Regeling vervallen per 01-09-2023

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent de raadscommissie Verordening raadscommissies Zeewolde 2019

Geldend van 28-02-2019 t/m 31-08-2023

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent de raadscommissie Verordening raadscommissies Zeewolde 2019

De raad van de gemeente Zeewolde,

gelezen het voorstel van de werkgroep werkwijze d.d. 11 december 2018

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

vast te stellen de volgende Verordening op de raadscommissies Zeewolde 2019.

Verordening op de raadscommissies Zeewolde 2019

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    commissie: een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 82 Gemeentewet.

  • b.

    commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • c.

    commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • d.

    commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • e.

    raad: de gemeenteraad van de gemeente Zeewolde;

  • f.

    fractie: leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde lijst verkozen zijn verklaard, worden als een fractie beschouwd.

  • g.

    wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Instelling en taken raadscommissies

  • 1. De raad kan raadscommissies instellen.

  • 2. Een raadscommissie:

    • a.

      brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

    • b.

      kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

    • c.

      voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming commissievoorzitter

  • 1. Een raadscommissie bestaat uit een voorzitter en een aantal commissieleden. Indien één commissie wordt ingesteld zijn alle raadsleden lid van de commissie.

  • 2. Indien de raad meerdere raadscommissies instelt geldt dat fracties met 3 of minder raadszetels in elke commissie maximaal 2 commissieleden kunnen afvaardigen. Fracties met meer dan 3 raadszetels kunnen maximaal drie commissieleden afvaardigen.

  • 3. De in het tweede lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

  • 4. Indien de raad meerdere raadscommissies conform het tweede lid instelt kan een commissielid zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie.

  • 5. De raad benoemt de commissievoorzitter(s).

Artikel 4. Zittingsduur en vacatures

  • 1. De zittingsperiode van een commissielid en - voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

  • 3. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

  • 4. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 5. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

  • 6. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 5. De commissiegriffier

  • 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, aan als commissiegriffier.

  • 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

  • 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

  • 4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

HOOFDSTUK 2. VERGADERINGEN

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 6. Vergaderfrequentie

  • 1. De commissies vergaderen volgens een jaarlijks door het presidium vast te stellen rooster. In de regel vinden de vergaderingen van de commissie(s) plaats op donderdag.

  • 2. Indien de raad meerdere commissies heeft ingesteld kunnen , als de agenda dat toelaat, de commissies achter elkaar plaatsvinden op dezelfde avond.

  • 3. De vergaderingen van de commissies vangen aan om 20.00 uur en vinden in de regel plaats in het gemeentehuis.

  • 4. De commissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee in de raad vertegenwoordigde fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

  • 5. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangstijdstip bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met het presidium.

Artikel 7. Oproep en agenda

  • 1. De commissievoorzitter zorgt dat ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken via de elektronische weg ter beschikking krijgen.

  • 2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken via elektronische weg ter beschikking gesteld aan de leden.

  • 3. Op de stukken bedoeld in het eerste en tweede lid is artikel 8 derde lid van deze verordening van toepassing.

  • 4. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de commissievoorzitter in overleg met de commissiegriffier de agenda van de vergadering op.

  • 5. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

  • 6. Indien een commissielid wenst te spreken over een stuk dat is geplaatst op de lijst van ter inzage gelegde stukken van de betreffende commissie, meldt hij dit uiterlijk 24 uur voor de vergadering bij de commissiegriffier met daarbij duidelijk omschreven waarom hij bespreking wenst. De commissiegriffier stelt de commissieleden en de portefeuillehouder(s) zo spoedig mogelijk daarna van het verzoek tot agendering in kennis.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

  • 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het digitaal verzenden van de schriftelijke oproep nieuwe stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk door middel van een openbare kennisgeving.

  • 2. Tegelijkertijd met de ter inzage legging worden de agenda, de voorstellen en achterliggende stukken op de website van de gemeente geplaatst.

