Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Zoeterwoude

1) De voorzitter is belast met:

• a)

  het leiden van de vergadering;

• b)

  het handhaven van de orde;

• c)

  het doen naleven van het reglement van orde;

• d)

  wat de wet of dit reglement de voorzitter opdraagt.

2) De voorzitter verleent het woord, stimuleert het debat, let op de tijd, formuleert de conclusies, vat zo nodig het gesprokene samen, leidt de stemmingen en deelt de uitslag van de stemmingen mee.

3) De raadsvoorzitter wordt bij haar afwezigheid vervangen door een door de raad uit zijn midden benoemde vice-voorzitter. De voorzitter van een Voorronde is een raadslid dat per vergadering door het presidium wordt aangewezen.

1) De griffier is in elke vergadering van de raad aanwezig.

2) Bij verhindering of afwezigheid wordt zij vervangen door de plaatsvervangend griffier.

3) Zij kan, als zij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen zoals bedoeld in dit reglement deelnemen.

1) De raad heeft een presidium.

2) Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de voorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties. Een fractievoorzitter kan zich bij verhindering laten vervangen door een lid van zijn fractie

3) Het presidium is belast met het opstellen van de agenda van de bijeenkomsten van het Open Huis, en andere werkzaamheden die verband houden met de werkzaamheden van de raad.

4) Deze andere werkzaamheden omvatten in elk geval het doen van voorstellen over:

• a)

  het vergaderschema van de raad;

• b)

  sturing geven aan de termijnagenda ten behoeve van de bewaking van de agenda van het Open Huis ;

• c)

  de afhandelingwijze van aan de raad gerichte brieven;

• d)

  de wijze van behandeling van grote onderwerpen en thema’s;

• e)

  het implementeren van vergaderafspraken;

• f)

  het organiseren van werkbezoeken en themabijeenkomsten;

• g)

  het organiseren van scholings- en andere bijeenkomsten van de raad.

5) Het presidium overlegt over zaken van algemeen bestuurlijke aard en doet voordrachten aan de raad over benoemingen in gemeenschappelijke regelingen en dergelijke.

6) De griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig. Bij afwezigheid wordt zij vervangen door de plaatsvervangend griffier.

7) Het presidium draagt de eindverantwoordelijkheid voor de aansturing en het functioneren van de griffier.

1) Het onderzoek van de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van nieuw benoemde leden geschiedt door een commissie, bestaande uit drie leden, daartoe telkenmale door de voorzitter te benoemen.

2) De commissie brengt na gedaan onderzoek van de geloofsbrieven en de andere bij de Kieswet vereiste stukken en van de eventuele bezwaarschriften verslag uit aan de vergadering en doet daarbij een voorstel tot het nemen van een besluit. Ook van een minderheidsstandpunt wordt melding gemaakt.

3) De voorzitter roept een toegelaten lid op om in de eerste vergadering waarin hij zijn betrekking volgens de Gemeentewet kan aanvaarden, de in artikel 14 van de Gemeentewet voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

4) Bij de benoeming van een wethouder onderzoekt dezelfde commissie als bedoeld in het eerste lid of de kandidaat voldoet aan de eisen van de Gemeentewet. De werkwijze van de commissie is overeenkomstig het tweede lid.

1) De leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.

2) Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als er geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.

3) De namen van degenen die als voorzitter van de fractie en als diens plaatsvervanger zullen optreden worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

4) Als één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden of twee of meer fracties als één fractie gaan opereren, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter, met vermelding van de naam van de nieuwe fractie(s).

5) Met de onder 4) beschreven veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerst volgende vergadering van de raad na de mededeling daarvan.

1) De raad en individuele raadsleden hebben recht op ambtelijke bijstand.

2) De fracties in de raad hebben recht op ondersteuning.

3) De verlening van ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt geregeld in een afzonderlijke door de raad vast te stellen regeling voor ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

1) Het Open Huis wordt in de regel gehouden op elke laatste donderdag van de maand vanaf 19.15 uur in het gemeentehuis.

2) De voorzitter van de raad kan in bijzondere gevallen, zo mogelijk na overleg met de fractievoorzitters, een andere dag en/of een ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

1) De leden van de raad en de commissieleden worden schriftelijk opgeroepen tot het bijwonen van een vergadering van het Open Huis. De oproeping wordt, behoudens in gevallen als bedoeld in artikel 20 (tweede lid) Gemeentewet, in de regel 10 dagen voor het houden van de vergadering aan de leden toegezonden. De agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de raad verzonden.

