Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zandvoort houdende regels omtrent ambtelijke samenwerking Dienstverleningshandvest Gemeenschappelijke regeling ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem

1. De gemeente Haarlem voert met ingang van 1 januari 2018 taken uit voor de gemeente Zandvoort op basis van artikel 2, eerste lid van de Gemeenschappelijke regeling ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem.

2. Uitzonderingen op deze taakuitvoering zijn de taken en bevoegdheden die de gemeente Zandvoort heeft opgedragen of overgedragen aan haar verbonden partijen, waaronder in ieder geval:

• a.

  de belastingheffing, welke wordt uitgevoerd door ‘Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid’ (GBKZ);

• b.

  de uitvoering van taken op het gebied van het dagelijks beheer en onderhoud van de openbare ruimte, welke rechtstreeks is uitbesteed aan Spaarnelanden NV en een aantal marktpartijen;

• c.

  het beheer en onderhoud van maatschappelijke accommodaties, die zijn opgedragen aan SRO Zandvoort BV;

• d.

  de re-integratie, arbeidsmatige dagbesteding en leren en werken voor risicojongeren, zoals deze worden uitgevoerd door Werkpas Holding B.V.;

• e.

  taken op het gebied van parkeerbeheer welke worden uitgevoerd door de Coöperatie Parkeerservice U.A.;

• f.

  diverse wettelijke taken op het gebied van veiligheid, brandweer en gezondheid, maatschappelijke zorg en jeugd welke zijn ondergebracht bij de Veiligheidsregio Kennemerland;

• g.

  de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening, welke is belegd bij het Werkvoorzieningsschap Zuid-Kennemerland (Paswerk);

• h.

  taken op het gebied van het verbeteren van de bereikbaarheid van de regio Zuid-Kennemerland, door deelname aan de gemeenschappelijke regeling Regionale Bereikbaarheidsvisie Zuid-Kennemerland (Mobiliteitsfonds);

• i.

  de uitvoering van de Leerplichtwet 1969 en de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie in de gemeenschappelijke regeling Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten regio West-Kennemerland;

• j.

  de wettelijke taken, overige milieu- en Wabotaken die zijn ondergebracht bij de Omgevingsdienst IJmond; en

• k.

  het instandhouden van scholen voor openbaar primair onderwijs door de Stichting openbaar primair onderwijs Zuid-Kennemerland (Stopoz);

• l.

  het tot 1 april 2018 bieden van inkoopondersteuning, welke tot genoemde datum is opgedragen aan stichting RIJK.

3. De regie en controle op de taken en bevoegdheden van de verbonden partijen van Zandvoort worden uitgevoerd door de gemeente Haarlem.

4. Partijen kunnen in gezamenlijk overleg besluiten nieuwe dienstverlenende taken van Zandvoort door de gemeente Haarlem te laten uitvoeren.

5. De taken worden uitgevoerd op de wijze zoals deze in de gemeente Haarlem is vastgelegd in de geldende administratieve organisatie en met toepassing van de ICT-voorzieningen van de gemeente Haarlem. De organisatie van taken wordt belegd volgens de organisatie-indeling van de gemeente Haarlem.

6. Het te leveren kwaliteitsniveau van taken door de gemeente Haarlem ten behoeve van de gemeente Zandvoort is tenminste zoals in het Bestuurskrachtonderzoek 2016 van Zandvoort is beschreven.

7. Partijen streven ernaar de kwaliteit van taakuitvoering op gelijk niveau te brengen, waarbij wordt gedoeld op het hoogste kwaliteitsniveau dat bij partijen op de verschillende taakvelden aanwezig is.

8. Partijen kunnen wat betreft het te leveren kwaliteitsniveau aanvullende afspraken maken over specifieke taken.

1. In de gemeente Zandvoort blijft een loketfunctie met vaste openingstijden beschikbaar voor inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen voor de baliefuncties van de gemeente.

2. Voor de vergunningverlening kunnen inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen op afspraak terecht bij de loketfunctie in Zandvoort. Gedurende de openingstijden van de Publiekshal in Haarlem kunnen inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen van Zandvoort ook daar terecht voor de vergunningverlening.

3. Ook voor complexe vraagstukken blijft de mogelijkheid bestaan om een afspraak in Zandvoort te maken.

4. Daarnaast blijven informatie-, inloopavonden en participatiebijeenkomsten plaatsvinden in (het gemeentehuis dan wel de wijken van) Zandvoort.

