Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Zaanstad

Achtergrond

De ambtelijke organisatie van Zaanstad bestaat uit een Concernstaf en de volgende organisatorische eenheden (hierna te noemen: de diensten):

• x

  de dienst Publiek

• x

  de dienst Wijken

• x

  de dienst Stad

• x

  de dienst Stadsbedrijven

• x

  de Brandweer

De Concernstaf opereert dienstoverstijgend en is onder andere gericht op horizontale coördinatie van beleid tussen diensten.

In het kader van integraal management is elke dienst zelf verantwoordelijk voor het beleidsmatig en financieel dienstresultaat. Het uitgangspunt van integraal management brengt dan ook met zich mee dat het verlenen van opdrachten door de gemeente Zaanstad doorgaans geschiedt onder verantwoordelijkheid van de diensten.

Deze gedecentraliseerde opzet maakt, onder meer vanuit efficiëncy-overwegingen, coördinatie en kaderstelling gewenst. Vanuit de diensten zelf is ook aangedrongen op nadere kaderstelling ten aanzien van met name het aanbesteden van (grootschalige) bouwprojecten alsmede een aanscherping van de gedragsnormen.

Daarnaast is met ingang van 1 januari 2004 de Gemeentewet gewijzigd. In navolging van de rijksoverheid krijgen ook gemeenten te maken met een accountantscontrole op de naleving van (Europese) aanbestedingsregels. Dit is een goede reden om de regelgeving duidelijk onder de aandacht te brengen van alle ambtenaren, die met inkoop en aanbesteding te maken hebben.

Doelstelling

Het doel van deze gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsnota is:

• x

  Het vastleggen van de uitgangspunten met betrekking tot het uitvoeren van de inkooptaken binnen de gemeente;

• x

  Het, binnen de bestaande regelgeving, vaststellen van nadere gemeentelijke richtlijnen voor het uitvoeren van de gemeentelijke inkooptaken;

• x

  Het toelichten van Europese wet- en regelgeving;

• x

  Het streven naar integriteit en efficiëntie.

Doelgroep

In deze inkoop- en aanbestedingsnota is het Zaanse inkoop- en aanbestedingsbeleid verwoord. De nota dient tevens als richtlijn voor alle functionarissen binnen de gemeente Zaanstad die direct dan wel indirect betrokken zijn bij het uitvoeren van de gemeentelijke inkooptaken en aanbestedingen.

Het hanteren van de uitgangspunten en het naleven van de richtlijnen is de verantwoordelijkheid van de individuele dienst. De concerncontroller en dienstcontrollers zullen vanuit hun controlfunctie toetsen of de inkoopfunctie conform de richtlijnen wordt uitgevoerd.

Bureau Inkoop en Contracten

Ter ondersteuning van de gemeentelijke inkoopfunctie heeft het College medio 2001 besloten het bureau Inkoop en Contracten (hierna te noemen I & C) in te stellen met de volgende hoofdtaken:

• x

  Het coördineren van de niet-dienstspecifieke inkoop;

  inkooppakketten die door meer dan één dienst afgenomen worden, dienen gecoördineerd – d.w.z. gezamenlijk – en conform wet- en regelgeving aanbesteed te worden, bij voorkeur door het sluiten van raamovereenkomsten.

• x

  Het ondersteunen van de dienstspecifieke inkoop;

  hetondersteunen van de diensten bij hun inkooptaken.

• x

  Het vormgeven van het inkoopbeleid;

  Het medeformuleren van kaders en richtlijnen waarbinnen de gemeentelijke inkoop uitgevoerd dient te worden.

• x

  Het opzetten van een inkoopcontrolsysteem;

  het opzetten van een systeem, gericht op het beheersen van de gemeentelijke inkoopfunctie in financiële en kwalitatieve zin, als basis voor optimalisering en verbetering.

• x

  Het aanleveren van inkoophulpmiddelen;

  het aanbieden van een applicatie, momenteel Eurotender, voor begeleiding van Europese aanbestedingen en het beheren van de contractenbank.

In paragraaf 3.2 zal de rol van bureau I & C nader uitgewerkt worden.

Opbouw van deze nota

In hoofdstuk 1 wordt het inkoopbeleid van de gemeente Zaanstad behandeld. Hierin staan de uitgangspunten, waaraan de inkoop van goederen of diensten moet voldoen, met een nadere uitwerking in bijlage 1.

Hoofdstuk 2 behandelt de Europese regelgeving inzake aanbestedingen. De uitwerking hiervan vindt plaats in bijlage 2.

In hoofdstuk 3 zijn de gemeentelijke aanbestedingsregels kort en overzichtelijk opgenomen. In hoofdstuk 4 wordt het leveranciersbeleid weergegeven. In hoofdstuk 5 worden tenslotte de inkoopethiek en gedragsnormen behandeld.

Bij het schrijven van deze nota is gebruik gemaakt van aanbestedingsnota´s van diverse gemeenten, waaronder Leiden, Utrecht en Almere, alsmede de toelichting op de Europese richtlijnen en de Handreiking “ Verdien aan besteden”, opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Doelstelling

Doelstelling is de professionalisering van de inkoopfunctie. Hierbij wordt gestreefd naar het optimaal aanwenden van de financiële en personele middelen door het verbeteren van de inkoop- en aanbestedingsprocessen.

De volgende uitgangspunten zijn hierbij van belang:

• 1.

