Verordening op de vertrouwens- en raadscommissie inzake de (her)benoeming van de burgemeester

Toelichting op de verordening

Voor een algemene toelichting op de benoeming- en herbenoemingprocedure van de burgemeester wordt verwezen naar de geldende circulaire(s) van het ministerie. Op de tijd van vaststelling van deze verordening is dat de Circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van 15 juli 2012 die tevens als bijlage bij het raadsvoorstel is toegevoegd.

In aanvulling daarop volgt hieronder nog een toelichting op een aantal artikelen.

Artikel 2

Samenstelling commissie

De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. In Zuidplas is ervoor gekozen dat alle fractievoorzitters deel uitmaken van de vertrouwenscommissie die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert. Op deze wijze wordt geborgd dat iedere fractie in dat overleg haar inbreng kan leveren. Deze verordening sluit aan bij die regeling.

De commissie wordt op grond van artikel 12 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld. In deze verordening is gekozen voor een vaste commissie, namelijk bestaande uit de fractievoorzitters, die bij raadsbesluit bij name worden genoemd.

Raadslidmaatschap

De commissie bestaat uit raadsleden (i.c. fractievoorzitters van de inde gemeenteraad vertegenwoordigde fracties). Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap.

Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.

Geen plaatsvervangende leden

In het artikel is een bepaling opgenomen, dat er geen plaatsvervangende leden zijn. Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt..

Artikel 4

Adviseur

In de paragrafen II en X van de circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 15 juli 2012 wordt ingegaan op de toevoeging van een adviseur vanuit het college aan de vertrouwens- dan wel raadscommissie.

Paragraaf II ziet op de benoemingprocedure en geeft aan, dat het is aan te raden één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen in verband met de vaardigheden en kwaliteiten die de burgemeester nodig heeft bij uitvoering van het dagelijks bestuur. Het is niet de bedoeling dat het hele college als adviseur aan de vertrouwenscommissie wordt toegevoegd.

In de verordening is ervoor gekozen dat een lid van het college adviseur is van de commissie. Momenteel ligt een wetsvoorstel voor aan de Eerste Kamer waarin wettelijk vast komt te liggen dat de raad één of meer collegeleden aan de commissie toevoegt (geen ‘kan’-bepaling dus). Omdat in deze verordening gekozen is voor een vaste samenstelling, is ook in deze verordening bepaald, dat de (eerste) locoburgemeester aan de commissie als adviseur wordt toegevoegd.

De gemeentesecretaris en de raadsgriffier kunnen geen formele adviespositie krijgen in de vertrouwenscommissie. De gemeentesecretaris en de raadsgriffier hebben een bijzondere functie als ondersteuner van het college respectievelijk de gemeenteraad. Het college benoemt de secretaris en de gemeenteraad de raadsgriffier. In deze relatie past niet dat de gemeentesecretaris respectievelijk de raadsgriffier zou adviseren over de (her)benoeming van de voorzitter van het college respectievelijk de gemeenteraad, de burgemeester. De raadsgriffier wordt in principe toegevoegd als secretaris. In de praktijk ziet men wel dat, indien aan een plaatsvervangend ambtelijk ondersteuner behoefte bestaat, de gemeentesecretaris deze rol wordt toebedeeld.

Paragraaf X ziet op de herbenoemingprocedure. Ingevolge artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad voorafgaand aan het opstellen van zijn aanbeveling met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Het ligt voor de hand dat de raad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling het gevoelen van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt, aldus EK 25 444, nr. 11b. Er bestaat geen bezwaar tegen als deze consultatie in die zin wordt vormgegeven, dat, conform de procedure bij benoeming van een burgemeester, één of meer wethouders als adviseur aan de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, worden toegevoegd. Deze adviseur is geen lid van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en heeft geen stemrecht. De geheimhoudingsplicht geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur.

In het voornoemde wetsvoorstel wordt ook hiervoor in de Gemeentewet een bepaling opgenomen, dat de raad aan de vertrouwenscommissie die de herbenoeming voorbereid één of meer wethouders toevoegt.

Bij functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand één of meer wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen. Vandaar dat deze verordening betrekking heeft op de benoeming en herbenoeming van de burgemeester. In de Verordening op de vertrouwenscommissie functioneringsgesprekken burgemeester Zuidplas is de regeling omtrent de functioneringsgesprekken opgenomen.

Artikel 5

Wettelijke geheimhoudingsplicht

Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.

Artikel 6

Termijn van aankondiging/uitnodiging

Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging, bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.

Artikel 7

Contactpersoon

Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten. De ervaringen in 2010 met de benoemingsprocedure en in de jaren erna met de functioneringsgesprekken leren, dat met zeer veel zorgvuldigheid (bijvoorbeeld door middel van steeds veranderende niet bepaald eenvoudige wachtwoorden) bepaalde documenten ook elektronisch onder de leden verspreid kunnen worden.

Artikel 9

Problematische herbenoeming

Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten, raadpleeg dan tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koning. Deze heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden beperkt.

Artikel 10

Voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingen

In de circulaire van het ministerie van BZK van 15 juli 2012 is een voorbeeld opgenomen van een mogelijke opbouw van het verslag van bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de circulaire onder De verhoudinggemeenteraad-vertrouwenscommissie, respectievelijk De verhouding gemeenteraad tot de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt.

Bij benoeming

Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan.

Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.

Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Bij herbenoeming

Sommige herbenoemingprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.

Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Bij de informanten kan het ook gaan om schriftelijk ingewonnen informatie. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.

Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Artikel 13

Digitale bestanden in de benoeming- en herbenoemingprocedure

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.