regeling bijzondere gebeurtenissen

Artikel 1

1. Beleid

In het Bestuurs- en Managementconcept wordt onder andere aandacht besteed aan de rol van de medewerkers in de gemeente Zuidplas. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is de eigen verant-woordelijkheid en taakvolwassenheid van de medewerker. Medewerkers zijn zich bewust van de eigen rol en het belang hiervan. Zo streeft de gemeente naar trotse medewerkers, trots op eigen kennis en kunde en trots op de kwaliteit van de hele organisatie. Andersom biedt de organisatie (leidinggevenden) alle faciliteiten aan de medewerkers, zodat zij beschikken over de middelen en vaardigheden om hun verantwoordelijkheid waar te maken. Het stimuleren van taakvolwassenheid en trots is een continu aandachtspunt binnen de gemeente, want zo’n wijze van functioneren gaat niet vanzelf. De nieuwe organisatie zal hierin groeien. Deze visie vormt de basis voor de wijze waarop wij als organisatie willen omgaan met de bijzondere gebeurtenissen die in het leven van medewerkers voorkomen.

Bijzondere gebeurtenissen zijn globaal in te delen in:1) Gebeurtenissen in de thuissituatie;2) Ambtsjubilea;3) Vertrek door eervol ontslag op eigen verzoek in verband met verandering van werkkring,FPU, pensioen e.d.;4) Afdelingsaangelegenheden.De richtlijnen voor de uitvoering staan vermeld in bijlage 1.

1.1. Gebeurtenissen in de thuissituatieHieronder wordt verstaan huwelijk of partnerregistratie, geboorte van een kind, verjaardag, ziekteen/of ziekenhuisopname en overlijden van een ambtenaar of naast familielid. Als leidinggevenden persoonlijk contact opnemen, wordt dit over het algemeen zeer gewaardeerd. Op welke manier de afdeling verder van zich laat horen is natuurlijk afhankelijk van de gebeurtenis. Voor bepaalde gebeurtenissen in de thuissituatie heeft de medewerker recht op buitengewoon verlof.

1.2. AmbtsjubileaAls een ambtenaar 25, 40 of 50 jaar bij de overheid heeft gewerkt, heeft hij recht op een ambtsjubileumgratificatie . Bij de berekening van de gratificatie wordt rekening gehouden met deeltijdfactoren. Bij een overheidsbetrekking van 25 jaar wordt een half (bruto) maandsalaris (netto) uitgekeerd, bij 40 en 50 jaar een heel maandsalaris. Daarnaast is er de mogelijkheid tot het houden van een receptie of anderszins vieren van deze gebeurtenis. Op welke wijze is een zaak van de jubilaris zelf. De één zal kiezen voor een activiteit met de naaste collega’s, de ander voor iets met het gezin. Door medewerkers de gelegenheid te geven iets extra's te doen bij jubilea laat de organisatie haar waardering blijken. 

1.3. Vertrek door eervol ontslagUitgaande van de visie dat een medewerker iemand is met een eigen verantwoordelijkheid, kan iedereen die vertrekt wegens ontslag op eigen verzoek op gepaste wijze afscheid nemen. Daarbij dient wel in de gaten gehouden te worden dat het een afscheid van het werk betreft. Bij alle vormen van afscheid worden dus in ieder geval collega’s en eventuele externe functionele relaties betrokken. Er zijn allerlei variaties mogelijk: van iets drinken via theaterbezoek tot een receptie. Met deze keuzevrijheid wordt recht gedaan aan de verscheidenheid van mensen, en de werkgever laat hiermee zijn/haar waardering zien voor de getoonde inzet.

1.4. AfdelingsaangelegenhedenIn een organisatie waarin hard en goed gewerkt wordt, moet op zijn tijd ruimte zijn voor ontspanning en een extraatje. Er zijn in de praktijk vele vormen en mogelijkheden bedacht, die tegemoet komen aan de wens om gezamenlijk iets leuks te gaan doen. Omdat er aan ideeën geen gebrek is, zijn randvoorwaarden vastgesteld waarbinnen deze ideeën gerealiseerd kunnen worden. Deze randvoorwaarden zijn hieronder beschreven.

