De Financiële verordening (De Financiële verordening)

Artikel 1. Begripsbepalingen

• a. Statenperiode: de zittingsduur van Provinciale Staten van Zuid-Holland.

• b. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c. Administratieve systemen: die onderdelen van de administratie die omvatten het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de gegevens van de organisatie ten einde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1. de financieel-economische positie;

  • 2. het financieel beheer;

  • 3. de beleidsmatige en financiële uitvoering van de begroting;

  • 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden, evenals het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• d. Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten.

• f. Interne controle: de controle op het financiële beheer en de juiste werking van de administratieve organisatie, voor zover die controle door of namens Gedeputeerde Staten, ten behoeve van Gedeputeerde Staten wordt uitgevoerd.

• g. Rechtmatigheid: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, besluiten van Provinciale Staten en besluiten van Gedeputeerde Staten.

• h. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• i. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• j. Vervallen

• k. Vervallen

• l. Begrotingswijziging: wijziging van de begroting op doelniveau welke gedurende het boekjaar plaatsvindt om de begroting te actualiseren.

• m. Enkelvoudige begrotingswijziging; enkele begrotingswijziging welke gedurende het boekjaar plaatsvindt als gevolg van nieuw of te intensiveren beleid.

• n. Meervoudige of verzamelbegrotingswijziging: een verzameling van eerder besloten enkelvoudige begrotingswijzigingen die nog technisch verwerkt dienen te worden en nieuwe begrotingswijzigingen waarover nog besloten dient te worden Provinciale Staten.

• o. Effectindicator: geeft in een absoluut getal of in een verhoudingsgetal (t.o.v. een norm) aan in hoeverre een beoogd doel in de maatschappij is bereikt, of bereikt moet worden.

• p. Prestatie-indicator: geeft in een absoluut getal of in een verhoudingsgetal (t.o.v. een norm) aan in hoeverre de taak is gerealiseerd, of gerealiseerd moet worden.

• q. Taakwijziging: wijziging van de productenraming op taakniveau welke gedurende het boekjaar plaatsvindt als gevolg van nieuw of te intensiveren beleid.

• r. Aanmerkelijk verschil: een verschil groter dan 5% van het programmatotaal van de begroting met een minimum van 1 miljoen euro.

• s. Begrotingsjaar: jaar waarover de begroting loopt, bij de provincie van 1 januari t/m 31 december van het betreffende jaar.

• t. Boekjaar: periode aan het eind waarvan de boekhouding van de provincie afgesloten wordt. Een boekjaar loopt bij de provincie van 1 januari t/m 31 december van het betreffende jaar.

• u. Programma: een begrotingsprogramma is een samenhangend geheel van doelen en taken. Dit is voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

• v. Doelen: een nadere onderverdeling van de begrotingsprogramma’s, waarmee tot uitdrukking wordt gebracht wat de provincie wil bereiken in de maatschappij.

• w. Taak: een nadere onderverdeling van de doelen in de programmabegroting, waarmee tot uitdrukking wordt gebracht wat de provincie gaat doen om de doelen te realiseren. Dit is de ordening voor de productenraming en productenverantwoording.

• x. P&C-product: planning- en controlproduct zoals: kadernota, begroting, voorjaarsnota, najaarsnota of jaarrekening.

• y. Investeringskrediet: het gedurende de looptijd van een investering beschikbaar gestelde budget voor het plegen van de investering (voorbereidingsfase en realisatiefase).

• c. Dekkingsplan: overzicht bij een investeringsvoorstel, waarin is opgenomen de wijze waarop de investering financieel wordt gedekt, met aandacht voor de kapitaallasten, de (meerjaren-)begroting en de eventuele inzet van reserves.

Artikel 2. Kadernota

1.Provinciale Staten stellen uiterlijk in de juni vergadering een meerjarig perspectief vast, zijnde de kadernota, met de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opeenvolgende jaren. De kaders betreffen een meerjarige raming op hoofdlijnen van de belangrijkste baten en lasten, voorzien van een toelichtende beschouwing. Bij de baten en lasten wordt een onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele baten en lasten. In het meerjarig perspectief worden de bevindingen betrokken uit de jaarstukken als bedoeld in artikel 8.

