Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent basisregistratie Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2018

Ondertekening

Toelichting Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Zoeterwoude 2018

Algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP. In deze wet  wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy)  geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 2 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Bevoegdheid college b&w

De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft op (datum) in de “Verordening gegevensverstrekking BRP de gemeente Zoeterwoude 2018” geregeld dat zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Zoeterwoude over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De Verordening BRP is in werking getreden op de datum waarop de AVG van kracht werd, namelijk 25 mei 2018.

Persoonsgegevens van ‘ eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Zoeterwoude aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de Gemeente Zoeterwoude wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.

Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.

Gegevens van ‘ niet- inwoners’

De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Naam gemeente woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Zoeterwoude op grond van artikel 3.2 Wet BRP (meest recente besluit van 26 juni 2018, kenmerk 2018-0ooo. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.

De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de GBA. In de toekomst zullen de medewerkers van alle andere afdelingen dan Burgerzaken alle persoonsgegevens gebruiken en raadplegen via het gegevensmagazijn. Voor sommige afdelingen van de gemeente is dit reeds gerealiseerd. De gegevensbeheerder regelt de distributie volgens bijlage 2 van dit reglement.

In bijlage 3 zijn vor wat betreft de GBA/BRP de zelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP de zelfde GBA/BRP gegevens kunnen inzien en gebruiken. Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.

Basisregistratie

Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale GBA-V door de gemeente beheerde GBA-voorzieningen.

Orgaan

Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Zoeterwoude. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team, domein of afdeling).

Derde

Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Verstrekking aan derden

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang

De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Zoeterwoude. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.

Beperkt set aan gegevens

Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wbrp kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.  Het gegeven ‘ Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven. Bovendien worden de gegevens alleen verstrekt wanneer de gegevens niet op een andere manier verzameld kunnen worden. Bij voorbeeld door betrokkene zelf bij een oproep op internet/flyer.

Geheimhouding

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wbrp verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.

Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van Zoeterwoude aan medewerkers en/of teams van de gemeente Zoeterwoude. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8, tweede lid, van de Wet BRP). 

In bijlage 2 van deze regeling wordt een opsomming opgenomen van alle gegevens, die aangemerkt worden als zogenaamd ‘aangehaakt gegeven’ . De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is artikel 6, lid 1 sub e van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In bijlage 1 wordt geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/domeinen de gegevens verstrekt krijgen.

 Rechtstreekse toegang tot de BRP

Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

Authentieke gegevens en verplicht gebruik

Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente.

Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers, teams, domeinen van de gemeente Zoeterwoude. 3. De wijze van verstrekken aan deze organen wordt geregeld in bijlage 2. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in bijlage 3.

Artikel 3 Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen.

Dit is verplicht volgens in artikel 2.34 van de Wet BRP.

Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.

Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).

Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.

Artikel 5 Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.

Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.

 Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

Het reglement treedt op dezelfde dag in werking als de verordening waar hij uit voortvloeit. Dit is de dag dat de Europese algemene verordening gegevensbescherming (avg) van kracht werd: 25 mei 2018.

Bijlage 1: behorend bij artikel 1 Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om geheimhouding.

Bijlage 2:

Deze bijlage 2 behoort bij artikel 1 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2018 en bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt. De kolommen 6 t/m 9 bevatten de wijze waarop gegevens kunnen worden verstrekt.

• 6.

  Ad hoc bevragingen/inzage = rechtstreekse inzage in Key2Burgerzaken

• 7.

  mutatieberichten of datadistributie = systematische verstrekking

• 8.

  Selectieverstrekking = op verzoek een selectie vanuit Key2Burgerzakan met Cognos

• 9.

  AA = Ad hoc verstrekking via mail/telefoon

De cijfers in de kolom 6 t/m 8 verwijzen naar de gebruikersprofielen/autorisatie (in bijlage 3).

Bijlage 3 behoort bij artikel 2 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens ( DOCVARIABLE Var1 \* MERGEFORMAT Naam gemeente) 2018 en bevat een overzicht van de gegevens die verstrekt kunnen worden voor de uitvoering van de taken zoals die genoemd zijn in bijlage 2.

Wanneer dit een ‘ aangehaakt gegeven’ betreft is het gegeven vermeld in rood.