1.4.1 DoelenDe werkgever heeft met het ondersteunen en stimuleren van diverse afdelingsaangelegenheden een tweetal doelen voor ogen: het motiveren van medewerkers door middel van het geven van een bijzondere vorm van beloning en het versterken van het groeps- of “wij”gevoel. De activiteiten hebben een aantal specifieke kenmerken:- er zit een beloningselement in- er zit een sociaal element in (“informeel samenzijn”)- ze zijn bedoeld voor een groep medewerkers en dus collectief- zowel het organiseren van als het deelnemen aan een activiteit gebeurt in principe op vrijwillige basis

1.4.2 TijdDe ‘beloningsregeling’ en de regeling ‘arbeidsduur, werktijden en verlof’ van de gemeente bieden mogelijkheden om (gedeeltelijk) in diensttijd en op kosten van de werkgever aan activiteiten deel te nemen. Deze regeling Bijzondere gebeurtenissen geeft hier nadere invulling aan. Ten aanzien van de factor tijd worden de volgende uitgangpunten gehanteerd:1. Het voorbereiden en organiseren van een activiteit gebeurt in principe in diensttijd. Waar dit niet mogelijk is, vindt in de regel geen compensatie plaats (zo het valt, valt het).2. Het deelnemen aan een activiteit kan zowel in diensttijd, als in eigen tijd geschieden; of het dienst- of eigen tijd is, hangt af van de voor de betreffende medewerker geldende fictieve werktijd (zie de regeling ‘arbeidsduur, werktijden en verlof’); voor het gedeelte dat buiten de fictieve werktijd valt wordt geen compensatie gegeven (zo het valt, valt het) bijvoorbeeld de maandsluiting.3. Ten aanzien van medewerkers die vanuit hun functie werkzaamheden moeten verrichten bij of door een activiteit geldt dat hier geen sprake is van een vrijwilligheid en dat de totale tijd derhalve wordt beschouwd als diensttijd. Voorbeeld: afdeling X organiseert een borrel op het gemeentehuis, waardoor de bode pas later dan normaal de boel kan afsluiten.Als een activiteit in kantoortijd plaats vindt, moeten nadere afspraken worden gemaakt over de bereikbaarheid van afdelingen. De standaardregel is dat een afdeling na 15.00 uur gesloten kan zijn, mits dit goed binnen de organisatie en zo nodig naar anderen bekend is gemaakt. Afwijkingen hierop behoeven toestemming van de directie.

1.4.3 GeldDe gemeente kan op verschillende manieren bijdragen in de kosten van de activiteit. Voorwaarde is dat de activiteit toegankelijk is voor minimaal 75% van de tot een organisatorische eenheid behorende medewerkers. In de praktijk worden de activiteiten op verschillende manieren gefinancierd:- De kosten worden rechtstreeks door de werkgever betaald, vanuit een centraal budget. Dit geldt voor recepties, afdelingsuitjes, organisatiebrede kerst- en nieuwjaarsbijeenkomsten en de maandsluiting.- De medewerkers betalen zelf voor de kosten, rechtstreeks of via afdelingspotje. Dit geldt voor afdelingslunches en –borrels, verjaardagen etc.- De kosten worden door derden betaald. Zakelijke relaties kunnen medewerkers uitnodigen voor bijvoorbeeld een open dag of een productpresentatie. Als de kosten door derden worden betaald, dient dit altijd te worden gemeld bij de leidinggevende. De exacte regels zijn vastgelegd in de regeling Integriteit.- Combinatie van de genoemde mogelijkheden.

