Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten Zandvoort en Haarlem inzake de uitvoering van taken op het terrein van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd

a. gemeenten: de gemeenten Zandvoort en Haarlem;

b. de dienstverlening: de door de gemeente Haarlem uit te voeren werkzaamheden op het terrein van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd;

c. sociale zaken: takenpakket dat de gemeenten dienen uit te voeren op grond van wettelijke regelingen op het gebied van de sociale zekerheid en participatie;

d. maatschappelijke ondersteuning: takenpakket dat de gemeenten dienen uit te voeren op grond van wettelijke regelingen op het gebied van de maatschappelijke ondersteuning, met inbegrip van de lokale, vrij toegankelijke activiteiten en voorzieningen, informatie- en adviesfunctie en lichte vormen van ondersteuning gericht op preventie ;

e. jeugd: takenpakket dat de gemeenten dienen uit te voeren op grond van wettelijke regelingen op het gebied van jeugd, jeugdhulp en jeugdzorg;

f. beleidsbepaling: het vaststellen van verordeningen, besluiten en beleidsregels op het terrein van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd;

g. de klant: inwoner van de gemeente Zandvoort die op basis van een besluit van die gemeente gerechtigd is tot een uitkering, maatschappelijke ondersteuning en/of jeugd;

h. beheerskosten: de personeelskosten inclusief werkgeverslasten, de vaste beheerskosten en de materiële kosten;

i. vaste beheerskosten: de kosten van de functies in de organisatie welke gericht zijn op sturing en ondersteuning, te weten:

• -

  directie, management en secretariële ondersteuning;

• -

  personeel en organisatie;

• -

  informatisering en automatisering

• -

  financiën en control

• -

  communicatie

• -

  juridische zaken

• -

  facilitaire zaken;

j. programmakosten: alle kosten in verband met sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd, waaronder uitkeringen en verstrekkingen in het kader van de Participatiewet, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Jeugdwet, afboeken van vorderingen et cetera, doch met uitzondering van de beheerskosten;

k. beleidsrisico’s: de risico’s die worden gelopen als het beleid niet resulteert in effecten die vooraf zijn ingeschat;

l. bedrijfsvoeringsrisico’s: risico’s die samenhangen met de uitvoering van taken op het gebied van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd.

1. De gemeente Zandvoort laat met ingang van 1 januari 2015 de werkzaamheden in het kader van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd voor onbepaalde tijd verrichten door de gemeente Haarlem.

2. De gemeente Haarlem verricht voor de gemeente Zandvoort taken en diensten dan wel levert producten op de gebieden van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd. De te verrichten taken, diensten en producten alsmede het dienstverleningskwaliteitsbeeld worden vastgelegd in een nadere schriftelijke afspraak, als bedoeld in het vijfde lid van dit artikel.

3. De gemeenten kunnen in gezamenlijk overleg en nadat bestuurlijke besluitvorming in beide gemeenten hierover heeft plaatsgehad de in het tweede lid aangeduide taken en diensten dan wel producten uitbreiden, inkrimpen of aanpassen, op voorwaarde dat voor de inwerkingtreding van de uitvoering een redelijke termijn in acht wordt genomen.

4. De dienstverlening wordt uitgevoerd op de wijze zoals deze in de gemeente Haarlem is vastgelegd in de geldende administratieve organisatie. De organisatie van taken wordt belegd volgens de organisatie-indeling van de gemeente Haarlem.

5. Partijen leggen afspraken met betrekking tot de te behalen prestaties, de kosten, de inspanningsverplichting ten behoeve van het inverdieneffect en andere in deze samenwerkingsovereenkomst genoemde aspecten, vast in nadere schriftelijke afspraken.

1. De beleidsbepaling op de terreinen van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd, de kaderstelling en de controle daarop, behoort toe aan de raad van de gemeente Zandvoort voor zover het betreft de inwoners van die gemeente.

2. De beleidsbepaling op de terreinen van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd, de kaderstelling en de controle daarop, behoort toe aan de raad van de gemeente Haarlem voor zover het betreft de inwoners van die gemeente.

3. Bij de beleidsbepaling streven de gemeenten naar het opstellen en uitvoeren van een uniform beleid. De uitwerking van dit streven wordt vastgelegd in een nadere schriftelijke werkafspraak, als bedoeld in het vijfde lid van artikel 2.

