Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling gemeente Zeewolde 2021)

Ondertekening

Bijlage 1

MANDATERING DOOR HOOFDBUDGETHOUDER

AANWIJZING BUDGETHOUDER(S)

De algemeen directeur van de gemeente Zeewolde als hoofd van de ambtelijke organisatie, tevens hoofdbudgethouder;

Gelet op de artikelen 1, lid c, 2 en 8 van de ‘Budgethoudersregeling gemeente Zeewolde 2021’

Besluit: 1. aan te wijzen/in te trekken als budgethouder(s):

2. het budgethouderschap omvat alle budgetnummers en (hulp)kostenplaatsen van het team, zoals aangegeven en verwerkt in de begroting;

3. van de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap worden uitgesloten de budgetten, waarmee een integrale afweging van beschikbare middelen is gemoeid; in beginsel betreft dit de budgetten voor onvoorziene uitgaven, nieuw beleid en stelposten , kapitaallasten, en doorberekening kostenplaatsen;

4. de budgethouder(s) verplicht(en) zich de hoofdbudgethouder periodiek schriftelijk te informeren over de tussentijdse ontwikkelingen van de toevertrouwde budgetten, inclusief bijbehorende taakstellingen.

Handtekening………………………………. Paraaf………………………….

Datum ..................

MANDATERING DOOR HOOFDBUDGETHOUDER

AANWIJZING PLAATSVERVANGEND BUDGETHOUDER(S)

De algemeen directeur van de gemeente Zeewolde als hoofd van de ambtelijke organisatie, tevens hoofdbudgethouder;

Gelet op de artikelen 1, lid c, 2 en 8 van de ‘Budgethoudersregeling gemeente Zeewolde 2021’

Besluit: 1. Aan te wijzen / in te trekken als plaatsvervangend budgethouder(s):

2. het budgethouderschap omvat alle budgetnummers en (hulp)kostenplaatsen van het team, zoals aangegeven en verwerkt in de begroting;

3. van de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap worden uitgesloten de budgetten, waarmee een integrale afweging van beschikbare middelen is gemoeid; in beginsel betreft dit de budgetten voor onvoorziene uitgaven, nieuw beleid en stelposten , kapitaallasten, en doorberekening kostenplaatsen;

4. de budgethouder(s) verplicht(en) zich de hoofdbudgethouder periodiek schriftelijk te informeren over de tussentijdse ontwikkelingen van de toevertrouwde budgetten, inclusief bijbehorende taakstellingen.

Handtekening................................. Paraaf...........................

Datum.........................

MANDATERING DOOR HOOFDBUDGETHOUDER

AANWIJZING BUDGETHOUDER(S): Externen

De algemeen directeur van de gemeente Zeewolde als hoofd van de ambtelijke organisatie, tevens hoofdbudgethouder;

Gelet op de artikelen 1, lid c, 2 en 8 van de ‘Budgethoudersregeling gemeente Zeewolde 2021’

Besluit: 1. Aan te wijzen / in te trekken als plaatsvervangend

budgethouder(s):

2. het budgethouderschap omvat alle budgetnummers en (hulp)kostenplaatsen van het team, zoals aangegeven en verwerkt in de begroting;

3. van de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap worden uitgesloten de budgetten, waarmee een integrale afweging van beschikbare middelen is gemoeid; in beginsel betreft dit de budgetten voor onvoorziene uitgaven, nieuw beleid en stelposten , kapitaallasten, en doorberekening kostenplaatsen;

4. de budgethouder(s) verplicht(en) zich de hoofdbudgethouder periodiek schriftelijk te informeren over de tussentijdse ontwikkelingen van de toevertrouwde budgetten, inclusief bijbehorende taakstellingen.

Handtekening ………………………………….. Paraaf ………………………..

Datum ...................................

ONDERMANDATERING DOOR BUDGETHOUDER

AANWIJZING DEELBUDGETHOUDER(S)

De budgethouder van het Team ;

Gelet op de artikelen 1, lid d, 2 en 8 van de ‘Budgethoudersregeling gemeente Zeewolde 2021’

Besluit: 1 aan te wijzen/ in te trekken als deelbudgethouder(s):

2. het budgethouderschap omvat alle budgetnummers en (hulp)kostenplaatsen van het team, zoals aangegeven en verwerkt in de begroting;

3. van de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap worden uitgesloten de budgetten, waarmee een integrale afweging van beschikbare middelen is gemoeid; in beginsel betreft dit de budgetten voor onvoorziene uitgaven, nieuw beleid en stelposten , kapitaallasten, en doorberekening kostenplaatsen;

4. de budgethouder(s) verplicht(en) zich de hoofdbudgethouder periodiek schriftelijk te informeren over de tussentijdse ontwikkelingen van de toevertrouwde budgetten, inclusief bijbehorende taakstellingen.

Teamleider

Naam:

Handtekening: ……………….. Paraaf: ………………..

