een belangrijke voortrekkersrol en voorbeeldfunctie. Een manier om daar invulling aan te geven is middels haar eigen inkopen. Zaanstad koopt voor +/- € 200 miljoen in per jaar. Door die inkopen te verduurzamen heeft Zaanstad direct invloed op de bijdrage aan de (klimaat)doelstellingen. In dit kader is, samen met 160 overheidsorganisaties, het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (Verseon 2017/29092) ondertekend.

De daaruit voortvloeiende beleidsopgaves zijn in het inkoopbeleid “Samen naar buiten: met inkoop meer bereiken, Strategisch Inkoopbeleid 2017” (Verseon 2017/44794) vertaald in de volgende 5 hoofdthema’s, waarbij dit beleid zich richt op de twee hoofdthema’s Klimaatneutraal en Circulair. Alle thema’s zijn:

• 1.

  Klimaatneutraal (terugdringen van de CO2 uitstoot en energietransitie)

• 2.

  Circulair (voorkomen van verbruik, stimuleren van hergebruik en het waarde behoud van materialen)

• 3.

  SROI (Social Return on Investment, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, mogelijkheden bieden)

• 4.

  MKB en innovatie gericht inkopen

• 5.

  Internationale Sociale Voorwaarden (ISV, tegen gaan van internationale schendingen van arbeidsrechten)

Beoogd resultaat

• -

  structuur neerzetten hoe duurzaamheid een plek te geven binnen de gemeentelijke inkopen

• -

  richting geven aan het college en de organisatie hoe duurzaam inkopen ingezet wordt

• -

  invulling geven aan de MRA Roadmap passend bij Zaanstad

Kader

0) Algemeen

• -

  Raadsbesluit RB 2015/81, Verduurzaming gemeentelijke organisatie (Verseon 2015/142032).

• -

  Coalitieakkoord 2020-2022 ‘De molen op de wind zetten”, hoofdstuk 6 (p.24) investeren in Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.

• -

  Strategisch Inkoopbeleid 2017” (Verseon 2017/44794).

• -

  Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (Verseon 2016/250266)

• -

  MVI Klimaatbewust en Circulair (Verseon 2018/13755)

Op beide thema’s zijn, middels verschillende besluiten, de volgende te behalen doelen beschreven en vastgesteld door het college van B&W.

1) Klimaatneutraal

Voor de gemeente is het rapport ‘de CO2 neutrale stad’ (Verseon 2018/22642) vastgesteld in juli 2018, waarin de doelstelling staat dat Zaanstad CO2 neutraal dient te zijn uiterlijk in 2040. Daarbij is het eerste doel een reductie van 6% in 2022.

2) Circulair

De gemeente volgt de landelijke ambitie om in 2030 50% van de grondstoffen te laten bestaan uit secundaire (niet nieuwe) grondstoffen. Dit is in de uitvoeringslijnen circulaire economie (Verseon 2018/11267) op 10-04-2018 bekrachtigd inclusief een grondstoffenplan voor huishoudens.

In MRA verband, waar Zaanstad onderdeel van is, is er een intentie overeenkomst (Verseon 2018/13755) getekend op 20 juni 2018 voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap, waarbij 10% van de inkopen circulair dienen te zijn in 2022 en 50% van de inkopen circulair dienen te zijn in 2025.

Overkoepelend over beide thema’s heeft het college de volgende Green Deals ondertekend:

Green Deal Zorg 2.0 (Verseon 2018/32189) getekend op 15 mei 2019.

Green Deal Zero Emissie Stadslogistiek (Verseon 2019/12722) getekend op 17 juni 2019.

Roadmap

Bij het ondertekenen van de intentie overeenkomst binnen de MRA is er afgesproken gezamenlijk een Roadmap (zie bijlage 1) op te stellen. De Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap is bedoeld als uitwerking van die intentieverklaring. De Roadmap is een digitale gids die een praktische methodiek op maat biedt voor MRA-overheden bij de invoering en opschaling van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. De gids is vooral praktisch, met een navolgbaar stappenplan, templates om in te vullen, instrumenten om te gebruiken en voorbeelden om na te leven.