4. Indien geen sprake is van een uniform beleid, overleggen de gemeenten over de gevolgen die dit heeft voor de beheerskosten en de programmakosten. Eventuele meerkosten voortvloeiend uit afwijkend beleid ten behoeve van de inwoners van Zandvoort zijn voor rekening van de gemeente Zandvoort.

1. Het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Zandvoort mandateren hun bevoegdheden met betrekking tot de dienstverlening aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Haarlem met de mogelijkheid van ondermandatering. De te mandateren bevoegdheden worden vastgelegd in een separate mandateringsregeling genaamd ‘Mandaatbesluit samenwerking Zandvoort-Haarlem’. De betreffende bestuursorganen zijn bevoegd na overleg met de gemeente Haarlem in dit Mandaatbesluit wijzigingen aan te brengen.

2. Het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Zandvoort kunnen op basis van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Haarlem instructies geven voor de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het eerste lid.

3. Het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Haarlem stemmen ingevolge artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht in met de externe mandaatverlening als bedoeld in het eerste lid en de instructiebevoegdheid als bedoeld in het tweede lid.

4. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op het verlenen van een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verlenen van een machtiging voor het verrichten van feitelijke handelingen door de gemeente Haarlem namens de gemeente Zandvoort.

1. De gemeenten zijn verplicht die informatie met elkaar uit te wisselen, die relevant is of kan zijn voor de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst. De onderwerpen en de wijze van informatievoorziening en verantwoording worden vastgelegd in een nadere schriftelijke afspraak, als bedoeld in artikel 2, vijfde lid van deze samenwerkingsovereenkomst.

2. De gemeente Zandvoort zorgt voor de verantwoording in het kader van het voorlopig verslag Participatiewet en IOAZ/IOAW en Bbz 2004, Single Information Single Audit, IV3, Wet Inburgering en Wet Kinderopvang, alsmede voor de aangifte van de BTW. Dit gebeurt op grond van gegevens, welke de gemeente Haarlem aanlevert na afloop van het kalenderjaar. In een nadere schriftelijke afspraak als bedoeld in artikel 2, vijfde lid van deze samenwerkovereenkomst wordt het moment van aanlevering vastgelegd. De gemeente Haarlem zorgt voor de overige verantwoordingen, waaronder de bijstandsuitkering Statistiek (BUS) en de gegevensverstrekking ten behoeve van de aangifte bij de belastingdienst.

3. De gemeenten kunnen schriftelijk vast te leggen afspraken maken die leiden tot vervallen, wijziging of uitbreiding in de verantwoordingsverplichtingen van de gemeente. Deze afspraken moeten zijn goedgekeurd door de colleges van burgemeester en wethouders van beide gemeenten, voordat zij tussen beide gemeenten rechtskracht krijgen.

1. De gemeenten informeren elkaar actief over gewijzigde wet- en regelgeving en beleidsvoornemens.

2. De gemeenten dragen er zorg voor dat de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst periodiek op ambtelijk niveau en door de verantwoordelijke portefeuillehouders van de beide gemeenten wordt besproken. Daarnaast vindt overleg plaats op incidentele basis indien daartoe aanleiding is. De frequentie van de periodieke overleggen wordt vastgelegd in een nadere schriftelijke afspraak, als bedoeld in artikel 2, vijfde lid van deze samenwerkingsovereenkomst.

1. De beheerskosten van de dienstverlening komen voor rekening van de gemeente Zandvoort.

2. De hoogte van de totale beheerskosten van de dienstverlening wordt jaarlijks voorafgaand aan het dienstjaar vastgesteld in een nadere schriftelijke afspraak, als bedoeld in artikel 2, vijfde lid van deze samenwerkingsovereenkomst.

3. Voor de berekening van de door de gemeente Zandvoort verschuldigde salariskosten inclusief werkgeverslasten alsook de verschuldigde vaste beheerskosten en materiële kosten wordt uitgegaan van de door de gemeente Haarlem opgestelde concept programmabegroting, die geldt voor het volgende kalenderjaar zoals deze in de maand oktober aan de gemeenteraad ter vaststelling wordt aangeboden.