2.De door Provinciale Staten vastgestelde kadernota dient als uitgangspunt voor de opstelling van de begroting voor het volgende begrotingsjaar.

Artikel 3. Programmabegroting

1. Provinciale Staten stellen bij de aanvang van de statenperiode de indeling in programma’s vast. De indeling staat voor de statenperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijziging. Eventuele wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

2. Provinciale Staten stellen de begroting vóór 15 november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar vast.

3. Provinciale Staten stellen per programma vast welke maatschappelijke doelen ze willen bereiken. Deze worden uitgewerkt in een beperkt aantal effectindicatoren dat eveneens door Provinciale Staten worden vastgesteld.

4. Vervallen.

5. De beoogde maatschappelijke doelen, de effectindicatoren, de taken en prestatie-indicatoren worden zo specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) geformuleerd als mogelijk is.

6. Aan de doelen en taken worden financiële middelen (baten en lasten) gekoppeld.

Artikel 4. Paragrafen

In aanvulling op titel 2.3 en titel 4.3 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, bevatten de begroting en de jaarstukken ook de paragrafen:

1. Subsidies; hierin zijn de budgettaire grenzen voor de subsidieverstrekking en de subsidieplafonds opgenomen.

2. EU-subsidies; hierin wordt ingegaan op de ontwikkelingen rond EU-projecten waar de provincie Zuid-Holland bij betrokken is.

Artikel 5. Productenraming

1.Gedeputeerde Staten stellen bij aanvang van de collegeperiode de indeling in taken vast. De indeling staat voor de collegeperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijziging. Eventuele wijzigingen worden bij de productenraming expliciet vermeld.

2.Gedeputeerde Staten stellen de productenraming uiterlijk 31 december van het jaar voorafgaand aan het boekjaar vast.

Artikel 6. Begrotingswijzigingen

1.Provinciale Staten kunnen gedurende het begrotingsjaar zowel enkelvoudige als meervoudige- of verzamelbegrotingswijzigingen vaststellen

2.Ten minste twee maal per jaar stellen Provinciale Staten een (verzamel-) begrotingswijziging vast, te weten de voorjaarsnota en de najaarsnota. In de begrotingswijziging worden beleidsinhoudelijke en financiële afwijkingen van de uitvoering van de lopende begroting bijgesteld. Daarnaast worden dreigende afwijkingen van de lopende begroting reeds ter kennisname aan Provinciale Staten vermeld.

3.De voorjaarsnota is een (verzamel-) begrotingswijziging over ten minste de eerste drie maanden van het begrotingsjaar. Provinciale Staten stellen de voorjaarsnota uiterlijk in juni van het betreffende jaar vast. Zo nodig wordt rekening gehouden met bevindingen uit de jaarstukken van het voorgaande begrotingsjaar zoals bedoeld in artikel 8.

4.De najaarsnota is een (verzamel-) begrotingswijziging over ten minste het eerste halfjaar van het begrotingsjaar. Provinciale Staten stellen de najaarsnota uiterlijk in oktober van het betreffende begrotingsjaar vast.

5.Enkelvoudige begrotingswijzigingen worden technisch in de begroting verwerkt bij het vaststellen van de begroting, als bedoeld in artikel 3 of een (verzamel-) begrotingswijziging, als bedoeld in artikel 5, lid 2.

Artikel 6A. Investeringskrediet

1. Provinciale Staten stellen bij het voorbereidingsbesluit (conform Regeling Projecten Zuid-Holland) van een investeringsproject de omvang van het investeringskrediet, het dekkingsplan en het jaar van gereedkomen van de voorbereidingsfase vast. Bij het uitvoeringsbesluit (conform Regeling Projecten Zuid-Holland) wordt naast de omvang van het investeringskrediet, het dekkingsplan en het jaar van gereedkomen, ook de omvang en de dekking van de beheer- en onderhoudskosten van het betreffende project opgenomen.