Dit beleid geeft, onder andere, Zaanse invulling aan deze Roadmap.

Een volledig circulaire economie in het jaar 2050. Dat is wat de overheid zich ten doel heeft gesteld. Een mooi vooruitzicht, dat echter een radicale omslag vraagt in denken en doen. Allereerst bij de overheid zelf, want die moet de zaak aanjagen en het goede voorbeeld geven. Transitieopgaves, zoals de overgang naar een circulaire economie, kenmerken zich door een enorme complexiteit. Het aantal belanghebbenden is groot en hun belangen zijn vaker wél- dan niet conflicterend. Dan is de vraag: hoe kom je binnen zulke complexe vraagstukken tóch tot aansprekende, mobiliserende en motiverende successen, die de uiteindelijke inzet dichterbij brengen? De Wageningse bestuurskundige Katrien Termeer bracht een rapport uit over de rol die small wins kunnen spelen in deze transitie. Small wins bieden een praktischer perspectief. In de ogen van Termeer gaat het om kleine, betekenisvolle stappen met tastbare resultaten. Als voorbeelden van small wins op weg naar een circulaire economie noemt ze het concept van 'Light as a Service’ en het verbod op het gratis weggeven van plastic tasjes. Het gaat om overzichtelijke, aansprekende, effectieve en uitvoerbare ideeën. Focus op overzichtelijke stappen voorkomt dat mensen overweldigd raken door de complexiteit van een vraagstuk. Het maakt dat er minder wordt gepraat en eerder gehandeld. Ze zijn bovendien sneller uit te voeren, omdat ze minder weerstand oproepen. De small wins zoals Termeer die bedoelt heeft als kenmerk dat ze diepgaand zijn en radicaal nieuwe praktijken, inzichten en waarden opleveren. Daarmee onderscheiden ze zich van bijvoorbeeld quick wins. Als small wins succesvol zijn, dan geeft dat de organisatie energie om verder te gaan op het ingeslagen pad. Daardoor kunnen small wins bij elkaar opgeteld wel degelijk leiden tot grootschalige, diepgaande transities, betoogt Termeer. Zie ook https://www.wur.nl/nl/nieuws/Rapport-small-wins-aanpak-voor-de-transitie-opgaven.htm voor het volledige rapport.

Duurzaamheid is niet nieuw binnen het inkoopgebied maar is complex en heeft de afgelopen jaren meer maatschappelijke aandacht gekregen. Daardoor wordt dit door de afdelingen nog regelmatig als iets spannends en onbekends ervaren. Om dit te doorbreken is het credo om kleine stapjes te zetten en dan elke keer net iets meer uit te vragen dan voorheen.

De MRA onderscheidt 3 verschillende ambitieniveaus voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap, waarbij het te kiezen ambitieniveau gaat over de snelheid en intensiteit waarmee een gemeente verwacht te gaan werken aan het proces binnen de eigen organisatie:

Voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap kiest gemeente Zaanstad voor het ambitieniveau gevorderd. We zijn ambitieus, hebben er (beperkte) capaciteit voor vrijgemaakt en er is een groep ambassadeurs binnen de organisatie.

Maar duurzaam inkopen is in de praktijk ook vaak nog bij afdeling Inkoop gelegen. Het opdrachtgeverschap dient nog meer van de gehele organisatie te worden.

Wij zijn de basis reeds voorbij maar voldoen (nog) niet aan de omschrijving van Excellent. Om de doelstellingen te behalen zal een uitdaging op zich zijn.

Het ambitieniveau gevorderd leidt tot de volgende invulling van het tijdpad.