  • 3. Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid, onder berusting van de commissiegriffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

  • 1. Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in één lokaal huis-aan-huis blad en door plaatsing op de gemeentelijke website.

  • 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2. Vergadering

Artikel 10. Presentielijst

  • 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

  • 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter door ondertekening vastgesteld.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

  • 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

  • 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

  • 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Spreekrecht burgers

  • 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over:

    • a.

      geagendeerde onderwerpen;

    • b.

      stukken op de lijst ter inzage gelegde stukken van de betreffende commissie.

  • 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken zoals genoemd in het eerste lid onder a meldt dit tenminste 8 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier.

    Voor het inspreken ten aanzien van stukken genoemd in het eerste lid onder b geldt dat dit tenminste 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier moet worden gemeld.

    Een inspreker vermeldt daarbij zijn naam, telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

  • 3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen de in het tweede lid genoemde aanmeldtermijn verkorten of verlengen.

  • 4. De commissiegriffier deelt voorafgaand aan de vergadering aan de commissieleden mee welke insprekers zich hebben gemeld.  

  • 5. Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd, bijvoorbeeld in geval van een groot aantal insprekers.

  • 6. De inspreker voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan commissieleden in de gelegenheid stellen aan het eind van de inspreekbijdrage verduidelijkende vragen te stellen aan de inspreker.

  • 7. Op verzoek van de commissie kan de voorzitter de inspreker toestaan aan het einde van de 1e termijn te reageren op hetgeen is besproken.

  • 8. Op voorstel van de voorzitter of een lid kan de commissie besluiten van het bepaalde in dit artikel af te wijken.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

  • 1. Een raadscommissie brengt na afloop van de bespreking van een voorstel een advies aan de raad uit, tenzij het betreft de bespreking van een ter inzage gelegd stuk. De leden beslissen op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

  • 2. In het advies kunnen de standpunten van alle fracties worden opgenomen.

  • 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 14. Spreekregels

  • 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

  • 3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan één maal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel. Men voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

  • 4. Bij de bepaling hoeveel keer een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

  • 5. Het presidium of de voorzitter van de commissie kan op verzoek van een van de leden een voorstel doen voor spreektijd van de leden.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen; experts

  • 1. Een commissie kan besluiten dat experts mogen deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2. In aanvulling op het eerste lid kan elke fractie één persoon met specifieke deskundigheid bij een geagendeerd onderwerp voor hem het woord laten voeren in de vergadering van de commissie.

  • 3. De expert hoeft geen lid van de fractie te zijn.

  • 4. De fractie voor wie de expert het woord gaat voeren, meldt 24 uur voor de vergadering bij de griffie:

    • a.

      de naam van de expert;

    • b.

      het agendapunt waar de expert het woord over gaat voeren.

  • 5. De griffie meldt de commissieleden op de dag van de vergadering welke experts zijn aangemeld.

  • 6. De expert neemt bij het betreffende agendapunt plaats achter het spreekgestoelte waar hij het woord voert voor de fractie.

  • 7. De expert kan deelnemen aan het debat in 1e termijn.

Artikel 16. Handhaving orde; schorsing

  • 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

  • 2. Hij kan de commissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

  • 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

  • 4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Commissieleden en de voorzitter kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De commissie beslist hier terstond over.

Artikel 18. Beraadslaging

  • 1. De commissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie beslissen de beraadslaging voor een door haar te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 19. Verslag openbare vergadering

  • 1. Van een commissievergadering wordt een digitaal verslag gemaakt dat meteen na de vergadering raadpleegbaar is op de website van de gemeente.

  • 2. De commissiegriffier maakt een besluitenlijst van de vergadering waarin in ieder geval is opgenomen:

    • -

      de aan- en afwezigen;

    • -

      de agendapunten en de door de commissie geformuleerde afdoeningsadviezen bij de behandelde voorstellen: bespreekstuk of hamerstuk;

    • -

      gedane toezeggingen;

    • -

      bijzonderheden.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

(Schriftelijke en/of digitale) Verslagen en concept besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid. De concept besluitenlijst ligt uitsluitend voor de commissieleden ter inzage bij de griffier. Het digitale verslag is uitsluitend via het RIS beschikbaar.