1.4.4 Aanvullende voorwaarden/ richtlijnen- Indien de dienst gesloten is in verband met een gemeentebrede activiteit met verplichte deelname dient degene die niet wenst deel te nemen hiervoor verlof op te nemen.- Een deeltijder die buiten de voor hem/haar vastgestelde werktijden deelneemt aan borrels, lunches, recepties etc. krijgt hiervoor geen compensatie. - Een deeltijder die buiten de voor hem/haar vastgestelde werktijden deelneemt aan een afdelingsuitje waarbij zijn/haar aanwezigheid zeer gewenst is, kan deze werkdag compenseren.- Deelname aan sportwedstrijden binnen kantoortijd is diensttijd, mits de sporter herkenbaar is als medewerker van de gemeente en als zodanig de gemeente vertegenwoordigt. Voor interne sportactiviteiten gelden dezelfde regels als bij afdelingslunches etc.- De kosten van afdelingsuitjes worden door de gemeente betaald tot een maximum.- 1 x per jaar kan een afdeling vanaf 15.00 uur gesloten zijn, mits dit tijdig en goed binnen de organisatie en zo nodig naar anderen bekend is gemaakt.

2. Uitvoering

2.1. Wie is verantwoordelijk?Afdelingshoofden zijn als integraal manager verantwoordelijk voor personeelsbeleid. Aandacht hebben voor bijzondere gebeurtenissen van de medewerkers hoort daarbij. Daarom is de afdeling zélf verantwoordelijk voor het bedenken, organiseren en uitvoeren van de daarbij behorende acties. Om te voorkomen dat onduidelijk is wie wat gaat doen, is het van belang dat elke afdeling goed vastlegt wie er reageert op bijzondere gebeurtenissen en op welke wijze dit gebeurt.

Een uitzondering hierop wat uitvoering betreft zijn recepties. De afdeling Facilitaire Zaken neemt deze op zich. Recepties vinden plaats in één van de gemeentelijke locaties, namelijk:a. de centrale hal van het gemeentehuis;b. de koffiekamer/ het bedrijfsrestaurant;c. de brandweerkazerne;d. de gemeentewerf;e. de Batavier/ Swanla/ anders……

Soms wordt van het college ook actie verwacht. In de meeste gevallen is dit afhankelijk van de betrokken ambtenaar die door middel van het sturen van een kaart of een andere wijze kenbaar maakt prijs te stellen op een reactie. Uitzondering hierop is het overlijden van een medewerker. Dan wordt uiteraard door de organisatie zelf initiatief genomen conform het rouwprotocol. In veel gevallen kunnen zowel de betrokken afdeling als het college reageren. Op welke wijze is een zaak van de betrokken afdeling. De uitvoering van acties namens het college is een verantwoordelijkheid van het bestuurssecretariaat.

De uitbetaling van de in de CAR/UWO vastgestelde gratificaties bij ambtsjubilea blijft bij de afdeling Personeel & Organisatie (salarisadministratie).

2.2. Financiële consequenties

De werkgever moet rekening houden met de fiscale belastbaarheid van giften en geschenken, (werkgeverslasten). Daarom moet er, voor overgegaan wordt tot overhandigen van geschenken en dergelijke, overlegd worden met de salarisadministratie. De adviseurs P&O kunnen altijd geraadpleegd worden over ideeën en uitvoering.

Als ter gelegenheid van beëindiging van de dienstbetrekking of bij een dienstjubileum een geschenk wordt gegeven met hoofdzakelijk een ideële waarde, dan behoort dit niet tot het loon. Een geschenk met ideële waarde is bijvoorbeeld een portret of vulpen. Geschenken met hoofdzakelijk gebruikswaarde of relatief waardevolle artikelen behoren wel tot het loon. Dit zijn bijvoorbeeld stereosets, fietsen, TV’s, foto- en filmapparatuur, gouden horloge en antiek. Het geven van geld behoort altijd tot loon en is als belast aangemerkt bij de fiscus.