Meten

Daadwerkelijke impact van duurzaam inkopen is nog lastig te meten door complexe formules, aannames en vergelijkingen. Wat betekent iets voor het hele productieproces of is er juist een heel nieuw productieproces, welke logistieke bewegingen horen daarbij etc. Daarom is er in MRA verband besloten dat er in eerste instantie nog niet kwalitatief gaan meten maar voornamelijk op het proces. Het doel is om beweging te creëren naar een duurzamere maatschappij en het meten moet niet een doel op zich worden.

Daarnaast is er in MRA verband afgesproken dat we gaan meten op basis van de spendanalyse 4 . Daardoor kunnen inkopen uit het verleden, waarvan de overeenkomst nog loopt, impact maken op het resultaat.

Een inkoop wordt als duurzaam gekwalificeerd als er een bijdrage is op 1 van de 2 ambities (klimaat neutraal of circulair) door:

• 1.

  Marktconsultatie: met de markt mogelijkheden zijn verkend

• 2.

  Uitvraag: de minimale (Pianoo) criteria zijn toegepast in de uitvraag

• 3.

  Contract: via gunningscriteria een toegevoegde waarde wordt gerealiseerd en gecontracteerd

• 4.

  Borging: de toegevoegde waarde in praktijk wordt gebracht middels contractmanagement

Voor het behalen van een percentage wordt er onderscheid gemaakt tussen inkopen waarbij er directe invloed is op het product, de levering of de keten of dat er sprake is van indirecte invloed zoals bij diensten, volgens de vastgestelde lijst van inkooppakketten. Het percentage waarmee we rapporteren richting MRA is gebaseerd op de inkopen met enkel directe invloed.

Het scoren gaat in categorieën, welke de volgende percentages vertegenwoordigen:

Op termijn zal er MRA breed gekeken worden hoe we impact metingen makkelijk(er) kunnen toepassen.

De percentages die uit deze meting komen zeggen dus niets over de impact of hoeveel procent er feitelijk circulair is ingekocht.

Zie voor extra uitleg over de manier van meten, hoofdstuk 4 van de Roadmap in bijlage 1.

Daarnaast wordt de MVI ZelfEvaluatieTool (ZET) ingevuld, voortvloeiend uit een verplichting vanuit het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Deze meet kwantitatief op alle onderwerpsgebieden op aanbestedingsniveau. Deze tool zal ook gebruikt worden voor de nulmeting.

Het invullen van de tool gebeurt enkel voor de Europese aanbestedingen. Dit is gelegen in het feit dat de afdelingen zelfstandig, op basis van een adviesgesprek met Inkoop, de onderhandse aanbestedingen uitvoeren. Dit betekent in de praktijk dat deze onderhandse aanbestedingen niet standaard in een digitaal platform (Tenderned) worden geregistreerd. Tevens ligt de primaire focus op dit moment op de Europese aanbestedingen gezien de beperkte beschikbare capaciteit (zie ook argumenten en afwegingen).

Rapporteren

Het is belangrijk om transparant te zijn over de resultaten die worden geboekt. Daarom zal er half jaarlijks gerapporteerd worden aan inkoopboard/ categorie eigenaren, en jaarlijks aan het Directie Overleg en aan de betrokken wethouders met duurzaamheid en inkoop in de portefuille.

Tevens zal er over de kort cyclische evaluatie gerapporteerd worden aan de inkoopboard (zie ook hoofdstuk Evaluatie).

Instrument voorafgaand aan inkooptraject:

Kansenkaart

De beslissing of een aanbesteding kansrijk is voor een duurzame inkoop is afhankelijk van het onderwerp en de insteek. Dit zal aan de hand van een kansenkaart (zie bijlage 2) en de inkoopkalender gebeuren. Het beoordelen van de kansrijkheid gebeurt op diverse punten, te weten:

1 Directe of indirecte invloed in de keten

2 Europese of (meervoudig) onderhandse procedure

3 Aandeel fysieke component in een aanbesteding

4 Bijdrage aan zichtbaarheid en draagvlak

Deze afweging dient gemaakt te worden omdat er beperkte middelen zijn en beperkte expertise in huis is om hierin bij te dragen gedurende het inkooptraject naast de procesbegeleiding van de inkoper.