Artikel 22. Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de wet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 23. Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de ¬wet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 24. Toehoorders en pers

  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

  • 3. De commissievoorzitter is bevoegd wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

  • 4. De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

HOOFDSTUK 3. SLOTBEPALINGEN

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2019, waarmee de tot dan toe vigerende verordening op de vaste raadscommissies 2016 (V198), vastgesteld in de raadsvergadering op 29 september 2016, vervalt.

  • 2. Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening raadscommissies Zeewolde 2019".

Ondertekening

Aldus besloten door de raad van de gemeente Zeewolde in zijn openbare vergadering van 20 december 2018.

de griffier,

L. van Heezik

de voorzitter,

G.J. Gorter

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2

De raad heeft via de werkgroep vergaderwijze na de Gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 nagedacht over een andere wijze van vergaderen.

In de afgelopen vier jaar is gewerkt met drie raadscommissies die vergaderen op 2 avonden of soms allen op 1 avond. Na de Gemeenteraadsverkiezingen is gewerkt met een Beraad, 1 raadscommissie waarin alle raadsleden zitting hebben en die alle voorstellen aan de raad behandelt en bespreekt.

Vanwege de positieve ervaringen hiermee is besloten vanaf 2019 te gaan werken met 1 raadscommissie.

In de werkgroep is nadrukkelijk afgesproken dat als er aanleiding toe is, het besluit om te komen tot 1 raadscommissie herzien zal worden. Om die reden is in het eerste lid alleen bepaald dat de raad raadscommissies kan instellen. Dit biedt flexibiliteit. Mocht het aantal raadscommissies later wijzigen dan hoeft de verordening daarop niet aangepast te worden.

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in het tweede lid onder a. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

Artikel 3

In aansluiting op artikel 2 is ook dit artikel aangepast. De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Artikel 82, derde lid, van de wet schrijft voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Vanaf 2019 wordt in Zeewolde gewerkt met 1 raadscommissie. Alle raadsleden kunnen in die commissie plaatsnemen. Door de bepaling in het eerste lid hoeft de raad de leden voor de commissie niet apart te benoemen.

Wel is in het tweede lid een bepaling opgenomen mochten er in de toekomst (weer) meerdere raadscommissies worden ingesteld. De bepaling is overgenomen uit de vorige Verordening op de raadscommissies en is de regeling die tot 2019 gold. Fracties met 3 of meer raadszetels mogen drie raadsleden per commissie afvaardigen. Kleinere fracties 2 raadsleden. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

Indien er besloten wordt tot het instellen van meerdere raadscommissie worden de commissieleden wel door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (derde lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies.

Tot op heden was het gebruikelijk dat elke fractie burgerraadsleden kon laten benoemen (tot maximaal 3). Afgesproken is dat burgerraadsleden niet meer terugkomen. De bepaling over burgerraadsleden is geschrapt. In plaats van met burgerraadsleden kunnen fracties gaan werken met experts. Zie hiervoor artikel 15.

De raad benoemt de commissievoorzitter(s). Sinds kort kunnen ook niet-raadsleden voorzitter zijn van de vergadering van een raadscommissie. De Tweede kamer heeft deze keuze gemaakt en vastgesteld in een breed aangenomen motie. Artikel 82, vierde lid van de gemeentewet (die nog aangaf dat een voorzitter altijd een raadslid moet zijn) is geschrapt.

Artikel 4

De zittingsperiode van de leden en de voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een raadslid ontslag heeft genomen als raadslid.

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid.

De raad kan een voorzitter van een raadscommissie ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit.

Artikel 5

Iedere raadscommissie wordt onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier ondersteund door een commissiegriffier.

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen.

