Procedureregeling Werving & Selectie

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a

  Bevoegd gezag:de gemeentesecretaris / algemeen directeur, alle directeuren van de hoofdafdelingen, de directeur van de Brandweer, het hoofd van de concernstaf en de griffier;

• b

  Medewerker:de ambtenaar ingevolge artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/ZUWO;

• c

  Interne kandidaat:de Medewerker van de Gemeente Zoetermeer en de vrijwilliger bij de brandweer ingevolge artikel 19:1:1 van de CAR/ZUWO die gemotiveerd kenbaar heeft gemaakt voor de vacante functie in aanmerking te willen komen;

• d

  Externe kandidaat:diegene, niet zijnde interne kandidaat, die schriftelijk gemotiveerd kenbaar heeft gemaakt voor de vacante functie in aanmerking te willen komen;

• e

  Kandidaat:de Interne en/of Externe Kandidaat;

• f

  Hoofdafdeling: de hoofdafdelingen Bestuur, Ruimte en Welzijn, de Concernstaf, de Staf Gemeentesecretaris, de Griffie en de Brandweer;

• g

  Functie-eisen:eisen die voor een goede vervulling van de betrekking noodzakelijk zijn, waarbij de functie-eisen zoals opgenomen in de generieke functiebeschrijving leidend zijn;

• h

  Functiereservering:het volgens de geldende regels reserveren van een toekomstige vacante bestaande functie voor een medewerker door opname in het overzicht ‘functiereservering’;

• i

  Werving:het geheel van activiteiten dat erop gericht is geschikte kandidaten te bewegen zich aan te melden als gegadigde voor een vacante functie;

• j

  Publicatie:de digitale en schriftelijke openbaarmaking van de beschrijving van de vacante functie;

• k

  Selectie:het geheel van activiteiten dat tot doel heeft om in zo objectief mogelijke zin uit het aanbod van gegadigden de meest geschikte kandidaat voor de vacante functie te kiezen;

• l

  Selectie-assessment:de beoordeling van de kandidaat of werknemer op geschiktheid voor een functie door een erkend onderzoeksbureau.

Artikel 2 De vacature

Het bevoegd gezag besluit tezamen met de betreffende controller dat er een vacature is of komt die vervuld moet worden, nadat een beschrijving van de vacante functie door het afdelingshoofd is opgesteld waarin de relevante kenmerken en de functie-eisen worden opgenomen.

Tot de relevante kenmerken behoren in ieder geval:

• a

  functiebenaming;

• b

  taakinhoud en verantwoordelijkheid;

• c

  plaats in de organisatie;

• d

  competentieprofiel;

• e

  aard van het dienstverband;

• f

  functieduur;

• g

  arbeidstijden en arbeidsduur;

• h

  bezoldiging.

Functie-eisen hebben betrekking op vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring), gedrag en persoonlijke kenmerken.Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld geslacht of levensbeschouwing) worden slechts gesteld indien deze in verband met een goede functievervulling noodzakelijk zijn en voor zover zij niet in strijd zijn met wettelijke regelingen.

Artikel 3 Het werven

Het werven van kandidaten kan zowel intern als extern plaatsvinden. In beginsel gaat een interne procedure vooraf aan de externe procedure, nu - ten einde de interne doorstroming van medewerkers te bevorderen - invulling van vacante functies door medewerkers de voorkeur geniet.

Uit oogpunt van doelmatigheid kunnen de interne en externe procedures gelijktijdig plaatsvinden, indien op voorhand blijkt dat geen geschikte interne kandidaat zich zal melden of het dienstbelang een zeer spoedeisende invulling van de vacature eist. Het besluit om de interne en externe procedure gelijktijdig te starten neemt het bevoegd gezag.

De interne procedure blijft achterwege indien voor de ontstane vacature sprake is van functiereservering.

Artikel 4 De publicatie

De publicatie vermeldt, naast de relevante kenmerken van de vacante functie, de volgende elementen:

• a

  de wijze van solliciteren;

• b

  de door de kandidaat te verschaffen informatie;

• c

  eventuele bijzondere selectieprocedures / -middelen;

• d

  een eventuele aanstellingskeuring;

• e

  de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd.

Voor zover mogelijk worden - ter bevordering van de doorlooptijd – in de publicatie ook de data van de selectiegesprekken vermeld.

Indien, binnen de daarvoor geldende wettelijke bepalingen, een leeftijdsgrens noodzakelijk is, wordt de reden daarvan aangegeven.

Indien een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen wordt gevoerd, wordt daarvan uitdrukkelijk melding gemaakt.

Artikel 5 De selectiecommissie

Teneinde tot een objectief oordeel omtrent de geschiktheid van een kandidaat te komen, wordt een selectiecommissie samengesteld.

De selectiecommissie bestaat uit minimaal twee en maximaal vijf personen. Van de commissie maken in ieder geval deel uit de toekomstige direct leidinggevende en een toekomstige collega. De overige leden van de commissie kunnen bestaan uit de P&O adviseur van de betrokken hoofdafdeling, het afdelingshoofd en de directeur van de betrokken hoofdafdeling/de algemeen directeur.

