Regeling vervallen per 01-01-2009

De Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist

Geldend van 23-03-2010 t/m 31-12-2008

De raad van de gemeente Zeist;

gelet op artikel 212 Gemeentewet

besluit vast te stellen:

De Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zeist en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b.financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zeist, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer ;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

    • c.

      administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

d.financieel beheer :

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Zeist.

e.rechtmatigheid

het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

f.doelmatigheid

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

g.doeltreffendheid

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

  • 1.

    De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

  • 2.

    De raad stelt per programma vast:

    • a.

      de beoogde maatschappelijke effecten;

    • b.

      de te leveren goederen en diensten;

    • c.

      de baten en lasten.

  • 3.

    Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

  • 4.

    De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

  • 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

  • 2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1.

    Het college biedt uiterlijk op 1 juli van het begrotingsjaar de voorjaarsnota aan waarin de kaders zijn aangegeven voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

  • 2.

    De raad stelt deze nota vast.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

  • 1.

    Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2.

    Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

    • b.

      de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.;

    • c.

      de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

  • 1.

    Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  • 2.

    Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast.

  • 3.

    Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

  • 4.

    Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

  • 5.

    De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

1.Het college informeert de raad door middel van tenminste 2 tussentijdse rapportages over de realisatie

van de begroting van de gemeente over het lopende boekjaar.

2.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

3 De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

Artikel 8. Jaarstukken

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

  • 2.

    Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      welke goederen en diensten zijn geleverd;

    • c.

      wat de kosten zijn

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 3.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

  • 1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt in de risicoparagraaf van de begroting expliciet vermeld.

  • 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten zoals opgenomen in de primitieve begroting.

Artikel 10.

Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo voor agio en disagio worden maximaal in 5 jaar afgeschreven. Is de looptijd van een lening korter dan wordt de afschrijvingstermijn beperkt tot maximaal de looptijd van de lening.

  • 3.

    De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden in principe lineair afgeschreven conform de hierna indicatief aangegeven termijnen:

    • a.

      40 jaar: nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    • b.

      25 jaar: rioleringen;

    • c.

      25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    • d.

      15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

    • e.

      10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolmeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen; groot onderhoud woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    • f.

      5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; schuiten; personenauto’s; lichte motorvoertuigen; automatiseringsapparatuur;

    • g.

      niet: gronden en terreinen.

De werkelijke afschrijvingstermijnen worden in de bijlage bij de begroting gespecificeerd opgenomen, waarbij als uitgangspunt geldt de economische levensduur.

  • 4.

    Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,

  • 5.

    Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves om budgettaire redenen geactiveerd.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • 1.

    Lokale heffingen en rechten en voor

  • 2.

    Overige vorderingen van de gemeente wordt, bij het in gebreke blijven van voldoening van de vordering door de schuldenaar, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling per vordering op de “inbaarheid” hiervan.

Deze beoordeling is gebaseerd op ervaringscijfers en dient te resulteren in een getrouw beeld van de grootte van de voorziening wegens oninbaarheid van vorderingen gerekend naar de toestand per balansdatum.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

  • 1.

    Het college biedt om de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan.

  • 2.

    De nota behandelt:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding voorzieningen;

    • c.

      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen,

in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.

3.De raad stelt deze nota vast.

Artikel 13.

Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Zeist wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2.

    Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 14 Financieringsfunctie

  • 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a.

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt conform de in de wet Fido bepaalde voorwaarden. Dit gebeurt bij financiële instellingen met minimaal een A rating en tot maximaal 10 mln Euro per instelling;

    • b.

      Derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

    • c.

      voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

    • d.

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

    • e.

      voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

  • 3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

  • 4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut (= treasurystatuut). Het college zendt het besluit financieringsstatuut (= treasurystatuut) ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1.

    Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

    2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.

  • 3.

    Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 16. Lokale heffingen

  • 1. Het college biedt elk jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in ieder geval:

    • -

      de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

    • -

      de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

    • -

      de kostendekkendheid van de heffingen;

    • -

      de druk van de lokale belastingen en heffingen;

    • -

      het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

  • 2. De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst. De raad stelt de nota vast.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

  • 1.

    Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast

    2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Hierbij wordt aandacht gegeven aan:

    • a.

      een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

    • b.

      een inventarisatie van de risico’s;

    • c.

      het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s

Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.

  • 2. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.

  • 3. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.

  • 4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 19.

Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a

    de kasgeldlimiet;

  • b

    de renterisico norm;

  • c

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

  • d

    de rentevisie en

  • e

    de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 20.

Bedrijfsvoering

  • 1.

    Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de gemeente.

  • 2.

    In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

  • 3.

    Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 21. Verbonden partijen

1.Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verbonden partijen aan. De raad stelt de nota vast..

2 Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

  • 3.

    De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

  • 4.

    In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 22. Grondbeleid

  • 1.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

    • a.

      de relatie met de programma’s van de begroting;

    • b.

      de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

    • c.

      aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

    • d.

      de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

    • e.

      de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

De raad stelt de nota vast.

2.In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf grondbeleid verslag van:

  • a

    een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

  • b

    een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

  • c

    een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

  • d

    een onderbouwing van de geraamde winstneming;

  • e

    de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van de grondzaken.

Artikel 23. Verstrekking subsidies

  • 1.

    Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

  • 2.

    De raad stelt de nota vast..

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 24. Administratie

  • 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 25. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 26. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; Gelet hierop zijn in de bij deze Verordening behorende bijlage specifiek door het College aangewezen functies en de beschrijving hiervan opgenomen.

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;

  • e.

    de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.

Artikel 27. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Zeist.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 29.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 30.

Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening Financieel Beleid, Beheer en Organisatie gemeente Zeist”.

Betreft de op grond van artikel 26 van deze Verordening door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaren.

  • 1.

    Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als: concerncontroller, comptabele, betalingsfiatteur, kassier, financieel consulent en administrateur alsmede hun respectieve plaatsvervangers. Deze bevoegdheid kan gemandateerd worden aan de ambtelijke leiding.

  • 2.

    De functies van concerncontroller, comptabele, betalingsfiatteur, kassier en administrateur zijn onverenigbaar. Deze functies zijn tevens onverenigbaar met enige andere, de functiescheiding wezenlijk aantastende functies. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.

1. Concerncontroller.

  • 1.

    De concerncontroller heeft onder meer de zorg voor:

    • a.

      het opstellen van het meerjarig beleidsplan, de voorjaarsnota, de gemeentebegroting en de periodieke bestuursrapportages;

    • b.

      het opstellen van procedures ter waarborging van de economisch verantwoorde verwerving van middelen voor het verkrijgen van deze middelen tegen de laagst mogelijke kosten alsmede de bewaking op de naleving van deze procedures;

    • c.

      het opstellen van richtlijnen en het ontwikkelen van instrumenten ten behoeve van de planning, budgettering en bewaking van activiteiten alsmede de bewaking op de naleving van de richtlijnen;

    • d.

      het ontwikkelen van instrumenten, het verrichten van onderzoeken ter beoordeling van de efficiency van de uitvoering dan wel de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken;

    • e.

      het ontwikkelen van instrumenten ter verbetering van de allocatiefunctie van de gemeenteraad;

    • f.

      de bedrijfseconomische advisering op concernniveau;

    • g.

      De concerncontroller treedt voorts op als adviseur van de rekenkamercommissie.

  • 2.

    De concerncontroller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de ambtelijke leiding een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie. De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en werking van door de leiding getroffen maatregelen.

  • 3.

    Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan de gemeentesecretaris dan wel het college van burgemeester en wethouders.

  • 4.

    De concerncontroller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in deze taakomschrijving genoemde taken.

  • 5.

    Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening , nadere richtlijnen kan geven.

  • 6.

    De concerncontroller kan functionele aanwijzingen doen uitgaan met betrekking tot de hiervoor beschreven taken.

  • 7.

    De concerncontroller voert in het kader van deze taakomschrijving regelmatig overleg met de leiding en neemt deel aan de vergaderingen van het Centraal Managementteam als er onderwerpen aan de orde komen vallende onder het bereik van deze taakomschrijving.

  • 8.

    De concerncontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden. Van deze rechtstreekse verantwoordelijk zijn uitgesloten de taken als vermeld onder de leden 1a en 1f van deze omschrijving.