1. In de gemeente Zandvoort wordt evenals in de gemeente Haarlem volgens het principe van gebiedsgericht werken uitvoering gegeven aan taken, waarbij de gemeente Zandvoort één gebied is.

2. Hiertoe wordt uit het personeel van de gemeente Haarlem een gebiedsteam Zandvoort geformeerd onder leiding van een gebiedsmanager. Periodiek wordt door dit gebiedsteam een gebiedsplan opgeleverd welk plan in ieder geval is afgestemd op de begroting en meerjarenraming van de gemeente Zandvoort.

3. De beslissing om het gebiedsteam Zandvoort ten behoeve van de zichtbaarheid gedurende de eerste periode te stationeren in Zandvoort, wordt in de evaluaties als bedoeld in artikel 20 heroverwogen.

1. De beleidsbepaling, de kaderstelling en de controle daarop, behoort toe aan de bestuursorganen van de gemeente Zandvoort voor zover het betreft de inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen of het grondgebied van die gemeente.

2. De beleidsbepaling, de kaderstelling en de controle daarop, behoort toe aan de bestuursorganen van de gemeente Haarlem voor zover het betreft de inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen of het grondgebied van die gemeente.

3. Bij de beleidsbepaling streven de gemeenten naar het opstellen en uitvoeren van een uniform beleid, met respect voor ieders eigenheid.

1. De gemeente Zandvoort voldoet vanaf 2018 jaarlijks een financiële vergoeding aan de gemeente Haarlem inzake:

• -

  de begrote kosten inclusief werkgeverslasten van de per 1 januari 2015 en van de per 1 januari 2018 door de gemeente Zandvoort aan de gemeente Haarlem overgedragen personeelsformatie voor primaire functies, niet zijnde overhead;

• -

  overhead, tegen een vergoeding van € 44.300 (prijspeil 2017) per overgedragen primaire fte;

• -

  de begrote materiële kosten die samenhangen met de aan de gemeente Haarlem overgedragen taken, niet zijnde overhead;

• -

  facilitaire ondersteuning voor het bestuur van de gemeente Zandvoort en voor de ambtelijke organisatie die bij de gemeente Zandvoort in dienst blijft, in het bijzonder op het gebied van HRM en ICT.

2. Op de financiële vergoeding zoals genoemd in het eerste lid wordt een efficiencykorting ten gunste van de gemeente Zandvoort in mindering gebracht. Voor de jaren 2018, 2019 en 2020 bedraagt deze efficiencykorting € 500.000 op jaarbasis exclusief indexering.

3. De hoogte van het efficiencyvoordeel als bedoeld in het tweede lid vanaf 2021 en de onderlinge verdeling daarvan wordt in het kader van de voorbereiding van de Programmabegroting 2021 aan beide gemeentebesturen ter besluitvorming voorgelegd. De grondslag voor het bepalen van dit efficiencyvoordeel wordt vastgesteld bij de beknopte evaluatie na twee jaar zoals genoemd in artikel 20, eerste lid.

4. Op de financiële vergoeding zoals genoemd in het eerste lid en de efficiencykorting zoals genoemd in het tweede en derde lid wordt vanaf 2018 een jaarlijkse indexering toegepast op basis van indexatie van het Centraal Planbureau (CPB).

5. Ingeval van gewenste kwalitatieve bijstellingen van de taakuitvoering en gewijzigde verhoudingen van volumes, alsmede nieuwe of extra taken, afwijkend beleid dan wel gewijzigde omstandigheden kunnen partijen nadere afspraken maken over de vergoeding van de gemeente Zandvoort aan de gemeente Haarlem. Wijzigingen in deze vergoeding worden in beide gemeenten door middel van de reguliere planning & controlcyclus ter bestuurlijke besluitvorming voorgelegd.

6. De hoogte en de samenstelling van de financiële vergoeding zoals genoemd in de leden 1 tot en met 5 worden jaarlijks bij de voorbereiding van de Voorjaarsnota schriftelijk vastgelegd.