4. Een aanpassing van het overzicht beheerskosten vanwege buitengewone omstandigheden kan eerst plaatsvinden, nadat de gemeente Haarlem daarvoor een separaat voorstel heeft opgesteld dat door de gemeente Zandvoort is geaccordeerd.

5. Specifieke uitkeringen respectievelijk algemene uitkeringen in het gemeentefonds die gericht zijn op de uitvoering van aanvullende werkzaamheden in het kader van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd, kunnen slechts dan voor een doel worden aangewend, nadat de gemeente Haarlem in samenwerking met de gemeente Zandvoort een bestedingsvoorstel heeft opgesteld. In dit bestedingsvoorstel wordt onderbouwd wat de gemeente Zandvoort wil bereiken, wat de gemeente Haarlem daarvoor gaat doen en wat het gaat kosten.

1. De programmakosten sociale zaken respectievelijk maatschappelijke ondersteuning respectievelijk jeugd komen voor rekening en risico van de gemeente Zandvoort.

2. De bestemming van de budgetten van de programmakosten sociale zaken respectievelijk maatschappelijke ondersteuning respectievelijk jeugd geschiedt overeenkomstig de door de gemeente Zandvoort vastgestelde besluiten.

3. De budgetten voor de programmakosten worden voor de gemeente Zandvoort gescheiden inzichtelijk gemaakt en bewaakt.

1. Voor de overgang van het personeel benodigd voor de uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd ten behoeve van de gemeente Zandvoort stelt de gemeente Zandvoort een sociaal plan op. De gemeente Haarlem committeert zich aan dit plan. Beide gemeenten leven het sociaalplan na.

2. De grondslag voor het op te stellen sociaal plan is het door de gemeente Zandvoort met het georganiseerd overleg in personeelsaangelegenheden van die gemeente afgesproken sociaal statuut.

1. De verrekening van de bijdrage van de gemeente Zandvoort in de beheerskosten als bedoeld in artikel 7 van deze samenwerkingsovereenkomst vindt per kwartaal en in vier gelijke delen plaats op basis van het in artikel 7, tweede lid vastgestelde bedrag. Betaling vindt plaats per de vijftiende dag van de tweede maand van elk kwartaal.

2. De gemeente Haarlem informeert de gemeente Zandvoort per kwartaal over de met externe partijen aangegane verplichtingen voortvloeiend uit de overeenkomsten die ten laste komen van het budget van de programmakosten van de gemeente Zandvoort.

3. De verrekening van de bijdrage van de gemeente Zandvoort in de programmakosten als bedoeld in artikel 8 van deze samenwerkingsovereenkomst vindt plaats via de bankrekening van de gemeente Zandvoort. De gemeente Zandvoort autoriseert de gemeente Haarlem om namens de gemeente Zandvoort via deze bankrekening de benodigde transacties te verzorgen.

1. Beleidsrisico’s worden door de gemeenten afzonderlijk gedragen.

2. Bedrijfsvoeringsrisico’s die zich bij een normale bedrijfsvoering kunnen voordoen, zijn voor rekening van de gemeente Haarlem.

3. Door het Rijk opgelegde boetes wegens het niet overeenkomstig de normstelling uitvoeren van wet- en regelgeving zijn voor rekening van de gemeente Haarlem, tenzij zulks is gebeurd in opdracht van de gemeente Zandvoort of indien de gemeente Zandvoort de jaarrekening te laat aanlevert bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid of indien de reden voor de boete(s) anderszins aan handelen of nalaten van de gemeente Zandvoort is toe te rekenen.

4. Onverminderd het bepaalde in de drie voorafgaande leden is de gemeente die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen tegenover de andere gemeente aansprakelijk voor de vergoeding van de door haar geleden dan wel te lijden schade.

5. De in het vierde lid bedoelde aansprakelijkheid van de gemeenten voor schade wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de samenwerkingsovereenkomst zal op jaarbasis in geen geval meer bedragen dan de voor dat jaar berekende raming voor de bijdrage van de gemeente Zandvoort in de beheerskosten zoals genoemd in artikel 7, tweede lid.

1. De interne controle van de uitvoering van de regelingen en producten als door de gemeenten zijn overeengekomen ingevolge artikel 2, tweede lid van deze samenwerkingsovereenkomst wordt uitgevoerd door de gemeente Haarlem. De verslaglegging van de interne controle wordt ter beschikking gesteld van de gemeente Zandvoort op een nader te bepalen datum, vast te leggen in een nadere schriftelijke afspraak als bedoeld in artikel 2, vijfde lid.