2) Voorstellen omtrent wier (gehele of gedeeltelijke) inhoud ingevolge artikel 25 lid 1 en lid 2 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden als zodanig gewaarmerkt en in een gesloten envelop tezamen met de overige stukken aan de leden gezonden.

3) De voorzitter kan na het verzenden van de oproepingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk twee maal 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

1) De stukken, die dienen ter toelichting van de raadsvoorstellen, worden gelijktijdig met het verzenden van de voorstellen voor de leden ter inzage gelegd. Indien ná dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

2) Een lid van de raad mag een origineel van een ter inzage gelegd stuk niet buiten het gemeentehuis brengen. Een lid van de raad mag een kopie van een ter inzage gelegd stuk slechts voor eigen gebruik buiten het gemeentehuis brengen.

3) In afwijking van het bepaalde in het eerste lid van dit artikel blijven stukken, omtrent wier inhoud ingevolge artikel 25, lid 1 en lid 2 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de griffier, die de leden van de raad inzage verleent.

1) De vergadering wordt, tegelijk met de oproeping aan de leden van de raad, door de bekendmaking van de agenda en de bijbehorende stukken op de website en in één of meer dag-, nieuws- en/of huis-aan-huisbladen ter openbare kennis gebracht.

2) De openbare kennisgeving vermeldt in elk geval:

• a)

  de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b)

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c)

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld artikel 18 van dit reglement.

1) De Voorrondes zijn vergaderingen van de raadscommissie, zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet.

2) Alle raadsleden, commissieleden en leden van het college van burgemeester en wethouders hebben toegang tot en spreekrecht in alle Voorrondes. Het college van b&w kan zich laten bijstaan door een ambtenaar.

3) De voorzitter kan deskundigen en burgers uitnodigen aan de bespreking deel te nemen. Burgers kunnen zichzelf aanmelden zoals geregeld in artikel 18 van dit reglement.

4) De Voorrondes hebben als doel

• a.

  voorbereiden van de besluitvorming van de raad;

• b.

  voeren van overleg met het college;

• c.

  platform bieden aan burgers die hun mening willen geven over gemeentelijk beleid en beleidsvoornemens van de raad;

• d.

  verkrijgen van informatie voor het uitvoeren van de controlerende en kaderstellende rol van de raad.

1. De agenda van het Open Huis omvat in de regel 2 parallelle Voorrondes.

2. Elke Voorronde is naar onderwerp onderverdeeld in sessies. De duur van de sessies wordt door het presidium vastgesteld. In elk Open Huis zijn tenminste een technische sessie en een sessie regionale zaken.

3. In de technische sessie worden de verslagen van de Voorrondes vastgesteld. Ook is de technische sessie de gelegenheid voor het stellen van vragen over de stukken die het college ter kennisname aan de raad heeft gestuurd en over andere bij de raad ingekomen stukken. In de technische sessie bereidt de raad ook raadsvoorstellen voor met een (voornamelijk) procedureel karakter.

4. De regionale sessie biedt ruimte voor de voorbereiding en verantwoording van de Zoeterwoudse vertegenwoordigers in gemeenschappelijke regelingen en voor andere regionale zaken.

5. Onderwerpen die door het presidium zijn beoordeeld als onderwerpen van een groot politiek belang, worden behandeld in een plenaire Voorronde.

6. Elk agendapunt wordt door de voorzitter afgesloten met een conclusie over het vervolg van de bespreking. Een onderwerp kan na de bespreking in de Voorronde zijn afgerond, opnieuw worden geagendeerd in een Voorronde in het volgende Open Huis of voor besluitvorming worden geplaatst op de agenda van het volgende Open Huis. Als in de Voorronde het debat over een onderwerp is afgesloten en er geen moties of amendementen worden aangekondigd kan de raad besluiten, om dezelfde avond over dat onderwerp een beslissing te nemen. Als over een voorstel nog onduidelijkheid bestaat, of als in de Voorronde is gebleken dat er draagvlak is in de raad voor een of meer wijzigingen in het voorstel, kan de voorzitter het college verzoeken om het stuk aan te passen. Het presidium besluit of en wanneer een dergelijk voorstel op de agenda van de raadsvergadering wordt geplaatst.

1. Alle raadsleden zijn tevens lid van de commissie. Daarnaast zijn er commissieleden als zodanig door de betreffende fractie zijn voorgedragen. Zij moeten voldoen aan de volgende vereisten:

• i)

  Inwoner zijn van de gemeente Zoeterwoude

• ii)

  Hen is niet het passief kiesrecht ontnomen.

