Regeling vervallen per 20-01-2015

Verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Zoetermeer

Geldend van 01-01-2006 t/m 19-01-2015

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Zoetermeer

HOOFDSTUK 1 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN

Verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid, alsmede voor het Financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zoetermeer

Artikel 1.1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Hoofdafdeling

Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, die onder leiding van een directeur, eigen hoofdtaken uitvoert. Naast de Hoofdafdelingen worden als aparte organisatieonderdelen onderscheiden: de Concernstaf en de Brandweer.

Wanneer in deze verordening melding wordt gemaakt van Hoofdafdelingen, worden ook de Concernstaf en Brandweer bedoeld.

Met uitzondering van het aspect bedrijfsvoering, wordt het Grondbedrijf eveneens als aparte organisatorische eenheid aangemerkt.

b. Administratie

De systematische verzameling, vastlegging, verwerking en verstrekking van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie, ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.

c. Financiële administratie

Een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financieel-economische positie;

  • -

    het financiële beheer;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • -

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

d. Administratieve organisatie

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van het bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorgingsproces ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e. Financieel beheer

Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en op het uitoefenen van rechten.

f. Rechtmatigheid

Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten, zoals genoemd in de Kadernota Platform Rechtmatigheid provincies en gemeenten.

g. Doelmatigheid

De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

h. Doeltreffendheid

De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

i. Begroting

De begroting bestaat ten minste uit:

  • a.

    de beleidsbegroting;

  • b.

    de financiële begroting.

Met de begroting autoriseert de raad het college om het vastgestelde beleid binnen de kaders uit te voeren.

j. Beleidsbegroting

De beleidsbegroting bestaat ten minste uit:

  • a.

    het programmaplan;

  • b.

    de paragrafen volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

k. Financiële begroting

De financiële begroting bestaat ten minste uit:

  • a.

    het overzicht van baten en lasten en een toelichting;

  • b.

    de uiteenzetting van de financiële positie en toelichting.

l. Tussenbericht

Het tussenbericht is een bestuurlijke tussentijdse rapportage van het college aan de raad en geeft informatie over de (verwachte) significante afwijkingen van de realisatie ten opzichte van de begroting.

m. Jaarstukken

De jaarstukken bestaan ten minste uit:

  • a.

    het jaarverslag;

  • b.

    de jaarrekening;

Met de jaarstukken legt het college aan de raad verantwoording af over het door hem in het begrotingsjaar uitgevoerde beleid.

n. Jaarverslag

Het jaarverslag bestaat ten minste uit:

  • a.

    de programmaverantwoording;

  • b.

    de paragrafen volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

o. Jaarrekening

De jaarrekening bestaat uit:

  • a.

    de programmarekening en de toelichting;

  • b.

    de balans en de toelichting.

Hoofdstuk 2 Financiele Beleidsregels

Artikel 2.1 Kaderstelling

  • 1. De uitgangspunten voor het uitoefenen van en de werking van de financiële functie zijn vastgelegd in de volgende documenten:

    • a.

      Nota Spelregels begrotingsbeleid;

    • b.

      Budgetregels, waarin is geregeld op welke wijze omgegaan moet worden met

      • -

        mee- en tegenvallers;

      • -

        overschrijdingen van programmabudgetten;

      • -

        wijzigingen tussen programmabudgetten

      • -

        de begrotingspost onvoorzien;

    • c.

      Overheveling programmabudget;

    • d.

      Instandhouding kredieten.

Artikel 2.1.1 Spelregels begrotingsbeleid

  • 1. Aan het begin van iedere raadsperiode worden spelregels ten aanzien van het begrotingsbeleid herijkt en vastgelegd in een nota Spelregels begrotingsbeleid.

  • 2. De spelregels begrotingsbeleid bestaan uit:

    • a.

      beleid ten aanzien van de circulaires Gemeentefonds;

    • b.

      beleid ten aanzien van het uitgavenkader;

    • c.

      inzet van reserves.

