Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Regeling ter uitvoering van artikel 15:1:22 van de CAR/UWO

• a

  Medewerker:de ambtenaar ingevolge artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO.

• b

  Werkgever:het college van burgemeester en wethouder.

• c

  Bevoegd gezag:de gemeentesecretaris / algemeen directeur, alle directeuren van de hoofdafdelingen, het hoofd van de concernstaf en de griffier; indien de bevoegdheid is doorgemandateerd, de in het mandaatbesluit genoemde functionaris van het organisatieonderdeel waar de medewerker werkzaam is.

• d

  Dienstreis:de noodzakelijke verplaatsing van een medewerker tot het verrichten van dienst buiten de plaats van tewerkstelling in opdracht van het bevoegd gezag bij wie de medewerker werkzaam is, alsmede het hiermee verband houdende verblijf buiten deze plaats.

• e

  Vergoeding:bedrag ter compensatie van aantoonbaar gemaakte kosten ten behoeve van dienstreizen.

• f

  Standplaats:het gebied dat wordt aangeduid als de gemeente Zoetermeer.

• g

  Plaats van tewerkstelling:een gebouw, gebouwencomplex, terrein of een ander door het college of de directeur bij wie de medewerker werkzaam is, aan te wijzen plaats, waar of van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht.

• h

  Bekeuring:geldstraf voor een overtreding.

• i

  Openbaar vervoer:voor een ieder openstaand personenvervoer per vliegtuig, trein, metro, tram, bus, pont of (veer)boot, volgens een dienstregeling, dan wel met de treintaxi.

• j

  Eigen vervoermiddel:een niet openbaar vervoermiddel, dat niet voor de dienstreis is gehuurd en niet door de werkgever beschikbaar is gesteld.

• k

  Niet doelmatig:wanneer het gebruik van openbaar vervoer òf een reistijd van meer dan 45 minuten heeft òf de frequentie van het openbaar vervoer minder dan éénmaal in het half uur bedraagt, terwijl in beide situaties de reistijd met het openbaar vervoer meer dan 30 minuten langer duurt dan met gebruikmaking van ander vervoer. Dienstreizen binnen de standplaats uitgevoerd met het openbaar vervoer worden altijd aangemerkt als niet doelmatig.

• l

  Overwerk:werkzaamheden door de medewerker in dienstopdracht verricht buiten de arbeidsduur zoals die voor de medewerker voor een bepaalde week is vastgesteld, als bedoeld in art. 1:1 lid 1 sub l van de CAR/UWO.

• m

  Reisregeling Binnenland:de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties vastgestelde regeling van 16 maart 1993 als opgenomen in bijlage I.

• n

  Reisregeling Buitenland:de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties vastgestelde regeling van 1 oktober 1994 als opgenomen in bijlage II.

Artikel 2 Algemene bepalingen

Dienstreizen dienen, met uitzondering van dienstreizen binnen de standplaats, in beginsel per openbaar vervoer te worden gemaakt, tenzij het bevoegd gezag toestemming verleent de dienstreis op andere wijze te maken.

Vergoeding van reis- en verblijfkosten wordt verleend in verband met dienstreizen binnen en buiten Nederland.

Op de verstrekte vergoeding zijn fiscale maatregelen voortvloeiend uit artikel 15 lid 1 sub a van de Wet op de loonbelasting 1964 van toepassing. Voor zover bepaalde reiskostenvergoedingen in een kalenderjaar fiscaal bovenmatig zijn, strekken deze mede tot vergoeding van reiskosten die de werkgever nog wel fiscaal vriendelijk mag vergoeden.

Voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten geldt dat de plaats van tewerkstelling het beginpunt en het eindpunt is van de dienstreis.

In afwijking van het bepaalde in lid 4 kan de woning van de medewerker of een andere plaats als beginpunt respectievelijk eindpunt van de dienstreis worden aangemerkt, tenzij op een reisdeel de plaats van tewerkstelling wordt bezocht.