De selectiecommissie is verantwoordelijk voor de inhoud van het advies omtrent een eventuele aanstelling.

Afhankelijk van de zwaarte van de vacante functie of van een ander belang kan een tweede commissie worden ingesteld, die de rol van adviescommissie vervult. Deze adviescommissie geeft haar oordeel over de kandidaten als advies aan de selectiecommissie.

Artikel 6 De selectie

De kandidaat wordt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na het verstrijken van de reactietermijn, in kennis gesteld van de verdere procedure.

Indien de kandidaat wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek, worden door de selectiecommissie alleen vragen gesteld gericht op de beoordeling over de geschiktheid van de kandidaat voor de vacante functie en/of de functievervulling.

De selectiecommissie verstrekt de kandidaat alle relevante informatie die noodzakelijk is om een volledig beeld te vormen van de vacature, de gemeentelijke organisatie en de gemeente Zoetermeer.

Ten behoeve van het selectiegesprek gemaakte reiskosten worden overeenkomstig het gestelde in de Uitvoeringsregeling Vergoeding Dienstreizen vergoed.

Artikel 7 Het nader onderzoek

Indien het bevoegd gezag nadere inlichtingen over de kandidaat in wil winnen bij derden, wordt hiertoe aan de kandidaat vooraf toestemming gevraagd.

De beoogde informatie houdt direct verband met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de kandidaat.

De aldus verkregen informatie wordt op schrift gesteld en aan de selectiecommissie kenbaar gemaakt.

De interne kandidaat heeft het recht om van zijn (huidige) direct leidinggevende te vernemen welke informatie is verstrekt.

Artikel 8 Het Selectie-Assessment

Indien in de advertentie uitdrukkelijk is opgenomen dat een assessment deel uit kan maken van de selectieprocedure en een assessment door het bevoegd gezag gewenst wordt geacht, wordt een assessment uitgevoerd door of onder verantwoordelijkheid van een erkend onderzoeksbureau.

Het resultaat van het assessment kan slechts met instemming van de kandidaat aan de selectiecommissie kenbaar worden gemaakt.

Artikel 9 Het medisch onderzoek

Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien er aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld.

Het medisch onderzoek wordt, volgens de daarvoor geldende wettelijke regelingen, door een arts verricht.

Het resultaat van het onderzoek wordt aan de P&O adviseur kenbaar gemaakt. Deze informeert de selectiecommissie.

Indien het onderzoek resulteert in een negatief advies betreffende de kandidaat, kan op diens verzoek aan het bevoegd gezag een hernieuwd onderzoek worden uitgevoerd.

Het hernieuwde onderzoek wordt verricht door een andere arts, dan degene die het eerste onderzoek heeft uitgevoerd.

Artikel 10 De eindselectie en beslissing

De selectiecommissie bepaalt, op grond van de haar beschikbare gegevens, welke kandidaten in aanmerking kunnen komen voor de vacante functie.

De beslissing ten aanzien van de uiteindelijke keuze wordt, na overleg met de selectiecommissie, door het bevoegd gezag genomen. De kandidaat wordt van het voornemen tot benoemen schriftelijk in kennis gesteld.

Indien, in enige fase van de procedure, blijkt dat een kandidaat niet in aanmerking komt voor de vacante functie, wordt dit, met redenen omkleed, onverwijld schriftelijk medegedeeld. Schriftelijke gegevens van afgewezen kandidaten worden zo spoedig mogelijk na de afwijzing vernietigd, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 11 Slotbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Procedureregeling Werving & Selectie’ en treedt in werking op 1 januari 2009.

Met de invoering van deze regeling vervalt ‘Werving- & Selectieprocedure van 1 augustus 2002 (A4)’.

Artikel 2

Door het afdelingshoofd wordt een formulier personeelsvoorziening opgesteld naar aanleiding van

• -

  een (te verwachten) vacature;

• -

  een voorgenomen uitbreiding (in de begroting opgenomen);

• -

  een extra uitbreiding (niet in de begroting opgenomen), bijvoorbeeld als gevolg van een organisatieverandering;

• -

  een tijdelijke voorziening, bijvoorbeeld uitzend- en vakantiekrachten.

De aanvraag wordt door het afdelingshoofd ingediend bij de P&O adviseur. Deze toetst de aanvraag, voegt waar nodig een schriftelijk advies bij, en legt deze ter ondertekening voor aan de betreffende controller en het bevoegd gezag.

Artikel 3

Nadat de interne procedure is doorlopen zonder een geschikte kandidaat te hebben gevonden, verdient het aanbeveling het register met open sollicitaties en de netwerken te raadplegen. Vindt men hier een potentieel geschikte kandidaat, kan eerst met deze kandidaat de selectieprocedure doorlopen worden, voordat tot externe werving en publicatie wordt overgegaan.