Artikel 2.1.2 Overheveling programmabudget

  • 1. Indien een geraamde activiteit door onvoorziene omstandigheden niet of niet geheel in het begrotingsjaar kan worden uitgevoerd, kan het college de raad een voorstel tot budgetoverheveling naar een volgend begrotingsjaar doen. In voorkomende gevallen worden deze jaarlijks na afloop van het begrotingsjaar in de raad van januari voorgelegd. Per voorstel geeft het college antwoord op onderstaande vragen:

    • a.

      Is de onverbreekbare relatie tussen het budget en de output aantoonbaar en is de output nog noodzakelijk?

    • b.

      Wat zijn de effecten voor de begroting van het opvolgende jaar? Hier moet in de overweging meegenomen worden of de uitvoering deels of volledig mogelijk is naast de reeds voor dat jaar geplande activiteiten?

    • c.

      Is in de maraps (het tussenbericht) al melding gemaakt van de afwijking in output en budget? Zo niet, dan moet aantoonbaar gemaakt worden dat dit ten tijde van het opstellen van de marap niet te voorzien was?

    • d.

      Is het bedrag (dat in de begroting was geraamd) nog actueel?

    • e.

      Is er op het betreffende programma in het begrotingsjaar sprake van een onderschrijding van het in de begroting opgenomen beleid?

  • 2. Wanneer bij de jaarrekening blijkt dat het resultaat van de budgetoverheveling afwijkt ten opzichte van het eerder door de raad genomen besluit, dan moet dit, voorzien van een toelichting, in de jaarstukken worden gemeld. Indien bij de jaarrekening – in uitzonderingssituaties – nog nagekomen (nieuwe) budgetoverhevelingen nodig zijn, kan het college deze, met onderbouwing volgens de eerder vermelde criteria, in het voorstel tot bestemming van het rekeningsresultaat opnemen.

  • 3. Een budget kan maar éénmaal worden overgeheveld naar een volgend begrotingsjaar. Indien dit daarna nogmaals noodzakelijk mocht zijn, dan legt het college hiervoor een nieuw voorstel aan de raad voor.

Artikel 2.1.3 Instandhouding kredieten

  • 1. Uitgangspunt bij het uitvoeren van (investerings)kredieten is dat deze binnen twee jaar na autorisatie afgewikkeld dienen te zijn, maar uiterlijk één jaar na ingebruikneming.

  • 2. Kredieten die per ultimo van het begrotingsjaar of ouder zijn dan twee jaar (na beschikbaarstelling door de raad) of jonger, maar ten laste waarvan geen kosten zijn verantwoord, worden niet voor verdere uitvoering in het volgend begrotingsjaar instandgehouden.

  • 3. Indien een krediet in afwijking op deze regel in stand dient te worden gehouden, kan het college hiertoe in de raad van januari na afloop van het begrotingsjaar een onderbouwd voorstel doen.

Hoofdstuk 3 FInancieel beheer

Artikel 3.1 Planning & controlinstrumentarium

Het instrumentarium, waar de raad de beschikking over heeft ter vervulling van zijn kaderstellende en controlerende taken, bestaat uit de volgende documenten:

  • -

    Grondexploitaties;

  • -

    Voorjaarsdebat;

  • -

    Programmaplan;

  • -

    Tussenberichten;

  • -

    Jaarstukken.

Artikel 3.1.1 Grondexploitaties

  • 1. Voor gronden en opstallen die hun eindbestemming nog niet hebben bereikt worden door het college exploitatiegebieden, dan wel deelgebieden vastgesteld.

  • 2. Het college legt voor elk gebied en voor elk deelgebied als bedoeld in het eerste lid een grondexploitatie ter vaststelling aan de raad voor. De grondexploitatie bestaat uit de grondexploitatieberekening en een toelichting daarop. De grondexploitatieberekening is de financiële vertaling van alle aspecten van een ruimtelijk, fysiek project.

  • 3. Uitgangspunt is dat grondexploitatie eens per jaar worden herzien.

  • 4. De jaarschijf uit de grondexploitatie wordt in de begroting opgenomen ter autorisatie.