2. Wijzigingen van het investeringskrediet, dekking en jaar van gereedkomen worden ter besluitvorming voorgelegd in één van de P&C-producten.

3. Het investeringskrediet heeft een looptijd van het moment van besluitvorming tot het moment van gereedkomen van het investeringsproject.

Artikel 7. Taakwijzigingen

1.Gedeputeerde Staten kunnen gedurende het begrotingsjaar zowel enkelvoudige als meervoudige- of verzameltaakwijzigingen vaststellen.

2.Ten minste twee maal per jaar stellen Gedeputeerde Staten een (verzamel-)productgroepwijziging vast. In de taakwijziging worden beleidsinhoudelijke en financiële afwijkingen van de uitvoering van de lopende productenraming bijgesteld.

Artikel 8. Jaarstukken

1.Provinciale Staten stellen de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, voor 15 juli van het jaar volgend op het boekjaar vast.

2.Jaarverslag

• a. In het jaarverslag wordt over de voortjang van de effect- en prestatieindicatoren over in het betreffende boekjaar gerapporteerd.

3.Jaarrekening

• a. In de jaarrekening worden de aanmerkelijke verschillen ten minste op hoofdlijnen toegelicht.

• b. Gedeputeerde Staten neemt in een rechtmatigheidsparagraaf op hoe het normen en toetsingskader rechtmatigheid tot stand is gekomen, wat de bevindingen uit de interne controle omtrent rechtmatigheid zijn, hoe de begrotingsrechtmatigheid is gewaarborgd en wat de toekomstige verwachtingen omtrent rechtmatigheid zijn.

Artikel 9. Productenrealisatie

1.Gedeputeerde Staten stellen uiterlijk 1 mei van het jaar volgend op het boekjaar de productenrealisatie vast.

Artikel 10. Administratieve organisatie en interne controle

1.Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een jaarlijkse interne controle op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

2.Ter invulling van deze interne controle stellen Gedeputeerde Staten een intern controleplan vast. Het interne controleplan wordt vóór 31 december van het jaar voorafgaand aan het controlejaar ter kennisneming aan de Commissie Bestuur en Middelen aangeboden.

3.Gedeputeerde Staten bieden de resultaten van de interne controle ter kennisneming aan aan de Commissie Bestuur en Middelen.

4.Gedeputeerde Staten nemen kennis van de resultaten van de nadere onderzoeken door de Commissie Bestuur en Middelen.

Artikel 11. Beleidsnota's

1.Provinciale Staten stellen de financiële kaders vast in beleidsnota's.

2.De beleidsnota's gaan in op de beleidsuitgangspunten en de kaderstelling, voor zover deze nog niet zijn geregeld in de geldende regelgeving zoals de Provinciewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

3.Provinciale Staten stellen ten minste eenmaal in de 4 jaar de volgende beleidsnota's vast:

• a. Investeringen, waarderingen en afschrijvingen;

• b. Reserves en voorzieningen;

• c. Kostprijsberekening en renteberekening;

• d. Weerstandsvermogen en risicomanagement;

• e. Onderhoud kapitaalgoederen;

• f. Verbonden partijen;

• g. Grondbeleid.

4.Gedeputeerde Staten stellen ten minste eenmaal in de 4 jaar een beleidsnota bedrijfsvoering vast. Deze wordt ter informatie aan Provinciale Staten aangeboden.

Artikel 12. Beleidsnota investeringen, waarderingen en afschrijvingen.

De nota verschaft in ieder geval beleidsuitgangspunten ten aanzien van:

• a. Investeringen met maatschappelijk nut;

• b. Investeringen met een bedrijfseconomisch nut;

• c. Waarderingsgrondslagen;

• d. Afschrijvingstermijnen;

• e. Immateriële activa;

• f. Activering apparaatskosten;

• g. Gedragslijn hanteren waarde bij gehele afschrijving.

