Regeling ontwikkelingsgesprekken 2007/2

Artikel 1  Begripsomschrijvingen

Deze regeling verstaat onder:

• a

  de medewerker: de ambtenaar, zoals bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onder a van de CAR/UWO;

• b

  directeur servicecentrum: degene die belast is met de leiding van het servicecentrum;

• c

  afdelingsmanager: degene die belast is met de leiding van een afdeling;

• d

  direct leidinggevende: leidinggevende van de medewerker, die direct verantwoordelijk is voor het dagelijks functioneren van de medewerker;

• e

  personeelsconsulent: de door burgemeester en wethouders aangewezen functionaris, die de procedure ontwikkelingsgesprekken begeleidt en die dat gesprek op verzoek van leidinggevende en medewerker bijwoont;

• f

  functie: het samenstel van werkzaamheden waarmee de medewerker krachtens hem door of vanwege burgemeester en wethouders gegeven opdracht is belast, zoals omschreven in het functieboek.

• g

  ontwikkelingsplan: het door burgemeester en wethouders vastgestelde formulier waarop de bevindingen en afspraken worden vastgelegd.

• h

  competenties: kennis, vaardigheden en houding van een medewerker die tot uitdrukking komen in concreet gedrag. Zie voor de beschrijving van de rol-, kern en eventueel leidinggevende competenties de competentieprofielen gemeente Zeist en het daarbij behorende competentiehandboek.

• i

  proefplaatsing: tijdelijke plaatsing in het kader van de mobiliteitsregeling.

Artikel 2  Doelstelling van het ontwikkelingsgesprek

Het doel van ontwikkelingsgesprekken is om in wederzijds vertrouwen tussen de leidinggevende en de medewerker in een open gesprek op basis van gelijkwaardigheid het functioneren en de prestaties van de medewerker en de omstandigheden waaronder deze zijn huidige functie vervult te evalueren, om op grond daarvan resultaatgerichte werkafspraken te maken, afspraken over zijn ontwikkeling en ontplooiing in de toekomst en de (opleidings-)faciliteiten die daar voor nodig zijn.

Artikel 3  Frequentie

De direct leidinggevende is er in beginsel verantwoordelijk voor dat ten minste éénmaal per jaar een ontwikkelingsgesprek wordt gevoerd.

Artikel 4  Functioneringstijdvak

Lid 1

De periode waarover het functioneren wordt geëvalueerd omvat een tijdvak van maximaal één jaar.

Lid 2

Het functioneringstijdvak vangt niet eerder aan dan op de datum waarop de medewerker aangesteld is in de (nieuwe) functie.

Lid 3

Indien de medewerker op grond van de mobiliteitsregeling tijdelijk is geplaatst in een functie zal de –tijdelijk- direct leidinggevende minimaal één keer tijdens deze periode een ontwikkelingsgesprek voeren met de medewerker.

Artikel 5  Uitgangspunten ontwikkelingsgesprek

Lid 1

Het functioneren wordt getoetst aan de voor de functie benodigde kennis en kwaliteiten op grond van de door burgemeester en wethouders vastgestelde uitgangspunten, te weten:

• a

  de functie-eisen;

• b

  de resultaatgebieden van de functie: de output die van het onderdeel / de medewerker wordt gevraagd;

• c

  de voor iedere medewerker geldende kerncompetenties;

• d

  de aan de functie of functiefamilies toegekende rolcompetenties en de eventueel toegekende leidinggevende competenties.

Lid 2

In het ontwikkelingsgesprek wordt tenminste vastgelegd:

• a

  in hoeverre de afspraken met betrekking tot het functioneren, die in de afgelopen periode waren gemaakt, zijn gerealiseerd;

• b

  de ontwikkeling (of verbetering) van het functioneren van de medewerker in de huidige functie;

• c

  welke resultaatgerichte werkafspraken en afspraken met betrekking tot toekomstig functioneren (het tijdvak kan variëren afhankelijk van diverse omstandigheden) zijn gemaakt en eventueel onder welke condities (bijvoorbeeld opleiding of aanpassing van de taakinhoud);

Lid 3

De direct leidinggevende kan met toestemming van de afdelingsmanager respectievelijk de directeur Service Centrum het houden van ontwikkelingsgesprekken mandateren aan de coördinator van de betreffende medewerkers. In dat geval functioneert de coördinator in het kader van deze regeling als direct leidinggevende.

Artikel 6  Het gesprek

Lid 1

De directe leidinggevende stelt de medewerker minimaal twee weken tevoren op de hoogte van de datum waarop het ontwikkelingsgesprek zal worden gehouden.

