Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2016

Artikel 1Begripsomschrijvingen

• 1. Activiteit

  Met de term activiteit wordt een niveau van rangschikking aangeduid van de provinciale middelen. Budgetten zijn in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan unieke activiteitennummers. Een activiteit heeft in het Financieel Informatiesysteem een omschrijving en is gekoppeld aan een budgethouder. Baten en lasten worden verantwoord op een activiteit.

• 2. Ambtelijke organisatie

  Tot de ambtelijke organisatie van de Provincie Zeeland worden geacht te behoren: de secretaris/algemeen directeur, de directeur programma's en projecten, de directeur organisatie, programma- en projectleiders, de concernstaf, strategie, het kabinet, de afdelingen, de units.

• 3. Behandelend ambtenaar

  Een door de budgethouder aangewezen functionaris binnen de ambtelijke organisatie, die uitvoerende taken van de budgethouder uitvoert maar wel eigen rechten en plichten heeft.

• 4. (Beleids)doelstelling

  Een beleidsdoelstelling is een SMART geformuleerde (Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden) bijdrage van de Provincie Zeeland aan een maatschappelijk effect. Een maatschappelijk effect is datgene wat de Provincie Zeeland wil bereiken in de maatschappij door het uitvoeren van het provinciaal beleid dat via beleidsnota’s is vastgesteld door Provinciale Staten. Beleidsdoelstellingen zijn in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan maatschappelijke effecten. Maatschappelijke effecten zijn in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan programma’s

• 5. Budget

  Een budget is een hoeveelheid middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een activiteit. Activiteiten zijn in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan beleidsdoelstellingen uit de programmabegroting. Een budget komt tot uitdrukking in een afgerond bedrag voor baten en/of lasten.

• 6. Budgetbeheer

  Het geheel van maatregelen om een actief en correct beheer van de provinciale budgetten te waarborgen.

• 7. Budgethouder

  Een hoofd van een organisatie-eenheid of een door het hoofd van een organisatie-eenheid aangewezen functionaris binnen de ambtelijke organisatie, die op basis van mandatering verantwoordelijk is voor de realisatie van de beleidsdoelstellingen uit de programmabegroting die verbonden zijn aan de activiteiten waarvoor deze budgethouder is.

• 8. Financieel Informatiesysteem

  Centraal informatie systeem waarin de financiële begroting en financiële transacties worden vastgelegd. Dit digitale informatiesysteem is leidend ten aanzien van de actuele stand van de budgetten en balansposten.

• 9. Kostensoort

  Nadere specificatie van soort kosten.

• 10. Organisatie-eenheid

  De concernstaf, het kabinet, strategie, de afdelingen, de units, zijn organisatie eenheden. Units vormen een onderdeel van een afdeling.

• 11. Personele lasten

  Salariskosten, sociale lasten en overige personele lasten.

• 12. Verplichting

  Het juridisch aangaan van een overeenkomst tot levering van werken, leveringen en diensten aan de Provincie Zeeland. Onder een verplichting wordt hier ook verstaan dat de provincie een overeenkomst aangaat tot het verstrekken van een subsidie. De aangegane verplichtingen moeten als zodanig worden geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

• 13. Werken, leveringen en diensten

  Voor de definiëring van de termen ‘’werken, leveringen en diensten’’ wordt verwezen naar het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Provincie Zeeland

Artikel 2 Aanwijzing en ontheffing van budgethouders

• 1. De secretaris/algemeen directeur, de directeur programma's en projecten, de directeur organisatie, de afdelingshoofden en de unithoofden fungeren vanuit hun functie als budgethouder.

• 2. De secretaris/algemeen directeur, de directeur programma's en projecten en de directeur organisatie hebben de mogelijkheid om binnen de voor hen geldende taken en bevoegdheden personen als budgethouder aan te wijzen. Zij doen van deze aanwijzing schriftelijk mededeling aan de budgethouder en aan het hoofd van de afdeling Financiën.

• 3. Per activiteit wordt één budgethouder aangewezen.

• 4. De aanwijzing als budgethouder vindt plaats op basis van de functie en is dus niet persoonsgebonden.

