Regeling vervallen per 01-01-2019

Treasurystatuut

Geldend van 01-01-2014 t/m 31-12-2018

Intitulé

Treasurystatuut

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidhorn;

Gelet op de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet en de Wet financiering decentrale overheden;

Besluit:

Vast te stellen het navolgende Treasurystatuut.

Artikel 1 Begrippenkader

In dit statuut wordt verstaan onder:

  • -

    Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

  • -

    Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

  • -

    Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

  • -

    Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

  • -

    Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;

  • -

    Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

  • -

    Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

  • -

    Liquiditeitenbeheer Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

  • -

    Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

  • -

    Publieke taak De overheid kan/mag iets tot haar publieke taak rekenen wanneer het particuliere bedrijfsleven niet of tegen bijzonder hoge kosten in een voorziening voorziet, waardoor deze niet of voor velen niet bereikbaar is.

  • -

    Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

  • -

    Renterisicobeheer Renterisicobeheer is het beheersen van de risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat in de toekomst de rentelasten van het vreemd vermogen hoger, respectievelijk dat de renteopbrengsten lager zullen zijn, dan een bepaald wenselijk geacht niveau;

  • -

    Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van de totale lasten van de begroting dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

  • -

    Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

  • -

    Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;

  • -

    Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

  • -

    Schatkistbankieren Het verplicht aanhouden van overtollige financiele middelen bandse staat;

  • -

    Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

  • -

    Treasurybeheer Het treasurybeheer is de (beleids)uitvoering van de treasuryfunctie, binnen het kader van het treasurystatuut. De beleidsuitvoering vindt zijn weerslag in specifieke beleidsplannen. Deze, en de realisaties daarvan voor een referentieperiode, komen aan de orde in de treasuryparagraaf van achtereenvolgens de begroting en het jaarverslag;

  • -

    Treasurybeleid Het treasurybeleid bestaat uit de beleidsmatige uitgangspunten en doelstellingen met de daaruit voortvloeiende richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie;

  • -

    Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

  • -

    Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een perio

Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

  • 1.

    Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

  • 2.

    Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

  • 3.

    Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • 4.

    Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut.

Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

  • 1.

    De gemeente mag leningen of garanties uitsluitend verstrekken uit hoofde van de “publieke taak”. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties;

  • 2.

    De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

  • 3.

    Het gebruik van derivaten is toegestaan, maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s. Alvorens een derivatentransactie wordt afgesloten wint de gemeente het advies in van een externe adviseur.

Artikel 4 Renterisicobeheer

  • 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido;

  • 2. Bij het afsluiten van leningen en of renteafspraken wordt gezorgd dat de renterisiconorm in de toekomst niet wordt overschreden;

  • 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

  • 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

  • 5. De rentevisie van de gemeente wordt jaarlijks opgesteld op basis van de rentevisie van minimaal 3 vooraanstaande financiële instellingen;

  • 6. Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.

Artikel 5 Koersrisicobeheer

  • 1. Overtollige liquide middelen worden uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse Staat (Schatkistbankieren) of lagere Nederlandse overheden en overheidsinstanties, zoals gemeenschappelijke regelingen en gemeentelijke diensten.

  • 2. Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

  • 3. Het uitzetten van geld anders dan bij de Nederlandse Staat is toegestaan onder de voorwaarde dat de hoofdsom van de uitzetting wordt

Artikel 6 Kredietrisicobeheer

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten:

  • -

    Overtollige middelen worden conform de wet Schatkistbankieren uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse Staat, lagere Nederlandse overheden en overheidsinstanties, zoals gemeenschappelijke regelingen en gemeentelijke diensten

  • -

    Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist.

Artikel 7 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s doordat de medewerker treasury de verhouding vlottende (korte) schuld en vlottende middelen toetst en daarmee berekent of de vastgestelde kasgeldlimiet niet overschreden wordt.

Artikel 8 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Europese geldeenheid: de Euro (€).

Artikel 9 Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    Financieringen worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

  • 2.

    Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren;

  • 3.

    Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen;

  • 4.

    De medewerker treasury vraagt telefonisch offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden door de medewerker treasury schriftelijk vastgelegd.

