Regeling adresonderzoek basisregistratie personen (BRP) gemeente Zevenaar 2020

1. Algemeen

Begrippen

• 1.

  Wet: de wet Basisregistratie personen (BRP);

• 2.

  De persoonslijst: het geheel van gegevens, bedoeld in artikel 2.7 eerste lid en artikel 2.69 eerste lid van de wet over één persoon in de basisregistratie;

• 3.

  De aangifte van verblijf en adres: de aangifte bedoeld in artikel 2.38 wet BRP;

• 4.

  De aangifte van adreswijziging: de aangifte, bedoeld in artikel 2.39 wet BRP;

• 5.

  Het woonadres:

  • a.

    het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand of ligplaats heeft, of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten;

  • b.

    het adres waar, bij he ontbreken van een adres als bedoeld onder 1, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten;

• 6.

  Het adres: het woonadres, dan wel bij het ontbreken hiervan of bij toepassing van artikel 2.40 of 2.41, het briefadres;

• 7.

  Het briefadres: het adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen;

• 8.

  Een overheidsorgaan:

  • a.

    een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of

  • b.

    een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed;

• 9.

  Een derde: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed;

• 10.

  TMV: terugmeldvoorziening is een geautomatiseerd meldingssysteem van het Ministerie van BZK, waarbij gebruikers melding doen van twijfel over juistheid van gegevens;

• 11.

  ICTU: uitvoeringsorganisatie;

• 12.

  Project LAA: Project Landelijke Aanpak Adreskwaliteit, uitgevoerd door ICTU in opdracht van het Ministerie van BZK;

• 13.

  Risicoadres: adres als zodanig aangeduid.

2. Aanleiding voor een adresonderzoek

Als er twijfel bestaat over de juistheid van het adres van een ingezetene zoals dat in de BRP staat geregistreerd, wordt een onderzoek gestart naar de verblijfplaats van die persoon. In het algemeen krijgt de gemeente op drie manieren signalen binnen die aangeven dat er iets mis is met de inschrijving van een burger op een bepaald adres:

• -

  De gemeente ontvangt zelf signalen die vragen oproepen over een BRP-inschrijving: aan de balie, van andere gemeentelijke afdelingen dan burgerzaken, uit tips, etc.

• -

  Andere BRP-gebruikers dan de gemeente vermoeden dat een inschrijving niet klopt en geven dat door aan de gemeente.

• -

  Het project LAA verzamelt signalen, combineert die met andere bronnen, selecteert welke signalen een verhoogd risico van foutieve BRP-inschrijving kennen, verifieert welke regelingen van toepassing zijn en verstrekt de zo verrijkte informatie aan gemeenten voor adresonderzoek.

Tijdens deze fase staat een adres nog niet “in onderzoek” in de zin van de Wet BRP. Er wordt eerst ingeschat welk gewicht het signaal heeft en wat een passend vervolg is.

3. Start van het onderzoek

Als duidelijk wordt dat er geen sprake is van een vergissing, neemt de gemeente een adres in onderzoek en geeft dit aan in de BRP. Alle BRP-gebruikers krijgen daarvan bericht.

4. Verloop van het onderzoek

Het onderzoek is gericht op het achterhalen van de feitelijke verblijfplaats van de betreffende persoon. Hiertoe worden de volgende acties ondernomen:

• 4.1

  Aanschrijven van de betreffende persoon

  De persoon wordt in ieder geval aangeschreven op het adres zoals dat in de BRP is geregistreerd. In de brief wordt de betreffende persoon aan zijn verplichtingen tot het doen van aangifte herinnerd. Tevens wordt de betreffende persoon in kennis gesteld van het voornemen ambtshalve gegevens op te nemen. In geval dat een aangifte incompleet of onjuist is, wordt de betreffende persoon in kennis gesteld dat de aangifte niet in behandeling wordt genomen. Als er informatie over een nieuwe verblijfsplaats is, wordt de betreffende persoon ook daar aangeschreven. Het voornemen publiceren wij in de krant en op de gemeentelijke website.

• 4.2

  Nader onderzoek

  • 4.2.1

    Raadplegen diverse informatiebronnen

    Informatie kan worden ingewonnen bij (niet limitatief): uitkeringsinstanties (bijvoorbeeld inkijk Suwinet), andere gemeentelijke organen, buitengemeentelijke afnemers, zoals media (facebook e.d.), werkgever, woningbouwcorporaties, woningeigenaar, familie. Alle kanalen kunnen hiervoor worden gebruikt (telefoon, post, email). Alleen gegevens die relevant zijn voor de controle van de BRP-inschrijving, zoals aanvullende contactgegevens of samenstelling van het huishouden, worden gevraagd.

  • 4.2.2

    Onderzoek ter plaatse

    De toezichthouder BRP kan onderzoek verrichten op zowel het actuele (in de BRP geregistreerde) adres, als op een vermoedelijk nieuw adres in de gemeente. Bevindt het vermoedelijke nieuwe adres zich in een andere gemeente, dan wordt deze gemeente gevraagd een huisbezoek af te leggen. De toezichthouder maakt rapport op van de bevindingen. De toezichthouder kan zich doen vergezellen van een andere gebruiker van de BRP.