  Elke fractie kan maximaal 2 commissieleden ter benoeming door de gemeenteraad voordragen. Een eenpersoonsfractie mag 3 commissieleden voordragen.

2. De commissieleden kunnen als vertegenwoordiger van hun fractie deelnemen aan alle Voorrondes.

3. De commissieleden krijgen toegang tot alle beschikbare informatie over de geagendeerde onderwerpen.

4. De gedragscode voor de leden van de raad is voor zover relevant van overeenkomstige toepassing op de commissieleden.

1) Alle raadsleden kunnen fungeren als voorzitter van de Voorrondes. Het presidium wijst per Voorronde een voorzitter aan.

2) De taken van de voorzitter zijn dezelfde als genoemd in artikel 2, lid 1 en 2.

3) De voorzitter wordt terzijde gestaan door de griffier of een door haar aangewezen plaatsvervanger. Op uitnodiging van de voorzitter kan de griffier deelnemen aan de bespreking.

1. De griffier draagt zorg voor het verslag van de Voorrondes.

2. Het schriftelijk verslag bevat tenminste:

• a)

  de namen van de voorzitter, de griffier en alle deelnemers aan de Voorronde;

• b)

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c)

  de toezeggingen die zijn gedaan en de conclusie die de voorzitter formuleerde.

3. Het verslag wordt vastgesteld in de technische Voorronde van het volgende Open Huis.

4. Er is in de Voorrondes geen presentielijst. De aanwezigheid van de commissieleden wordt vastgelegd middels het verslag.

5. Van alle Voorrondes wordt een geluidsverslag gemaakt.

1. In de Voorrondes kunnen burgers (inwoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, bedrijven etc.) die door de raad hiertoe zijn uitgenodigd, deelnemen aan de bespreking over het geagendeerde onderwerp. Voor hen geldt geen spreektijd, zij voeren het woord nadat zij dit van de voorzitter hebben gekregen.

2. In de Voorrondes kunnen burgers inspreken. Hiervoor geldt het volgende

• a)

  Over onderwerpen die op de agenda staan, kunnen burgers inspreken aan het begin van de behandeling van dat onderwerp.

• b)

  Over onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen burgers inspreken aan het begin van de daartoe aangewezen Voorronde.

• c)

  Elke spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord. De totale inspreektijd per Voorronde is maximaal 30 minuten. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• d)

  De spreker voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een raads- of commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

• e)

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit vóór aanvang van de Voorronde bij de voorzitter of de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

3. In de raadsvergadering is er geen spreekrecht voor burgers.

1. De Voorrondes zijn openbaar. Er kan ook in beslotenheid worden vergaderd. De beslissing of in beslotenheid wordt vergaderd, wordt door de voorzitter in overleg met de commissie in beslotenheid genomen.

2. De gedachtewisseling in een besloten vergadering is vertrouwelijk. Aan het einde van de besloten Voorronde of van het besloten deel van de Voorronde beslist de voorzitter, gehoord de aan de Voorronde deelnemende raads- en commissieleden, of en tot wanneer omtrent de inhoud van de stukken en het besprokene geheimhouding zal gelden. De raad kan beslissen de geheimhouding op te heffen.

3. Het doen van mededelingen aan andere raads- en commissieleden over onderwerpen, behandeld in een besloten Voorronde, indien nodig voor intern beraad, is geen schending van deze geheimhoudingsplicht.

4. Van een besloten Voorronde wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.

1. leder lid van de raad dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd tijdens de beraadslaging wijzigingen voor te stellen op het aanhangige besluit (amendement). Ook kan hij voorstellen, het voorgestelde besluit in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden.

2. Ieder lid van de raad dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat door een lid van de raad is ingediend, een wijziging voor te stellen (subamendement).

3. Elk (sub-)amendement en elk voorstel moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde - oordeelt, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

4. Een (sub-)amendement dient zodanig te zijn geformuleerd dat de tekst ervan geschikt is om in het ontwerpbesluit te worden verwerkt.

5. Intrekking, door de indiener(s), van het (sub-)amendement is te allen tijde mogelijk voordat de besluitvorming door de vergadering heeft plaatsgevonden.

