Regeling vergoeding kosten woon/werkverkeer en dienstreizen

Regeling vergoeding kosten woon/werkverkeer en dienstreizen

Inhoudsopgave

• Artikel 1  Begripsomschrijving

• Artikel 2  Hoogte tegemoetkoming woon-werkverkeer

• Artikel 3  Afwezigheidssituaties

• Artikel 4  Vergoeding reiskosten dienstreis

• Artikel 5  Rittenadministratie

• Artikel 6  Saldering vergoeding woon-werk en overige zakelijke kilometers

• Artikel 7  Vergoeding verblijfkosten dienstreis

• Artikel 8  Wijze van declareren

• Artikel 9  Vaststelling vergoedingenlijst

• Artikel 10  Verzekeringen

• Artikel 11  Overgangsbepalingen

• Artikel 12  Hardheidsclausule

• Artikel 13  Inwerkingtreding

• Bijlage 1: Vergoedingenlijst 2017

• Bijlage 2: Persoonsgebonden budget met ingang van 1 januari 2017

Artikel 1  Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  Medewerker: De medewerker als bedoeld in artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR, op wie niet de verplichting rust zich in of meer nabij zijn standplaats te vestigen als bedoeld in artikel 15:1:17 van de UWO en de werknemer als bedoeld in artikel 2:5:1 CAR/UWO;

• b

  Werkgever: Gemeente Zeist;

• c

  Leidinggevende: Degene, die leiding geeft aan de afdeling, waar de betrokken medewerker werkzaam is;

• d

  Plaats van tewerkstelling: Het gebouw of gebouwencomplex van de gemeente Zeist waar of van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;

• e

  Dienstauto: Een door het College van Burgemeester en Wethouders ter beschikking gestelde auto.

• f

  Dienstreis: De noodzakelijke verplaatsing als gevolg van een door of namens het College van Burgemeester en Wethouders verstrekte opdracht tot het verrichten van werkzaamheden buiten de plaats van tewerkstelling, alsmede het verblijf buiten die plaats in verband met werkzaamheden;

• g

  Afstand woning tot werkplek openbaar vervoer: De afstand wordt berekend op basis van de zonetabel van het openbaar (bus)vervoer, waarbij de gemeente Zeist geldt als de eerste zone.

Artikel 2  Hoogte tegemoetkoming woon-werkverkeer

Lid 1

De tegemoetkoming voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling wordt toegekend op grond van de goedkoopste wijze van reizen met het openbaar vervoer, ongeacht de wijze van vervoer. De tegemoetkoming is gebaseerd op de zones van het openbaar vervoer en is vastgesteld in de Vergoedingenlijst met een maximum van 9 zones (zie bijlage 1).

Lid 2

Een medewerker die op een afstand van minder dan 4 zones woonachtig is van de Gemeente Zeist ontvangt geen tegemoetkoming in de reiskosten voor woon-werkverkeer.

Lid 3

De tegemoetkoming voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling voor een medewerker, die door de werkgever is verplicht tot het structureel gebruik van de eigen auto voor dienstreizen, wordt een kilometervergoeding verstrekt voor de kosten woon-werkverkeer ter hoogte van het maximum van de fiscaal vrijgestelde kilometervergoeding.

Lid 4

Bij de vaststelling van de vergoeding geldt als uitgangspunt 260 werkdagen per jaar en 54 dagen als gemiddeld aantal dagen per jaar in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte).

Lid 5

De bruto vergoeding per maand is afhankelijk van het aantal dagen dat per week gereisd wordt tussen de woning en de plaats van tewerkstelling. Bij vervulling van de betrekking gedurende 1, 2, 3, of 4 dagen per week wordt de vergoeding naar evenredigheid vastgesteld.

Lid 6

Op de vergoeding wordt een door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde eigen bijdrage ingehouden (zie Vergoedingenlijst). 1. Deze eigen bijdrage geldt niet voor de medewerkers die een vergoeding op grond van lid 3 ontvangen.

Lid 7

Indien de medewerker, die een tegemoetkoming ontvangt voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling, verder weg gaat wonen, dan blijft de tegemoetkoming gelijk. Gaat de medewerker, die een tegemoetkoming ontvangt voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling, dichterbij wonen, dan wordt de tegemoetkoming afhankelijk van de nieuwe afstand tussen woning en werkplek verlaagd of ingetrokken.

Lid 8

De medewerker die aan deze regeling aanspraken kan ontlenen komt niet in aanmerking voor een tegemoetkoming, zoals bedoeld in artikel 18:1:7, van de CAR/UWO.