Indien de medewerker in diensttijd een bekeuring ontvangt voor overtredingen dan wel een misdrijf pleegt op grond van de Wegenverkeerswet, komen de, al dan niet financiële, gevolgen hiervan voor rekening van de medewerker; ongeacht of de reis kan worden aangemerkt als een dienstreis; ongeacht of het feit met een eigen vervoermiddel dan wel met een door de gemeente Zoetermeer ter beschikking gesteld vervoermiddel is gepleegd.

Artikel 3 Vergoeding van de reiskosten per openbaar vervoer

De voor de dienstreis per openbaar vervoer gemaakte kosten worden na overlegging van bewijsstukken vergoed.

De medewerker die tijdens een dienstreis gebruik maakt van vervoer per trein, is gerechtigd om in de tweede klasse te reizen.

Artikel 4 Vergoeding van de reiskosten van ander vervoer

Indien de dienstreis niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden gemaakt, kan het bevoegd gezag de medewerker toestemming verlenen om voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen vervoermiddel. Noodzakelijk gebruik van een eigen vervoermiddel wordt vergoed op basis van vergoedingen zoals vastgesteld in de bijlage.

Indien de dienstreis op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden gemaakt, kan het bevoegde gezag de medewerker toestemming verlenen voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen vervoermiddel. In dat geval wordt een vergoeding verstrekt op basis van vergoedingen zoals vastgesteld in de bijlage.

Indien voor de dienstreis gebruik wordt gemaakt van een, niet door de gemeente Zoetermeer ter beschikking gestelde, eigen fiets, maakt de medewerker aanspraak op een vergoeding als vastgesteld in de bijlage.

Indien naar het oordeel van het bevoegde gezag het dienstbelang er mee gebaat is dat tijdens een dienstreis, naast openbaar vervoer, tevens gebruik wordt gemaakt van een (trein)taxi, worden de aan dat taxigebruik verbonden kosten, onder overlegging van bewijsstukken, volledig vergoed.

Indien van het gebruik van een eigen vervoermiddel geen of onvoldoende gegevens voorhanden zijn, wordt het bedrag van de vergoeding op grond van een schatting van het voor de dienst benodigde gebruik voorlopig vastgesteld onder voorbehoud van nadere verrekening.

Artikel 5 Verzekering

Wanneer de medewerker, met toestemming van het bevoegd gezag, een dienstreis maakt met het eigen vervoermiddel, dient de houder van het voertuig ervoor zorg te dragen dat het voertuig voldoet aan de als normaal te stellen eisen van veiligheid en technische betrouwbaarheid. Daarnaast dient het voertuig deugdelijk verzekerd te zijn, inclusief een, indien met meerdere passagiers wordt gereisd, ongevallen- en inzittendenverzekering.

Artikel 6 Tijdelijke tewerkstelling elders

Indien en zodra is te voorzien dat de medewerker tijdelijk, voor een periode van minstens vier weken, gedurende meer dan de helft van de voor hem gebruikelijke werkdagen de werkzaamheden in of vanuit één bepaalde plaats buiten de standplaats moet gaan verrichten, heeft de medewerker voor het afleggen van het traject tussen zijn woning en de plaats van de tijdelijke tewerkstelling alsmede voor eventuele pensionkosten die vanwege de tijdelijke tewerkstelling worden gemaakt, aanspraak op een vergoeding voor reis- en pensionkosten op grond van de bepaling van of krachtens hoofdstuk 18 CAR/UWO.

Artikel 7 Vergoeding verblijfkosten

De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds, worden vergoed op basis van de vergoedingen als vastgesteld in de bijlage.

Vergoedingen ten behoeve van lunch of diner worden slechts vergoed, indien wordt voldaan aan de voorwaarde dat de dienstreis plaatsvindt tussen 12.00 en 14.00 uur respectievelijk 17.00 en 19.00 uur.

Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat:

• a

  voor een dienstreis minder dan dan vier uur;

• b

  voor een dienstreis binnen de standplaats, voor zover de reisbestemming op minder dan een kilometer van de plaats van tewerkstelling ligt.