Datum .......................

Artikelsgewijze toelichting op de 'Budgethoudersregeling gemeente Zeewolde 2021' en te gebruiken standaard formulieren

Artikel 1: Definities

In dit artikel worden definities gegeven.

Budgetten bestaan niet alleen uit lasten en baten, maar ook uit te realiseren prestaties en doelstellingen, en wel in die onderlinge samenhang.

Per budgetnummer uit de begroting kan slechts één budgethouder worden aangewezen.

Het instellen, opheffen en inzetten van reserves en voorzieningen is een raadsbevoegdheid, geformaliseerd in een begrotingswijziging.

Hoofdbudgethouder is de algemeen directeur voor de budgetnummers voor de ambtelijke organisatie met uitzondering van de budgetnummers van de raad, daarvan is de griffier hoofdbudgethouder. De hoofdbudget-houder wijst de budgethouders aan en deze op zijn beurt weer de deel-budgethouders. Op deze wijze wordt inhoud gegeven aan het uitgangspunt van integrale verantwoordelijkheid en het streven de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen.

De werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door medewerkers in dienst van de gemeente, gedetacheerd vanuit een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente Zeewolde deelneemt, of als externe waarmee een dienstverleningsovereenkomst is afgesloten. Aanvullend kunnen er op een dienstverleningsovereenkomst andere personeelsreglementen van toepassing zijn waarvoor een betrokken medewerker moet tekenen.

Artikel 2: Mandateren

In dit artikel wordt aangegeven op welke wijze (onder)mandatering plaatsvindt.

Gekozen is voor een opzet die in lijn is met de hiërarchische verhouding tussen functionarissen. Dit komt ook tot uitdrukking in de bepalingen dat een verleend (onder)mandaat altijd weer geheel of gedeeltelijk kan worden ingetrokken en dat voor het mandateren van budgetverantwoordelijkheid altijd de schriftelijke instemming van het naast hogere hiërarchisch niveau is vereist. Ten behoeve van een zorgvuldige inrichting van de financiële administratie en het up to date houden daarvan is het noodzakelijk, dat alle mutaties in de aanwijzing van de (deel)budgethouders, schriftelijk of digitaal via standaard mutatieformulieren, worden doorgegeven aan het onderdeel Financiën van Meerinzicht. De formulieren zijn aan dit document toegevoegd.

Als vervolg hierop wordt jaarlijks schriftelijk aan het onderdeel Financiën binnen Meerinzicht door de (hoofd)budgethouder overzicht verstrekt welke (deel)budgethouder over welk budget kan beschikken voor de uitvoer van zijn werkzaamheden. De aanwijzing wordt verwerkt in het financiële administratiesysteem.

Wanneer wordt overgegaan tot het ondermandateren van de budget-bevoegdheid aan deelbudgethouders zijn de bepalingen van deze regeling voor de deelbudgethouders overeenkomstig van toepassing. Het ondermandateren van de budgetbevoegdheid via een standaardformulier wordt digitaal bijgehouden. De aangewezen plaatsvervangers worden vastgelegd in een standaardformulier wat digitaal beschikbaar is, door de naast hogere (hoofd)budgethouder) wordt ingevuld, door het onderdeel Financiën binnen Meerinzicht wordt verwerkt en centraal wordt bewaard in het digitale zaaksysteem bij de regeling.

Een budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het goedkeuren van facturen, op inhoud en betaalbaarstelling. Dit kan niet gecombineerd worden met het daadwerkelijk aanmaken en verwerken van een betaling.

Artikel 3: Vaststelling budgetten

De opbouw van de begroting is administratief teamsgewijs opgebouwd en daar binnen budgetnummergewijs en sluit dus aan op de hiërarchische verhoudingen van de organisatie. Het hoofdbudget en daarmee de daarvan afgeleide (deel)budgetten worden bekrachtigd op het moment dat de gemeenteraad de Programmabegroting heeft vastgesteld.

Bij budgettering is de hoogte van de lasten en baten nadrukkelijk gekoppeld aan het niveau van de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief. Indien in de begroting deze prestaties niet of onvoldoende zijn beschreven kan in principe geen budgettering op basis van de begroting plaatsvinden, maar zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder middels een collegeadvies specifieke afspraken moeten worden gemaakt. Dit geldt dan als vangnet.

Jaarlijks stelt het college richtlijnen vast met betrekking tot de tijdstippen waarbinnen de teamleiders hun begrotingsvoorstellen moeten aanleveren, de financiële kaders waarmee de teamleiders bij het opstellen van de ramingen rekening dienen te houden en de wijze waarop vooraf afstemming dient plaats te vinden tussen de primair verantwoordelijke (hoofd)budgethouder en de andere teams die bij de totstandkoming van het product zijn betrokken.

Artikel 4: Verplichtingen

Dit artikel geeft aan onder welke voorwaarden verplichtingen mogen worden aangegaan.