Artikel 3  Afwezigheidssituaties

Indien in geval van afwezigheid, anders dan als gevolg van vakantie, gedurende een aaneengesloten periode van tenminste één maand niet is gereisd, wordt vanaf dat moment geen tegemoetkoming uitbetaald.

Artikel 4  Vergoeding reiskosten dienstreis

Lid 1

De medewerker dient voor het maken van een dienstreis in principe gebruik te maken van het openbaar vervoer. De reiskosten worden vergoed op basis van de laagste klasse openbaar vervoer.

Lid 2

Het afdelingshoofd kan de medewerker vooraf toestemming verlenen om voor het maken van een dienstreis gebruik te maken van een eigen motorvoertuig. Deze toestemming genoemd wordt niet verleend ingeval de dienstreis met het openbaar vervoer mogelijk en/of doelmatig is.

Lid 3

Het afdelingshoofd kan toestemming verlenen indien de medewerker goederen moet vervoeren die niet met openbare vervoermiddelen kunnen worden vervoerd of indien door het gebruik van een eigen vervoermiddel de reistijd aantoonbaar minder bedraagt dan de helft van de reistijd per openbare vervoermiddelen. Voorafgaande toestemming is niet vereist indien de medewerker ten minste twee mede-reizenden vervoert. De collega-ambtenaren komen voor die route niet zelfstandig voor een vergoeding van reiskosten in aanmerking.

Lid 4

Reiskosten die al vergoed worden op basis van de regeling reiskosten woon-werkverkeer komen niet voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 5  Rittenadministratie

Lid 1

De voor de dienst gereisde kilometers worden alleen vergoed op basis van een deugdelijke en fiscaal juiste rittenadministratie, met vermelding van onder meer begin- en eindpunt en het doel van de reis.

Lid 2

Voor de vergoeding van reiskosten bij dienstreizen geldt dat de afstand wordt berekend op basis van de werkelijk gereden route. Eventuele toetsing zal plaatsvinden op basis van de ANWB-routeplanner.

Artikel 6  Saldering vergoeding woon-werk en overige zakelijke kilometers

Lid 1

Een medewerker kan de werkgever verzoeken om reiskosten die in enig kalenderjaar fiscaal bovenmatig zijn, te laten strekken tot vergoeding van reiskosten –van dat zelfde kalenderjaar- die nog aanvullend belastingvrij kunnen worden vergoed.

Lid 2

Het verzoek voor salderen moet voor 1 december van enig jaar door de medewerker bij de administratie zijn ingediend.

Lid 3

Een dergelijk verzoek zal door de werkgever worden gehonoreerd mits dit past binnen de terzake geldende fiscale wetgeving en zal overeenkomstig deze fiscale wetgeving worden behandeld.

Artikel 7  Vergoeding verblijfkosten dienstreis

Lid 1

Een medewerker ontvangt ter zake van een dienstreis onder overlegging van de nodige bewijsstukken een vergoeding van gemaakte verblijfkosten overeenkomstig artikel 5 van de Reisregeling binnenland.

Lid 2

Indien tijdens een dienstreis gelegenheid bestaat maaltijden of overnachting van overheidswege te ontvangen, dient de medewerker daarvan gebruik te maken, tenzij hij aannemelijk kan maken dat hij daarmede redelijkerwijze geen genoegen heeft kunnen nemen. Bij de berekening van de vergoeding wordt rekening gehouden met een vermindering wegens van overheidswege genoten maaltijden en overnachting. Voor "maaltijden en overnachting van overheidswege" wordt aansluiting gezocht bij hetgeen is bepaald in artikel 13, zesde lid, van het Reisbesluit binnenland.

Lid 3

Voor een dienstreis van korter dan drie uur bestaat geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten. Voor de berekening van de duur van een dienstreis wordt uitgegaan van het tijdstip van vertrek vanaf de plaats van tewerkstelling of, wanneer de dienstreis vanuit de woning van de medewerker wordt ondernomen, vanaf de woning en het tijdstip van terugkomst op de plaats van tewerkstelling dan wel bij de woning van de medewerker.

Artikel 8  Wijze van declareren

De medewerker is verplicht voor het indienen van zijn / haar declaraties op grond van een van bovengenoemde regelingen gebruik te maken van het door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde formulier(en).

