Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent privacy Privacyreglement Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS)

Geldend van 22-09-2017 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent privacy Privacyreglement Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS)

PRIVACYREGLEMENT Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS)

Artikel 1 Definities

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

  • 1.

    Avg: de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming

  • 2.

    Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens;

  • 3.

    Organisatie: de gemeente Zoeterwoude;

  • 4.

    AP: de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College bescherming persoonsgegevens);

  • 5.

    BABS: degene die door het college van burgemeester en wethouders benoemd is als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand en (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de organisatie verricht;

  • 6.

    FG: de regionale Functionaris Gegevensbescherming;

  • 7.

    E-mailfaciliteiten: de privé e-mailfaciliteiten van de babs;

  • 8.

    Internetfaciliteiten: de privé internetfaciliteiten van de babs;

  • 9.

    Elektronische middelen: computer, tablet, laptop, cloudoplossingen, telefoon, e-mail- en internetfaciliteiten;

  • 10.

    Persoonsgegeven: datgene wat de Wbp daaronder verstaat;

  • 11.

    Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

  • 12.

    Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of wet- en regelgeving;

  • 13.

    Verantwoordelijke (zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens): het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 2 Reikwijdte

  • 1. Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens rond de organisatie en ceremonie van huwelijken en geregistreerde partnerschappen door een BABS.

  • 2. Op dit privacyreglement zijn de Wbp en de Avg van toepassing.

  • 3. Het Privacyreglement e-mail en internetgebruik van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude is van toepassing.

Artikel 3 Doeleinden

  • 1. Het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de taken als BABS.

  • 2. Het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische middelen als bedoeld in artikel 1.

Artikel 4 Verplichtingen BABS

  • 1. De BABS gebruikt gegevens in overeenstemming met de instructies van het afdelingshoofd Samenleving..

  • 2. De BABS heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over ontvangst en gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder dit reglement komt nimmer bij de BABS te berusten.

  • 3. De BABS zal bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van zijn werkzaamheden handelen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens. De BABS zal alle redelijke instructies van de verantwoordelijke opvolgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

  • 4. De BABS zal te allen tijde op eerste verzoek van de verantwoordelijke de ter beschikking gestelde persoonsgegevens met betrekking tot dit reglement ter hand stellen, terugbezorgen of wissen.

  • 5. De BABS stelt de verantwoordelijke te allen tijde in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de Wbp en Avg, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.

  • 6. Indien de BABS in strijd met de Wbp en Avg de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt, wordt deze als verantwoordelijke beschouwd.

  • 7. Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na de beëindiging van dit reglement voort te duren, blijven gelden na de beëindiging hiervan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer de bepalingen betreffende geheimhouding.

Artikel 5 Geheimhoudingsplicht

De BABS is verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen. De BABS tekent hiertoe een geheimhoudingsverklaring.

Artikel 6 Verstrekking van persoonsgegevens

  • 1. De persoonsgegevens worden door de BABS uitsluitend verstrekt aan:

    • a.

      De backoffice medewerkers en ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente waar het huwelijk of geregistreerde partnerschap plaatsvindt;

    • b.

      de gemeentebode die betrokken is bij de organisatie en de ceremonie.

  • 2. Indien de BABS op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal de BABS de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en zal de BABS de verantwoordelijke onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, ter zake informeren.

  • 3. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van de ene partner zonder toestemming van die partner te verstrekken aan de andere partner.

Artikel 7 Meldplicht datalekken en beveiligingsincidenten

  • 1. De BABS zal de verantwoordelijke zo spoedig mogelijk – doch uiterlijk binnen 2 uur na de eerste ontdekking – informeren over alle (vermoedelijke) inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de AP of FG of betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken. De BABS zal voorts, op het eerste verzoek van de verantwoordelijke, alle inlichtingen verschaffen die de verantwoordelijke noodzakelijk acht om het incident te kunnen beoordelen.

  • 2. De BABS zal het doen van meldingen aan de AP of FG overlaten aan de verantwoordelijke.

Artikel 8 Beveiligingsmaatregelen en controle

  • 1. De BABS neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

  • 2. De verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens te (doen) controleren. De BABS is verplicht de verantwoordelijke of, de onder geheimhouding, controlerende instantie in opdracht van verantwoordelijke toe te laten en verplicht medewerking te verlenen zodat de controle daadwerkelijk uitgevoerd kan worden.

  • 3. De verantwoordelijke zal de controle slechts (laten) uitvoeren na een voorafgaande schriftelijke melding aan de BABS.

Artikel 9 verwijdering

De BABS die persoonsgegevens tot hun beschikking heeft gekregen, vernietigt alle persoonsgegevens op alle elektronische middelen en op papier uiterlijk één week nadat het huwelijk is gesloten of partnerschap is geregistreerd. Het is wel toegestaan om de speeches geanonimiseerd op te slaan en/of te bewaren.

Artikel 10 Overtreding

Overtreding van dit privacyreglement door een BABS kan worden aangemerkt als plichtsverzuim.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 12 Vaststelling en inwerkingtreding

  • 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.

  • 2. Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 5 september 2017 van burgemeester en wethouders.
De secretaris,
W.A.M. Zoetemelk-van der Hulst
De burgemeester,
E.G.E.M. Bloemen