Regeling vervallen per 01-01-2015

Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Zeist

Geldend van 28-02-2013 t/m 31-12-2014

Intitulé

Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Zeist

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

besluiten:

Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Zeist vast te stellen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 7 juli 2009;

  • c.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • e.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

  • f.

    binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

    • 1.

      Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d.

    • 2.

      De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    • a.

      (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    • b.

      (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

    • c.

      verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

  • a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van Publiek en Dienstverlening;

  • b. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

  • 2. De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

  • 2. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 9 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2. In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.

Artikel 10 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 11 Slotbepaling

  • 1.

    Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Zeist”.

  • 2.

    Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist,

de secretaris, de burgemeester,

W.C.M.L. Lissenberg-van Dam drs. J.J.L.M. Janssen

BIJLAGE 1

Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Zeist hebben toegang tot de basisadministratie:

Wie

Wettelijk kader

Gegevensset

Profiel

Afdeling Publiek en Dienstverlening

Team Burgerzaken

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,25

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

A,B,C,D,F,G,K

Service Centrum

Afdeling Financiën

Team Belastingen

16,17,18,19

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

H,M

Afdeling Leefomgeving en Welzijn

Team Maatschappelijke Zaken

20,21

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15K

H

Afdeling Publiek en Dienstverlening

Team Maatschappelijke Voorzieningen

22,23,24,25,26

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

H

Afdeling Strategie en Bestuur

12,13,14,22,23,30

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

H,M

Afdeling Leefomgeving en Welzijn

Team Beheer Openbare ruimten

29

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

H

Afdeling Publiek en Dienstverlening

Team Vergunningen

26

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

H,I,M

Afdeling Vastgoed

Team Ondernemingen

Cluster Begraafplaats

15

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

H,M

Service Centrum

Afdeling Informatievoorziening

Cluster ICT

31

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16

A

Afdeling Publiek en Dienstverlening

Team Contactcentrum

1,2,3,4,5,9,10,25,26,27,28

1,2,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15

A,F,H,I,L,M

Wettelijk kader

1

Wet GBA

2

Kieswet

3

Besluit Burgerlijke Stand

4

Burgerlijk Wetboek

5

Rijkswet op het Nederlanderschap, Nationaliteitswetgeving

6

Wet op de lijkbezorging

7

Wet justitiële documentatie

8

Vreemdelingenwet

9

Paspoortwet

10

Regeling Rijbewijzen

11

Vervallen

12

Wet 29-9-1815 Instelling v/d Orde van de Nederlandse Leeuw

13

Wet 29-09-1815 Instelling v/d Orde van Oranje Nassau

14

Besluit 10-5-1995, nadere regels Orde van Nederlandse Leeuw

15

Verordening beheer en gebruik gemeentelijke begraafplaatsen

16

Gemeentewet Art. 216

17

Invorderingswet & Belastingwet

18

Gemeentelijke WOZ verordening

19

Wet WOZ

20

Leerplichtwet 1969 ,artikel 19

21

Leerplichtwet 1969, artikel 3-1995

22

Wet Werk en Bijstand artikel 3, artikel 7, lid 1 B, artikel 11 lid 1 t/m 3

23

Wet inburgering

24

Wet Maatschappelijke Ontwikkeling (WMO)

25

Verordening voorziening gehandicapten gemeente Zeist

26

Afhandeling bezwaarschriften Awb

27

Huisvestingsverordening BRU , Leegstandswet

28

Woningwet

29

Burgerlijk Wetboek deel 1 t/m 7

30

Toekennen van onderscheidingen en huwelijks en leeftijdsjubilarissen

31

Het waarborgen van een juiste werking van een computer, netwerk en de applicaties

Gegevensset

1

Aantal inwoners per adres

2

Adres compleet

3

Alle gegevens op de PL

4

Gerelateerden

5

Huwelijksgegevens

6

Kindgegevens

7

Naamsgegevens

8

Nationaliteitsgegevens

9

Ouder gegevens

10

Overlijdensgegevens

11

Persoonsgegevens

12

Verblijfplaatsgegevens zie ook 2

13

Verblijfstitel

14

Verwijsgegevens

15

Woonduur

16

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens

Profielen in Key2Burgerzaken

A

Profiel applicatiebeheer

B

Profiel backoffice

C

Profiel backoffice beperkt

D

Profiel balie

E

Profiel balie 3

F

Profiel balie 4

G

Profiel burgerlijke stand

H

Profiel raadplegen derden intern

I

Profiel raadplegen derden intern – 2

J

K

L

M

Profiel leeg

Profiel balie 5

Profiel centrale balie_1

Profiel raadplegen derden intern – 3

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 2

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Afdeling Leefomgeving en Welzijn

Team Maatschappelijke Zaken

Uitvoering Leerplichtwet

Mutatiegegevens van personen jonger dan 30 jaar: persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens, oudergegevens

Afdeling Strategie en Bestuur

50e, 60e, 65e, 70e huwelijksgegevens en 100-plus jarigen

Afdeling Publiek en Dienstverlening

Team Maatschappelijke Voorzieningen

Uitvoering WMO

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, ontbinding huwelijken/partnerschapregistratie en overlijden

Service Centrum

Afdeling Financiën

Team Belastingen

Uitvoering diverse wetten

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, ontbinding huwelijken/partnerschapregistratie en overlijden

Afdeling Publiek en Dienstverlening

Team Burgerzaken

Controle reisdocumenten en rijbewijzen

Lopende aanvragen reisdocumenten en rijbewijzen

BIJLAGE 3

Lijst van buitengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA

Wie

Waarvoor

Gegevensset

RSDKRH (Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug)

Uitvoering Wet Inburgering

Mutatiegegevens: vestigingen en binnenverhuizingen

W.W.S.(Woonwagenschap)

Uitvoering beheerregeling woonwagenschap inzake Beukbergen

Alle mutatiegegevens met restrictie adres moet voldoen aan Beukbergenplein

BIJLAGE 4

Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens

Geheimhouding

Leges

Basis

Bibliotheek

(geen onderdeel van de gemeente)

Voor de bijhouding van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

Ter uitvoering van de opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens) www.cbpweb.nl

Ter uitvoering van de opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Art. 76 WBP

Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande

Ter uitvoering van de opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Bureau voor Rechtshulp

Ter uitvoering van de opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Crematoria, begraafplaatsen

(niet-gemeentelijke)

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Culturele organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Fondsverwervende organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Inburgeringsbureaus

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Instellingen/organisaties ten behoeve van:

-Maatschappelijke dienstverlening

-Algemene/geestelijke gezondheidszorg

-Kinderopvang

-Jeugdwelzijnswerk

-Ouderenzorg

-Gehandicaptenzorg

-Werkvoorziening

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Juridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte derde)

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Kerken

(niet zijnde de SILA)

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Kredietbank

(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Migrantenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Ouderenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Patiëntenverenigingen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Pensioenfondsen (tenzij art. 34 Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is)

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Plaatselijke afdelingen van politieke partijen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Reclassering/verslaafden-zorg

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Sportorganisaties en

-verenigingen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vakorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vrouwenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties

Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Ziekenhuizen

Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

BIJLAGE 5

Lijst van binnengemeentelijke afnemers die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

Wie

Gegevens

BIJLAGE 6

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Datadistributiesysteem (DDS)

Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen:

Alle mutatiegegevens