De in lid 1 gemaakte kosten, worden slechts onder overlegging van bewijsstukken vergoed.

Artikel 8 Vaste reissommen

Ter vervanging van de op deze regeling gebaseerde vergoedingen, kan het bevoegd gezag voor de gemaakte reiskosten en voor de verblijfkosten, zowel afzonderlijk als tezamen, vaste reissommen vaststellen in een bedrag per maand of kwartaal.

Bij de berekening van het bedrag wordt gelet op de veelvuldigheid en de duur van de reis en de daarmee samenhangende gemiddelde verblijfkosten die de dienstuitoefening van de medewerker in de regel vereist. De vaste reissom kan niet meer bedragen dan het totaal van de vergoeding(en) die hij vervangt.

Een vaste reissom wordt in ieder geval herzien zodra een wijziging van betekenis optreedt in de omstandigheden die tot het toekennen van die reissom hebben geleid. De medewerker is verplicht hiervan mededeling te doen aan het bevoegde gezag.

Artikel 9 Declaraties

Vergoedingen van reis- en / of verblijfkosten op grond van deze uitvoeringsregeling, vindt slechts plaats na inzending door de medewerker van een declaratieformulier waarvan het model door het college wordt vastgesteld.

In geval meerdere medewerkers samen gebruik maken van één eigen vervoermiddel, kan de medewerker die tevens houder is van het eigen vervoermiddel waarmee onder de gestelde voorwaarden een dienstreis wordt uitgevoerd, slechts voor zichzelf aanspraak maken op een vergoeding voor het gebruik van het vervoermiddel.

Artikel 10 Overgangsbepaling duur vergoeding

Op de medewerker die op grond van de ‘Regeling vergoeding dienstreizen en gebruik eigen vervoermiddel (C7)’ in aanmerking kwam voor een vaste vergoeding vanwege het gebruik van de eigen fiets, blijft het navolgende van toepassing:‘De vergoeding wordt slechts toegekend voor de tijd, gedurende welke van het vervoermiddel ten behoeve van de dienst gebruik moet worden gemaakt. Zij kan te allen tijde worden ingetrokken of gewijzigd.’

Artikel 11 Slotbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen’ en treedt in werking per 1 januari 2010.

Met de invoering van deze regeling vervalt de ‘Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen’ van 1 juli 2004 alsmede de daarbij behorende bijlage.

Bijlage I bij Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen Binnenland

In deze Bijlage I wordt verstaan onder ‘regeling’: Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen.

De begripsbepalingen in artikel 1 van de regeling zijn voor de toepassing van deze Bijlage I van overeenkomstige toepassing.

Eigen vervoermiddel of bromfiets indien openbaar vervoer niet mogelijk of niet doelmatig is

• 1

  De vergoeding voor het gebruik van een eigen vervoermiddel indien openbaar vervoer niet mogelijk of niet doelmatig is, bedraagt € 0,29 per afgelegde kilometer.

• 2

  De vergoeding voor het gebruik van een eigen bromfiets die voldoet aan het gestelde in artikel 1 van de Wegenverkeerswet, indien openbaar vervoer niet mogelijk of niet doelmatig is, bedraagt € 0,10 per afgelegde kilometer

Eigen vervoermiddel of bromfiets indien openbaar vervoer wel doelmatig is.De vergoeding voor het gebruik met toestemming van het bevoegde gezag van een eigen vervoermiddel indien openbaar vervoer wel doelmatig is, bedraagt € 0,09 per afgelegde kilometer.

De vergoeding voor de medewerker die na afloop van de gebruikelijke diensttijd met een eigen vervoermiddel naar huis gaat alvorens te gaan overwerken, bedraagt € 0,29 per afgelegde kilometer.

Vergoeding voor het gebruik van een fiets ten behoeve van de dienst, bedraagt per jaar bij:

• a

  gering gebruik € 200,-;

• b

  veelvuldig gebruik € 266,-;

• c

  zeer veelvuldig gebruik € 353,-.

