Gedragscode voor de Commissaris van de Koningin van de provincie Zuid-Holland (Gedragscode voor de Commissaris van de Koningin van de provincie Zuid-Holland)

Artikel 1 Algemene bepalingen

1. Deze gedragscode verstaat onder:

• - de Commissaris: de Commissaris van de Koningin;

• - het college: Gedeputeerde Staten;

• - de provinciesecretaris: secretaris in de zin van artikel 97 van de Provinciewet.

2. De Commissaris ontvangt bij zijn aantreden een exemplaar van de code.

Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

1. De Commissaris doet opgave van zijn directe belangen in ondernemingen en organisaties aan de provinciesecretaris.2. Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt de Commissaris (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.3. De Commissaris die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de provincie, onthoudt zich van deelname aan de discussie en besluitvorming over de betreffende opdracht.4. De Commissaris neemt van een aanbieder van diensten aan de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

Artikel 3 Nevenfuncties

1. De Commissaris vervult geen nevenfuncties waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op de goede vervulling van zijn ambt van commissaris of op de handhaving van zijn onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.2. De Commissaris maakt bij zijn aantreden, en indien zich dat voordoet ook tussentijds, al zijn nevenfuncties openbaar waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is en doet daarvan mededeling aan Provinciale Staten.3.De kosten die de Commissaris maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden in beginsel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.4. Indien de Commissaris een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, meldt hij dit voornemen aan Provinciale Staten.5. De Commissaris geniet geen vergoedingen, in welke vorm dan ook, voor (ad hoc) werkzaamheden, verricht in nevenfuncties welke hij vervult uit hoofde van zijn ambt, ongeacht of die vergoedingen ten laste van de provincie komen of niet. Indien deze vergoedingen worden uitgekeerd, worden zij gestort in de provinciale kas.

Artikel 4 Informatie

1. De Commissaris gaat zorgvuldig om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen vertrouwelijke informatie aan derden, tenzij hij daartoe op grond van de Wet openbaarheid van bestuur gehouden is.2. De Commissaris maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

Artikel 5 Aannemen van geschenken

1. Geschenken en giften die de Commissaris uit hoofde van zijn functie ontvangt zijn eigendom van de provincie. Er wordt een provinciale bestemming voor gezocht.2. Indien de Commissaris geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan € 50,00 vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden gehouden.3. Alle geschenken en giften dienen te worden gemeld bij de provinciesecretaris. Van alle meldingen wordt op de secretarie een registratie bijgehouden.

Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven

1. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.2.Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

• - met de uitgave is het belang van de provincie gediend en

• - de uitgave vloeit voort uit de functie.

3. Bij twijfel omtrent uitgaven wordt dit ter beslissing voorgelegd aan het college.

Artikel 7 Declaraties

1. De Commissaris declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.3. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.4. Gemaakte kosten worden binnen twee maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.5. De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van de declaraties. Declaraties van de Commissaris worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

Artikel 8 Creditcards

1. Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regels voor rekening van de provincie komen.2. De provinciesecretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards.3. Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.4. Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle voor rekening van de Commissaris blijken te moeten komen, wordt aan de Commissaris een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.

Artikel 9 Gebruik van provinciale voorzieningen

1. Aan de Commissaris kunnen van provinciewege voorzieningen worden verstrekt overeenkomstig het Rechtspositiebesluit Commissarissen van de Koning.2. Gebruik van provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.3. De Commissaris kan voor zijn woon-werkverkeer en voor het vervoer in verband met de uitoefening van zijn ambt gebruikmaken van een dienstauto met chauffeur.

Artikel 10 Reizen buitenland

1. De Commissaris die het voornemen heeft op kosten van de provincie een buitenlandse reis, uitgezonderd een bezoek aan het Huis der provincies te Brussel, te maken, heeft toestemming nodig van het college. Provinciale Staten worden van het besluit op het hoogte gesteld.2. De Commissaris die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.3. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.4. Van de reis wordt door de Commissaris een verslag opgesteld ten behoeve van het college.5.Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van de Commissaris is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van het provincie daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.6. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken.7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfskosten komen voor rekening van de Commissaris.8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt besluitvorming plaats in het college.