• 5. Het hoofd van de organisatie-eenheid Personeel & Organisatie is budgethouder van de centrale budgetten voor personele lasten en baten. Voor budgetten gerelateerd aan de inzet van personeel is het hoofd van de organisatie-eenheid verantwoordelijk

• 6. De secretaris/algemeen directeur, de directeur programma's en projecten, de directeur organisatie, de afdelingshoofden en de unithoofden kunnen personen in de hoedanigheid van budgethouder of vervangend budgethouder ontheffen van hun taak. Zij doen van deze ontheffing schriftelijke mededeling aan de budgethouder dan wel aan diens vervanger en aan het hoofd van de afdeling Financiën.

Artikel 3 Rechten van de budgethouder

• 1. De budgethouder heeft de beschikkingsbevoegdheid over het toegekende budget. Dit betekent dat hij bevoegd is tot het aangaan van overeenkomsten voor leveringen, diensten en werken ten behoeve van de Provincie Zeeland, een en ander in overeenstemming met het bepaalde in het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016 en het Mandaatbesluit commissaris van de Koning 2016.

• 2. De beschikkingsbevoegdheid is gelimiteerd tot het door het College van Gedeputeerde Staten beschikbaar gestelde bedrag van het door Provinciale Staten vastgestelde budget. Daarnaast moet de verplichting rechtstreeks verband houden met de aan het budget gekoppelde beleidsdoelstelling.

  Voor afwijkingen moet toestemming worden verkregen van het College van Gedeputeerde Staten. Deze bevoegdheid kan voorts slechts worden uitgeoefend in afstemming met en met instemming van afdeling JIS (Inkoop- en aanbesteding) en in overeenstemming met provinciaal inkoop- en aanbestedingsbeleid en het relevante wettelijk kader.

• 3. De budgethouder heeft toestemming nodig van het College van Gedeputeerde Staten om te beschikken over het budget in een volgend begrotingsjaar. Deze toestemming wordt jaarlijks per begrotingsjaar door het College van Gedeputeerde Staten aan de budgethouders verleend. Gedeputeerde Staten verlenen de toestemming nadat zij bericht hebben ontvangen van de Minister van Binnenlandse Zaken over de wijze van toezicht die zal worden toegepast voor het betreffend begrotingsjaar.

• 4. Behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden, ontlast het College van Gedeputeerde Staten met het vaststellen van de jaarrekening de budgethouder van zijn verantwoordelijkheid voor het begrotingsjaar waar de jaarrekening betrekking op heeft.

Artikel 4 Plichten van de budgethouder

• 1. Tot de plichten van de budgethouder behoren alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden om invulling te geven aan zijn verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Tot zijn taken worden in ieder geval gerekend:

  • a.

    het verstrekken van juiste, tijdige en volledige informatie ten behoeve van de instrumenten in de planning- en controlcyclus; dit betekent dat de budgethouder zowel financiële als beleidsmatige informatie verstrekt ten behoeve van de planning, de uitvoering, de tussentijdse rapportage en de verantwoording (Planning en control cyclus);

  • b.

    het aangaan van verplichtingen ten laste van het toegekende budget;

  • c.

    het tijdig verstrekken van informatie aan het Hoofd van de afdeling Financiën over gesignaleerde c.q. te verwachten afwijkingen van het toegekende budget; dit betreft zowel over- en onderschrijding van het budget als een afwijking in de realisatie van de beleidsdoelstellingen; deze informatieplicht dient in een zo vroeg mogelijk stadium plaats te vinden;

  • d.

    het tijdig verstrekken van informatie over te ontvangen inkomsten (bijvoorbeeld subsidies, specifieke uitkeringen, bijdragen) en geeft opdracht om opbrengsten te innen.

  • e.

    accordering van de ingekomen factuur; de budgethouder geeft hierdoor aan dat de factuur akkoord is voor betaling aan de crediteur ten laste van het budget waarover de budgethouder de beschikking heeft; accordering kan niet plaatsvinden zonder voorafgaande accordering door een behandeld ambtenaar;

• 2. Bij de uitvoering van zijn taken houdt de budgethouder rekening met interne en externe richtlijnen en wetgeving.