Artikel 3.1.2 Voorjaarsdebat

  • 1. In het voorjaarsdebat worden de financiële en beleidsmatige kaders, de financiële en beleidsmatige leereffecten uit de jaarstukken, alsmede de bestuurlijke prioriteiten vastgesteld voor de meerjarenbegroting van het komende begrotingsjaar en de volgende drie jaren.

  • 2. Een voorstel wordt voorbereid door het college en tijdens het jaarlijkse Voorjaarsdebat met de raad bediscussieerd. In het Voorjaarsdebat wordt gesproken over ontwikkelingen in het bestaande beleid, maar ook worden voorstellen gedaan voor nieuw beleid en beleidsreducties.

  • 3. Het voorstel van het college wordt uiterlijk 1 juni toegezonden aan de raad.

  • 4. De uitkomsten worden uitgewerkt in de programmabegroting.

Artikel 3.1.3 Programmaplan

  • 1. De raad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de raadsperiode vast.

  • 2. De raad stelt per programma vast:

  • - de beoogde maatschappelijke effecten (outcome): wat willen we bereiken?

  • - de te leveren goederen en diensten (output): wat gaan we daarvoor doen?

  • - de lasten (input) en de baten: wat mag het kosten en wat moet het opbrengen?

  • 3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

  • 4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

  • 5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

  • 6. Bij de jaarlijkse begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

  • 7. Bij de jaarlijkse begroting wordt een overzicht gegeven van de aard en omvang van de investeringsopgaven en van de lange-termijnrisico’s, zodat een afweging kan worden gemaakt tussen beschikbare middelen en investeringsbehoefte.

  • 8. Wijzigingen in de onderverdeling van programma’s in producten worden expliciet vermeld.

  • 9. Het programmaplan met bijbehorende begroting wordt jaarlijks voor 15 november in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar door de raad vastgesteld.

Artikel 3.1.4 Tussenberichten

  • 1. Het college informeert de raad door middel van tussenberichten over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en over de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

    • a.

      Het eerste tussenbericht voor 15 juni van het lopende begrotingsjaar;

    • b.

      Het tweede tussenbericht voor 15 oktober van het lopende begrotingsjaar.

  • 2. Bij het tussenbericht legt het college aan de raad de wijzigingen in de begroting voor.

  • 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling en de paragrafen van de begroting.

  • 4. De rapportages gaan in op afwijkingen, wat betreft de baten, de lasten (input), de geleverde goederen en diensten (output) en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten (outcome).

  • 5. Nieuw opgetreden risico’s worden gemeld, alsmede de maatregelen, die het college heeft getroffen om de risico’s te beheersen, dan wel te vermijden.

  • 6. Het college informeert, in ieder geval, vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake het verstrekken van leningen (buiten het kader van het treasurystatuut), waarborgen en garanties.

Artikel 3.1.5 Jaarstukken

  • 1.

    Het college overlegt uiterlijk 15 mei in het jaar na het begrotingsjaar de jaarstukken aan de raad.

  • 2.

    Het college legt door middel van de jaarstukken verantwoording af over de programma’s via beantwoording van de vragen:

  • -

    wat hebben we bereikt (outcome)?

  • -

    wat hebben we ervoor gedaan (output)?

  • -

    wat heeft het gekost (input)?

In de programmaverantwoording wordt ook inzicht gegeven in de financiële en beleidsmatige leereffecten voor de toekomst.

Artikel 3.2 Uitvoering begroting

  • 1. Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2. Het college zorgt ten aanzien van de productenraming voor dat:

  • a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 3. Het college zorgt ervoor dat, in de (gewijzigde) begroting, de lasten van de programma’s, zoals door de raad geautoriseerd, niet worden overschreden, de baten ten minste worden gerealiseerd en de output wordt bereikt.

    HOOFDSTUK 4 Financiële positie

Artikel 4.1 Financiële positie

  • 1. Het college zorgt ervoor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de daarin opgenomen totale mutatie in de vaste activa en vaste financieringsmiddelen.

Artikel 4.2 Waardering en afschrijving van vaste activa

  • 1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 2. In een nota afschrijvingsbeleid wordt het beleid ten aanzien van activering en afschrijvingen vastgelegd. De nota wordt tenminste aan het begin van iedere raadsperiode herijkt en door de raad vastgesteld.