Blijkt een inkoop kansrijk, dan zal zo optimaal mogelijk worden ingezet op klimaatbewust en/of circulair inkopen. Dat betekent het zo veel mogelijk voorkomen van gebruik van niet hernieuwbare grondstoffen, het reduceren van afval en het reduceren van CO2 uitstoot in de gehele keten. Bovengenoemde definiëren wij als verduurzaming. Daarnaast zal er per inkooptraject onderzocht worden wat de totale levensduurkosten zijn en of het een levering, werk of dienst is welke zich leent voor Product as a Service (bijvoorbeeld het kopen van licht in plaats van lampen).

Externe instrumenten als eis of gunningscriterium:

Er zijn meerdere instrumenten beschikbaar op de markt. Hierbij een aantal grotere of bekende toegelicht.

Milieuthermometer

Met de Milieuthermometer Zorg maakt de instelling haar aandacht voor een duurzame bedrijfsvoering zichtbaar.

Milieubarometer

De Milieubarometer is een praktisch, landelijk gerenommeerd instrument om CO2-footprints te maken. De Milieubarometer toont waar de milieuwinst van een bedrijf zit; met grafieken, kengetallen en branchegemiddelden.

CO2 prestatieladder

De CO2-Prestatieladder is hét duurzaamheidsinstrument van Nederland dat organisaties en overheden helpt bij het reduceren van CO2 en kosten. Binnen de bedrijfsvoering, in projecten én in de keten. De Ladder wordt als CO2-managementsysteem, als aanbestedingsinstrument en voor handhaving gebruikt. Deze ladder is een die geaudit wordt.

Grondstoffenpaspoort/ materialenpaspoort

Een materialenpaspoort of een grondstoffenpaspoort maakt inzichtelijk wat de grondstofsamenstelling van een product is, wat de herkomst van grondstoffen is en welk deel hiervan uit gerecycled materiaal bestaat en hoe de materialen zijn verwerkt. Hiermee wordt de circulariteit van een product duidelijker. Bovendien maakt het registreren van deze data het specifiek vervangen, hergebruiken en terugwinnen van materialen bij de sloop of demontage makkelijker.

Keuze instrumenten

Alle externe instrumenten zijn goed maar er is geen compleet instrument.

Daarnaast kan bij Europese aanbestedingen niet zomaar gestuurd worden op landelijke instrumenten. Het moet voor alle gegadigden, dus ook buitenlandse partijen, haalbaar zijn om een keurmerk of norm aan te tonen. Daarom zal er bij buitenlands animo ook een vergelijkbaar gelijkwaardig instrument toegelaten moeten worden.

De milieuthermometer richt zich enkel op de zorg en zou goed toepasbaar zijn binnen inkoopcategorie 10 sociaal domein. Deze sluit ook aan bij de Green Deal Zorg 2.0 (Verseon 2018/32189) welke getekend is (mei 2019).

De CO2 prestatieladder en de milieubarometer zeggen niets over de mate van circulariteit, waardoor deze vooralsnog niet voldoende alle inkopen afdekt. Daarnaast heeft een aantal marktpartijen bij overheden aangegeven dat als je de prestatieladder uitvraagt, er zelf ook aan moet voldoen. Dit wordt momenteel vanuit Grondzaken onderzocht.

De CO2 prestatieladder wordt mogelijk op termijn aangepast naar een complete ladder waar ook circulariteit een plek in krijgt.

Daarnaast hebben we nog geen ervaring met deze instrumenten. Hierdoor is de administratieve last versus wat het ons oplevert nog onbekend.