Artikel 4

In overleg tussen het afdelingshoofd en de P&O adviseur van de betrokken hoofdafdeling wordt een advertentietekst opgesteld en wordt de wijze van publicatie bepaald. Afhankelijk van de aard van de vacante functie kan het bevoegd gezag ook besluiten een extern wervingsbureau in te schakelen.

Artikel 5

Voor het verkrijgen van een objectief oordeel wordt een selectiecommissie ingesteld, die uit een oogpunt van vertrouwelijkheid en gelet op de afhankelijke positie van de sollicitant, zo klein mogelijk gehouden dient te worden. De commissie die belast wordt met het bepalen van de geschiktheid van de sollicitanten, zal daarom uit minimaal 2 en uit maximaal 5 personen bestaan.

Inspraak van het personeel zal worden verleend door

• -

  hen te betrekken bij het opstellen van de functie-eisen en/of de profielschets, waarbij de functie-eisen zoals opgenomen in de generieke functiebeschrijving leidend zijn;

• -

  een vertegenwoordiging van de meest betrokken personeelsleden kennis te laten maken met de geschiktste kandidaat;

• -

  een van de meest betrokken personeelsleden te doen zitting nemen in de selectiecommissie. Als om wat voor redenen dan ook de meest betrokken personeelsleden geen zitting nemen in de selectiecommissie, kan een vertegenwoordiger van de OR deze taak op zich nemen.

Een vertegenwoordiger van de OR zal in ieder geval zitting nemen in de selectiecommissie indien de vacature de functie van gemeentesecretaris / algemeen directeur, directeur van een hoofdafdeling, directeur van de brandweer en hoofd van de concernstaf betreft.

Artikel 6

Interne kandidaten kunnen schriftelijke en mondeling hun sollicitatie bij het bevoegd gezag kenbaar maken.Externe kandidaten kunnen op de in de publicatie aangegeven wijze en binnen de genoemde termijn solliciteren.

In de met de kandidaat gevoerde sollicitatiegesprekken wordt aan de volgende punten aandacht besteed:

• -

  reden van de sollicitatie;

• -

  opleiding en ervaring;

• -

  verwachtingspatroon;

• -

  functie;

• -

  organisatie;

• -

  salarisinpassing;

• -

  loopbaanmogelijkheden;

• -

  arbeidsvoorwaarden;

• -

  selectieprocedure.

Artikel 8

Een selectie-assessment kan slechts deel uit maken van de selectieprocedure indien dit uitdrukkelijk in de publicatie is medegedeeld. De kandidaat wordt in de gelegenheid gesteld de resultaten van het onderzoek als eerste met de onderzoeker te bespreken. Naar aanleiding van de uitslag kan hij zich terugtrekken uit de selectieprocedure zonder dat de inhoud van dat rapport aan het bevoegd gezag wordt bekend gemaakt.

Artikel 9

Medisch onderzoek vindt alleen plaats bij hiervoor door het college van B&W met instemming van de OR aangewezen functies. Deze functies zijn opgenomen in Bijlage 1 van het Aanbestedingsdocument Arbodienstverlening van de Gemeente Zoetermeer. Het medisch onderzoek wordt in beginsel door een arts van de Arbo-dienst uitgevoerd. Een aanstellingskeuring vindt plaats aan het einde van de selectieprocedure.

Artikel 10

De beslissing ten aanzien van de uiteindelijke keuze wordt genomen door het bevoegd gezag na overleg met de leden van de selectiecommissie. Indien de mening van het bevoegd gezag afwijkt van de overige meningen dient deze te worden gemotiveerd.Deze procedure laat overigens onverlet de verantwoordelijkheid van de wethouder belast met personeelszaken ten aanzien van de selectie en benoeming van kandidaten.

De interne kandidaat, die niet in aanmerking komt voor de vacante functie, wordt hiervan door het afdelingshoofd/de leidinggevende mondeling op de hoogte gebracht, waarbij de reden van de afwijzing bespreekbaar wordt gesteld. De afwijzing wordt vervolgens door het afdelingshoofd schriftelijk bevestigd. Op verzoek kan een gesprek over de afwijzing met het afdelingshoofd plaatsvinden.

De interne kandidaat, die in aanmerking komt voor de vacante functie, wordt overgeplaatst naar de nieuwe functie. De termijn waarbinnen deze overplaatsing wordt gerealiseerd, wordt in overleg tussen de afdelingshoofden, de kandidaat en de P&O adviseur van de betrokken hoofdafdeling bepaald, waarbij in het belang van de interne kandidaat een termijn van zes weken niet wordt overschreden.

De externe kandidaat, die niet in aanmerking komt voor de vacante functie, wordt hiervan door het afdelingshoofd/de leidinggevende mondeling op de hoogte gebracht, waarbij de reden van de afwijzing bespreekbaar wordt gesteld. De afwijzing wordt vervolgens door het afdelingshoofd schriftelijk bevestigd.