Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent raadscommissies Verordening op de raadscommissies Zoetermeer 2018

1. Voor de raadscommissies wordt door de raad op voorstel van het presidium een vergaderschema vastgesteld.

2. Een raadscommissie vergadert voorts indien het presidium het nodig oordeelt of indien ten minste drie fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

3. De vergaderingen van de raadscommissies worden als regel in het stadhuis gehouden. De raadscommissie kan besluiten de vergadering op een andere plaats te houden.

1. De voorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de raads- en commissieleden verzonden.

3. In geval er sprake is van geheime stukken, kan het presidium besluiten de procedure te voeren die omtrent ‘geheimhouding’ is vastgelegd in het door de raad vastgestelde ‘Protocol geheimhouding en besloten vergaderingen’.

4. In spoedeisende gevallen kan het presidium na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 3 x 24 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de bijbehorende stukken aan de leden van de raad en van de raadscommissie verzonden en openbaar gemaakt.

1. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid van de commissie of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 1.

  2. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. Het presidium bepaalt in welke commissievergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 2.

  Op voorstel van een lid van de raadscommissie of van de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. De vergadering wordt door aankondiging op de website van de gemeente: www.zoetermeer.nl, ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b.

  de onderwerpen die op de agenda staan;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 14.

3. Daarnaast worden de bij de agenda behorende stukken op de website van de gemeente geplaatst.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige fracties, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is.

1. Na de opening van de vergadering kan elke aangemelde spreker gedurende maximaal vijf minuten het woord voeren. Voor het inspreken is maximaal dertig minuten gereserveerd in de agenda. De commissie kan op voorstel van de voorzitter ook besluiten dat derden bij de aanvang van een bepaald onderwerp het woord voeren. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. In bijzondere gevallen kan de voorzitter afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk op de dag waarop de vergadering plaatsvindt, voor 12.00 uur aan de griffie. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

4. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de spreker.

5. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

6. Op voorstel van de voorzitter of een lid kan de raadscommissie besluiten een spreker in de gelegenheid te stellen aan de beraadslagingen met betrekking tot een bepaald agendapunt deel te nemen.

7. De raadscommissie kan bepalen dat ook anderen aan de beraadslagingen mogen deelnemen.

8. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen, alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

1. De griffier draagt zorg voor besluitenlijsten van de vergaderingen. Deze besluitenlijst is binnen vijf werkdagen na de vergadering beschikbaar.

2. Een besluitenlijst bevat in ieder geval:

• a.

  De namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  Een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;

• c.

  Het standpunt van de raadscommissie betreffende stukken die tot besluitvorming van de raad moeten leiden;

• d.

  De toezeggingen die tijdens de commissievergadering zijn gedaan.

3. De besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt tezamen met de agenda voor de eerstkomende vergadering van de betreffende raadscommissie aan de raads- en commissieleden ter vaststelling toegezonden.

4. De letterlijke weergave van het besprokene is in geluid, en zo mogelijk, ook in beeld beschikbaar via www.zoetermeer.nl. Deze opnames blijven minstens 4 jaar beschikbaar.

1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Indien meerdere leden van één fractie het woord willen voeren dan krijgen zij gezamenlijk dezelfde hoeveelheid spreektijd als zou slechts één persoon het woord voeren.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

5. Het is mogelijk dat commissieleden het woord voeren namens andere commissies of werkgroepen van de raad. Het is ook mogelijk dat commissieleden het woord voeren vanuit hun rol als lid van een rekeningcommissie, adviescommissie of als lid van het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Zij kunnen daarvoor extra spreektijd krijgen.

1. Het presidium kan voor de verschillende agendapunten van een vergadering tevoren een spreektijdvoorstel doen aan de commissie.

2. De sprekers volgen in principe dit voorstel, maar kunnen voorafgaand aan de behandeling van het agendapunt extra tijd voor zichzelf aanvragen. Dit wordt door de commissie gehonoreerd tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen.

3. Daarnaast is het mogelijk om extra spreektijd voor de gehele commissie aan te vragen als meerdere leden van de commissie dit nodig achten. Hierover wordt zoveel mogelijk voorafgaand aan de behandeling gecommuniceerd.

4. Uiteindelijk beslist de commissie over verlenging of verkorting van de voorgestelde spreektijd.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dit plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

4. De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

5. Over het in het vierde lid genoemde voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering van de commissie worden ontzegd.

1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door haar te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

3. Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

4. Adviezen in de commissie worden vastgesteld op basis van een gewone meerderheid.

5. In het advies aan de raad worden naast het meerderheidsstandpunt ook de afwijkende standpunten opgenomen.

1. Tijdens elke commissie is er een agendapunt 'Rondvraag'.

2. Een lid van de commissie heeft het recht om mondeling vragen te stellen aan de leden van het college of aan andere leden van de commissie.

3. Vragen voor de rondvraag kunnen tevoren aan de griffie worden gestuurd. Dit is niet verplicht.

4. Voor zover mogelijk krijgt de vragensteller direct antwoord, anders kunnen nadere afspraken worden gemaakt, zoals beantwoording in een volgende vergadering of schriftelijke beantwoording.

5. Een rondvraag kan in enkele zinnen worden ingeleid en kan bestaan uit een aantal korte vragen.

6. De vragensteller en andere leden van de raad kunnen aanvullende vragen stellen.

7. Indien blijkt dat het onderwerp nadere (uitgebreidere) bespreking behoeft kan door de commissie worden besloten het onderwerp te agenderen voor dezelfde of een volgende vergadering.

8. Rondvragen kunnen niet gaan over onderwerpen die reeds op de agenda staan.