Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas houdende regels omtrent de burgemeester Verordening op de vertrouwenscommissie inzake de (her)benoeming van de burgemeester

Geldend van 24-04-2019 t/m heden

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas houdende regels omtrent de burgemeester Verordening op de vertrouwenscommissie inzake de (her)benoeming van de burgemeester

De gemeenteraad van de gemeente Zuidplas;

gelezen het voorstel van de vertrouwenscommissie in oprichting van 11 februari 2019;

gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

en ook gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017 (Staatscourant 18 oktober 2017);

besluit vast te stellen de

Verordening op de vertrouwenscommissie inzake de (her)benoeming van de burgemeester.

Artikel 1 Taak

De vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot (her)benoeming van de burgemeester voorbereidt (hierna de commissie), heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 2 Samenstelling commissie

  • 1. De commissie kan uit één vertegenwoordiger per fractie van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties bestaan, te benoemen door de gemeenteraad.

  • 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

  • 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

  • 2. De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

  • 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Adviseur

  • 1. Een lid van het college is adviseur van de commissie in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taken, te benoemen door de gemeenteraad.

  • 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

  • 3. De adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5 Geheimhouding

  • 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de Gemeentewet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

  • 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de Gemeentewet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

  • 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 6 Vergaderingen

  • 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

  • 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, de adviseur, de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft en de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

  • 3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

  • 4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7 Bijzondere bepalingen over de benoemingprocedure

  • 1. De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

  • 2. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingprocedure

  • 1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

  • 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

  • 3. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie overlegt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 9 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd;

  • c.

    aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;

en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

  • d.

    bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen;

  • e.

    bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening, de Gemeentewet dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 11 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

  • -

    bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

  • -

    bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 12 Archivering

  • 1. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoeming- en herbenoemingprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 11 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats.

  • 2. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoeming- en herbenoemingprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

  • 3. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoeming- en herbenoemingprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 4 maart 2019.

De voorzitter,

S. Stoop

De raadsgriffier,

P. van Vugt

Toelichting op de verordening

Voor een algemene toelichting op de benoeming- en herbenoemingprocedure van de burgemeester wordt verwezen naar de geldende circulaire(s) van het ministerie. Voor de verordening die in november 2015 is vastgesteld, is gebruikgemaakt van de Circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van 15 juli 2012 (is inmiddels vervallen). Bij de aanpassing van de verordening uit 2015 is gebruikgemaakt van de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017 (Staatscourant 18 oktober 2017) die als bijlage bij het raadsvoorstel is toegevoegd.

In aanvulling daarop volgt hieronder nog een toelichting op een aantal artikelen.

Artikel 2 Samenstelling commissie

De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. De voorgestelde regeling voorziet daarin. Het is veelal gebruikelijk dat de fractievoorzitters in de vertrouwenscommissie zitting nemen. Het is echter niet verplicht. Vandaar de gehanteerde formulering in het eerste lid.

De commissie wordt op grond van artikel 12 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld. In deze verordening is bepaald dat de raad bij raadsbesluit de leden van de vertrouwenscommissie benoemt.

Raadslidmaatschap

De commissie bestaat uit raadsleden van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap.

Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.

Geen plaatsvervangende leden

In het artikel is een bepaling opgenomen, dat er geen plaatsvervangende leden zijn. Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt.

Artikel 4 Adviseur

In de paragrafen II en X van de circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017 wordt ingegaan op de toevoeging van een adviseur vanuit het college aan de vertrouwenscommissie.

Paragraaf II ziet op de benoemingprocedure en geeft aan, dat het is aan te raden één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen in verband met de vaardigheden en kwaliteiten die de burgemeester nodig heeft bij uitvoering van het dagelijks bestuur. Het is niet de bedoeling dat het hele college als adviseur aan de vertrouwenscommissie wordt toegevoegd.

In de verordening is ervoor gekozen dat een lid van het college adviseur is van de commissie. De gemeentesecretaris en de raadsgriffier kunnen geen formele adviespositie krijgen in de vertrouwenscommissie. De gemeentesecretaris en de raadsgriffier hebben een bijzondere functie als ondersteuner van het college respectievelijk de gemeenteraad. Het college benoemt de secretaris en de gemeenteraad de raadsgriffier. In deze relatie past niet dat de gemeentesecretaris respectievelijk de raadsgriffier zou adviseren over de (her)benoeming van de voorzitter van het college respectievelijk de gemeenteraad, de burgemeester. De raadsgriffier wordt in principe toegevoegd als secretaris. In de praktijk ziet men wel dat, indien aan een plaatsvervangend ambtelijk ondersteuner behoefte bestaat, de gemeentesecretaris deze rol wordt toebedeeld.

Paragraaf X ziet op de herbenoemingprocedure. Ingevolge artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad voorafgaand aan het opstellen van zijn aanbeveling met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Het ligt voor de hand dat de raad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling het gevoelen van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt, aldus EK 25 444, nr. 11b. Er bestaat geen bezwaar tegen als deze consultatie in die zin wordt vormgegeven, dat, conform de procedure bij benoeming van een burgemeester, één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, worden toegevoegd. Deze adviseur is geen lid van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en heeft geen stemrecht. De geheimhoudingsplicht geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur.

Bij klankbordgesprekken ligt het niet voor de hand één of meer wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen. Vandaar dat deze verordening betrekking heeft op de benoeming en herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 5 Geheimhouding

De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 9 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

Artikel 6 Vergadering

Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging voor de hand.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingprocedure

Het gestelde in het eerste lid is gebaseerd op artikel 61, vierde lid Gemeentewet. Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten, raadpleeg dan tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koning. Deze heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden beperkt.

In principe wordt het verslag in persoon aan de burgemeester overhandigd. Is dat niet mogelijk, dan zal het verslag aangetekend naar het privéadres van de burgemeester verzonden worden.

Artikel 9 Verslag

In de circulaire van het ministerie van BZK van 29 september 2017 wordt ingegaan op de belangrijke onderdelen van het verslag van bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de circulaire.

Bij benoeming

Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan.

Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.

Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten worden geanonimiseerd gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Bij herbenoeming

Sommige herbenoemingprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.

Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Bij de informanten kan het ook gaan om schriftelijk ingewonnen informatie. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.

Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Artikel 12 Archivering

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.