• 3. De budgethouder legt verantwoording af over de voortgang in de realisatie van beleidsdoelstellingen en het verloop van de budgetten. Deze verantwoording geschiedt volgens de planning en controlcyclus in de vorm van tussentijdse rapportage(s) bij budgetbewaking en een eindrapportage bij het opstellen van de jaarrekening. Op verzoek kan een ad-hoc rapportage worden opgevraagd.

Artikel 5 Aanwijzing, rechten en plichten van de behandelend ambtenaar

• 1. Een budgethouder moet, met inachtneming van artikel 8, een persoon verzoeken om op te treden als behandelend ambtenaar. Als de persoon dit verzoek honoreert is deze door de budgethouder aangewezen als behandelend ambtenaar. Voorwaarde is dat de aangewezen persoon in het Financieel Informatiesysteem als behandelend ambtenaar is geregistreerd.

• 2. Een behandelend ambtenaar handelt in opdracht van de budgethouder en dient te opereren volgens de rechten en plichten waaraan een budgethouder op basis van deze regeling is gebonden. Tot zijn plichten worden gerekend.

  • a.

    voorbereiden van het aangaan van een verplichting. Het laten vastleggen van een verplichting in het financiële informatiesysteem is verplicht bij het aangaan van een verplichting van hoger of gelijk aan het minimumbedrag waarvoor op grond van de nota inzake het aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland een schriftelijke offerte is vereist.

  • b.

    voorstellen tot het aangaan van substantiële verplichtingen die het boekjaar overstijgen waarvoor budgetten zijn vrijgegeven, dienen vooraf met instemming van het Hoofd van de afdeling Financiën voorgelegd te worden aan het College van Gedeputeerde Staten;

  • c.

    tijdig verstrekken van informatie over aangegane verplichtingen ten laste van het toegekende budget, ten behoeve van de registratie in de verplichtingenadministratie;

  • d.

    controle van de activiteiten en verplichtingencodering van de ingekomen factuur, zodat de uitgave ten laste van het juiste budget, de juiste verplichting en de juiste boekingsperiode wordt gebracht;

  • e.

    accordering van de ingekomen factuur; de behandelend ambtenaar geeft hierdoor aan dat de levering, dienst of werk conform de aangegane verplichting is geleverd/uitgevoerd en dat de factuur inhoudelijk en rekenkundig correct is;

  • f.

    tijdig verstrekken van informatie over te ontvangen bijdragen en te innen gelden ten behoeve van de registratie in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 6 Wijzigen van het budget

• 1. De budgethouder heeft geen bevoegdheid om het budget of de daaraan gekoppelde beleidsdoelstellingen te wijzigen. Vrijvallende budgetten komen ten gunste van de algemene middelen. Binnen de daarvoor geldende criteria en conform de planning en controlcyclus, kan een voorstel tot begrotingswijziging worden voorgelegd aan het College van Gedeputeerde Staten.

• 2. Indien het budget niet toereikend is moet vooraf bij het College van Gedeputeerde Staten aanvullende budgetruimte worden gevraagd.

• 3. Het wijzigen van een beleidsdoelstelling is mogelijk door een beleidsnota of een voortgangsrapportage op een beleidsnota ter besluitvorming voor te leggen aan Provinciale Staten.

Artikel 7 Verschuiven van het budget

• 1. De budgethouder heeft bevoegdheid tot het verschuiven van de toegewezen budgetten op activiteiten die binnen één beleidsdoelstelling in één boekjaar vallen.

• 2. Aan de bevoegdheid onder lid 1 zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  • a.

    de aan het budget verbonden beleidsdoelstelling wordt gerealiseerd;

  • b.

    een budget ten behoeve van uitgaven mag niet worden gecompenseerd met een budget ten behoeve van inkomsten zonder voorafgaande toestemming van het College van Gedeputeerde Staten vastgestelde begrotingswijziging;

  • c.

    budgetverschuiving wordt op initiatief van de budgethouder vastgelegd in een begrotingswijziging;

  • d.

    de volgende kostensoorten zijn uitgesloten om te verschuiven: reserveringen, kapitaallasten, doorbelastingen vanuit kostenplaatsen en stelposten

Artikel 10 Intrekking en inwerkingtreding

• 1. De Regeling Budgetbeheer 2010 wordt ingetrokken.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2016.