Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013

Ambtelijke bijstand

De (staten)griffie is beperkt in formatie. Het takenpakket van de griffie is daar uiteraard op afgestemd. Voor specialistische kennis en adviezen en specifieke informatie kan een beroep worden gedaan op de beleidsspecialisten in de reguliere ambtelijke organisatie. In nauwe samenwerking met elkaar kan daardoor de vereiste kwaliteit in advisering geleverd worden.

De verordening behandelt de ambtelijke bijstand tot in detail, aangezien het de verhouding betreft tussen de statenleden en de ambtelijke organisatie. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor gedeputeerde staten, hetgeen voor ambtenaren tot een loyaliteitsprobleem zou kunnen leiden. Daarom zal een lid van gedeputeerde staten dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken lid van provinciale staten en niet tot de bijstandverlenende ambtenaar.

Overigens kan een statenlid altijd vragen om het verzoek om ambtelijke bijstand en/of de inhoud van de verleende bijstand geheim te houden.

De formulering van artikel 33 Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele statenleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle statenleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de uitvoering van ambtelijke bijstand door gewetensbezwaren bemoeilijkt, of zelfs onmogelijk, wordt. In voorkomende gevallen zal daarom vooral naar een praktische oplossing gezocht worden.

Fractie-ondersteuning

Provinciale Staten heeft drie taken: volksvertegenwoordigen, kaderstellen en controleren. Alle werkzaamheden die uitgevoerd worden ter versterking van deze taken, worden geacht in het belang van de gehele fractie te zijn. Dit leidt immers tot een zekere mate van onafhankelijkheid binnen de context van de betreffende politieke partij. Het oordeel of een uitgave het fractiebelang dient, is dan ook in eerste instantie ter beoordeling aan de fractie. Het fractiebelang is daarmee dus per uitgave aan te tonen, hetgeen ook vanuit deze verordening noodzakelijk is.

Fracties in provinciale staten kunnen politiek en administratief ondersteund worden door een fractiemedewerker. Deze medewerker is in loondienst bij een voor fractie-ondersteuning in het leven geroepen rechtsfiguur die geen andere taken verricht of hij wordt door die rechtspersoon anderszins ingehuurd (bijvoorbeeld als "zzp-er"). Het is dan ook de rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de afdracht en boekhouding van loonbelasting, sociale premies en de tijdsbesteding van de fractiemedewerker. Uiteraard is dat afhankelijk van de wijze waarop deze fractiemedewerker is ingehuurd (loondienst, zzp-er of anderszins)

Statenleden ontvangen maandelijks een vast (forfaitair) bedrag ter bestrijding van onkosten die zij maken als statenlid. Het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden (Stb. 242, 7 april 1994) is hiervoor de juridische grondslag. Het is niet toegestaan om deze forfaitaire vergoedingen aan te vullen ten laste van de provincie, aldus artikel 96 Provinciewet.

Het bedrag voor de onkostenvergoeding is opgebouwd uit een aantal componenten: representatie, vakliteratuur, excursies, bureaukosten & porti, contributies & lidmaatschappen, ontvangsten thuis en zakelijke giften. De hoogte van de onkostenvergoeding is gebaseerd op gemiddelde uitgaven en is vastgelegd in het rechtspositiebesluit. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste toelage per maand kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd bij de provincie (Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers van gemeenten, provincies en waterschappen, april 2011, blz. 46) of ten laste van het fractiebudget worden gebracht. Het wettelijk stelsel van vergoedingen voor statenleden en burgercommissieleden is immers limitatief omschreven. De regeling is bovendien bekrachtigd met een verbod tot het ontvangen van andere vergoedingen, ten laste van de provincie, dan krachtens de bepaling van hoofdstuk VI Provinciewet.

Artikel 1

In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg.

Artikel 2

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan statenleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een lid van provinciale staten contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie. De begrippen "document" en "openbaar" worden hier gebruikt in de betekenis van de Wet openbaarheid van bestuur.

Hoe omgegaan dient te worden met niet-openbare documenten en/of informatie, is geregeld in de artikelen 25, 55 en 91 Provinciewet.

Artikelen 3 en 4

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de commissaris van de Koning.

Om het belang van het betreffende lid en de staten als zodanig expliciet in de beslissing te doen meewegen, is bepaald dat de commissaris zonodig het presidium en het college terzake een reactie kan vragen.

Uiteraard kan provinciale staten de commissaris van de Koning verzoeken hierover verantwoording af te leggen.

Artikel 5

Ook indien – naar de mening van het lid van provinciale staten – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de kwestie op de zelfde wijze als onder artikel 4 aan de commissaris worden voorgelegd.

Artikel 6

Indien een lid van provinciale staten om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die heden onafhankelijk opereert van gedeputeerde staten. Daarom is geregeld dat (een lid van) gedeputeerde staten per definitie informatie opvraagt bij het statenlid.

Hierdoor wordt voorkomen dat de ondersteuning verlenende ambtenaar in een loyaliteitsdiscussie verzeild raakt.

Indien géén geheimhouding is gevraagd, kan een ambtenaar er in de praktijk natuurlijk wel voor kiezen om de portefeuillehouder te informeren.

Het vragende statenlid heeft de mogelijkheid om geheimhouding te vragen over ambtelijke ondersteuning en/of het te geven advies. Omdat de ambtelijke ondersteuning altijd gericht is op activiteiten met een min of meer politiek karakter, is er geen verplichting voor het vragende statenlid om de reden van geheimhouding toe te lichten.

Met deze twee bepalingen is tot uitdrukking gebracht dat een ambtenaar, die voor de uitoefening van ambtelijke bijstand is toegewezen, niet meer onder de verantwoordelijkheid van het college werkt. Althans, voor zover het die ambtelijke bijstand betreft. Vandaar ook dat het statenlid, dat niet tevreden is over de verleende bijstand, op basis van artikel 5 hiervan mededeling doet aan de griffier.

Artikel 7

Fractie-ondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractie-ondersteuning zal in de provinciebegroting moeten worden opgenomen en dus door provinciale staten worden vastgesteld. De fractie-ondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen.

Artikel 8

De fractie wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractie-ondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt ter versterking van de statenwerkzaamheden.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes, inclusief de kosten van extra inzet van de fractiemedewerker, worden gedekt of dat statenleden hun

eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet) aanvullen vanuit de bijdrage voor fractie-ondersteuning.

Ten laste van het fractiebudget worden aan individuele staten- en/of commissieleden geen gemaakte reis- en verblijfskosten vergoed. Deze kosten worden ingevolge de Verordening rechts-positie gedeputeerden, staten- en commissieleden door de provincie vergoed.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, is gekozen voor een helder, eenvoudig kader: de fractie bepaalt in eerste instantie welke kosten in haar belang zijn. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid op de juiste plek. Discussies over de aard van de uitgaven, welke kosten kunnen wel gedeclareerd of juist niet, de ondersteunende techniek enz. worden dan ook binnen de fracties gevoerd.

Deze systematiek heeft tot gevolg dat de controle van de bestedingen eenvoudiger wordt. De accountant kan immers volstaan met een minder diepgaande toetsing van het fractiebelang. Het aantonen van het fractiebelang gebeurt door dit op het bewijsstuk bij de betreffende kostenpost te schrijven.

De kosten van presentiegeld , reis- en verblijfkosten en de computerapparatuur van burgercommissieleden komen rechtstreeks ten laste van de provincie.

Zaken als kerstpakketten voor de fractiemedewerker(s) en voor vrijwilligers kunnen ten laste van het fractiebudget worden gebracht. Bij die kosten is het fractiebelang duidelijk.

Er zijn ook kosten die gemaakt worden, waarvan het (directe) fractiebelang minder duidelijk is. Deze kosten worden zichtbaar, als deze hoger zijn dan het bedrag waarboven de accountant controleert. Een voorbeeld hiervan zijn (rouw)advertenties. Functioneel benaderd hebben deze kosten eenzelfde impact als, bijvoorbeeld, een kleine attentie voor een relatie. Door het bedrag echter, springen deze kosten in het oog. Desondanks hebben deze kosten een verband met de drie taken van provinciale staten: volksvertegenwoordigen, kaderstellen en controleren. Dientengevolge kunnen deze kosten ten laste van het fractiebudget worden betaald.

Van enkele kostensoorten is echter in de verordening bepaald dat deze niet in het fractiebelang gedeclareerd kunnen worden. Als gevolg van een arrest van de Hoge Raad en een brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hierover, is deze bepaling aangescherpt en kunnen vanuit het fractiebudget géén vergoedingen meer aan individuele statenleden worden betaald.

De Hoge Raad heeft in het betreffende arrest uitgesproken dat het vergoedingenstelsel in de Provinciewet en de Gemeentewet geen (forfaitaire) onkostenvergoedingen aan staten- en raadsleden toestaat. Uitdrukkelijk werd hierbij ingegaan op de reis- en verblijfskosten die door individuele staten- en raadsleden worden gemaakt. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in reactie op dit arrest aangegeven dat dientengevolge de statenleden hun reis- en verblijfskosten rechtstreeks bij de provincie dienen te declareren. Daarmee dienen deze kosten verantwoord te kunnen worden vanuit het provinciaal belang.

Statenleden dienen het provinciaal belang in ieder geval als zij "in functie zijn als statenlid". Daarvan is in ieder geval sprake bij:

• -

  staten- en commissievergaderingen;

• -

  fractievergaderingen;

• -

  inhoudelijke bijeenkomsten met een provinciaal belang;

• -

  overleggen met provinciaal belang met instellingen, bedrijven, overheden, statenleden, gedeputeerden en ambtenaren;

• -

  bijeenkomsten bij provinciale projecten (bij start, tussentijds en bij afronding);

• -

  vertegenwoordiging van de provincie;

• -

  netwerkbijeenkomsten, evenementen en voorstellingen, die bijgewoond worden vanuit de functie als statenlid;

• -

  landelijke overleggen met een voor de provincie Zeeland inhoudelijke component;

• -

  scholing.

Burgercommissieleden kunnen voor dezelfde situaties hun reis- en verblijfskosten bij de provincie declareren, voor zover de betreffende reis binnen de provincie Zeeland wordt gemaakt.

Reis- en verblijfkosten voor partijcongressen en verkiezingsbijeenkomsten kunnen niet gedeclareerd worden. Deze kosten worden niet gemaakt ten behoeve van de provincie, maar ten behoeve van de desbetreffende politieke partij.

De penningmeesters van de fracties in Provinciale Staten beoordelen of de reizen voldoen aan het criterium van het provinciaal belang. De daadwerkelijke betaling van reis- en verblijfkosten wordt geautoriseerd door de statengriffier.

Artikel 9

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in provinciale staten.

De bijdrage wordt verstrekt aan een rechtspersoon, die is opgericht voor de fractie-ondersteuning. Het is logisch dat het budget hiervoor dan ook naar een op naam van die rechtspersoon gestelde rekening wordt overgemaakt.

Artikel 10

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage na verkiezingen aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in provinciale staten. De bijdrage wordt berekend per de eerste dag van de maand na de verkiezingen. De kosten voor nieuwe fracties kunnen vanaf de dag na de verkiezingen verantwoord worden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden.

Artikel 11

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve wordt dan ook aan het einde van de zittingsperiode teruggestort in de provinciekas. Enerzijds biedt deze regeling de mogelijkheid voor de fracties om gedurende de zittingsperiode de nodige armslag te hebben in de verdeling van de gelden. Anderzijds wordt recht gedaan aan het gegeven dat verkiezingen een nieuwe situatie met zich meebrengen en wordt voorkomen dat er over de verkiezingen heen een situatie kan ontstaan met “rijke” gezeten fracties en minder welvarende nieuwe fracties.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. Het in het derde lid bepaalde voorziet er in, dat in een dergelijk geval onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording wordt afgelegd waarin wordt aangegeven hoe de reserve over de nieuw ontstane fracties op basis van het aantal leden wordt verdeeld.

Artikel 12

De fracties kunnen bij hun jaarlijkse verantwoording het "kasstelsel" of het "stelsel van baten en lasten" hanteren. Belangrijk voor de fracties is dat aan het eind van de zittingsperiode alle kosten zijn opgenomen in de verantwoording. De accountant controleert niet of de fracties loonheffing en premies juist hebben afgedragen. Ook de tijdsinzet van de fractiemedewerker is geen onderdeel van de accountantscontrole.

Artikelen 13 en 14

De oude verordening wordt geheel ingetrokken. Door aan de nieuwe bepalingen terugwerkende kracht te koppelen tot 1 januari 2013 kan de accountantscontrole over het boekjaar 2013 ook uitgevoerd worden vanuit de nieuwe regeling.