De vergoeding wegens verblijfkosten omvat voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van € 4,15 voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent) alsmede een bedrag van € 12,41 voor kleine uitgaven ’s avonds (avondcomponent) vermeerderd met:

• a

  € 12,94 voor een lunch (lunchcomponent);

• b

  € 19,57 voor een avondmaaltijd (dinercomponent);

• c

  € 83,01 voor logies (logiescomponent);

• d

  € 8,11 voor een ontbijt (ontbijtcomponent).

De aanspraak op de onder het eerste lid onderdeel a, b, c en d bedoelde vergoedingen bestaat slechts indien voor het verkrijgen van de respectievelijke verstrekkingen kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.

De aanspraak van de onder het eerste lid onderdeel b bedoelde vergoeding bestaat eveneens indien de medewerker bij overwerk een avondmaaltijd gebruikt in de omgeving van de plaats van tewerkstelling. In dat geval kan de vergoeding als genoemd in artikel 4 niet gedeclareerd worden.

Bij aansluitende dienstreizen kan de avondcomponent als bedoeld in het eerste lid niet langer dan voor de eerste acht avonden worden toegekend. Voor ieder volgend etmaal dat binnen die dienstreizen valt, wordt het bedrag van de avondcomponent gehalveerd.

Genoemde vergoedingen zijn gebaseerd op de Reisregeling Binnenland van 16 maart 1993 (Stcrt. 1993, 56) vastgesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.Aanpassing van deze Reisregeling Binnenland, leidt tot aanpassing van deze bijlage.

Bijlage II bij Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen Buitenland

In deze Bijlage II wordt verstaan onder ‘regeling’: Uitvoeringsregeling Vergoeding dienstreizen.

De begripsbepalingen in artikel 1 van de regeling zijn voor de toepassing van deze Bijlage II van overeenkomstige toepassing.

Vergoedingen op basis van deze Bijlage II wordt enkel verstrekt ten behoeve van de gemaakte kosten door de medewerker als bedoeld in artikel 1 lid 1 van de regeling.

Wegens reiskosten per openbaar vervoer, per boot en per vliegtuig worden vergoed de kosten die blijkens overgelegde bewijsstukken in verband met de dienstreis zijn gemaakt voor het gebruik van daartoe door het bevoegd gezag aangewezen vervoermiddelen.

De medewerker die tijdens een dienstreis gebruik maakt van vervoer per trein, is gerechtigd om in de eerste klasse te reizen. Indien gebruik wordt gemaakt van een ander openbaar vervoermiddel, een boot of een vliegtuig met vervoerklassen, bepaalt het bevoegd gezag in welke vervoerklasse mag worden gereisd, met dien verstande dat het reizen per vliegtuig in de eerste klasse of een daarmee vergelijkbare klasse niet voor vergoeding in aanmerking komt.

Voor zover het dienstbelang dan wel de reisomstandigheden naar het oordeel van het bevoegd gezag daartoe aanleiding geven, worden toeslagen voor bijzondere treinen, kosten van plaatsreservering in treinen en kosten voor het gebruik van een slaapwagen alsmede extra kosten voor bagage als reiskosten vergoed.

De volgende kosten worden eveneens als reiskosten vergoed:

• a

  kosten van vervoer van het station, de haven of het vliegveld van aankomst naar de plaats van bestemming op de heenreis en op de terugreis;

• b

  kosten voor luchthavenrechten;

• c

  kosten voor een kruier.

Indien voor een binnen Nederland verlopend gedeelte van de dienstreis dat aansluit op een reisgedeelte per openbaar vervoer, vliegtuig of boot met toestemming van het bevoegd gezag gebruik wordt gemaakt van een eigen motorvoertuig, wordt daarvoor een vergoeding verleend.Daarbij wordt onderscheid gemaakt in:

• a

  een vergoeding voor het gebruik van het motorvoertuig indien niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden gereisd: de vergoeding bedraagt € 0,29 per afgelegde kilometer;

• b

  een vergoeding voor het gebruik van het motorvoertuig in bijzondere gevallen indien op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden gereisd: de vergoeding bedraagt € 0,09 per afgelegde kilometer.

