Archiefverordening gemeente Zandvoort 2018

Ondertekening

Memorie van toelichting

Algemeen

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 19951 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995 (verder Archiefwet en Archiefbesluit genoemd).

Aspecten die al in de geldende hogere regelgeving zijn geregeld en die automatisch doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd en waarvoor de gemeenteraad geen regelgevende bevoegdheid heeft.

Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen, deze volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet. De taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders toe te passen kwaliteitssysteem volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling. Ook het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel is een bevoegdheid die al is geregeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet.

Begrip “archiefbescheiden”

Deze verordening is, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, zowel van toepassing op digitale informatiedragers zoals documenten, bestanden, databases, XML, websites, berichten via sociale media, foto’s, etc, alsook op de ‘klassieke’ papieren archiefbescheiden.

De in deze Memorie van toelichting gebruikte term “informatie” is synoniem met de in artikel 1, onder c van de Archiefwet bedoelde archiefbescheiden.

Begrip “archiefbewaarplaats”

Overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet, wijzen burgemeester en wethouders een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid over te brengen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Voor de gemeente Zandvoort is deze de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland, het Noord-Hollands Archief.

Begrippen “zorg” en “beheer”

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de Archiefwet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de kaderstellende, bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen. Het ‘beheer’ van de archiefbescheiden richt zich op de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheer werkzaamheden: het bewaren, bewerken en voor raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van de informatie binnen en buiten de organisatie (klanten, inwoners, partners van de gemeente, maatschappelijke instanties, etc.)

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats van het Noord-Hollands Archief zijn opgenomen zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens deze uitzonderingsgevallen, bevoegd deze archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die het Noord-Hollands Archief hiervoor in rekening brengt zijn gepubliceerd op de website: https://noord-hollandsarchief.nl

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van informatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheerregels’) worden opgesteld, beide voor het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het bredere gemeentelijk informatiebeleid. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, gegevensmanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming, en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de gemeentelijke informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht.

Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten maatregelen te treffen voor de verbetering van het informatiebeheer. Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad. Uit de Archiefwet volgt dat gemeentearchivaris de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het informatie betreft die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op het informatie- en archiefbeheer.

Op grond van het tweede lid, kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats, en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de archiefbescheiden die (nog) niet zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij doen dat op de wijze zoals is beschreven onder a t/m c.

De gegevens die voor de verantwoording gebruikt worden door het college, maken deel uit van het in gebruik zijnde kwaliteitssysteem. De hierin opgenomen gegevens kunnen ook gebruikt worden om in het kader van het interbestuurlijk toezicht Gedeputeerde staten te informeren.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor de archiefbewaarplaats en daarmee een bredere kijk geven op de maatschappij, en een aanvulling vormen op archieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’).

Als het dergelijke archiefbescheiden betreft en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kunnen ze worden opgenomen in de archiefbewaarplaats van het Noord-Hollands Archief.

De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de eigenaar en de beheerder van de archiefbewaarplaats (artikel 16 van de Archiefwet).

Voor het beheer van deze archiefbescheiden dienen voldoende middelen beschikbaar te worden gesteld door burgemeester en wethouders binnen de begrotingskaders gesteld door de raad.

Dit met uitzondering van archiefbescheiden die in bewaring zijn gegeven en waarvan is overeengekomen dat het beheer daarvan door de eigenaar wordt vergoed.