Artikel 6

Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. De werkgroep vergaderwijze heeft er voor gekozen de vergaderingen op donderdag. te laten plaatsvinden. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee in de raad vertegenwoordigde fracties hierom vragen. Ook kan het presidium hierin een rol vervullen.

Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het vijfde lid en een andere dag, aanvangstijdstip of plaats bepalen.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet hierin voorziet. Artikel 23 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden.

Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk digitaal verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 7

Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). In Zeewolde is het gebruik dat de oproep en stukken niet per post maar elektronisch ter beschikking worden gesteld, via een app en de website. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie de agenda op. De commissiegriffier zal hiertoe het initiatief nemen en een concept agenda opstellen en voorleggen aan de voorzitter.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vijfde lid.

Het zesde lid is een specifieke regeling voor Zeewolde. Het geeft een regeling voor het geval een commissielid een stuk dat op de lijst met door het college ter inzage gelegde stukken staat wil agenderen, zodat het besproken kan worden in de commissievergadering.

Artikel 8

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op de website van de gemeente gepubliceerd, maar ook kan worden verzocht aan de griffie om inzage in een document.

In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken in te zien zijn. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de commissiegriffier inzien.

Artikel 9

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

Artikel 10

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 11

Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 12

Deze bepaling is in 2016 al geheel herzien en gelijk getrokken met het inspreekrecht in de raad. Een ieder kan komen inspreken. Aanmelden hoeft niet ver van te voren, 8 uur voor de vergadering volstaat. Dit is anders als het gaat om een stuk dat op de lijst van ter inzage gelegde stukken staat. Om een iedereen voldoende tijd te geven om zich hierop voor te bereiden is de aanmeldtijd hiervoor 24 uur van te voren.

Sprekers krijgen maximaal 5 minuten inspreektijd. Om de voorzitter wel enige armslag te geven bij veel insprekers of bij ingewikkelde onderwerpen, is de bepaling dat inspreektijd kan worden aangepast opgenomen.

Artikel 13

Een belangrijke taak van de commissie is het voor bespreken van voorstellen waar de raad een besluit over gaat nemen. De raadscommissie geeft een advies over het voorstel, zodat daar bij het opstellen van de agenda voor de raadsvergadering rekening mee gehouden kan worden. Vandaar dat in afwijking van de modelverordening hier is geen ‘kan’-bepaling is opgenomen, maar uitgangspunt is dat een commissie een advies formuleert.

Daarnaast wordt bevestigd in het derde lid dat de commissie geen besluiten neemt over de voorstellen. Wel kan de commissie besluiten nemen over haar eigen vergaderorde en over het opleggen van geheimhouding.

Artikel 14

In de vorige verordeningen waren verschillende bepalingen opgenomen over spreekregels, spreektijden ed. Deze regels zijn nu geactualiseerd, opgeschoond en samengebracht in 1 artikel.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Artikel 15

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen.

Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen.

Op grond van dit artikel kunnen experts deelnemen aan de behandeling van een voorstel. Uiteraard hebben deze sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 16

Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 16 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 17

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 18

Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraad-slaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen.

Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uit-drukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel commissielid toegekend.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 14, eerste lid).

Artikel 19

Na de zomer van 2016 is gestopt met de papieren verslaglegging van vergaderingen van de raad en de raadscommissies. In plaats daarvan worden vergaderingen live-uitgezonden met beeld en geluid. Via internet kunnen de vergaderingen live worden gevolgd en na een vergadering kan het bestand op onderwerp of spreker worden teruggeluisterd en -gekeken. Dit is het digitale verslag van een vergadering.

Deze hoeft niet te worden vastgesteld.

Wel wordt er een besluitenlijst gemaakt van de vergaderingen, zodat de gemaakt afspraken wel op papier vastliggen. De commissiegriffier is hiervoor verantwoordelijk.

Artikel 20

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 21

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 22

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechts¬wege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 23

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 24

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 25

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 26

Dit artikel behoeft geen toelichting.