Indien naar het oordeel van het bevoegd gezag het dienstbelang ermee is gebaat dat tijdens een dienstreis gebruik wordt gemaakt van een gehuurd vervoermiddel of een taxi, worden de aan dat gebruik verbonden kosten volledig vergoed.

Verblijfkosten zijn de in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven.

Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat:

• a

  voor een dienstreis van korter dan vier uur;

• b

  voor een reisgedeelte in Nederland van korter dan vier uur dat aansluit op een reis of reisgedeelte per boot of vliegtuig;

• c

  voor een reisgedeelte per vliegtuig.

Voor de berekening van de vergoeding voor verblijfkosten als bedoeld in artikel 5 lid 2 van Bijlage II wordt uitgegaan van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelatie vastgestelde Tarieflijst logies- en overige kosten buitenlandse dienstreizen per 1 april 2003 (Stcrt. 21 maart 2003, nr. 57) voor de verschillende gebieden waarin wordt gereisd, met dien verstande dat:

• a

  voor een binnen Nederland verlopend gedeelte van een dienstreis van vier uur of langer dat aansluit op een reis of reisgedeelte per vliegtuig of boot, artikel 5 van Bijlage I overeenkomstig wordt toegepast;

• b

  indien bij reizen, anders dan bij reizen per vliegtuig of boot, tijdens één of meer reisgedeelten geen uitgaven voor logies behoeven te worden gemaakt, deze gedeelten kunnen worden gevoegd bij een volgend of voorafgaand reisgedeelte in welk geval het daarvoor alsdan geldende tarief kan worden toegepast.

De vergoeding voor verblijfkosten bestaat uit:

• a

  een vergoeding voor kleine uitgaven (urencomponent) ter grootte van 1,5 procent van het bedrag voor overige kosten opgenomen in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst, voor ieder uur dat de dienstreis duurt;

• b

  een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten (logiescomponent) tot maximaal per overnachting het daarvoor opgenomen bedrag in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst, met dien verstande dat indien niet een bewijsstuk kan worden overgelegd waaruit blijkt dat logieskosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid een bedrag wordt vergoed van € 11,34 per overnachting tot een maximum van vier overnachtingen per dienstreis;

• c

  een ontbijtvergoeding ter grootte van 12 procent van het bedrag voor overige kosten, opgenomen in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienstreis valt;

• d

  een lunchvergoeding (lunchcomponent) ter grootte van 20 procent van het bedrag voor overige kosten, opgenomen in de in het eerste lid bedoelde tarieflijst, voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt;

• e

  een dinervergoeding (dinercomponent) ter grootte van 32 procent van het bedrag voor overige kosten, opgenomen in de in het eerste lid, bedoelde tarieflijst voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt.

De aanspraak op de in het tweede lid onder c, d en e bedoelde vergoedingen bestaat slechts voor zover voor het verkrijgen van een ontbijt, lunch respectievelijk diner kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.

Indien een bewijsstuk van kosten voor logies en ontbijt wordt overgelegd waaruit niet blijkt welk deel van de kosten voor logies en welk deel van de kosten voor ontbijt zijn gemaakt, worden de op het bewijsstuk vermelde kosten vergoed, voor zover deze niet meer bedragen dan de som van de vergoedingen genoemd in het tweede lid, onder b en c.

De in verband met een dienstreis gemaakte kosten voor interlokale en internationale telefoongesprekken ten behoeve van dienstdoeleinden alsmede de naar het oordeel van het bevoegd gezag noodzakelijk gemaakte kosten voor vaccinatie, een cursus, representatie en voor inschrijving voor een conferentie worden op basis van overgelegde bewijsstukken volledig vergoed.

Genoemde vergoedingen zijn gebaseerd op de Reisregeling Buitenland van 1 oktober 1994 (Stcrt. 1994, 181) vastgesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Aanpassing van deze Reisregeling Buitenland, leidt tot aanpassing van deze bijlage.