2. Comptabele.

  • 1.

    De comptabele heeft onder meer de zorg voor:

    • a.

      de organisatie, het bijhouden en het doen bijhouden van de financiële administratie van de gemeente als geheel. Hij staat in voor de tijdigheid, volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

    • b.

      de opzet en werking van de administratieve organisatie inclusief de interne controle;

    • c.

      het opstellen van de jaarrekeningen en het jaarverslag. Indien de comptabele met betrekking tot de inhoud van de jaarrekening een van het college van burgemeester en wethouders afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan bij de aanbieding van de jaarrekening schriftelijk mededeling;

    • d.

      het opstellen van periodieke rapportages niet zijnde de periodieke bestuursrapportages;

    • e.

      het doen functioneren van het budgetsysteem;

    • f.

      het bevorderen en het bewaken van de rechtmatigheid en doelmatigheid van het beheer en de administratie alsmede de rechtmatigheid en doelmatigheid van de onder hem ressorterende financiële administratie. Hij toetst in dit kader de opzet en werking van de door de leiding getroffen maatregelen;

    • g.

      het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren;

    • h.

      een optimale afstemming tussen de netto uitgaven van de gemeente en de daartoe aan te trekken of uit te zetten financieringsmiddelen. De activiteiten beslaan onder meer: liquiditeitsprognoses, cashmanagement, korte - en lange financiering, aantrekken en uitzetten van financieringsmiddelen, beleidsadvisering, informatievoorziening en dergelijke. De activiteiten worden uitgeoefend overeenkomstig daarvoor door ons en door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen.

  • 2.

    Indien de comptabele van oordeel is dat een meer rechtmatig of doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan de gemeentesecretaris dan wel het college van burgemeester en wethouders.

  • 3.

    De comptabele kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in deze taakomschrijving genoemde taken.

  • 4.

    Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de comptabele, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening , nadere richtlijnen kan geven.

  • 5.

    De comptabele kan functionele aanwijzingen doen uitgaan met betrekking tot de in deze beschrijving vermelde taken.

  • 6.

    De comptabele voert in het kader van het gestelde in deze taakomschrijving regelmatig overleg met de leiding.

  • 7.

    De comptabele wordt door het college van burgemeester en wethouders aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 231, lid 2.c. van de Gemeentewet.

3. Betalingsfiatteur.

  • 1.

    De betalingsfiatteur is onder toezicht van de comptabele belast met en verantwoordelijk voor de effectuering van betalingen.

  • 2.

    Hij draagt er zorg voor dat betalingen slechts kunnen plaatsvinden nadat is vastgesteld dat er een betalingsverplichting bestaat.

  • 3.

    Hij toetst de juistheid van de overgelegde betalingen.

  • 4.

    De betalingsfiatteur kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen, nadat hiervan de comptabele en de verantwoordelijke leiding op de hoogte zijn gesteld, rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders wenden.

4. Kassier.

  • 1.

    De kassiers zijn belast met:

    • a.

      het bewaren van contanten en andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden;

    • b.

      het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van contante betalingen en het eveneens juist, tijdig en volledig verantwoorden van contante ontvangsten;

  • 2.

    De kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen, nadat hiervan de verantwoordelijke leiding op de hoogte is gesteld, rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders wenden.

5. Financieel consulentschap.

  • 1.

    Ter ondersteuning bij de in deze verordening genoemde taken en activiteiten wordt het college van burgemeester en wethouders, de ambtelijke leiding, de concerncontroller en de comptabele bijgestaan door de financieel consulenten.

  • 2.

    De financieel consulent voert in dit kader regelmatig overleg met de leiding.

6. Administrateur.

  • 1.

    De administrateur van de algemene dienst draagt, onverlet het bepaalde ten aanzien van de verantwoordelijkheid van de comptabele, zorg voor het voeren van de financiële administratie van de gemeente als geheel.

  • 2.

    Bij het uitoefenen van zijn taken neemt de administrateur richtlijnen en aanwijzingen van de comptabele en de concerncontroller in acht.

  • 3.

    De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie.

  • 4.

    De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit zijn administratie.

.