Regeling vervallen per 24-01-2020

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent privcacy Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2018

Geldend van 01-01-2018 t/m 23-01-2020

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent privcacy Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2018

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde,

gelezen het voorstel van afdeling Publiek d.d. 6 december 2017;

Gelet op de Wet bescherming persoonsgegeven, de Wet Basisregistratie Personen en op de Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen 2014;

Besluit

vast te stellen het Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2018.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    wet: de Wet basisregistratie personen (Brp);

  • b.

    besluit: het Besluit basisregistratie personen;

  • c.

    verordening: de verordening gegevensverstrekking persoonsgegevens basisregistratie personen Zeewolde 2014;

  • d.

    college: Het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;

  • f.

    bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de basisregistratie personen wordt gevoerd;

  • g.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisadministratie is opgenomen;

  • h.

    authentiekgegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat als authentiek wordt aangemerkt;

  • h.

    binnengemeentelijkeafnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

  • i.

    DDS: staat voor datadistributiesysteem en verzorgt zowel de fysieke opslag van onder andere BRP-gegevens als de distributie van deze gegevens aan gebruikersapplicaties van bestuursorganen.

Artikel 2. Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen

  • 1. Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is het hoofd van de afdeling of diens vervanger belast met de uitvoering van de wet.

  • 2. De beheerder is bevoegd richtlijnen te geven met betrekking tot het nader invulling geven aan:

    • a.

      (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    • b.

      (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie;

    • c.

      verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen;

    • d.

      beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

  • 3. De richtlijnen bedoeld in het tweede lid dienen stipt te worden gevolgd door alle personen die toegang hebben tot de Basisregistratie personen.

Artikel 3. Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht

  • 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan bestuursorganen die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de wet kunnen voldoen.

  • 2. Een bestuursorgaan, die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie is verplicht hiervan mededeling te doen aan de beheerder.

  • 3. Een bestuursorgaan, die gerede twijfel heeft over de juistheid van een gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie doet hiervan mededeling aan de beheerder.

Artikel 4. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben:

    • a.

      De beheerder en de medewerkers van het Publiekscentrum;

    • b.

      voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de wet de in bijlage 1 bij dit reglement vermelde organen binnen de gemeente en de uitvoeringsorganisatie Meerinzicht.

  • 2. Toegang hebben medewerkers van de uitvoeringsorganisatie Meerinzicht slecht voor zover de taken in mandaat worden uitgevoerd.

  • 3. Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde organen binnen de gemeente, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 4. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5. Verstrekking aan organen binnen de gemeente

Met inachtneming van de wet worden kunnen aan de in bijlage 1 vermelde organen binnen de gemeente de in die tabel aangegeven gegevens systematisch worden verstrekt ten behoeve van de in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6. Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Op grond van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie personen gegevens verstrekt. Aan DDS worden gegevens verstrekt ten behoeve van de in bijlage 2 genoemde gemeentelijke registraties.

  • 2. De betreffende gegevenssets en de voorwaarden waaronder deze worden verstrekt, kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7. Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan overheidsorganen en derden, als bedoeld in artikel 3.5 en 3.6 van de wet worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8. Overige verstrekkingen en gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van de wet Brp kunnen de in bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Ook mogen persoonsgegevens worden verstrekt nadat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard.

Artikel 9. Periodieke verstrekkingen

  • 1. Op grond van artikel 2 van de verordening kunnen op verzoek van een derde, die op grond van artikel 8 van dit reglement in aanmerking komt voor gegevens, gegevens periodiek worden verstrekt, waarbij wordt nagegaan, of de periodieke verstrekking: wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

  • 2. De in de bijlage bij artikel 3 genoemde organisaties worden gegevens periodiek verstrekt voor de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens.

Artikel 10. Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Beveiligingsplan basisregistratie personen en waardedocumenten

Artikel 11. Slotbepaling

  • 1. Dit reglement wordt aangehaald als Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2018.

  • 2. Dit reglement treedt op 1 januari 2018 in werking.

  • 3. Het Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2014 (V164) wordt per 1 januari 2018 ingetrokken.