Lid 2

Uiterlijk één week voorafgaand aan het gesprek geeft de medewerker het, door hem ter voorbereiding op het gesprek, gedeeltelijk ingevulde formulier ontwikkelingsplan (de vragen: verleden, heden en toekomst), aan zijn leidinggevende.

Lid 3

Zowel de leidinggevende als de medewerker vullen de analyse van de competenties in op het tweede deel van het formulier voorbereiding ontwikkelingsgesprek en nemen dit mee naar het ontwikkelingsgesprek.

Lid 4

Het ontwikkelingsgesprek zal geen doorgang vinden indien bij aanvang van het gesprek blijkt dat de leidinggevende en/of de medewerker de formulieren niet of niet volledig heeft ingevuld. Er zal in dat geval op korte termijn een nieuw gesprek worden gepland.

Lid 5

Op verzoek van de medewerker en/of de direct leidinggevende wordt het gesprek bijgewoond door de personeelsconsulent en/of door een door de medewerker aangewezen derde. De aanwezigheid van de personeelsconsulent en/of een derde zal uiterlijk 3 dagen voor het gesprek worden gemeld.

Lid 6

De verslaglegging vindt in beginsel plaats door de leidinggevende op het ontwikkelingsplan. Het verslag zal door de leidinggevende uiterlijk binnen 2 weken na afloop van het gesprek aan de medewerker worden overhandigd.

Lid 7

De medewerker en leidinggevende, en eventueel de aanwezige personeelsconsulent en derden, ondertekenen binnen 2 weken na ontvangst het naar aanleiding van het gesprek ingevulde ontwikkelingsplan.

Lid 8

De medewerker ontvangt binnen twee weken na zijn ondertekening een afschrift van het door allen ondertekende ontwikkelingsplan.

Lid 9

Indien de medewerker het niet eens is met de inhoud van het ontwikkelingsplan, en hij het formulier niet heeft ondertekend, bespreekt hij zijn opmerkingen eerst met zijn direct leidinggevende. Als dit niet leidt tot een bevredigende oplossing vindt een gesprek plaats met de naast hogere leidinggevende en de personeelsconsulent. Van dit gesprek wordt verslag gemaakt dat door alle aanwezigen, (de medewerker, de naast hogere leidinggevende en de personeelsconsulent) voor akkoord wordt getekend.

Artikel 7  Vertrouwelijkheid en archivering

Lid 1

Het ontwikkelingsplan en alle daarop betrekking hebbende stukken, met uitzondering van gemaakte afspraken met betrekking tot opleidingen, zijn strikt vertrouwelijk. De afspraken met betrekking tot de opleidingen zullen worden opgenomen in het opleidingsplan.

Lid 2

Het origineel van het ontwikkelingsplan wordt door de personeelsconsulent fysiek in het personeelsdossier opgeborgen.

Lid 3

Het door gesprekspartners ondertekende formulier wordt digitaal opgeslagen in het personeelsinformatiesysteem PIMS en als zodanig beveiligd tegen onbevoegde inzage. Ook hier hebben uitsluitend de medewerker, de directe leidinggevende, het afdelingshoofd, de directeur productgroep, het hoofd P&O, de arbeidsjurist, de hrm-adviseur en de personeelsconsulent inzage in de stukken.

Lid 4

Bovengenoemde stukken mogen alleen worden ingezien door de medewerker, zijn leidinggevenden, en van de afdeling organisatieadvies de medewerkers die uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de totstandkoming van de beoordeling of de (administratieve) afhandeling daarvan en daarnaast de arbeidsjurist.

Artikel 8  Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kunnen burgemeester en wethouders een bijzondere voorziening treffen. Hierover zal in algemene zin rapportage plaatsvinden in het sociaal jaarverslag.

Artikel 9  Inwerkingtreding

Lid 1

Deze regeling kan worden aangehaald als de ”Regeling Ontwikkelingsgesprekken 2007/2”.

Lid 2

De Regeling ontwikkelingsgesprekken 2007/2 treedt in werking op 1 juli 2009, onder gelijktijdige intrekking van de “Regeling beoordelingsgesprekken 2007”.

Lid 3

De Regeling ontwikkelingsgesprekken 2007/2 is vastgesteld door het College met het Collegebesluitnummer 09cv.00335.

Lid 4

Bij brief van 9 juni 2009 (met kenmerk 09uit04876) heeft de ondernemingsraad ingestemd met de regeling.