  • 3. Investeringen met een economisch nut, met uitzondering van kunstvoorwerpen van cultuur-historische waarde anders dan voor de verkoop, worden, onder aftrek van bijdragen van derden, die in een directe relatie hiertoe staan, geactiveerd en afgeschreven op basis van annuïteitenmethode.

  • 4. Wanneer van de voorgeschreven afschrijvingsmethode wordt afgeweken, dan dient dit in het raadsbesluit gemotiveerd te worden.

  • 5. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen – indien nodig – worden geactiveerd. Hieronder worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.

  • 6. Indien investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, worden hierop bijdragen van derden, die in een directe relatie hiertoe staan, en bestemmingsreserves in mindering gebracht. Afschrijving hiervan vindt in een zo kort mogelijke termijn plaats waarbij resultaatafhankelijke extra afschrijving is toegestaan.

  • 7. In afwijking van het bepaalde in het 3e en 5e lid worden investeringen met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 (inclusief kostprijsverhogende btw) niet geactiveerd en investeringen van € 50.000 of meer (inclusief kostprijsverhogende btw) worden altijd geactiveerd. Een uitzondering hierop zijn gronden en terreinen die altijd worden geactiveerd.

  • 8. Investeringen met een verkrijgingsprijs tussen de € 10.000 en € 50.000 (beide bedragen inclusief kostprijsverhogende btw) mogen worden geactiveerd, onder de voorwaarde dat in het bijbehorende raadsbesluit de wijze van administratieve verwerking van de investering gemotiveerd wordt vermeld.

  • 9. Afschrijving van geactiveerde investeringen vindt voor het eerst plaats in het jaar volgend op het jaar waarin de investering tot stand is gekomen c.q. in exploitatie is genomen.

  • 10. Op investeringskredieten wordt jaarlijks rente over de boekwaarde per 1 januari bijgeschreven. Op investeringskredieten van € 250.000 (inclusief kostprijsverhogende btw) of meer wordt daarnaast ook rente tijdens de bouw (in de loop van het jaar) bijgeschreven.

  • 11. Bij raadsbesluit kan worden afgeweken van de afschrijvingstermijnen zoals bepaald in de nota afschrijvingsbeleid. In dit geval geeft het college dit onderbouwd in het betreffende kredietvoorstel aan.

  • 12. Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien dat volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten mogelijk is.

Artikel 4.3 Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1. Voor openstaande privaatrechtelijke vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

  • 2. Voor openstaande publiekrechtelijke vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

Artikel 4.4 Reserves en Voorzieningen

  • 1.

    Het college geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht van de reserves en voorzieningen.

  • 2.

    Dit overzicht bevat:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves, inclusief een onderbouwing van de benodigde omvang van de betreffende reserve/voorziening;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves, in relatie tot het weerstandsvermogen.

Artikel 4.5 Grondslag voor tarieven en heffingen

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten toegerekend.

  • 2.

    Bij de kostprijs worden betrokken:

    • a.

      de bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa;

    • b.

      de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa;

    • c.

      de omzetbelasting, die ingevolge de Wet op het BTW compensatiefonds recht geeft op een bijdrage uit het fonds.

  • 3.

    Het college vermeldt jaarlijks bij de begroting de gehanteerde uitgangspunten voor de aanpassing van tarieven en heffingen.

Artikel 4.6 Financieringsfunctie

  • 1. Het college zorgt ervoor dat bij de uitoefening van de financieringsfunctie:

  • a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen vermeld in het door de raad vastgestelde Treasury Handvest en Statuut in acht.

  • 3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

    Hoofdstuk 5 Paragrafen

Artikel 5.1 Lokale heffingen

  • 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt ingegaan op de uitgangspunten en op de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen, de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden, de kostendekkendheid van de heffingen, de druk van de lokale belastingen en heffingen, het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid. Verder bevat de nota een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college zorgt ervoor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.

  • 2. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.