Artikel 9  Vaststelling vergoedingenlijst

Het College van Burgemeester en Wethouders stelt jaarlijks de Vergoedingenlijst (bijlage 1) vast en behoudt zich het recht voor om in verband met fiscale wijzigingen, de bedragen zoals overeengekomen met een medewerker en de bedragen zoals zijn opgenomen in Vergoedingenlijst te verlagen naar het fiscaal onbelast toegestane maximum.

Artikel 10  Verzekeringen

Het gebruik van een eigen motorvoertuig ten behoeve van het reizen tussen de woning en plaats van tewerkstelling en ten behoeve van dienstreizen is slechts toegestaan indien de medewerker heeft aangetoond, dat hij een voldoende verzekering heeft afgesloten ter dekking van de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid ingevolge de Wet Aansprakelijkheidsverzekering Motorrijtuigen. Tevens dient een door het College van Burgemeester en Wethouders voldoende geachte ongevalleninzittenden verzekering te zijn afgesloten.

Artikel 11  Overgangsbepalingen

De medewerker, die vóór de datum van inwerkingtreding van deze regeling aanspraak kan maken op een hogere tegemoetkoming, behoudt deze aanspraak, zoals die van toepassing was vóór de inwerkingtreding van deze regeling. Deze aanspraak wordt in de toekomst niet geïndexeerd of anderszins verhoogd.

Artikel 12  Hardheidsclausule

Het College van Burgemeester en Wethouders kunnen zo nodig in gevallen, waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, een beslissing nemen in afwijking van de bepalingen van deze regeling.

Artikel 13  Inwerkingtreding

Lid 1

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2010 en kan worden aangehaald als de. "Regeling vergoeding kosten woon/werkverkeer en dienstreizen 2006/3".

Lid 2

De Regeling vergoeding kosten woon/werkverkeer en dienstreizen 2006/2 wordt ingetrokken met ingang van de datum van inwerkingtreding van de Regeling vergoeding kosten woon/werkverkeer en dienstreizen 2006/3.

Lid 3

De Regeling vergoeding kosten woon/werkverkeer en dienstreizen 2006/3 is vastgesteld door het College met het Collegebesluitnummer 10cv.00424 d.d. 28 september 2010.

Lid 4

In de vergadering d.d. 22 september 2010 is er overeenstemming bereikt over deze regeling met het Georganiseerd Overleg.

Bijlage 1: Vergoedingenlijst 2017

De tarieven voor verblijfskosten tijdens de dienstreizen zijn met ingang van 1-1-2017 als volgt:

Declaratie dienstreis

Uitgangspunt is, dat de reiskosten worden vergoed, voor zover deze niet op grond van een andere regeling of een tegemoetkoming zijn verstrekt en indien van eenzelfde vervoermiddel gebruik wordt gemaakt.

Als je met openbare vervoer reist kun je de werkelijke kosten declareren door middel van een overzicht van je reis via de website van www.9292.nl, onder pagina "Plan je reis". Vraag daar het reisadvies en alle beschikbare informatie over de prijzen en abonnementen en stuur het naar de salarisadministratie. Daarvoor dien je je declaratie via YouPP in. De vergoeding van het gebruik van eigen privé vervoermiddel wijzigt niet. Deze bedraagt € 0,09 netto per kilometer. Het hoge tarief bedraagt € 0,28 per kilometer waarvan € 0,19 netto en € 0,09 bruto.

Declaratie Studiekosten

De kosten van je studie zijn afhankelijk van de faciliteiten die je zijn toegekend. De mogelijkheden kun je terugvinden in je toekenningsbrief van je studie of opleiding. De reiskosten worden vergoed tegen een tarief van € 0,09 netto per kilometer.

Maandelijkse vergoeding reiskosten woon-werkverkeer

De eigen bijdrage bedraagt € 49,93 per maand.

Bijlage 2: Persoonsgebonden budget met ingang van 1 januari 2017

Het PGB is een bedrag dat door de werkgever voor de ambtenaar, als bedoeld in artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO, voor zover deze een vaste aanstelling heeft dan wel tijdelijk is aangesteld voor de duur van tenminste één jaar, wordt vastgesteld om de arbeidsvoorwaarden (gedeeltelijk) aan te vullen.

Het PGB wordt als volgt ingezet:

• 1

  Met gebruikmaking van de fiscale salderingsregeling woon werkverkeer wordt de reiskostenvergoeding woon werkverkeer met het PGB aangevuld tot aan het fiscaal vrij te laten bedrag per kilometer.

• 2

  indien er na besteding ad 1. nog een bedrag resteert, wordt dit bedrag aangewend als extra fietsvergoeding. Dit bedrag wordt belast uitgekeerd aan de betrokken medewerker.