Intern gemaakte afspraken (in regelementen, beleidsnotities of voorschriften) hierover moeten bij de uitvoering worden nagekomen.

Artikel 5: Fiattering & betaling

De (deel)budgethouder moet de betalingsstukken en ontvangsten voor akkoord tekenen (crediteuren en debiteuren). Dit kan fysiek of digitaal zijn.

Onder een betalingsstuk wordt een fysieke/digitaal aangeboden factuur, betaalopdracht of beschikking bedoeld.

De (deel)budgethouder tekent daarmee ook voor de realisering van de met de betalingsstukken samenhangende prestaties. Hiermee wordt recht gedaan aan de budgetverantwoordelijkheid van betrokkene.

Wanneer de betalingen of ontvangsten voortvloeien uit verrichtingen, waarbij feitelijk een andere functionaris dan de budgethouder is betrokken, dient die functionaris de onder artikel 5.1. genoemde stukken voor akkoord factuur te tekenen, waarna de (deel)budgethouder tekent voor akkoord betaling. Deze procedure is ook van toepassing, maar dan digitaal, in het proces van de digitale factuurverwerking.

Een hier voor bevoegde en/of voor de betalingssystemen geautoriseerde medewerker toetst steekproefsgewijs of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten. Dit is een andere medewerker dan degene die de betalingsopdracht geeft of creëert. Aanwijzing hier voor volgt vanuit de TVB (op medewerker niveau uitgewerkt wat de taken, verantwoordelijk- en bevoegdheden zijn. Aanwijzing vind plaats door de teamleider).

Artikel 6: Registratie

De budgethouder is primair verantwoordelijk voor een goede registratie van de budgetten (lasten en baten). Dat wil niet zeggen dat de budgethouder zelf de budgetregistratie moet bijhouden, maar wel dat de budgethouder er op toe moet zien dat de budgetregistratie op een adequate wijze plaatsvindt. Informatie is alleen zinvol als deze actueel is. Daarom is het van belang dat de budgethouder de aangegane verplichtingen adequaat vastlegt in de daarvoor ingerichte financiële systemen en deze informatie tijdig verstrekt aan het onderdeel Financiën binnen Meerinzicht.

Artikel 7: Budgetsubstitutie

Binnen de centrale kaders en richtlijnen moet de budgethouder de bevoegdheid hebben te kunnen schuiven tussen kostensoorten (substitutie tussen de economische kostencategorieën) binnen een b.

Doelmatig handelen vereist immers dat de integraal verantwoordelijke budgethouder continue beoordeelt op welke wijze de prestaties kwantitatief en kwalitatief gerealiseerd kunnen worden met een zo gering mogelijk middelenbeslag.

Onder ‘schuiven’ moet worden verstaan: het binnen 1 enkel budget inzetten van voordelen op geraamde baten en lasten, ten gunste van nadelen op geraamde baten en lasten. Schuiven tussen verschillende budgetnummers van een en dezelfde budgethouder is niet toegestaan.

Onrechtmatig is het salderen van niet-geraamde extra baten en lasten.

Burgemeester en wethouders kunnen andere bepalingen opnemen met betrekking tot de verplichte afname van prestaties van andere teams, de zogenaamde gedwongen winkelnering. Deze nadere bepalingen hebben als doel te voorkomen dat de belangen van de individuele budgethouder in strijd komen met het belang van de gemeentelijke organisatie als geheel.

Indien de omvang van deze wijzigingen uitgaat boven de afgesproken kaders, zal door middel van een begrotingswijziging de mutatie uiteindelijk geformaliseerd worden. Hierdoor blijft de onderbouwing om binnen dit kader gelden anders in te zetten transparant.

Artikel 8: Verantwoording

Dit artikel beschrijft hoe de verantwoording 'bottom-up' plaatsvindt van deelbudgethouder tot uiteindelijk de raad. Het zal duidelijk zijn dat de soort en het aggregatieniveau van de informatie anders is naarmate het verantwoordingsniveau hoger wordt. Budgethouders hebben behoefte aan gedetailleerde informatie over de bedrijfsvoering, terwijl het bestuur belang heeft bij meer beleidsmatige informatie op hoofdlijnen. Tussen de verschillende verstrekkers en gebruikers van verantwoordingsinformatie zullen hieromtrent goede afspraken moeten worden gemaakt. Het financieel systeem is afgestemd op de realisering van de verschillende informatiebehoeften.

De toetsende rol vanuit het onderdeel Financiën van Meerinzicht wordt uitgeoefend aan de hand van bestaande richtlijnen en/of beleidskaders (begrotingsrichtlijnen, financiële beleidsnota’s, fiattering betalingsopdrachten door bevoegde functionarissen, en dergelijke). Uiteraard vindt een finale verantwoording van het gevoerde financiële beheer, door het college aan de raad, plaats via de jaarrekening.