7. De vergoeding zoals genoemd in de leden 1, 2 en 4 bedraagt voor het jaar 2018 in totaal € 9.190.000,- inclusief indexering (prijspeil 2018), en wordt als volgt gespecificeerd:

• -

  directe en indirecte personeelslasten inclusief efficiencykorting € 5.222.000,-;

• -

  overhead € 3.523.000,-;

• -

  materieel budget € 130.000,-;

• -

  facilitaire ondersteuning € 100.000;

• -

  indexering voor 2018 € 215.000,-.

8. De Zandvoortse budgetten inzake de (beleids)programma’s, de algemene dekkingsmiddelen, het raadhuis in Zandvoort en de ambtelijke organisatie die bij de gemeente Zandvoort in dienst blijft zijn en blijven voor risico en rekening van de gemeente Zandvoort.

9. De betaling van de financiële vergoeding zoals bedoeld in het eerste tot en met vierde lid vindt medio een kwartaal en in vier gelijke delen plaats.

10. De betaling van de financiële vergoeding van de gemeente Zandvoort als bedoeld in het zevende lid vindt plaats via de bankrekening van de gemeente Zandvoort. De gemeente Zandvoort autoriseert de gemeente Haarlem om namens de gemeente Zandvoort via deze bankrekening de benodigde transacties te verrichten.

11. Kosten die door de gemeente Zandvoort worden gemaakt voor het in verband met dit Dienstverleningshandvest opzeggen van lopende overeenkomsten zijn voor rekening van de gemeente Zandvoort.

1. Beleidsrisico’s worden door de gemeenten afzonderlijk gedragen.

2. Bedrijfsvoeringsrisico’s die zich bij een normale bedrijfsvoering kunnen voordoen, zijn voor rekening van de gemeente Haarlem.

3. Door het Rijk opgelegde boetes wegens het niet overeenkomstig de normstelling uitvoeren van wet- en regelgeving zijn voor rekening van de gemeente Haarlem, tenzij zulks is gebeurd in opdracht van de gemeente Zandvoort of indien de reden voor de boete(s) anderszins aan handelen of nalaten van de gemeente Zandvoort is toe te rekenen.

1. De externe controle van de uitvoering van de regelingen als door gemeenten zijn overeengekomen vindt met ingang van het begrotingsjaar dat volgt na beëindiging van het huidige contract van de gemeente Zandvoort plaats door de externe accountant die de raad van Zandvoort op dat moment daarvoor aanwijst. De verslaglegging van de externe controle wordt ter beschikking gesteld van de gemeente Zandvoort op een nader te bepalen datum, vast te leggen in een nadere schriftelijke afspraak.

2. De kosten van door de externe accountant uit te voeren externe controle, in opdracht van de gemeente Zandvoort extra uit te voeren onderzoeken of audits voor zover betrekking hebbend op producten en diensten ten behoeve van de gemeente Zandvoort, komen ten laste van de gemeente Zandvoort.

1. De gemeente Haarlem stelt in overleg met Zandvoort formatie beschikbaar voor de taak van controller ten behoeve van de gemeente Zandvoort.

2. De controller is in dienst van Haarlem, maar dient bij de uitvoering van zijn/haar taak uitsluitend de belangen van de gemeente Zandvoort. De formele benoeming en ontslag als controller van de gemeente Zandvoort geschiedt om die reden door het college van Zandvoort. Uiterlijk 1 december 2017 is een taakomschrijving beschikbaar die aan beide secretarissen ter goedkeuring wordt voorgelegd.

3. De controller adviseert het college en/of de gemeentesecretaris van Zandvoort gevraagd en ongevraagd op basis van eigen inzicht en oordeelsvorming.

1. De secretaris van Zandvoort is de eerst aangewezen adviseur van het college van Zandvoort en uit dien hoofde verantwoordelijk voor alle zaken ter voorbereiding en uitvoering van de bestuurlijke besluitvorming in de gemeente Zandvoort .

2. De algemeen directeur, zijnde de secretaris van de gemeente Haarlem, is verantwoordelijk voor alle zaken betreffende het personeel, informatie, organisatie en huisvesting.

3. De secretaris van Zandvoort neemt deel aan de overleggen van de directie om de bestuurlijke besluitvorming van Zandvoort toe te lichten en ten behoeve van de behartiging van het belang van de eigenheid van de gemeente Zandvoort.

4. De instructie voor de secretaris van Zandvoort als bedoeld in artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet, wordt aangepast wat betreft diens taak en bevoegdheden na inwerkingtreding van de ambtelijke samenwerking met Haarlem.