Ondertekening

Zeewolde,

Burgemeester en Wethouders voornoemd,

de secretaris,

R.C. van Nunspeet

de burgemeester,

G.J. Gorter

Bijlage 1:

De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen:

Organisatie

Onderdeel

Gegevensset

Afdeling Samenleving

Jeugdwet

persoonsgegevens,

oudergegevens,

kindgegevens, gegevens gezag,

adresgegevens

 

Afdeling Samenleving

Openbare orde en veiligheid; integrale veiligheid

persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens,

adresgegevens,

gegevens overlijden

 

Afdeling Ruimte

Ruimtelijke Ordening Diverse projecten

persoonsgegevens, adresgegevens

Afdeling Ruimte

Handhaving

persoonsgegevens, adresgegevens,

Afdeling Ruimte

Grondbeheer, gebiedsontwikkeling

persoonsgegevens, adresgegevens

Afdeling Publiek

Uitvoering Algemeen Plaatselijke Verordening (bijvoorbeeld evenementenvergunning)

 

persoonsgegevens, adresgegevens

Afdeling Publiek

Uitvoering kwijtschelding gemeentelijke belastingen

persoonsgegeven, adresgegevens

Afdeling Publiek

Huisvesting statushouders

persoonsgegevens, oudergegevens,

huwelijksgegevens,

kindgegevens, adresgegevens, gegevens overlijden

Afdeling Publiek

Taken als Ambtenaar burgerlijke stand

Alle gegevens op de persoonslijst

Afdeling Publiek

Leerlingenvervoer

persoonsgegevens, oudergegevens, kindgegevens, adresgegevens

Afdeling Publiek

Rampenbestrijding

Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, adresgegevens

   

Afdeling Publiek

BRP, regelgeving reisdocumenten, regelgeving rijbewijzen, kieswet, nationaliteitswetgeving, Vreemdelingwet, Wet op de lijkbezorging

Alle gegevens op de persoonslijst

   

Afdeling Ondersteuning; bestuurssecretariaat/

griffie

Jubilea en Koninklijke onderscheidingen

persoonsgegevens, huwelijksgegevens, adresgegevens

Backoffice burgerzaken gemeente Harderwijk

Uitvoering wet Basisregistratie personen,

Nationaliteitswetgeving

Alle gegevens op de persoonslijst

Meerinzicht DIV/DIM

Registratie post en archivering

persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens,

adresgegevens,

gegevens overlijden

Meerinzicht Domein Sociaal

Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO)

persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens,

adresgegevens,

gegevens overlijden

Meerinzicht Domein Sociaal

     

Uitvoering Participatiewet en Wet inburgering

persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens,

(historische)

adresgegevens,

gegevens overlijden

Meerinzicht Domein Sociaal

Uitvoering taken met betrekking tot Leerplicht

persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens,

adresgegevens,

gegevens overlijden

Meerinzicht Domein Sociaal

Uitvoering Jeugdwet

persoonsgegevens, oudergegevens, gegevens gezag, huwelijksgegevens, kindgegevens,

adresgegevens,

gegevens overlijden

De verantwoordelijke (het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijke nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle organen binnen de gemeente beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

Bijlage 2

Lijst van organen binnen de gemeente waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerking van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.

Registratie

Waarvoor

Gegevensset

 

Key2datadistributie

Opslag van de persoonsgegevens t.b.v. geautomatiseerde uitwisseling van persoonsgegevens

Conform specificaties in DDS

Key2begraven

Bijhouden begraafplaatsadministratie

Conform specificaties in DDS

Suite4socialeregie

Bijhouden cliëntenadministratie uitvoering Wet maatschappelijke ondersteuning, uitvoering participatiewet, Jeugdhulp en taken leerplicht

Conform specificaties in DDS

Liber /MyCorsa (zaaksysteem)

Documentenmanagement

Conform specificaties in DDS

Bijlage 3

Lijst systematisch gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen.

Organisatieonderdeel

Waarvoor

Gegevens

Ziekenhuis Sint Jansdal

Patiëntenregistratie

Overlijden

Zuiderzeegroep Dronten

Patiëntenregistratie

Overlijden

Bijlage 4

In deze bijlage is een overzicht van derden opgenomen vanwege het aanwezig geachte maatschappelijk belang voor de gemeente, die voor verstrekking van gegevens in aanmerking komen.