Artikel 10 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;

  • 2.

    De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11 Relatiebeheer

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de 5 jaar beoordeeld;

  • 2.

    Bankrelaties dienen, wat betreft hun kredietwaardigheid, minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;

  • 3.

    Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandse Bank en de Verzekeringskamer. Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

  • 4.

    Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Artikel 12 Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

  • 1.

    Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen;

  • 2.

    Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 13 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

  • 1.

    De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

  • 2.

    Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;

  • 3.

    Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld leningen, kasgeldleningen en rekening courantkredieten;

  • 4.

    Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar moeten voldoen aan de eisen van artikel 5;

  • 5.

    Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan.

Artikel 14 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

  • 1.

    De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

  • 2.

    De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: a. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

    b. de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

    c. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn;

  • 3.

    Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

  • 4.

    Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

    a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

    b. de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

    c. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

  • 6.

    Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

  • 7.

    De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten;

  • 8.

    Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie direct gecontroleerd door de functionaris belast met de interne controle.

Artikel 15 Verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

De gemeenteraad

- Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten, middels de financiële verordening;

- Het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening;

- Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;

- Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.

Audit-committee

- Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad.

Het college van burgemeester en wethouders

- Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);

- Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid;

- Het vaststellen van de treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskadersglobale richtlijnen en limieten in het treasurystatuut.

Wethouder financiën-

- Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).

Financieel concerncontroller

- Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;

- Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

- Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van burgemeester en wethouders.

Controllers

- Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun sector aanlevert aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten.

Budgethouders

- Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de medewerker treasury;

- Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten;

Medewerker van de afdeling Financiën belast met treasury / Treasurer

- Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd;

- Het opstellen van de rentevisie;Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;

- Het beheren van de geldstromen;

- Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

- Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;

- Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier;

- Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;

- Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

- Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad;

- Het afleggen van verantwoording over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

De kassier

- Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

- Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;

- Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

- Het rapporteren over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

Financiële administratie

- Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie.

Medewerker interne controle

- Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker belast met treasury;

- Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren;

- Het afleggen van verantwoording aan de controller over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

Externe accountant

- Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

- Het uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf;

- Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten;

- Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;

- Het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 16 Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden, na besluitvorming door het college, met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie.

Bevoegd functionaris

(Voorbereiding)

Bevoegd functionaris

(autorisatie)

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

Het uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening

Medewerker Treasury

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld

Medewerker Treasury

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

Kassier

Medewerker Treasury

Bankrelatiebeheer

Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Medewerker Treasury

Burgermeester

Bankcondities en tarieven afspreken

Medewerker Treasury

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

Risicobeheer

Het afsluiten van derivatentransacties

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

College van B&W

Financiering en uitzetting

Het afsluiten van kredietfaciliteiten

Medewerker Treasury

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen en MTN’s zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf

Medewerker Treasury

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

Het uitzetten van gelden via (staats)obligaties, MTN’s, CP’s, CD’s, onderhandse geldleningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf

Medewerker Treasury

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

Het beleggen in garantieproducten

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

College van B&W

Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

College van B&W

Het garanderen van gelden uit hoofd van de publieke taak

Afdelingshoofd Bedrijfs-voering

College van B&W

Artikel 17 Informatievoorziening

Informatie

Frequentie

Informatie-verstrekker

Informatie-ontvanger

1. Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning;

Jaarlijks

Budgethouder

Medewerker treasury

2. Intern Liquiditeitsrisicobeheer;

Maandelijks

Medewerker treasury

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

3. Beleidsplannen voor de treasuryparagraaf bij de begroting;

Jaarlijks

Medewerker Treasury

Gemeenteraad

4. Evaluatie treasuryactiviteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening;

Jaarlijks

Medewerker Treasury

Gemeenteraad

5. Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via voor- en najaarsrapportage;

Halfjaarlijks

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

Gemeenteraad

6. Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido;

Kwartaal

Financiële administratie

Derden

7. Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten.

binnen 14 dagen na besluit

College van B&W

Provincie

Artikel 18 Inwerkingtreding

Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 01-01-2014.