Zaanstad kiest ervoor om vooralsnog geen specifiek instrument uit te dragen en standaard uit te vragen als gemeente zijnde. Er zal voor elk traject waarbij de gemeente gaat inzetten op duurzaamheid gekeken worden of daar een passend instrument bij past en deze als pilot in te zetten. Zo kan er ervaring opgedaan worden met de verschillende instrumenten. Dit maakt dat er op termijn mogelijk wel voor een instrument (of instrumenten) kan worden gekozen.

1 Capaciteit

Er is met de coalitieonderhandeling bepaald dat er 1,5 FTE wordt gemaakt voor inzet op duurzaam inkopen. Deze capaciteit is middels her-prioritering verhoogd naar 2 FTE, verdeeld tussen het Ingenieursbureau, ten behoeve van categorie 8 GWW en afdeling Inkoop en Subsidies. De FTE bij Inkoop is verantwoordelijk voor de rapportage, de samenwerking binnen de MRA, het kwartiermakerschap, (interne)communicatie en de advisering op inkooptrajecten van alle inkoopcategorien m.u.v. van categorie 8 (openbare ruimte/GWW).

Binnen de huidige capaciteit is bovengenoemde geen haalbare kaart om alle categorieën te bedienen op alle inkooptrajecten en kwetsbaarheid van deze inzet is groot. Daarom wordt er, als beheersmaatregel, gekozen om voornamelijk in te zetten op de categorieën waar veel impact, invloed én zichtbaarheid is.

Impact en invloed

De keuze is gemaakt om in te zetten op categorieën waar veel impact te behalen is. Dit zijn categorieën waar veel geld in omgaat en waar veel grondstoffen worden ingezet met veel CO2 uitstoot. Daarnaast zijn er inkopen waar directe invloed uit te oefenen valt, bijvoorbeeld door de fysieke component in een aanbesteding.

Deze inkopen bevinden zich voornamelijk in categorieën:

• •

  Kantoorbenodigdheden (ca € 1 mln per jaar)

• •

  Vervoer (ca € 0.5 mln per jaar)

• •

  Gebouwen (ca € 17 mln per jaar)

• •

  Grond Weg en Waterbouw (ca € 42 mln per jaar)

• •

  Maatschappelijk domein (ca € 50 mln per jaar)

Er zijn ook zeer impactvolle inkooppakketten die hier buiten vallen zoals bedrijfskleding en ICT hardware. Ook daar zal inzet op gepleegd worden.

Zichtbaarheid

De effecten van inkopen binnen bedrijfsvoering zijn zichtbaar voor de gehele organisatie. Medewerkers worden daardoor geconfronteerd met al dan niet duurzame producten en diensten. Dit kan veel doen op het gebied van draagvlak want zo kan duurzaamheid van ons allemaal worden en niet enkel van de koplopers. Daarnaast kan dit ook wat betekenen in de eigen gezinssituatie. Hierdoor ontstaat het gewenste drempelverlagende, sneeuwbaleffect.

Daarnaast zijn aanbestedingen welke effect hebben en zichtbaar zijn in de openbare ruimte interessant om op in te zetten. Daarbij brengt Zaanstad haar duurzaamheidsambities naar buiten en maakt ze zichtbaar voor burgers en bedrijven dat er ook gebeurt wat er wordt gezegd.

Deze inkopen bevinden zich voornamelijk binnen de inkoopcategorieën:

2 (kantoorbenodigdheden)

6 (vervoer)

7 (gebouwen)

8 (openbare ruimte/GWW)

Inzet

De fte bij de Afdeling Inkoop en Subsidies richt zich op de inkoopcategorie kantoorbenodigdheden, vervoer, gebouwen en maatschappelijk domein. De fte bij het Ingenieursbureau richt zich op de Grond, Weg en Waterbouw.

Daarbij beperkt de fte bij de Afdeling Inkoop zich tot de 40 Europese trajecten die jaarlijks plaatsvinden. Meervoudig en enkelvoudig onderhandse inkooptrajecten kunnen ook zeer kansrijk en impactvol zijn, maar gelet op de huidige capaciteit niet haalbaar in de uitvoering.