  Het bundelen van gemeentelijke inkoopkracht;

• 2.

  Het voldoen aan gemeentelijke kaders inzake inkoopprocedures en –methoden;

• 3.

  Het voldoen aan de eisen van (Europese) regelgeving inzake inkoop en aanbestedingen;

• 4.

  Het beheersen en indien mogelijk verlagen van de integrale kosten, gemoeid met inkoop;

• 5.

  Het realiseren van leveranciersoptimalisatie;

• 6.

  Het hanteren van inkoopethiek;

• 7.

  Het stellen van milieu-eisen;

• 8.

  Het hanteren van sociaal beleid;

ad 1) Het bundelen van gemeentelijke inkoopkracht

Het beleid van de gemeente is erop gericht de inkoopkracht zoveel mogelijk te bundelen. Bundeling is mogelijk door het samenvoegen en standaardiseren van met name niet-dienstspecifieke inkooppakketten, zoals bijvoorbeeld energie, kantoormeubilair, schoonmaak, onderhoud, etc.

Bij de bundeling van de gemeentelijke inkoopkracht speelt het bureau I & C een sleutelrol door het inventariseren en identificeren van inkooppakketten en het realiseren van verbeteringen.

ad 2) Het voldoen aan gemeentelijke kaders inzake inkoopprocedures en –methoden

Behalve de Europese en Nederlandse regelgeving kent de gemeente ook eigen aanbestedingsregels. In hoofdstuk 3 worden deze nader uitgewerkt.

ad 3) Het voldoen aan de eisen van (Europese) regelgeving inzake inkoop en aanbestedingen

Het kader voor overheidsaanbestedingen, waartoe de gemeentelijke inkopen ook behoren, wordt gevormd door een stelsel van Europese en Nederlandse regelgeving.

De gemeente kan te allen tijde worden aangesproken op gegunde opdrachten en is verplicht, ook als aanbestedingen onder Europese drempelbedragen blijven, tot een inzichtelijke, objectieve en efficiënte verstrekking van opdrachten te komen op grond van onder andere de Algemene wet bestuursrecht.

In dit kader zijn voor de gemeente met name van belang:

• x

  de Europese richtlijnen voor de aanbesteding van diensten, leveringen en werken;

• x

  de Nederlandse regelgeving, zoals het Burgerlijk Wetboek en de Algemene wet bestuursrecht;

• x

  het Uniform Aanbestedingsreglement (UAR-2001) dat van toepassing verklaard kan worden op de aanbesteding van werken;

• x

  het Uniform Aanbestedingsreglement -EG (UAR- EG 1991) dat van toepassing verklaard kan worden op de Europese aanbesteding van werken.

ad 4) Het beheersen en indien mogelijk verlagen van de integrale kosten, gemoeid met inkoop

Naast het optimaliseren van de directe kosten (de inkoopprijs), omvat dit ook de indirecte kosten zoals logistieke, voorraad-, administratie- en onderhoudskosten en de daarmee gemoeide personele inspanningen.

ad 5) Het realiseren van leveranciersoptimalisatie

Naast het bundelen van de gemeentelijke inkoopkracht is het reduceren van het aantal leveranciers een belangrijk middel in het realiseren van verbeteringen en besparingen binnen het inkoopproces.

Het realiseren van leveranciersoptimalisatie is mogelijk met een duidelijk gedefinieerd leveranciersbeleid. Zie hiervoor hoofdstuk 4.

ad 6) Het hanteren van inkoopethiek

De gemeente streeft een integere en ethische omgang met haar leveranciers na. Omgekeerd wordt dit ook verlangd van de leveranciers die met de gemeente zaken doen. In hoofdstuk 5 wordt dit nader uitgewerkt.

ad 7) Het stellen van milieu-eisen

De gemeente Zaanstad streeft naar milieubewustheid.

Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld de handleiding Duurzaam Bouwen, welke is uitgegeven door het Ministerie van VROM en de intentieverklaring Duurzaam inkopen. De gemeente conformeert zich hieraan en deze uitgangspunten worden gehanteerd bij het opstellen van specificaties, bestekken en het selecteren van leveranciers.

Ad 8) Het hanteren van sociaal beleid

Voorbeelden van sociaal beleid zijn het aanbesteden aan sociale werkplaatsen en de eis van het inschakelen van werklozen en/of gehandicapten. Veelal denken gemeenten daarbij aan eigen inwoners. De Europese richtlijnen bieden echter niet veel mogelijkheden, omdat de eis van het inschakelen van bijvoorbeeld Zaanse werklozen, gehandicapten of de Zaanse sociale werkplaats al snel in strijd wordt geacht met de voorwaarde van non-discriminatie.

Het eventueel hanteren van sociaal beleid is derhalve een onderwerp van nadere uitwerking.

2.1 Inleiding

De Europese richtlijnen voor aanbestedingen zijn opgesteld door de Europese Commissie voor gebruik door overheden en nutsorganisaties en de in hun opdracht aanbestedende dienstverleners, aannemers en leveranciers.

Hoewel de term richtlijn suggereert dat er sprake is van vrijblijvendheid is dit geenszins het geval. De richtlijnen zijn direct werkende Europese wetgeving en de gemeente is verplicht deze toe te passen.

De richtlijnen hebben tot doel de Europese markt voor overheidsopdrachten te liberaliseren waarbij optimale marktwerking wordt nagestreefd. Daartoe schrijven de richtlijnen expliciet voor hoe aanbestedingsprocessen doorlopen moeten worden.