  • 4.2.3

    Rolverdeling tussen gemeenten

    Indien een vermoedelijke verblijfplaats van een betrokken persoon is gelegen in een andere gemeente dan de gemeente Zevenaar, waar betrokkene (op dat moment) in de BRP is geregistreerd, kan die andere gemeente bij het onderzoek betrokken worden. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP. De andere gemeente kan in een dergelijk geval beter in de gelegenheid zijn om, bijvoorbeeld door onderzoek ter plaatse, na te gaan of betrokkene daadwerkelijk op het vermoedelijke adres woont. Indien gedurende het onderzoek blijkt dat betrokkene in de andere gemeente woont, dan moet deze andere gemeente betrokkene oproepen aangifte te doen van de adreswijziging dan wel ambtshalve overgaan tot wijziging van het adres in de BRP. Een gemeente moet ook overgaan tot inschrijving als betrokkene woont ineen vakantiewoning in die gemeente en wanneer die eigenlijk niet in overeenstemming is met het bestemmingsplan van die gemeente. Het gaat immers om de feitelijke verblijfplaats van de betrokken persoon.

    Indien de betrokkene niet op het vermoedelijke adres in een andere gemeente blijkt te wonen, wordt het onderzoek voortgezet door de actuele gemeente van inschrijving.

• 4.3

  Dossiervorming

  Van belang is dat alles van het onderzoek goed gedocumenteerd wordt. Dat gebeurt deels op papier (bijvoorbeeld retour gekomen post) en deels in een geautomatiseerd systeem waarin een overzicht van alle activiteiten en gebeurtenissen is benoemd en chronologisch is gerangschikt. In het zaaksysteem worden ook alle brieven, emailcontacten, notities, rapporten van afgelegde huisbezoeken etc. toegevoegd. Het dossier wordt tien jaar bewaard op grond van de Regeling bewaring BRP-bescheiden.

5. Resultaten van het onderzoek

Afhankelijk van de resultaten van het onderzoek zijn er verschillende vervolgstappen mogelijk:

• 1.

  Na onderzoek blijkt dat het adres correct is, of de persoon heeft inmiddels aangifte van adreswijziging gedaan.

  • -

    Het onderzoek wordt afgesloten. Op de persoonslijst wordt bij de aantekening adresonderzoek de datum einde onderzoek vermeld.

• 2.

  De verblijfplaats van betrokkene is bekend bij de gemeente.

  • -

    Er wordt ambtshalve een adreswijziging doorgevoerd met inachtneming van het bepaalde in de AWB.

• 3.

  De verblijfplaats is bekend, maar buiten de gemeente Zevenaar.

  • -

    Dossier wordt naar de nieuwe gemeente gestuurd met het verzoek om doorvoering adreswijziging/vervolgen adresonderzoek door de nieuwe gemeente.

• 4.

  De verblijfplaats kan niet worden achterhaald.

  • -

    De gegevens vertrokken naar “Land Onbekend” worden ambtshalve opgenomen met inachtneming van het bepaalde in de AWB.

• 5.

  Een aangifte van adreswijziging wordt als onjuist on incompleet beoordeeld.

  • -

    Aangifte wordt niet in behandeling genomen met inachtneming van het bepaalde inde AWB.

6. Besluit tot ambtshalve opname van gegevens

Een besluit overeenkomstig de uitkomsten wordt genomen als van betrokkene geen reactie wordt ontvangen of als betrokkene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek. Is een nieuw adres bekend, dan kan er geen besluit genomen worden tot uitschrijving naar Land Onbekend. Het besluit wordt niet toegezonden maar gepubliceerd in de krant en op de gemeentelijke website.

7. De verwerking van de uitkomst van het adresonderzoek

De BRP wordt overeenkomstig de uitkomsten van het onderzoek bijgewerkt. De mutatie in de BRP wordt door een andere medewerker gedaan dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het feitelijk adresonderzoek.

8. Procestermijnen bij het onderzoek

In veel gevallen zal het onderzoek redelijk snel kunnen worden afgerond, maar soms zal daar meer tijd voor nodig zijn. De verblijfplaats van een persoon is immers niet altijd eenvoudig te achterhalen. Om die reden gelden in de gemeente Zevenaar standaardtermijnen voor het onderzoek. Van deze standaardtermijnen mag door de gemeente Zevenaar zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval. De behandelend ambtenaar zal bij een afwijking dit beargumenteren en vastleggen.

In de gemeente Zevenaar gelden de volgende standaardtermijnen:

Van deze standaardtermijnen kan afgeweken worden wanneer de situatie hierom vraagt. De minimale doorlooptijd is hierbij 4 weken.

9. Klachten

Op grond van artikel 9 Awb kan een klacht ingediend worden over de uitvoering van het onderzoek en de verwerking van de resultaten daarvan.

10. Hardheidsclausule

In overeenstemming met artikel 4.84 van de Awb wordt gehandeld volgens deze richtlijnen, tenzij dit voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de richtlijnen te dienen doelen. Zo kunnen in het geval van een briefadres individuele omstandigheden er toe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt afgesproken.

11. Inwerkingtreding

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Adresonderzoek Basisregistratie personen (BRP) gemeente Zevenaar 2020 en treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.

De notitie Adresonderzoek en Vertrek naar Onbekend, vastgesteld bij besluit van 16 augustus 2011 wordt ingetrokken.