Artikel 13. Beleidsnota reserves en voorzieningen

De nota behandelt in ieder geval de beleidsuitgangspunten en toetsingscriteria voor de vorming van reserves en voorzieningen.

Artikel 14. Beleidsnota kostprijsberekening en renteberekening

De nota verschaft in ieder geval beleidsuitgangspunten voor:

• a. de kostprijsbepaling en de wijze van toerekening van bedrijfsvoeringslasten aan de producten en programma’s en

• b. de bepaling van de renteomslag en de wijze van rentetoerekening als onderdeel van de kapitaallasten.

Artikel 15. Beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement

De nota verschaft ten minste beleidsuitgangspunten ten aanzien van:

• a. het risicomanagement;

• b. het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins en

• c. het bepalen van het gewenste weerstandsvermogen.

Artikel 16. Beleidsnota onderhoud kapitaalgoederen

1.Binnen deze nota worden in elk geval de volgende onderdelen onderscheiden:

• a. onderhoud infrastructuur;

• b. onderhoud gebouwen en

• c. kapitaalgoederen recreatiegebieden.

2.De nota geeft de beleidsuitgangspunten weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau. Daarbij worden de normkostensystematiek, het meerjarig budgettair beslag, en de eventuele noodzaak voor de vorming van een onderhoudsvoorziening aangegeven.

Artikel 17. Beleidsnota verbonden partijen

De nota behandelt tenminste:

• a. de beleidsuitgangspunten en de controlekaders aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties en de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen;

• b. de provinciale vertegenwoordiging in verbonden partijen.

Artikel 19. Administratie

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een deugdelijke administratie die erop gericht is adequate sturingsinformatie te leveren.

• a. ten minste aan de rapportagevereisten vanuit de BBV en Provinciewet kan worden voldaan.

• b. daarnaast bestaat deze uit een actuele en volledige administratie van bezittingen.

Artikel 20. De (financiële) organisatie

1.In de door Gedeputeerde Staten volgens artikel 158, lid 1 onder c van de Provinciewet op te stellen organisatieregeling worden regels opgenomen met betrekking tot de planning en control, inclusief verantwoordelijkheden, bevoegdheden, instrumenten en proces.

2.Gedeputeerde Staten leggen deze organisatieregeling ter kennisneming voor aan Provinciale Staten.

3.Gedeputeerde Staten leggen in besluiten vast:

• a. een adequate scheiding van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatievoorziening aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• b. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van budgetten en investeringskredieten;

• c. de regels voor de opdrachtverlening, inkoop en aanbesteding van werken en diensten;

• d. het integriteitsbeleid;

• e. de uitvoering van de financieringsfunctie (het treasurystatuut). Het statuut wordt ter informatie aan Provinciale Staten aangeboden.

• f. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer door de ambtelijke organisatie.

Artikel 21. Mandatering

Gedeputeerde Staten kunnen, voor zover niet in strijd met wettelijke bepalingen, de hun in deze verordening opgedragen taken mandateren aan de provinciesecretaris en aan de directeuren van directies. Indien zij daartoe besluiten, doen zij daarvan mededeling aan Provinciale Staten.

Artikel 22. Uitwerking verordening

1.Naast de diverse in de artikelen van deze verordening vereiste regels, stellen Gedeputeerde Staten voor zover nodig nadere regels vast ter uitwerking van de in deze verordening gestelde bepalingen.

2.Gedeputeerde dragen er zorg voor dat de in deze verordening genoemde stukken tijdig worden aangeleverd aan Provinciale Staten.

Artikel 23. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

Artikel 24. Werkingsduur

1.De werkingsduur van deze verordening is voor onbepaalde tijd.

2.Ten minste eenmaal in de vier jaar wordt deze verordening geëvalueerd.

Artikel 25. Afwijking

Provinciale Staten kunnen in voorkomende gevallen besluiten af te wijken van de in deze verordening opgenomen bepalingen.

Artikel 26. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “De Financiële Verordening”.