2. De externe controle van de uitvoering van de regelingen als door gemeenten zijn overeengekomen vindt plaats door de externe accountant van de gemeente Haarlem. De verslaglegging van de externe controle wordt ter beschikking gesteld van de gemeente Zandvoort op een nader te bepalen datum, vast te leggen in een nadere schriftelijke afspraak als bedoeld in artikel 2, vijfde lid.

3. De eventuele extra kosten van door de externe accountant uit te voeren onderzoeken of audits voor zover betrekking hebbend op producten en diensten ten behoeve van de gemeente Zandvoort, worden door de gemeente Haarlem apart in rekening gebracht.

1. Klachten van burgers uit de gemeente Zandvoort over de dienstverlening of over personen die hiermee zijn belast worden ingediend bij en behandeld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem overeenkomstig de in de gemeente Haarlem geldende klachtenregeling.

2. De gemeente Haarlem informeert periodiek de gemeente Zandvoort over de binnengekomen klachten en de wijze van afdoening.

1. Het college van de gemeente Haarlem is met ingang van 1 januari 2015 belast met het beheer van de door de gemeente Zandvoort in het kader van de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst overgedragen archiefbescheiden. Het college van de gemeente Zandvoort blijft zorgdrager ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995.

2. De ambtenaren van de gemeente Haarlem, die werkzaam zijn op de terreinen sociale zaken, maatschappelijke ondersteuning en jeugd hebben uit hoofde van hun functie het recht inzage te hebben in de dossiers van klanten van de gemeente Zandvoort.

3. De archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van overdracht van taken nog niet zijn afgedaan, worden in digitale vorm ter beschikking gesteld van de gemeente Haarlem, die deze zaken zal afdoen. Van de terbeschikkingstelling wordt een verklaring opgemaakt, inhoudende een specificatie van de terbeschikkinggestelde bescheiden.

4. De archiefbescheiden betreffende zaken welke op het moment van overdracht van taken reeds zijn afgedaan blijven, tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats of tot het moment dat de vernietigingstermijn is bereikt, berusten onder het archiefvormend onderdeel van de gemeente Zandvoort. Indien noodzakelijk voor de taakuitvoering worden zij aan de gemeente Haarlem ter beschikking gesteld conform het bepaalde in het tweede lid.

5. De gemeente Zandvoort machtigt de gemeente Haarlem tot vernietiging van de onder haar berustende archiefbescheiden, voor zover deze zijn omschreven in vernietigingslijsten krachtens de Archiefwet 1962 of selectielijsten als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

6. In het krachtens artikel 7, tweede lid vast te leggen financieel overzicht van beheerskosten worden de kosten van het beheer van de terbeschikkinggestelde archiefbescheiden geregeld.

7. Klantgerelateerde post gaat rechtstreeks naar de gemeente Haarlem. Opgevraagde dossiers worden, afhankelijk van de wijze waarop en de vorm waarin de dossiers worden overgedragen, binnen drie werkdagen overgebracht.

8. Ten behoeve van de uitvoering van niet aan de gemeente Haarlem opgedragen taken geldt dat de gemeente Haarlem daartoe gevraagde informatie verstrekt uit dossiers, digitale bestanden of andere informatiedragers over inwoners van de gemeente Zandvoort, mits deze verstrekking niet in strijd is met het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens.

9. De gemeenten sluiten separaat een bewerkersovereenkomst in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens.

10. De gemeente Haarlem draagt zorg voor een passend beveiligingsniveau in het kader van de verwerking van persoonsgegevens.

1. Eenmaal per jaar wordt deze Samenwerkingsovereenkomst geëvalueerd.

2. Over de evaluatie wordt gerapporteerd aan de colleges van burgemeester en wethouders van beide gemeenten en worden zo nodig voorstellen voor aanpassing van de Samenwerkingsovereenkomst ter besluitvorming aan beide gemeenten voorgelegd.