  • 3. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van:

  • a. de opbrengsten per lokale heffing;

  • b. het volume en bedrag aan kwijtscheldingen;

  • c. de kostendekkendheid van retributies;

  • d. de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

Artikel 5.2 Weerstandsvermogen

  • 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota worden tevens de uitgangspunten voor het weerstandsvermogen bepaald.

  • 2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in lid 1.

  • 3. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

Artikel 5.3 Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota onderhoud openbare ruimte aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft de uitgangspunten en het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, verlichting, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

  • 2. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota rioleringsplan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

  • 3. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota groot onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de uitgangspunten voor het te plegen van groot onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

  • 4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 5.4 Financiering

  • 1.

    Het college neemt in een Treasury Handvest en Statuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijkse beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling aan de raad.

  • 2.

    Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van:

de kasgeldlimiet; de renterisico norm; de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen; de omvang en samenstelling van de uitzettingen; de huidige liquiditeitspositie; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar; de rentevisie; de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 5.5 Bedrijfsvoering

  • 1. Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. In de nota worden de uitgangspunten en doelstellingen weergegeven ten aanzien van de bedrijfsvoering van het gemeentelijk apparaat..

  • 2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 5.6 Verbonden partijen

  • 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota verbonden partijen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In de nota worden uitgangspunten weergegeven ten aanzien van het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit het financieel resultaat en tevens het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name ten aanzien van hoe het publiek belang is gediend met de verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële condities.

  • 2. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande participaties en het voordoen van problemen bij bestaande participaties.

Artikel 5.7 Grondbeleid

  • 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

  • a. de relatie met de programma’s van de begroting;

  • b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • c. het beleid ten aanzien van te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • d. de uitgangspunten en het beleidsmatig kader ten aanzien van de verwerving en uitgifte van gronden;

  • e. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen;

  • f. het stelsel van resultaatbepaling en -verrekening

  • 2. In de paragraaf grondbeleid in de begroting en jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 5.8 Verstrekking subsidies

  • 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan ter behandeling door de raad. De nota bevat de uitgangspunten en het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies.

  • 2. het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente.

    HOOFDSTUK 6 Financiële organisatie en administratie

Artikel 6.1 Financiële organisatie

  • 1. Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de Hoofdafdelingen

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en (investerings)kredieten;

  • d. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de Hoofdafdelingen van de gemeente;

  • e. het maken van afspraken met de Hoofdafdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de Hoofdafdelingen.

Artikel 6.2 Administratie

  • 1. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de Hoofdafdelingen;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van registergoederen, kapitaalgoederen, voorraden, vorderingen en schulden, c.a.;

  • c. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 6.3 Financiële administratie

  • 1. Het college zorgt ervoor dat:

  • a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 6.4 Beheersing en interne controle

  • 1.

    Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarstukken voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt ze maatregelen tot herstel.

  • 2.

    Het college zorgt voor jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen.

  • 3.

    Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets genoemd in lid 2 voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

  • 4.

    De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 6.5 Registratie bezittingen

  • 1.

    Het college zorgt voor een actuele en volledige registratie van de geactiveerde bezittingen van de gemeente en van alle niet geactiveerde belangrijke waardedocumenten.

  • 2.

    Het college zorgt ervoor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen als bedoeld in het 1e lid jaarlijks worden gecontroleerd.

  • 3.

    Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen als bedoeld in het 1e lid neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 6.6 Inkoop en aanbesteding

1.Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast de regels voor Europese aanbesteding en de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van de gemeente.

1.HOOFDSTUK 7 Slotbepalingen

Artikel 7.1 Inwerkingtreding

  • 1. De Verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zoetermeer, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 27 oktober 2003, wordt ingetrokken per 1 januari 2006;

  • 2. De Beheersverordening Gemeentelijk Grondbedrijf 1995, vastgesteld bij raadsbesluit van 19 december 1994, nr. 405, wordt ingetrokken per 1 januari 2006, met dien verstande dat de artikelen 12 en 13 worden ingetrokken per 1 januari 2005;

  • 3. Deze verordening treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan, tenzij over de verordening een referendum wordt begonnen. In dat geval wordt over de inwerkingtreding een nieuw besluit genomen.

Artikel 7.2 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Zoetermeer”.

,