Het ingenieursbureau richt zich binnen de GWW Categorie op zowel de Europese als de meervoudig onderhandse inkooptrajecten.

Aansluiting MRA

Deze inzet sluit ook aan bij het besluit van de MRA Duurzaamheid-Top van 18 oktober jl. waarin is besloten dat de overheden binnen de MRA gaan inzetten op het circulair inkopen Beton, Asfalt, Verkeersborden, Catering en Meubilair. Hiervoor worden 5 werkgroepen gevormd, welke de koers bepalen voor alle overheden binnen de regio. Daarmee willen de MRA- gemeentes de markt een signaal geven en zelf aan de slag gaan met circulair inkopen. Zaanstad trekt daarbij de werkgroep verkeersborden en zal deelnemen in de werkgroepen Beton en Catering.

2 Onvoldoende sturing op contracten

Een ander risico is dat er in de contractmanagementfase niet voldoende op een overeenkomst wordt gestuurd. Hierdoor kan tijdens het inkoopproces een erg mooi duurzaam concept zijn uitgevraagd, aangeboden en gecontracteerd. Echter als de leverancier niet gehouden wordt aan zijn verplichtingen, dan is het resultaat nog steeds nul.

De beheersmaatregel hierop is dat er vanuit afdeling Inkoop en Subsidies extra inzet gepleegd zal worden op het verder professionaliseren van contractmanagement. Daarbij zal de urgentie van duurzaamheid en het bereiken van resultaten op het gebied van duurzaamheid een rol spelen.

3 Opdrachtgeverschap

Een risico is dat ondanks de inspanningen van Afdeling Inkoop en Subsidies de budgethouder/ intern opdrachtgever geen duurzaamheid wil toepassen in dat inkooptraject. Dit kan komen omdat de uitkomst onzeker is of de middelen niet toereikend blijken of lijken te zijn.

Circulair en klimaatbewust inkopen lijkt in eerste instantie duurder te zijn. In een heel aantal gevallen is dit op korte termijn juist, maar kan het op lange termijn toch financieel aantrekkelijk zijn door te kijken naar de kosten over de gehele contracttermijn of levert een duurzame investering andere besparingen op (bijvoorbeeld verminderd energieverbruik). Mogelijk leidt dit ertoe dat in de organisatie niet altijd voor duurzaam inkopen wordt gekozen.

Omdat het beleid niet te vrijblijvend dient te zijn en duurzaam inkopen serieus opgepakt dient te worden, geeft het college de ondergemandateerde budgethouders binnen bovenvermelde inkoopcategorieën de verplichting om duurzaamheidsmogelijkheden te onderzoeken en toe te passen waar dit binnen de budgettaire mogelijkheden valt. Dit op basis van het ‘pas toe of leg uit’-principe.

Dit onderzoek bestaat uit de verplichte marktconsultatie of verkenning, waarbij

de markt de mogelijkheden van een duurzamere uitvraag kan aangeven inclusief bijbehorende kosten voor de totale contractduur (Total Cost of Ownership of naar de complete Life Cycle kijken). Dit kan bijvoorbeeld door offertes op te vragen of een recente marktconsultatie van een andere gemeente te gebruiken. Daarnaast dient er gekeken te worden of er geen interne belemmeringen zijn die duurzaam inkopen in de weg zitten.

Goedkoper of bij gelijke kosten

Blijkt een duurzame oplossing goedkoper en wordt er niet ingeboet op het benodigde kwaliteitsniveau, wordt de interne Opdrachtgever verplicht hiervoor te kiezen.

Ook kan het er toe leiden dat er in een aantal gevallen gekozen zal worden voor een langere contractduur waardoor een duurzame oplossing budgettair mogelijk is.