Indien de Europese richtlijnen niet zijn nageleefd, kan een vordering tot schadevergoeding worden door eren aanbieder op grond van onrechtmatige daad. Dan zal moeten worden aangetoond dat het niet naleven van de richtlijnen heeft geleid tot schade bij de desbetreffende aanbieder. De hoogte van de geleden schade is daarbij vaak een twistpunt.

Meer soelaas biedt een rechterlijk bevel tot stopzetting van de aanbestedingsprocedure of een verbod om een opdracht aan een bepaalde kandidaat te gunnen. Dit betekent veelal dat de procedure opnieuw gedaan moet worden.

Daarnaast kan de Europese Commissie, al dan niet op basis van een ingediende klacht, besluiten om een procedure te starten tegen een lidstaat wegens het niet naleven van een aanbestedingsprocedure met oplegging van een boete aan de lidstaat. Deze boete wordt doorberekend aan de gemeente die nalatig is de Europese aanbestedingsprocedure na te leven. Tevens kan de Commissie via een kort geding schorsing van de aanbestedingsprocedure gedurende de bodemprocedure vorderen.

2.2 Het wettelijk kader

De gemeente dient te handelen conform de volgende richtlijnen:

• x

  Richtlijn aanbesteding werken; richtlijn 93/37/EEG van de Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor de uitvoering van werken, PB 1993, L 199/54 (de “Richtlijn Werken”);

• x

  Richtlijn aanbesteding leveringen; richtlijn 93/36/EEG van de Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen, PB 1993, L199/1 (de “Richtlijn Leveringen);

• x

  Richtlijn aanbesteding diensten; richtlijn 92/50/EEG van de Raad 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening, PB 1992, L 209/1 (de “Richtlijn Diensten”);

• x

  Richtlijn 97/52/EG wijzigt de hiervoor genoemde richtlijnen voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

2.3 proceduresDe

De richtlijnen geven de stappen in het selecteren van een leverancier aan. Ze schrijven voor hoe, en met welke gegevens, de voorgenomen aanbesteding moet worden aangekondigd, welke informatie de potentiële leveranciers dienen te ontvangen in de aanbestedingsdocumenten en hoe de offertebeoordeling moet worden doorlopen. Hierbij zijn minimale termijnen aangegeven die gehanteerd moeten worden bij de uitvoering.

Belangrijke elementen van de regelgeving zijn:

• a.

  Het publiceren van de aankondiging en gunning van de opdracht in het Supplement van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (SPbEG);

• b.

  De minimale termijnen die gehanteerd moeten worden voor bijvoorbeeld het inschrijven als gegadigde en het indienen van offertes;

• c.

  Een objectief programma van eisen om concurrentievervalsing tegen te gaan. Er mogen bijvoorbeeld geen merknamen instaan;

• d.

  Het vooraf vastleggen van de selectiecriteria en eventuele wegingsfactoren voor het beoordelen van aanmeldingen c.q. offertes.

2.4 Voorwaarden Europees aanbesteden

Om te bepalen of de gemeente conform de Europese richtlijnen moet aanbesteden, dienen de navolgende drie vragen beantwoord te worden:

• 1.

  Is er sprake van een aanbestedende dienst?

• 2.

  Valt de opdracht onder de richtlijnen?

• 3.

  Is de waarde van de opdracht hoger dan het drempelbedrag?

Indien op alle drie vragen een positief antwoord gegeven wordt, dient er Europees aanbesteed te worden.

ad 1) Is er sprake van een aanbestedende dienst?

De gemeente Zaanstad als geheel wordt op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen als aanbestedende dienst aangewezen.

Derhalve is zij verplicht al haar opdrachten die boven de drempelbedragen uitkomen, aan te besteden overeenkomstig de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Voor zover de gemeente deelneemt aan bijvoorbeeld gemeenschappelijke regelingen of aan een rechtspersoon voortvloeiende uit een vorm van publiek-private samenwerking dient eveneens rekening te worden gehouden met de plicht tot aanbesteding, indien voldaan is aan de hierna genoemde criteria.

De richtlijnen geven een aantal algemene criteria die samen bepalen of een bepaalde instelling aanbestedende dienst is:

De instelling moet opgericht zijn met het doel te voorzien in een (specifieke) behoefte van algemeen belang, niet zijnde van commerciële of industriële aard; en

De instelling heeft rechtspersoonlijkheid; en

De activiteiten van de instelling worden voor meer dan 50% gefinancierd door een aanbestedende dienst, (zoals de Staat, de provincie of de gemeente) dan wel staan voor meer dan 50% onder het toezicht van of worden voor meer dan 50% beheerd door een aanbestedende dienst.

Het uitvoeren van commerciële taken, naast taken van algemeen belang, betekent niet dat er geen sprake is van een aanbestedende dienst.

ad 2) Valt de opdracht onder de richtlijnen?

Richtlijn Werken:

Deze richtlijn is van toepassing in geval van het (laten) ontwerpen en (laten) uitvoeren van werken (gebouwen, bruggen, infrastructuur e.d.) met een geraamde waarde van meer dan € 5.923.624 excl. BTW.

Richtlijn Leveringen:

Onder leveringen vallen koop, leasing, huur en huurkoop van producten.

De drempelwaarde die gehanteerd wordt is € 236.945 excl. BTW.

Richtlijn Diensten:

Onder diensten vallen alle opdrachten die niet vallen onder leveringen of werken. Voorbeelden zijn onderhoud van werken, vuilophaaldiensten, schoonmaakdiensten. Binnen opdrachten voor diensten wordt een onderscheid gemaakt naar twee categorieën, deze worden in de Richtlijn Diensten nader gespecificeerd.

Voor diensten uit de eerste categorie, zoals hierboven genoemde, geldt de volledige richtlijn.

Voor diensten uit de tweede categorie (bijv. juridische dienstverlening, uitzendbureaus, sociale diensten) hoeft geen aankondiging geplaatst te worden. Wel moet het gunningsresultaat gepubliceerd worden.

Het drempelbedrag voor diensten is € 236.945 excl. BTW.

Bovengenoemde bedragen kunnen om de twee jaar herzien worden en worden in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerd. De laatste wijziging dateert van 1 januari 2004.

ad 3) Wordt het drempelbedrag overschreden?

Wanneer de gemeente een opdracht wil laten uitvoeren, zal de waarde van de te realiseren opdracht bepaald moeten worden.

Daarbij worden bedragen voor soortgelijke diensten, leveringen of werken van alle gemeentelijke diensten bij elkaar opgeteld om te bepalen of de drempelbedragen voor Europees aanbesteden gehaald worden. Aanbestedingen kunnen zowel eenmalige opdrachten tot leveringen, diensten of werken als raamovereenkomsten voor leveringen, diensten of werken betreffen.

Indien de raamovereenkomst is aanbesteed overeenkomstig de Europese aanbestedingsrichtlijnen behoeven deelopdrachten die op de raamovereenkomst zijn gebaseerd, niet afzonderlijk te worden aanbesteed.

Bij werken gaat het om de aanneemsom, bij leveringen om de koop/huurprijs. Bij diensten gaat het om de totale vergoeding aan de dienstverlener, dit kan zijn de te betalen premie, het honorarium of provisie.

De waarde van een opdracht wordt als volgt berekend:

• 1.

  Opdrachten met een vaste looptijd, die gelijk is aan of korter dan 48 maanden: De totale waarde voor de gehele looptijd.

• 2.

  Opdrachten voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd vooraf niet voorspelbaar is of de looptijd langer is dan 48 maanden: Het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.

• 3.

  Opdrachten die met zekere regelmaat worden verleend of die om de zoveel tijd zullen worden vernieuwd:

• • x

    de totale waarde van soortgelijke opdrachten welke in de voorafgaande twaalf maanden zijn geplaatst; deze waarde kan worden gecorrigeerd op grond van planningen of verwachte wijzigingen;

  • x

    de totale waarde van de opeenvolgende opdrachten die gedurende een periode van twaalf maanden zullen worden geplaatst, c.q. de totale waarde van de opdrachten gedurende de volledige looptijd van de opdracht.

2.5 Keuze van procedure

Wanneer een opdracht Europees moet worden aanbesteed, moet een keuze gemaakt worden tussen de wettelijke voorgeschreven aanbestedingsprocedures.

De richtlijnen kennen vier hoofdprocedures voor de aanbesteding van overheidsopdrachten:

• a.

  De openbare procedure ofwel openbare aanbesteding;

• b.

  De niet-openbare procedure ofwel aanbesteding met voorafgaande selectie;

• c.

  De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking;

• d.

  De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

De keuze uit de eerste twee aanbestedingsprocedures is vrij.

De beide onderhandelingsprocedures kunnen slechts in een beperkt aantal gevallen worden toegepast. Deze procedures zijn in de richtlijnen opgenomen om te dienen als ‘nooduitgang’ in die gevallen dat toepassing van de andere procedures niet of nauwelijks mogelijk is.

ad a) De openbare procedure

De openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in één ronde, die algemeen bekend wordt gemaakt en begint met een aankondiging in het Supplement op het Publicatieblad van de EG (oproep tot mededinging) en waaraan iedere geïnteresseerde aanbieder kan deelnemen.

Bij deze openbare procedure kunnen alle belangstellenden direct een offerte indienen naar aanleiding van de oproep.

ad b) De niet-openbare procedure

In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden is deze procedure wel degelijk openbaar en begint net zoals de openbare procedure met een aankondiging in het Supplement op het Publicatieblad van de EG.

Het verschil met de openbare procedure is, dat deze aanbestedingsprocedure twee ronden kent. In de eerste ronde kan iedere geïnteresseerde aanbieder zich als gegadigde melden met het verzoek tot toezending van het pre-selectiedocument. In de daarop volgende pre-selectie wordt een beperkt aantal gegadigden geselecteerd, doch minimaal vijf, die vervolgens hun offerte kunnen indienen.

Deze procedure kan toegepast worden als er een groot aantal inschrijvers te verwachten is, als het Programma van Eisen gevoelige informatie bevat of als het een complexe opdracht betreft.

Door een voorselectie te houden kan de gemeente tijd besparen op het beoordelen van offertes en wordt voorkomen dat gevoelige informatie bij willekeurige aanbieders terecht komt.

ad c) De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

Een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking begint wederom met een aankondiging van een bepaalde door de gemeente te vergeven opdracht in het SPbEG.

Bij deze aanbesteding kan een ieder zich als gegadigde aanmelden, waarna de gemeente met een of meer door haar zelf gekozen gegadigden overleg pleegt. Vervolgens selecteert de gemeente op basis van de vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria minimaal drie kandidaten die worden uitgenodigd om te onderhandelen met de gemeente.

De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking kan slechts in een beperkt aantal, door de richtlijnen genoemde gevallen, worden toegepast. Voorbeelden zijn:

• x

  Leveringen en diensten

  Indien een van de (niet-)openbare aanbestedingsprocedures is gevolgd en geen of slechts niet rechtsgeldige inschrijvingen zijn gedaan. De oorspronkelijke voorwaarden van de aanbesteding mogen niet worden gewijzigd;

• x

  Diensten

  Als het op geen enkele wijze mogelijk is om de totale prijs voor de opdracht vooraf vast te stellen of als de inhoud van de opdracht onvoldoende nauwkeurig van tevoren kan worden bepaald. Dit geldt bijv. bij intellectuele en financiële diensten;

• x

  Diensten en werken

  Indien het diensten of werken betreft waarvan de aard en de onzekere omstandigheden een voorafgaande vaststelling van de totale prijs niet mogelijk maken;

ad d) De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

Deze procedure onderscheidt zich van de voorgaande doordat de gemeente de aanbesteding niet algemeen bekend hoeft te maken en bovendien niet meer dan één gegadigde tot het doen van een inschrijving behoeft uit te nodigen. Meer mag vanzelfsprekend ook.

Gevallen waarin de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking mag worden toegepast zijn bijvoorbeeld:

Werken, leveringen en diensten:

• a.

  Indien er in een (niet-)openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen ontvangen zijn;

• b.

  Indien het strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed (het spoedeisend karakter mag dan niet te wijten zijn aan de gemeente);

• c.

  Indien het gaat om een opdracht die vanwege technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van alleenrechten, zoals bijvoorbeeld octrooirecht, merkenrecht of intellectuele eigendomsrechten, slechts aan een bepaalde dienstverlener of aannemer kan worden toevertrouwd;

Diensten:

• a.

  Indien het gaat om een opdracht die volgens de toepasselijke voorschriften moet worden toegekend aan de winnaar van een prijsvraag;

• b.

  Indien het aanvullende diensten betreft die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden, nodig zijn geworden om de oorspronkelijke dienst uit te voeren;

• c.

  Indien het herhalingsopdrachten betreft die onderdeel zijn van de oorspronkelijke opdracht;

Leveringen:

• a.

  Indien het producten betreft die worden gefabriceerd voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling;

• b.

  Indien het aanvullende leveringen betreft voor vervanging of uitbreiding van reeds in gebruik zijnde goederen en de keuze van een andere leverancier of andere producten onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen;

Het Europese Hof van Justitie interpreteert de onderhandelingsprocedures restrictief. De gemeente dient te bewijzen dat de uitzonderlijke omstandigheden die afwijking van de normale openbare of niet-openbare procedure rechtvaardigen, daadwerkelijk bestaan.

In geval er Europees aanbesteed moet worden, meldt de dienst dit aan bij bureau I & C. Bureau I & C staat de dienst bij in de keuze voor procedure en publicatie hiervan, alsmede de procedure zelf.

Figuur 1: Stappenschema selectie passende procedure

3.1 Inleiding

Aanbesteden en inkoop bestaat uit de fasen: het opstellen van productspecificaties, het selecteren van leveranciers, contractvorming, bestelling, bewaking bestelling en het verrichten van nazorg. De inhoud en het belang van de verschillende fasen in het inkoopproces worden toegelicht in bijlage 1.

Naast de Europese en Nederlandse regelgeving kent de gemeente, binnen de grenzen van deze wetgeving, eigen aanbestedingsregels. Tezamen vormen deze regels het kader waarbinnen wordt aanbesteed.

Vanzelfsprekend kan de (Europese) regelgeving veranderen. Indien dit leidt tot strijd van een of meer onderdelen van de gemeentelijke richtlijnen met de nieuwe regelgeving dan dienen die onderdelen van de gemeentelijke aanbestedingsregels buiten toepassing gelaten te worden en zo snel mogelijk aangepast te worden.

3.2 Rol Bureau Inkoop & Contracten

Bureau I & C is boven de genoemde Europese drempelbedragen, alsmede boven de hierna vermelde gemeentelijke drempelbedragen, verantwoordelijk voor de procesbegeleiding bij aanbestedingsprocessen voor de fasen productspecificatie, leveranciersselectie en contractvorming.

Zo bewaakt bureau I & C de objectiviteit bij het formuleren van productspecificaties (wat hebben we nodig en niet wat willen we?) en de keuze van leveranciers, die uitgenodigd worden om offerte uit te brengen (kwaliteit, voldoende roulatie) en begeleidt het bureau het proces van contractvorming (onderhandelingen, Algemene voorwaarden Zaanstad).

De inhoudelijke inbreng (programma van eisen, technische kwaliteitseisen aan leveranciers, enz.) wordt uiteraard geleverd door de betreffende gemeentelijke dienst. In overleg wordt bepaald in welke mate deze dienst (administratieve) ondersteuning in het totale proces levert.

Wanneer in enige fase van het aanbestedingstraject onverhoopt verschil van mening blijft bestaan tussen bureau I & C en de vertegenwoordiger van de dienst, wordt dit ter besluitvorming voorgelegd aan het hoofd van de betreffende afdeling van de dienst c.q. diens sectorhoofd/directeur. Het besluit, alsmede de motivering van beide kanten, wordt opgenomen in het aanbestedingsdossier. De dienstcontroller ontvangt van deze stukken een afschrift.

De directeur van de dienst blijft eindverantwoordelijk voor de gunning.

In de bestedingsplannen c.q. het inkoopplan zijn de aanbestedingen voor een belangrijk deel geclusterd; ze zijn daarmee nog onvoldoende gespecificeerd en in de tijd gezet om voor bureau I & C als ‘spoorboekje’ voor de concrete aanbestedingsprocessen te dienen. De dienst geeft om die reden het ‘startschot’ voor de diverse aanbestedingen.

Als onderdeel van ‘Inkoopcontrol’ zal bureau I & C steekproefsgewijs nagaan of de in de (raam)overeenkomst overeengekomen voorwaarden ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Dit wordt ingevuld door gerichte, aanvullende informatie vanuit de afdeling Centrale Financiële Administratie.

De dienst die een (raam)overeenkomst heeft gesloten is verantwoordelijk voor het beheer daarvan (periodieke evaluatie, opzegging, e.d.). De afgesloten raamovereenkomsten worden vermeld op Intranet.

De bevoegdheden en verantwoordelijkheden in aanbestedingsprocessen zijn in bijlage 3 meer gedetailleerd vastgelegd.

3.3 Gemeentelijke richtlijnen

Algemeen

• 1.

  Voor het aanbesteden van werken, diensten en leveringen worden dezelfde procedures gevolgd.

• 2.

  Elke dienst is zelf verantwoordelijk voor de gevoerde aanbestedingsprocedures.

• 3.

  Van elke aanbesteding wordt door de opdrachtgevende dienst een dossier bijgehouden. In bijlage 2 zijn de vereisten voor dossiervorming opgenomen.

• 4.

  De diensten stellen jaarlijks tijdens de begrotingsronde een bestedingsplan op, waarin de geplande externe uitgaven zijn opgenomen. Dit plan wordt door de dienstcontroller in afschrift gestuurd naar bureau I & C.

• 5.

  Jaarlijks wordt een inkoopactieplan opgesteld door bureau I & C in overleg met de diensten en vastgesteld door het GMT op basis van de bestedingsplannen, waarin wordt aangegeven welke inkooppakketten voor bundeling en/of Europese aanbesteding in aanmerking komen. Om te kunnen bepalen of een opdracht Europees c.q. meervoudig dan wel enkelvoudig onderhands aanbesteed dient te worden, wordt de waarde (voor zover mogelijk) van de opdracht bepaald, waarbij gekeken wordt naar de waarde na bundeling van alle soortgelijke opdrachten van de gemeente.

• 6.

  Boven de Europese drempelbedragen worden de Europese richtlijnen gevolgd. De Europese aanbestedingsrichtlijnen worden toegelicht in hoofdstuk 2 en bijlage 2.

• 7.

  Bij Europese aanbestedingen van werken wordt het Uniform Aanbestedingsreglement -EG 1991 (UAR-EG 1991) toegepast.

• 8.

  De Europese aanbestedingen worden begeleid door bureau I & C (publicatie, termijnberekening, afwijzingsbrieven) en door het behulpzaam zijn bij het opstellen van een Programma van Eisen en het laten opstellen/screenen van een overeenkomst door Juridische Zaken, Schade en Verzekeringen van de dienst Stadsbedrijven (hierna te noemen JSV).

• 9.

  Bij opdrachten met een terugkerend karakter worden zoveel mogelijk (meerjarige) raamovereenkomsten gesloten.

• 10.

  Bij alle overeenkomsten worden de Algemene Voorwaarden gemeente Zaanstad gehanteerd. In bepaalde gevallen, afhankelijk van de betrokken aanbesteding, kunnen hier in het contract, in overleg met de juridisch dienstcontroller en bureau I & C, aanpassingen op geformuleerd worden.

• 11.

  JSV ondersteunt de diensten bij het opstellen of screenen van overeenkomsten. Zij wordt daartoe tijdig ingelicht. Een concept-overeenkomst wordt ter goedkeuring naar de juridisch controller van de betreffende dienst gestuurd.

• 12.

  Van elke overeenkomst wordt, naast de gebruikelijke registratie, een afschrift gestuurd aan bureau I & C ter registratie in het inkoopcontrolsysteem.

Wijze van aanbesteden beneden de Europese drempelbedragen

Werken

• 13.

  De gemeente hanteert bij de aanbesteding van werken het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001) met uitzondering van de vergoeding voor inschrijvingskosten als genoemd in artikel 42 en 43 UAR.

• 13.1.

  Aanbesteding (openbaar) Opdrachten ter zake van bouwkundige en civieltechnische werken met een totale waarde van meer dan € 400.000 en minder dan € 5.923.624 excl. BTW worden openbaar aanbesteed.

• 13.2.

  De onderhandse aanbesteding (meervoudig onderhands) Opdrachten inzake bouwkundige en civieltechnische werken met een totale waarde van meer dan € 50.000 en minder dan € 400.000 worden meervoudig onderhands aanbesteed.

• 13.3.

  De onderhandse aanbesteding (enkelvoudig onderhands) Opdrachten inzake werken met een totale waarde van minder dan € 50.000 mogen enkelvoudig onderhands aanbesteed worden.

• 14.

  Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt vóóraf door de beoogde aannemer een afstandsverklaring getekend, waarin hij verklaart afstand te doen van zijn recht op (gunning van) het werk, indien partijen het niet eens worden over de prijsaanbieding en verklaart dat hij geen invloed zal uitoefenen op de prijsvorming van de opvolgende partij bij niet-gunning van het werk.

• 15.

  Bij aanbestedingen van werken met een waarde van meer dan € 50.000 wordt bureau I & C in ieder geval ingeschakeld.

• 16.

  Leveringen en Diensten

• 16.1.

  Meervoudig onderhands dan wel openbaar Opdrachten tot levering van diensten en producten die een totale waarde hebben van meer dan € 40.000 en minder dan € 236.945 worden meervoudig onderhands aanbesteed en zo mogelijk openbaar aanbesteed.

• 16.2.

  De onderhandse aanbesteding (enkelvoudig onderhands) In geval van opdrachten inzake levering van diensten en producten met een totale waarde van minder dan € 40.000 mag enkelvoudig onderhands aanbesteed worden.

• 17.

  Bij aanbestedingen van leveringen en diensten met een waarde van meer dan € 40.000 wordt bureau I & C in ieder geval ingeschakeld.

Overig

• 18.

  Afwijkingen op de hiervoor aangegeven aanbestedingsprocedures dienen, voorzien van een advies van bureau I & C, voorgelegd te worden aan het college via de daartoe geëigende procedures.

• 19.

  Ter voorkoming van het risico dat potentiële opdrachtnemers offertes op elkaar gaan afstemmen en om de concurrentiewerking te vergroten, dienen regelmatig nieuwe potentiële opdrachtnemers uitgenodigd te worden om een offerte uit te brengen. De inschrijver die bij de vorige aanbesteding tegen de minst gunstige condities zijn diensten aanbood wordt bij de volgende aanbesteding in beginsel niet uitgenodigd.

• 20.

  Bureau I & C bewaakt, indien zij de aanbesteding begeleidt, de roulatie van potentiële opdrachtnemers; in de overige gevallen zal de dienstcontroller hier op toe zien.

• 21.

  In voorkomende gevallen wordt bij afstemming van offertes een klacht ingediend bij de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa). De diensten melden dit bij bureau I & C, die zorgdraagt voor het indienen van een klacht.

• 22.

  Vanzelfsprekend mag altijd een “zwaardere” aanbestedingsprocedure gevolgd worden dan voorgescheven wordt.

Overzicht drempelbedragen (Europees en gemeentelijk)

Inleiding

Leveranciersbeleid en –management is een belangrijk element in de beheersing van kwaliteit en kosten, gemoeid met de inkoop van de gemeente. De doelstelling van leveranciersmanagement is het leggen van een basis voor goede leveranciersprestaties en het gestructureerd verbeteren ervan.

Beleid

Het leveranciersbeleid van de gemeente richt zich op een aantal aspecten, maar wordt in beginsel gedefinieerd door:

het op objectieve en transparante wijze selecteren, ontwikkelen en

• x

  onderhouden van relaties met leveranciers (zie ook bijlage 1: stappen in het inkoopproces);

• x

  het realiseren van leveranciersoptimalisatie in aantal en toegevoegde waarde. Daartoe zal zo veel mogelijk gewerkt worden met raamovereenkomsten;

• x

  het streven naar een gezonde concurrentie tussen leveranciers en optimale marktwerking ten behoeve van de gemeentelijke opdrachten.

Leveranciersmanagement

Door middel van leveranciersmanagement wordt invulling gegeven aan de hiervoor geformuleerde beleidsdoelstellingen. Het betreft de volgende aspecten:

• x

  het beoordelen en selecteren van (potentiële) leveranciers;

• x

  het opbouwen en onderhouden van de relatie met de leveranciers (leveranciersbeheer);

• x

  het bewaken en verbeteren van de prestaties van de leveranciers;

• x

  het afstoten van leveranciers.

Uitgangspunt voor het leveranciersbeleid is dat het past binnen de (Europese) regelgeving, gemeentelijke richtlijnen en gedragsnormen die vastgelegd zijn in deze nota.

Leveranciers van de gemeente dienen beoordeeld te worden op en te voldoen aan het leveranciersprofiel. Alle leveranciers genieten gelijke behandeling.

Nieuwe leveranciers

Het inkoopbeleid van de gemeente is onder andere gericht op leveranciersoptimalisatie. In het kader van de beleidsdoelstellingen van standaardisering, bundeling en beheersbaarheid dient derhalve kritisch gekeken te worden naar de noodzaak van uitbreiding van het aantal leveranciers.

Redenen om over te gaan tot het benaderen van nieuwe leveranciers, zijn o.a.:

• x

  het doorbreken van monopoliepositie en bevorderen van gezonde concurrentie;

• x

  het spreiden van inkooprisico;

• x

  het behalen van inkoopvoordeel;

• x

  de vraag naar nieuwe producten of diensten;

• x

  het beëindigen van de relatie met een bestaande leverancier.

Afstoten van leveranciers

De gemeente kent een groot aantal leveranciers en het doel is deze in aantal te reduceren.

• x

  Redenen voor het beëindigen van een relatie zijn:

• x

  de relatie heeft langere tijd geen inhoud gehad of gekregen;

• x

  er is geen vraag meer naar een bepaald product of dienst;

• x

  een andere leverancier heeft betere voorwaarden;

• x

  de leverancier levert een slechte prestatie; de leveranciersbeoordeling is onvoldoende en verbeteringen worden niet verwacht;

• x

  de leverancier handelt in strijd met de gedragscode (zie hoofdstuk 5);

• x

  de leverancier heeft geen toegevoegde waarde meer in kwalitatieve of financiële zin.

Leveranciersprofiel

Grondslag voor beoordeling van een (potentiële) leverancier is het leveranciersprofiel.

Er wordt getoetst aan het leveranciersprofiel ingeval:

• x

  een nieuwe leverancier in aanmerking wil komen voor leveringen aan de gemeente;

• x

  de relatie met een bestaande leverancier wijzigt (bijv. bij uitbreiding van contract);

• x

  er een raamovereenkomst gesloten wordt;

• x

  er Europees aanbesteed wordt.

Bij grote opdrachten zullen bestaande leveranciers eveneens worden getoetst aan het profiel.

Bij beoordeling van leveranciers dient men in acht te nemen dat een leverancier alleen dan goed kan functioneren, indien hij goed inzicht heeft in de vraag, wensen en eisen van de gemeente. Daartoe dient er regelmatig en op eenduidige wijze overleg gevoerd te worden met de leverancier, opdat eventuele problemen zichtbaar worden gemaakt en opgelost kunnen worden.

Een leverancier voldoet in ieder geval niet aan het profiel indien hij in faillissement of surcèance van betaling verkeert, strafbare feiten pleegt of heeft gepleegd, een ernstige fout in beroepsuitoefening heeft gemaakt, sociale premies en belastingen niet heeft afgedragen, enz. In deze gevallen maakt de gemeente van de diensten van de betreffende leverancier geen gebruik (meer).

Dit geldt eveneens bij het niet voldoen aan de vereisten op het gebied van beroepsbekwaamheid, bijvoorbeeld vestigingsvergunning, inschrijving Kamer van Koophandel, e.d.

Verder wordt een leverancier beoordeeld op financiële en economische draagkracht (bankverklaring, omzetcijfers) en technische bekwaamheid (ervaring/referenties, diploma’s, opleiding medewerkers, kwaliteitsbewaking, certificering).

Hierbij gelden voor de beoordeling geen vaste normen, maar wordt van geval tot geval, afhankelijk van de omvang en aard van de opdracht, een meer kwalitatieve analyse gemaakt, uiteraard op basis van redelijkheid en transparantie.

De opstelling van het profiel, alsmede de beoordeling of leveranciers aan het gestelde profiel voldoen, vindt plaats in samenspraak tussen de opdrachtgevende diensten en bureau I & C.

Gedragsnormen:

• x

  persoonlijke contacten dienen een zakelijk doel. Contacten met een gemengd zakelijk/sociaal karakter worden slechts onderhouden indien dit om reden van representativiteit wenselijk is, zulks ter beoordeling van de leidinggevende;

• x

  lunches of diners zijn alleen verantwoord indien de bespreking een specifiek zakelijk doel heeft, zoals het uitsparen van tijd door tijdens de maaltijd te onderhandelen of omdat de bespreking zich voortzet tot in de avonduren. Frequent lunchen of dineren met dezelfde leverancier wordt vermeden teneinde het onpartijdige imago niet te schaden. Bij meerdere lunches of diners worden de kosten afwisselend door de gemeente en de leverancier betaald. De aanvaardbaarheid van lunches of diners ter viering van de afsluiting van een project staat ter beoordeling van de leidinggevende van de eventuele deelnemer;

• x

  reizen op uitnodiging van de leverancier worden niet aanvaard;

• x

  uitnodigingen voor sociale evenementen (theater of sport) worden niet aanvaard;

• x

  het aangeboden krijgen van geschenken, gunsten of diensten dient te worden vermeden. Geschenken, kerstpakketten inbegrepen, gunsten of diensten met een nominale waarde van meer dan € 25 worden geweigerd of geretourneerd. De leverancier wordt hierover in kennis gesteld. Geschenken, kerstpakketten inbegrepen, gunsten of diensten met een nominale waarde van minder dan € 25 worden aan de leidinggevende gemeld;

• x

  geschenken, gunsten of diensten tijdens de onderhandelingsfase worden niet aanvaard;

• x

  het vragen om, dan wel accepteren van geld, leningen, kredieten en/of persoonlijke kortingen van (potentiële) leveranciers is verboden;

• x

  de betrokken medewerker informeert de leidinggevende over eventuele belangen van hem/haar en/of zijn/haar familieleden in een (potentiële) leverancier van de gemeente. De belangen omvatten hierbij zowel financiële belangen (deelname in aandelenkapitaal van de leverancier) als niet-financiële belangen (de betrokken medewerker is tevens adviseur van een leverancier);

• x

  privé-adressen van medewerkers worden niet aan leveranciers verstrekt;

• x

  informatie die wordt verstrekt, dient naar eer en geweten juist te zijn en niet misvormd te zijn met het doel te misleiden;

• x

  prijs-, product- (waaronder bijvoorbeeld ook originele ideeën kunnen worden verstaan) en/of procesinformatie die door middel van de onderlinge, zakelijke contacten van de gemeente of de leverancier is verkregen, wordt vertrouwelijk behandeld.