Regeling vervallen per 14-08-2014

Archiefverordening van de gemeente Zaltbommel 2006

Geldend van 19-12-2006 t/m 13-08-2014

Intitulé

Archiefverordening van de gemeente Zaltbommel 2006

De raad van de gemeente Z a l t b o m m e l ;

  

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september 2006

 

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

 

Besluit vast te stellen de navolgende:

 

Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris van de Bommelerwaard;

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • f.

    beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

  • h.

    de gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Bommelerwaard 1999.

HOOFDSTUK II. DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

HOOFDSTUK III. SLOTBEPALINGEN

Artikel 8

De Archiefverordening van de gemeente Zaltbommel, vastgesteld d.d. 4 januari 1999 wordt ingetrokken.

Aritkel 9

Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag, volgende op die waarin de bekendmaking ingevolge artikel 139 van de Gemeentewet heeft plaatsgevonden.

Artikel 10

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Zaltbommel 2006.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Zaltbommel in
zijn vergadering van donderdag 7 december 2006
De raad voornoemd,
de raadsgriffier,de voorzitter, 
G.B. GnoddeA.van den Bosch

TOELICHTING

Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. Het betreft vooral aspecten van de zorg voor de moderne, nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte, archiefbescheiden, die nog bij de gemeente berusten.

Vrijwel alle aspecten van de zorg ten aanzien van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente zijn in de ‘Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Bommelerwaard 1999‘ overgedragen aan dat streekarchief, met uitzondering van die ten aanzien van het ter beschikking stellen van financiële middelen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Bommelerwaard.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Deze verordening is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van Artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.