Bij meer kosten

Waar blijkt dat er een investering nodig is om tot een duurzamere oplossing te komen, kan de organisatie gebruik maken van het raadsbesluit RB 2015/81, Verduurzaming gemeentelijke organisatie (Verseon 2015/199284) waarbij de mogelijkheid geschapen is dat een investering welke zich in 15 jaar terugverdient en ten behoeve van het verduurzamen van de gemeentelijke organisatie is, gedaan kan worden. In deze gevallen worden interne opdrachtgevers ook verplicht voor de duurzamere oplossingen te kiezen.

Het gebruik van deze regeling kent twee obstakels. A) Er wordt een zodanige interne rekenrente toegepast, dat het gebruik van deze regeling aan extra eisen moet voldoen om te komen aan de door de raad gestelde terugverdientijd. B) Om goed gebruik te kunnen maken van deze regeling kost veel tijd omdat er een gedegen voorstel moet worden gemaakt.

Als bovenstaande niet mogelijk is, kan er ook gekeken worden om gezamenlijk in te kopen waardoor er volume vergroting is en marktpartijen kunnen zakken in de prijs.

Hierdoor ontstaat een eerlijke weging tussen korte termijn budget versus overall duurzaamheid.

Escalatiemodel

Afwegingen en dilemma’s worden voorgelegd aan het sectorhoofd Advisering en Interne Dienstverlening en het vakinhoudelijk sectorhoofd waar de inkoop plaatsvind. Zij nemen een gezamenlijk besluit op basis van een uitgebracht advies van de inkoopboard en leggen dit voor aan het college.

Financiële consequenties

De doorvoering van dit beleid kan leiden tot drie scenario’s:

• 1.

  Bij minder of gelijkblijvende kosten duurzaamheid direct doorvoeren (geen financiële consequenties).

• 2.

  Bij een terugverdientijd binnen 15 jaar gebruiken maken van het bestaande regeling die door de Raad is aangenomen en conform die regeling wordt uitgewerkt waarbij het college het mandaat is verleend tot het doen van deze investeringen en daar een besluit over dient te nemen.

• 3.

  Indien het niet terugverdiend wordt binnen 15 jaar, wordt dit meegenomen in de integrale afweging die het College van B&W jaarlijks bij voorjaarsnota en begroting voorlegt aan de raad.

Reëel begroten op voorhand is op dit moment niet haalbaar. Dit blijkt uit de duurzaamheidsopdracht die aan afdelingen meegegeven wordt. Elke markt en elk product is anders en ook de kosten die ermee gemoeid zijn kunnen afhankelijk van de afname in Nederland per jaar variëren.

Elk jaar zal dit beleid herijkt en getoetst worden waar Zaanstad nu staat en of het ambitieniveau van gevorderd nog passend is.

Daarbij worden de acties ook getoetst of deze gehaald zijn en aangevuld of bijgesteld moeten worden.

Ook zal de vraag elk jaar gesteld worden of deze evaluatie wenselijk is en de rapportages aan de verwachtingen voldoen.

Nadat Zaanstad ervaring op heeft gedaan met een instrument wordt dit geëvalueerd. Dit zal ook onderdeel zijn van de gehele evaluatie waardoor er op termijn mogelijk wel voor een of meerdere standaard instrumenten gekozen kan worden.

Ook de onderzoeksverplichting zal intern getoetst moeten worden; wat heeft dit opgeleverd, waar loopt de organisatie tegen aan en kunnen of willen we dat oplossen? Wat heeft deze maatregel voor financiële consequenties gehad qua investeringen met een terugverdientijd van maximaal 15 jaar?

Maar ook de haalbaarheid voor bedrijven zal moeten worden geëvalueerd. Wat betekend dit voor hen, is dit een wenselijke situatie en wat zou er verbeterd kunnen worden?

Deze evaluaties op alle onderdelen zal eens per jaar plaats vinden en worden besproken in de Inkoopboard.

Bijlage 1 MRA Roadmap Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap (2019/27598)

MRA Roadmap Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap