Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Zeeland

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieZeeland
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingVerordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013
CiteertitelVerordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013
Vastgesteld doorprovinciale staten
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpPersoneel

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2003 wordt hiermede met ingang van 1 januari 2013 ingetrokken.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Provinciewet, art. 33

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

14-02-201401-01-2014Art. 8 en toelichting op art. 8

30-01-2014

Provinciaal Blad, 2014, 46

SGR 058
15-11-201301-01-201301-01-2014Nieuwe regeling

20-09-2013

Provinciaal Blad, 2013, 26

SGR-051

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013

Provinciale staten van Zeeland

  • -

    overwegende dat bij opeenvolgende controles geconstateerd is dat er op verschillende manieren afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop het budget voor fractie-ondersteuning uitgegeven kan worden;

  • -

    dat het wenselijk is om hierin uniformiteit en duidelijkheid te krijgen;

  • -

    dat tegelijkertijd de verantwoordelijkheid en bevoegdheid over de uitgaven van het fractiebudget op de juiste wijze toebedeeld dient te worden;

  • -

    gelet op artikel 33 van de Provinciewet;

besluiten vast te stellen de navolgende Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013

Hoofdstuk 1. Ambtelijke bijstand
Artikel 1
  • 1.

    De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om bijstand.

  • 2.

    Zij voeren daartoe overleg zo vaak als nodig is.

Artikel 2
  • 1.

    Een lid van provinciale staten wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2.

    Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3.

    Een lid van provinciale staten wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4.

    De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3
  • 1.

    Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het lid van provinciale staten niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van provinciale staten;

    • b.

      dit het belang van de provincie kan schaden;

    • c.

      het bijstand betreft als bedoeld in artikel 2, derde lid, verzocht door een lid of fractie, die, gelet op de gevolgen en frequentie van dergelijke verzoeken om bijstand, naar het oordeel van de secretaris een te groot beslag op de ambtelijke organisatie legt.

  • 2.

    De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3.

    Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid van provinciale staten dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier het verzoek voorleggen aan de commissaris van de Koning. De commissaris beslist, indien hij dit nodig oordeelt het presidium en gedeputeerde staten gehoord, zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 5
  • 1.

    Indien een lid van provinciale staten niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier. De griffier overlegt ter zake met de secretaris.

  • 2.

    Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de commissaris van de Koning. Artikel 4, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6
  • 1.

    Indien gedeputeerde staten of leden van gedeputeerde staten informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken lid van provinciale staten.

  • 2.

    Een lid van provinciale staten kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

Hoofdstuk 2. Fractie-ondersteuning
Artikel 7
  • 1.

    De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Van het, voor de in het eerste lid bedoelde bijdragen, in de provinciebegroting geraamde totaalbedrag wordt de helft uitgekeerd in een gelijk bedrag per fractie en de helft in een bijdrage per zetel in provinciale staten.

Artikel 8
  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie;

    • c.

      giften;

    • d.

      vergoedingen aan staten- en commissieleden;

    • e.

      uitgaven die samenhangen met verkiezingen.

Artikel 9
  • 1.

    De bijdrage voor fractie-ondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt via een daartoe door de fractie specifiek voor de fractiewerkzaamheden aangewezen (bank)rekening.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.

    In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen provinciale staten plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3.

    De bijdrage voor fractie-ondersteuning wordt gestort op een (bank)rekening die beheerd wordt door een voor fractie-ondersteuning opgerichte rechtspersoon.

Artikel 10
  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage met ingang van de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen provinciale staten plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, toegekende bijdrage voor de oorspronkelijke fractie voor het resterende deel van de zittingsperiode verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot in het lopende kalenderjaar verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11
  • 1.

    Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de jaarlijks aan haar toekomende bijdrage te reserveren ter besteding in volgende jaren binnen de zittingsperiode.

  • 2.

    Het aan het einde van de zittingsperiode resterende bedrag inclusief eventuele rentebaten wordt door de fractie, onder aflegging van een laatste verantwoording en overlegging van een verslag, binnen 3 maanden teruggestort in de provinciekas.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt, onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording afgelegd waarin wordt aangegeven dat de reserve over de nieuw ontstane fracties naar rato van het aantal betrokken fractieleden wordt verdeeld.

Artikel 12
  • 1.

    Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 3, legt elke fractie, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan provinciale staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractie-ondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2.

    De verantwoordingsverplichting als bedoeld in het eerste lid voor het boekjaar, voorafgaand aan verkiezingen schort op tot drie maanden na de verkiezingen

  • 3.

    Controle van het verslag vindt plaats door een accountant. De in het verslag verantwoorde uitgaven vallen buiten de controle door accountant voor zover deze per uitgave het bedrag van € 100,-- niet overschrijden. De accountant brengt advies uit aan de provinciale staten.

  • 4.

    Provinciale staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 13

De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2003 wordt met ingang van 1 januari 2013 ingetrokken.

Artikel 14

Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2013 en werkt terug tot en met 1 januari 2013.

Artikel 15

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013.

Toelichting op de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2013
Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet, waarin twee essentiële rechten voor Provinciale Staten, individuele statenleden en voor statenfracties zijn vastgelegd:

  • -

    het recht op ambtelijke ondersteuning voor PS en voor individuele statenleden;

  • -

    het recht op fractie-ondersteuning.

Deze verordening vormt uitwerking van deze rechten.

Ambtelijke bijstand

De (staten)griffie is beperkt in formatie. Het takenpakket van de griffie is daar uiteraard op afgestemd. Voor specialistische kennis en adviezen en specifieke informatie kan een beroep worden gedaan op de beleidsspecialisten in de reguliere ambtelijke organisatie. In nauwe samenwerking met elkaar kan daardoor de vereiste kwaliteit in advisering geleverd worden.

 

De verordening behandelt de ambtelijke bijstand tot in detail, aangezien het de verhouding betreft tussen de statenleden en de ambtelijke organisatie. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor gedeputeerde staten, hetgeen voor ambtenaren tot een loyaliteitsprobleem zou kunnen leiden. Daarom zal een lid van gedeputeerde staten dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken lid van provinciale staten en niet tot de bijstandverlenende ambtenaar.

Overigens kan een statenlid altijd vragen om het verzoek om ambtelijke bijstand en/of de inhoud van de verleende bijstand geheim te houden.

 

De formulering van artikel 33 Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele statenleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle statenleden een beroep worden gedaan.

 

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de uitvoering van ambtelijke bijstand door gewetensbezwaren bemoeilijkt, of zelfs onmogelijk, wordt. In voorkomende gevallen zal daarom vooral naar een praktische oplossing gezocht worden.

Fractie-ondersteuning

Provinciale Staten heeft drie taken: volksvertegenwoordigen, kaderstellen en controleren. Alle werkzaamheden die uitgevoerd worden ter versterking van deze taken, worden geacht in het belang van de gehele fractie te zijn. Dit leidt immers tot een zekere mate van onafhankelijkheid binnen de context van de betreffende politieke partij. Het oordeel of een uitgave het fractiebelang dient, is dan ook in eerste instantie ter beoordeling aan de fractie. Het fractiebelang is daarmee dus per uitgave aan te tonen, hetgeen ook vanuit deze verordening noodzakelijk is.

 

Fracties in provinciale staten kunnen politiek en administratief ondersteund worden door een fractiemedewerker. Deze medewerker is in loondienst bij een voor fractie-ondersteuning in het leven geroepen rechtsfiguur die geen andere taken verricht of hij wordt door die rechtspersoon anderszins ingehuurd (bijvoorbeeld als "zzp-er"). Het is dan ook de rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de afdracht en boekhouding van loonbelasting, sociale premies en de tijdsbesteding van de fractiemedewerker. Uiteraard is dat afhankelijk van de wijze waarop deze fractiemedewerker is ingehuurd (loondienst, zzp-er of anderszins)

 

Statenleden ontvangen maandelijks een vast (forfaitair) bedrag ter bestrijding van onkosten die zij maken als statenlid. Het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden (Stb. 242, 7 april 1994) is hiervoor de juridische grondslag. Het is niet toegestaan om deze forfaitaire vergoedingen aan te vullen ten laste van de provincie, aldus artikel 96 Provinciewet.

Het bedrag voor de onkostenvergoeding is opgebouwd uit een aantal componenten: representatie, vakliteratuur, excursies, bureaukosten & porti, contributies & lidmaatschappen, ontvangsten thuis en zakelijke giften. De hoogte van de onkostenvergoeding is gebaseerd op gemiddelde uitgaven en is vastgelegd in het rechtspositiebesluit. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste toelage per maand kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd bij de provincie (Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers van gemeenten, provincies en waterschappen, april 2011, blz. 46) of ten laste van het fractiebudget worden gebracht. Het wettelijk stelsel van vergoedingen voor statenleden en burgercommissieleden is immers limitatief omschreven. De regeling is bovendien bekrachtigd met een verbod tot het ontvangen van andere vergoedingen, ten laste van de provincie, dan krachtens de bepaling van hoofdstuk VI Provinciewet.

Artikelgewijze toelichting
Artikel 1

In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg.

Artikel 2

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan statenleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een lid van provinciale staten contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie. De begrippen "document" en "openbaar" worden hier gebruikt in de betekenis van de Wet openbaarheid van bestuur.

Hoe omgegaan dient te worden met niet-openbare documenten en/of informatie, is geregeld in de artikelen 25, 55 en 91 Provinciewet.

Artikelen 3 en 4

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de commissaris van de Koning.

Om het belang van het betreffende lid en de staten als zodanig expliciet in de beslissing te doen meewegen, is bepaald dat de commissaris zonodig het presidium en het college terzake een reactie kan vragen.

Uiteraard kan provinciale staten de commissaris van de Koning verzoeken hierover verantwoording af te leggen.

Artikel 5

Ook indien – naar de mening van het lid van provinciale staten – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de kwestie op de zelfde wijze als onder artikel 4 aan de commissaris worden voorgelegd.

Artikel 6

Indien een lid van provinciale staten om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die heden onafhankelijk opereert van gedeputeerde staten. Daarom is geregeld dat (een lid van) gedeputeerde staten per definitie informatie opvraagt bij het statenlid.

Hierdoor wordt voorkomen dat de ondersteuning verlenende ambtenaar in een loyaliteitsdiscussie verzeild raakt.

Indien géén geheimhouding is gevraagd, kan een ambtenaar er in de praktijk natuurlijk wel voor kiezen om de portefeuillehouder te informeren.

 

Het vragende statenlid heeft de mogelijkheid om geheimhouding te vragen over ambtelijke ondersteuning en/of het te geven advies. Omdat de ambtelijke ondersteuning altijd gericht is op activiteiten met een min of meer politiek karakter, is er geen verplichting voor het vragende statenlid om de reden van geheimhouding toe te lichten.

 

Met deze twee bepalingen is tot uitdrukking gebracht dat een ambtenaar, die voor de uitoefening van ambtelijke bijstand is toegewezen, niet meer onder de verantwoordelijkheid van het college werkt. Althans, voor zover het die ambtelijke bijstand betreft. Vandaar ook dat het statenlid, dat niet tevreden is over de verleende bijstand, op basis van artikel 5 hiervan mededeling doet aan de griffier.

Artikel 7

Fractie-ondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractie-ondersteuning zal in de provinciebegroting moeten worden opgenomen en dus door provinciale staten worden vastgesteld. De fractie-ondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen.

Artikel 8

De fractie wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractie-ondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt ter versterking van de statenwerkzaamheden.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes, inclusief de kosten van extra inzet van de fractiemedewerker, worden gedekt of dat statenleden hun

eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet) aanvullen vanuit de bijdrage voor fractie-ondersteuning.

Ten laste van het fractiebudget worden aan individuele staten- en/of commissieleden geen gemaakte reis- en verblijfskosten vergoed. Deze kosten worden ingevolge de Verordening rechts-positie gedeputeerden, staten- en commissieleden door de provincie vergoed.

 

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, is gekozen voor een helder, eenvoudig kader: de fractie bepaalt in eerste instantie welke kosten in haar belang zijn. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid op de juiste plek. Discussies over de aard van de uitgaven, welke kosten kunnen wel gedeclareerd of juist niet, de ondersteunende techniek enz. worden dan ook binnen de fracties gevoerd.

Deze systematiek heeft tot gevolg dat de controle van de bestedingen eenvoudiger wordt. De accountant kan immers volstaan met een minder diepgaande toetsing van het fractiebelang. Het aantonen van het fractiebelang gebeurt door dit op het bewijsstuk bij de betreffende kostenpost te schrijven.

De kosten van presentiegeld , reis- en verblijfkosten en de computerapparatuur van burgercommissieleden komen rechtstreeks ten laste van de provincie.

Zaken als kerstpakketten voor de fractiemedewerker(s) en voor vrijwilligers kunnen ten laste van het fractiebudget worden gebracht. Bij die kosten is het fractiebelang duidelijk.

Er zijn ook kosten die gemaakt worden, waarvan het (directe) fractiebelang minder duidelijk is. Deze kosten worden zichtbaar, als deze hoger zijn dan het bedrag waarboven de accountant controleert. Een voorbeeld hiervan zijn (rouw)advertenties. Functioneel benaderd hebben deze kosten eenzelfde impact als, bijvoorbeeld, een kleine attentie voor een relatie. Door het bedrag echter, springen deze kosten in het oog. Desondanks hebben deze kosten een verband met de drie taken van provinciale staten: volksvertegenwoordigen, kaderstellen en controleren. Dientengevolge kunnen deze kosten ten laste van het fractiebudget worden betaald.

 

Van enkele kostensoorten is echter in de verordening bepaald dat deze niet in het fractiebelang gedeclareerd kunnen worden. Als gevolg van een arrest van de Hoge Raad en een brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hierover, is deze bepaling aangescherpt en kunnen vanuit het fractiebudget géén vergoedingen meer aan individuele statenleden worden betaald.

 

De Hoge Raad heeft in het betreffende arrest uitgesproken dat het vergoedingenstelsel in de Provinciewet en de Gemeentewet geen (forfaitaire) onkostenvergoedingen aan staten- en raadsleden toestaat. Uitdrukkelijk werd hierbij ingegaan op de reis- en verblijfskosten die door individuele staten- en raadsleden worden gemaakt. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in reactie op dit arrest aangegeven dat dientengevolge de statenleden hun reis- en verblijfskosten rechtstreeks bij de provincie dienen te declareren. Daarmee dienen deze kosten verantwoord te kunnen worden vanuit het provinciaal belang.

Statenleden dienen het provinciaal belang in ieder geval als zij "in functie zijn als statenlid". Daarvan is in ieder geval sprake bij:

  • -

    staten- en commissievergaderingen;

  • -

    fractievergaderingen;

  • -

    inhoudelijke bijeenkomsten met een provinciaal belang;

  • -

    overleggen met provinciaal belang met instellingen, bedrijven, overheden, statenleden, gedeputeerden en ambtenaren;

  • -

    bijeenkomsten bij provinciale projecten (bij start, tussentijds en bij afronding);

  • -

    vertegenwoordiging van de provincie;

  • -

    netwerkbijeenkomsten, evenementen en voorstellingen, die bijgewoond worden vanuit de functie als statenlid;

  • -

    landelijke overleggen met een voor de provincie Zeeland inhoudelijke component;

  • -

    scholing.

Burgercommissieleden kunnen voor dezelfde situaties hun reis- en verblijfskosten bij de provincie declareren, voor zover de betreffende reis binnen de provincie Zeeland wordt gemaakt.

 

Reis- en verblijfkosten voor partijcongressen en verkiezingsbijeenkomsten kunnen niet gedeclareerd worden. Deze kosten worden niet gemaakt ten behoeve van de provincie, maar ten behoeve van de desbetreffende politieke partij.

 

De penningmeesters van de fracties in Provinciale Staten beoordelen of de reizen voldoen aan het criterium van het provinciaal belang. De daadwerkelijke betaling van reis- en verblijfkosten wordt geautoriseerd door de statengriffier.

Artikel 9

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in provinciale staten.

De bijdrage wordt verstrekt aan een rechtspersoon, die is opgericht voor de fractie-ondersteuning. Het is logisch dat het budget hiervoor dan ook naar een op naam van die rechtspersoon gestelde rekening wordt overgemaakt.

Artikel 10

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage na verkiezingen aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in provinciale staten. De bijdrage wordt berekend per de eerste dag van de maand na de verkiezingen. De kosten voor nieuwe fracties kunnen vanaf de dag na de verkiezingen verantwoord worden.

 

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden.

Artikel 11

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve wordt dan ook aan het einde van de zittingsperiode teruggestort in de provinciekas. Enerzijds biedt deze regeling de mogelijkheid voor de fracties om gedurende de zittingsperiode de nodige armslag te hebben in de verdeling van de gelden. Anderzijds wordt recht gedaan aan het gegeven dat verkiezingen een nieuwe situatie met zich meebrengen en wordt voorkomen dat er over de verkiezingen heen een situatie kan ontstaan met “rijke” gezeten fracties en minder welvarende nieuwe fracties.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. Het in het derde lid bepaalde voorziet er in, dat in een dergelijk geval onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording wordt afgelegd waarin wordt aangegeven hoe de reserve over de nieuw ontstane fracties op basis van het aantal leden wordt verdeeld.

Artikel 12

De fracties kunnen bij hun jaarlijkse verantwoording het "kasstelsel" of het "stelsel van baten en lasten" hanteren. Belangrijk voor de fracties is dat aan het eind van de zittingsperiode alle kosten zijn opgenomen in de verantwoording. De accountant controleert niet of de fracties loonheffing en premies juist hebben afgedragen. Ook de tijdsinzet van de fractiemedewerker is geen onderdeel van de accountantscontrole.

Artikelen 13 en 14

De oude verordening wordt geheel ingetrokken. Door aan de nieuwe bepalingen terugwerkende kracht te koppelen tot 1 januari 2013 kan de accountantscontrole over het boekjaar 2013 ook uitgevoerd worden vanuit de nieuwe regeling.

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van 20 september 2013.

Voorzitter, drs. J.M.M. Polman

Griffier, drs. P. Joosse

Uitgegeven 29 oktober 2013

De secretaris,

A.W. Smit