3. Evaluatie heeft zowel betrekking op financiële aspecten als op beleidsmatige onderwerpen.

4. Indien de evaluatie leidt tot wijzigingen in de samenwerkingsovereenkomst dan wel de nadere afspraken zoals bedoeld in artikel 2, vijfde lid van deze samenwerkingsovereenkomst, worden deze vooraf aan het colleges, de burgemeesters en ingeval van kaderstellende wijzigingen tevens aan de respectievelijke raden ter instemming voorgelegd.

1. Partijen zijn gehouden allereerst te trachten in onderling overleg een oplossing te vinden voor verschillen in inzicht over de uitleg en toepassing van de bepalingen in deze samenwerkingsovereenkomst.

2. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, indien het overleg zoals bedoeld in het vorige lid niet tot overeenstemming heeft geleid, ook al wordt het geschil als zodanig door slechts een der partijen aangemerkt.

3. Geschillen omtrent de toepassing van deze samenwerkingsovereenkomst, in de ruimste zin, tussen de besturen van de gemeenten Zandvoort en Haarlem worden beslist door Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

1. Deze samenwerkingsovereenkomst kan worden gewijzigd door een daartoe strekkend besluit van de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de twee gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft en na verkregen toestemming van de gemeenteraden van de twee gemeenten indien sprake is van een wijziging betreffende de kaderstelling. Een voorstel tot wijziging kan door elk van de twee gemeenten afzonderlijk worden gedaan.

2. De wijziging treedt in werking op de dag, volgende op die van opname van de betreffende besluiten in het register als bedoeld in artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tenzij in het wijzigingsbesluit een later tijdstip is bepaald.

1. Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen die van dien aard zijn dat deze samenwerkingsovereenkomst naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet ongewijzigd kan worden voortgezet, zullen de gemeenten over de noodzaak van wijziging van deze samenwerkingsovereenkomst met elkaar in overleg treden.

2. De gemeenten treden in overleg binnen vier weken nadat een partij de wens daartoe aan de andere partij schriftelijk heeft medegedeeld.

3. Indien het overleg niet tot overeenstemming heeft geleid, kan elk der gemeenten deze samenwerkingsovereenkomst opzeggen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 19.

1. Deze samenwerkingsovereenkomst kan door elk van de colleges van burgemeester en wethouders, respectievelijk elk van de burgemeesters van de gemeenten Zandvoort en Haarlem, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft en na verkregen goedkeuring van de gemeenteraden van de betrokken gemeente, eenzijdig worden beëindigd.

2. De overeenkomst is opzegbaar na ommekomst van één jaar, derhalve met ingang van 1 januari 2016, met inachtneming van een opzegtermijn van twee jaar. Opzegging kan op elke dag plaatsvinden en dient door middel van een aangetekende brief te geschieden.

3. Als de gemeente Haarlem kosten moet maken die direct of indirect voortvloeien uit de beëindiging van de overeenkomst als gevolg van opzegging door de gemeente Zandvoort, welke niet het gevolg is van of verband houdt met een tekortkoming aan de zijde van de gemeente Haarlem, treden partijen met elkaar in overleg over de bepaling van de hoogte van de door de gemeente Zandvoort te betalen vergoeding.

4. Als de gemeente Haarlem de samenwerkingsovereenkomst beëindigt door opzegging, welke niet het gevolg is van of verband houdt met een tekortkoming aan de zijde van de gemeente Zandvoort, treden partijen met elkaar in overleg over de bepaling van de hoogte van de eventueel door de gemeente Haarlem te betalen vergoeding aan de gemeente Zandvoort indien hierdoor voor die gemeente meerkosten ontstaan.

5. Indien overleg als bedoeld in het derde en vierde lid niet tot overeenstemming leidt, staat het de gemeenten vrij deze zaak voor te leggen aan de bevoegde rechter of om gezamenlijk te kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.

1. Het college van de gemeente Haarlem draagt overeenkomstig het bepaalde in artikel 26, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen zorg voor toezending van de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Noord-Holland.

2. De besturen van de gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze, overeenkomstig het bepaalde in artikel 26, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zorg voor de bekendmaking van de inwerkingtreding van de regeling of van besluiten tot wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van opneming in het register als bedoeld in artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, en werkt zo nodig terug tot 1 januari 2015.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Samenwerkingsovereenkomst Zandvoort-Haarlem op het gebied van het sociaal domein’.