Om in aanmerking te komen voor gegevensverstrekking uit de Brp, dienen deze derden te voldoen aan de criteria:

  • •

    de verzoeker is geen (rechts)persoon met winstoogmerk;

  • •

    het verzoek betreft geen commercieel doel;

  • •

    de verzoeker kan niet op minder ingrijpende wijze zijn doel of doelgroep bereiken;

  • •

    het doel betreft een maatschappelijk of gemeentelijk belang of het doel ligt in het verlengde van het gemeentelijk beleid.

Wie

Waarvoor

Gegevens

Verstrekkings-

beperking

Leges

Basis

Bewindvoerder/

Bewindvoerders-kantoor

Slechts voor het achterhalen van gegevens van de cliënt voor taken die onder het bewind vallen. Bijvoorbeeld als de bewindvoerder het adres van zijn cliënt wil achterhalen. Let op: besluit van bewind- voering moet in kopie bij de aanvraag zitten

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Buitenlandse EU-overheidsorganen

Zie toelichting

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

 

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

(beperkte

Verstrekkings-mogelijkheden zie

toelichting

Buitenlandse niet-EU

overheidsorganen

Zie toelichting

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

(beperkte

Verstrekkings-mogelijkheden zie

toelichting

Buitenlandse rechtspersonen

(Voorbeeld: instellingen voor

sociale zorg en zekerheid)

   

Zie toelichting

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

 

Mogelijk

 

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

(beperkte

Verstrekkings-mogelijkheden)

 

Overheidsorganen van de

Caribische landen (Aruba, Curaçao

en Sint Maarten) en het Caribisch

deel van Nederland (Bonaire, Sint

Eustatius en Samos

Zie toelichting

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

(beperkte

verstrekkings-

mogelijkheden)

 

Crematoria, begraafplaatsen

(niet-gemeentelijke)

Bijhouding begraafplaatsadministratie

en uitvoering Wet op

de Lijkbezorging

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

(beperkte

Verstrekkings-mogelijkheden)

Culturele organisaties

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Fondsenwervende organisaties

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Instellingen of organisaties ten

behoeve van bijvoorbeeld:

maatschappelijke dienstverlening,

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Instellingen / organisaties ten

behoeve van belangenbehartiging

vervolgingsslachtoffers

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

               

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

               

Kredietbank

(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een

stichting)

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

         

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Maatschappelijk Dienstverlening Flevoland (MDF)

Werkzaamheden zoals beschreven in de gemeentelijke verordening.

 

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Migrantenorganisaties

(bijv. Stichting vluchtelingenwerk)

 

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

(Rechts) personen die niet in de

gemeentelijke verordening

benoemd zijn

Doel kan verschillend van aard zijn

per aanvrager.

Met schriftelijke toestemming van

betrokkene (persoon/

gezaghouder)

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

     

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet

BRP

Onderwijsinstellingen

 

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 wet BRP

Ouderenorganisaties

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

   

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Patiëntenverenigingen

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

         

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Reclassering/

verslaafdenzorg

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Thuiszorgorganisaties

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Uitvaartverzorgers

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

 

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Vakorganisaties

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

                       

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Veilig Thuis

Het uitvoeren van de taken,

bedoeld in artikel 4.1.1, tweede lid,

van de Wet maatschappelijke

ondersteuning 2015 dan wel

uitvoering van de Jeugdwet

(voorbeelden: huiselijk geweld,

kindermishandeling)

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Verenigingen en stichtingen met

maatschappelijk of filantropisch

doel

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

(voorbeelden: Rode Kruis,

Astmafonds, Lilianefonds,

Nierstichting, Bloedbank)

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Woningbouwverenigingen/

woningcorporaties

Werkzaamheden zoals beschreven

in de gemeentelijke verordening

(bijv. tegengaan illegale (spook)

bewoning)

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

     

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP

Ziekenhuizen

Patiëntenzorg, verlenen medische

zorg, innen rekeningen i.v.m.

verleende zorg

Maximaal de gegevens genoemd in art.

3.9, lid 4 Wet BRP

Mogelijk

Ja

Art. 3.9 Wet BRP