1. Ieder lid van de raad kan ter vergadering een motie indienen.

2. Een motie moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

3. De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp plaats.

4. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

5. Indien het college van b&w geen uitvoering geeft aan een door de raad aangenomen motie wordt hiervan, onder opgave van reden, kennis gedaan aan de raad.

1. De voorzitter en ieder lid van de raad kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raad terstond.

1. Een voorstel voor een verordening of een ander voorstel van het college van b&w aan de raad, dat vermeld staat op de agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

2. Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college van b&w moet worden gezonden, verzoekt de raad het presidium te besluiten over het tijdstip en de verdere wijze van afhandeling.

1. leder lid van de raad heeft het recht voorstellen aan de raad te doen, die buiten de agenda vallen.

2. Zulk een voorstel moet schriftelijk bij het presidium worden ingediend.

3. Het presidium voorziet het voorstel van een behandelingsplan. Dit plan kan inhouden dat het initiatiefvoorstel direct in een sessie van een Voorronde wordt behandeld.

4. In de overige gevallen plaatste het presidium het voorstel, voorzien van een behandelingsplan, op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad.

5. Een spoedeisend initiatiefvoorstel, inhoudende het ontslag van een wethouder, kan na instemming van de raad terstond aan de agenda van de raadsvergadering toegevoegd worden.

1. leder lid van de raad kan aan de burgemeester of aan het college van b&w schriftelijk vragen stellen.

2. De vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien.

3. De vragen worden bij de griffier van de raad ingediend, op papier of per e-mail. De griffier draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad worden gebracht.

4. Beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, schriftelijk of per e-mail, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn binnengekomen.

5. De antwoorden van de burgemeester of het college van b&w worden door tussenkomst van de griffier aan de leden van de raad medegedeeld. Als beantwoording niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden, krijgen de vragensteller en de raad daarvan gemotiveerd bericht via de griffier. Hierbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen beantwoording plaatsvindt.

6. De vragensteller kan in de eerstvolgende raadsvergadering nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college van b&w gegeven antwoord.

1. Een raadslid kan bij de voorzitter een verzoek indienen om in de eerstvolgende raadsvergadering aan het college van b&w vragen te stellen over een niet geagendeerd onderwerp. Het onderwerp vereist actualiteit en heeft voldoende politieke relevantie.

2. Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt – behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen – tenminste 48 uur voor de aanvang van de vergadering bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen.

3. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en het college van b&w. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering na indiening van het verzoek, wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt of en zo ja op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.

4. De interpellant voert niet meer dan tweemaal het woord, de overige leden van de raad en de leden van het college van b&w niet meer dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

1. Als een lid van de raad over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169 en 180 Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe schriftelijk of per e-mail ingediend bij het college van b&w.

2. Een afschrift van dit verzoek wordt door de indiener toegezonden aan de raad.

3. De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daarop volgende raadsvergadering gegeven.

4. De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

1. Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht om in een Voorronde verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn.

2. Ieder lid van de raad kan aan een persoon als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen, vastgesteld in artikel 40, zijn van overeenkomstige toepassing.

3. Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 42, zijn van overeenkomstige toepassing.

4. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn leden heeft benoemd.

1. De vergaderingen van de raad zijn openbaar.

2. Over een stuk waarop door de raad, een raadscommissie, het college van b&w of de voorzitter van het college van b&w geheimhouding is opgelegd, vergadert de raad in beslotenheid.

3. De vergadering kan ook besloten worden verklaard als de voorzitter dit nodig oordeelt of op verzoek van tenminste een vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend.

1. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing, voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

2. De notulen van een besloten vergadering worden aan de leden verzonden in een gesloten envelop met de vermelding ‘geheim’.

3. Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze notulen. Als er geen beraadslaging nodig blijkt over de conceptnotulen, kunnen zij ook in de eerstvolgende openbare vergadering worden vastgesteld.

4. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan beslissen de geheimhouding op te heffen.

2. Over een stuk waarop door een raadscommissie, het college van b&w of de voorzitter van het college van b&w geheimhouding is opgelegd, en dat ter informatie aan de raad is overgelegd, neemt de raad in de eerstvolgende vergadering een besluit ter bekrachtiging van de geheimhouding. De raad kan beslissen de geheimhouding op te heffen.

3. Als de raad voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering daarmee overleg gevoerd.

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers moeten zich op een betamelijke wijze gedragen. Indien zij zich hieraan niet houden, worden zij uit de raadzaal verwijderd.

3. De voorzitter draagt zorg voor het in lid 2 van dit artikel bedoelde voorschrift.