1. De secretarissen staan hun resp. colleges en burgemeesters bij de uitoefening van hun taak terzijde.

2. De leden van het college van de gemeente Zandvoort worden ambtelijk ondersteund door medewerkers van de gemeente Haarlem op een in overleg met de leden af te stemmen aard en wijze die nodig is voor het kunnen vervullen van hun functie in Zandvoort.

3. De ondersteuning bestaat in elk geval uit periodieke stafoverleggen per collegelid.

4. De ondersteuning van (en de informatievoorziening aan) de raad vindt plaats op basis van de verordeningen en overige regelingen ter ondersteuning van de raad van Zandvoort.

1. Indien de situatie ontstaat of dreigt te ontstaan dat een partij niet in staat is te voldoen aan een of meer in dit Dienstverleningshandvest overeengekomen verplichtingen, informeert deze partij de andere partij zo spoedig mogelijk en zo nodig na bestuurlijke afstemming na constatering hiervan en geeft hierbij aan:

• -

  de oorzaak van de situatie;

• -

  de consequentie van de situatie; en

• -

  de door de eerstgenoemde partij voorgenomen maatregelen om de situatie ongedaan te maken, dan wel te voorkomen.

2. Partijen streven ernaar in onderling overleg een oplossing voor de situatie, als bedoeld in het vorige lid, te bereiken. Het overleg daartoe wordt in eerste instantie op ambtelijk niveau gevoerd. Indien het ambtelijk overleg niet tot een oplossing leidt wordt op bestuurlijk niveau overleg gevoerd.

1. Klachten van burgers, bedrijven en instellingen uit de gemeente Zandvoort over de dienstverlening of over personen die hiermee bij de gemeente Haarlem zijn belast worden ingediend bij en behandeld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem overeenkomstig de in de gemeente Haarlem geldende klachtenregeling.

2. De gemeente Haarlem informeert periodiek de gemeente Zandvoort over de binnengekomen klachten en de wijze van afdoening.

1. Het college van de gemeente Haarlem is met ingang van 1 januari 2018 belast met de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Zandvoort overeenkomstig een door de raad van de gemeente Haarlem met inachtneming van artikel 41, tweede lid van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling.

2. Het college van de gemeente Zandvoort blijft zorgdrager ingevolge artikel 30 van de Archiefwet 1995.

3. De gemeenten sluiten separaat een bewerkersovereenkomst in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens.

4. De gemeente Haarlem draagt zorg voor een passend beveiligingsniveau in het kader van de verwerking van persoonsgegevens.

1. Partijen kunnen dit Dienstverleningshandvest met wederzijds goedvinden wijzigen

2. Wijzigingen overeenkomstig het vorige lid worden vastgelegd in een gewijzigd Dienstverleningshandvest, dat integraal in de plaats treedt van de voorheen geldende versie.

1. De uitvoering van taken wordt na twee jaar in beknopte zin en wederom na vier jaar in zijn totaliteit na inwerkingtreding van dit Dienstverleningshandvest geëvalueerd.

2. Over de evaluatie wordt gerapporteerd aan de colleges van burgemeester en wethouders van beide gemeenten en worden zo nodig voorstellen voor aanpassing van het Dienstverleningshandvest ter besluitvorming aan beide gemeenten voorgelegd.

3. Evaluatie heeft zowel betrekking op financiële aspecten als op beleidsmatige onderwerpen.

4. Indien de evaluatie leidt tot wijzigingen in dit Dienstverleningshandvest, worden deze vooraf aan het colleges, de burgemeesters en ingeval van kaderstellende wijzigingen tevens aan de respectievelijke raden ter instemming voorgelegd.

5. Naast genoemde evaluaties zal Zandvoort eigenstandig een bestuurskrachtonderzoek laten uitvoeren ter vergelijking met het Bestuurskrachtonderzoek 2016, als genoemd in artikel 3, zesde lid van dit Dienstverleningshandvest.

1. Van een geschil is sprake indien een van de partijen dit schriftelijk aan de andere partij te kennen geeft.

2. Op geschillen is artikel 13 van de ‘Gemeenschappelijke regeling ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem’ van toepassing.

1. Dit Dienstverleningshandvest treedt in werking en is verbindend vanaf 1 januari 2018.

2. Dit Dienstverleningshandvest wordt voor onbepaalde tijd overeengekomen.