Regeling vervallen per 22-11-2010

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Geldend van 17-12-2009 t/m 21-11-2010

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Besluit van de Raad

Nummer: 09/87

De raad van de gemeente Zoeterwoude,

gelezen het voorstel van het presidiumvan 11 november 2009;

gelet op de Gemeentewet;

b e s l u i t :

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zoeterwoude vast te stellen.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    informatie: het verstrekken van inlichtingen omtrent bij het ambtelijke apparaat berustende kennis en gegevens;

  • b.

    bijstand: het door het ambtelijk apparaat verrichten van ondersteunende activiteiten;

  • c.

    ambtelijke ondersteuning: informatie en bijstand.

  • d.

    politieke groepering: een groepering die is ingeschreven in één van de registers bedoeld in de artikelen G1,G2 en G3 van de kieswet

  • e.

    fractie: het lid of de gezamenlijke leden van een politieke groepering, dat (die) in de raad van de gemeente zitting heeft (hebben) namens die groepering.

Artikel 2

  • 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang.

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2.

    De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of, op verzoek van de griffier, door een ambtenaar gegeven. Het raadslid mag zich voor deze informatie ook rechtstreeks tot de ambtenaar wenden.

  • 3.

    Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in heteerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist.

  • 4.

    De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3

  • 1.

    1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijkebijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op dewerkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2.

    De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3.

    Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretarisdit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeftingediend.

Artikel 4

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 5

  • 1.

    Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

  • 2.

    Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 6

  • 1.

    Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

  • 2.

    Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek omambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoerechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 7

  • 1.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 6 van het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks eenfinanciële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Deze bijdrage bestaat in 2009 uit een vast deel van € 660,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 133,- per raadszetel.

  • 3.

    Elk volgend jaar wordt de in dit artikel genoemde tegemoetkoming in de kosten verhoogd met hetzelfde percentage waarmee jaarlijkse de individuele tegemoetkoming in de kosten aan leden van de raad als bedoeld in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden wordt herzien.

Artikel 8

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende encontrolerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    c. giften;

    d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit de individuele vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • 3.

    Indien in strijd wordt gehandeld met het gestelde in het eerste en tweede lid heeft de raad de bevoegdheid de toekenning van de tegemoetkoming voor het volgend jaar op te schorten.

Artikel 9

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, alsvoorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand nade maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt hetvoorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt debijdrage:

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin deeerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerstevergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7 vastgesteldebijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naarevenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschotverrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11

  • 1.

    Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de auditcommissie een verantwoording voor van de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning.

    2. De auditcommissie controleert of deze verantwoording correct is en of de uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met het doel waarvoor de bijdrage is verstrekt. De raad stelt na het advies van de auditcommissie de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven, de maximale reserve en het ontvangen voorschot,

    • c.

      en stelt, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten vast.

Artikel 12

  • 1.

    Elke fractie mag een reserve aanleggen van maximaal de jaarbijdrage van het voorafgaande kalenderjaar.

  • 2.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 3.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 4.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan één maal de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 13

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 wordt ingetrokken op het moment dat deze verordening in werking treedt.

Artikel 14

Deze verordening kan worden aangehaald als “ de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning”. Deze verordening treedt in werking direct nadat zij is vastgesteld.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 17 december 2009
de griffier,
A.J. Niesthoven
de voorzitter,
E.G.E.M. Bloemen

Nota-toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

Gezien de dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijke scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college.

Dat de raad beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en initiatiefvoorstellen zal een beroep op deze organisatie soms nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel behoeft geen toelichting

Artikel 2

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. He raadslid kan met vragen van technische aard ook rechtstreeks aankloppen bij de betreffende ambtenaar.

Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 3 en 4

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat zij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 5

Ook indien, naar de mening van het raadslid, op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien haar eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

Artikel 6

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 7

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 8

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Genoemd is dat giften niet toegestaan zijn. Dat geldt niet voor bijvoorbeeld de ‘lief en leed’ pot

van een fractie, waaruit kleine attenties worden bekostigd voor personen die direct met het werk van de fractie te maken hebben. Het bouwen en onderhouden van een website kan alleen uit het fractiebudget worden betaald voor het gedeelte dat het werk van de fractie betreft.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 9

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 10

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 11

De controle van de verantwoording geschiedt door de auditcommissie. Deze adviseert de raad. Dit betekent dat de raad, overeenkomstig de criteria in artikel 8, toezicht uitoefent op een juiste besteding van de bijdragen.

Artikel 12

Dit artikel regelt de reservevorming door de fracties. In de praktijk is gebleken dat niet altijd het volledige bedrag werd besteed door de fracties, maar ook dat de behoefte aan bepaalde uitgaven, zoals scholing en training, niet elk jaar hetzelfde zijn. De bedragen zijn ook dermate klein, dat voor sommige uitgaven gespaard zou moeten worden. Daarom regelt dit artikel dat de fracties een bedrag ter grootte van de bijdrage van het voorgaande jaar als maximum als reserve mogen houden.