Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Zutphen

Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieZutphen
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingReglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013
CiteertitelReglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 16

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-01-2013Nieuwe regeling

17-12-2012

Zutphense Koerier, 27-12-2012

2012-0212

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van Orde gemeenteraadZutphen 2013

De raad van de gemeente Zutphen,

gelezen het voorstel van Presidium van met nummer -:

gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;

 

b e s l u i t :

Het “Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013” zoals dat als bijlage I bij dit voorstel is opgenomen vast te stellen

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Afdeling 1 Begripsbepalingen

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

a.

Voorzitter

De voorzitter van de raad of diens vervanger

b.

Griffier

De griffier van de raad van Zutphen als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet

c.

Raadslid

Een lid van de raad, tenzij anders aangegeven

d.

Forumvoorzitter

De voorzitter van een forumvergadering

e.

Forumgriffier

De ambtenaar bedoeld in artikel 2:11, lid 1, die het Forum en zijn voorzitter terzijde staat bij zijn werkzaamheden

f.

Forumlid

Een door de raad ter ondersteuning van een fractie benoemd persoon als bedoeld in artikel 1:4

g.

College

Het college van burgemeester en wethouders van Zutphen

h.

Fractie

Het lid of de leden van een politieke groepering dat / die in de raad van de gemeente Zutphen namens die groepering zitting heeft / hebben

i.

Fractievoorzitter

De voorzitter van een politieke groepering die zitting heeft in de raad van de gemeente Zutphen.

j.

Griffie

Het door de raad benoemde personeel, met inbegrip van de griffier, dat de raad bij de uitoefening van zijn taak terzijde staat

k.

Gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris van Zutphen zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet

l.

Burgers

Inwoners van de gemeente Zutphen die tenminste tien jaar oud zijn

m.

Belanghebbenden

Personen die naar hun oordeel een belang hebben bij een zaak die in een Forum- of raadsvergadering aan de orde is

n.

Forum

Een overlegsituatie als bedoeld in artikel 1:10, lid 1

o.

Forumvergadering

Een onderdeel van het Forum, zijnde een op zichzelf staande vergadering

p.

Beeldvorming

De fase van het beslissingsproces van de raad, waarin fracties de informatie verzamelen die nodig is voor een verantwoorde oordeelsvorming over het aanhangige voorstel of onderwerp

q.

Oordeelsvorming

De fase van het beslissingsproces van de raad, waarin de fracties, al dan niet in onderling debat, tot een voorlopig standpunt komen over het aanhangige voorstel of onderwerp

r.

Besluitvorming

De fase van het beslissingsproces van de raad, waarin fracties hun definitieve standpunt innemen en tot een beslissing komen

s.

Amendement

Voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen, waarmee de achterliggende bedoeling van de beslissing niet wordt gewijzigd

t.

Subamendement

Voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement, naar de vorm geschikt om direct te worden opgenomen in het amendement, waarop het betrekking heeft

u.

Motie

Korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken

v.

Voorstel van orde

Voorstel betreffende de orde van een vergadering

w.

Initiatiefvoorstel

Een voorstel, ingediend door één of meer raadsleden, voor een verordening of een andere beslissing

x.

Interpellatie

Een ingelast debat in de raadsvergadering, waarin het college of de burgemeester om inlichtingen kunnen worden gevraagd over een onderwerp dat niet op de agenda staat.

y.

Petitie

Een door vele burgers ondertekend schriftelijk verzoek van politieke of maatschappelijke aard.

Afdeling 2 De raad en zijn organen

Artikel 1:2 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging

  • 1.

    Bij elke benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in, bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven, de daarop betrekking hebbende stukken van nieuw benoemde raadsleden en de processen-verbaal van de stembureaus.

  • 2.

    De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven schriftelijk verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit. In het verslag wordt ook melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

  • 3.

    Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

  • 4.

    In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd raadslid op voor de vergadering van de raad waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 1:3 Fracties

  • 1.

    De raadsleden, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één raadslid verkozen, dan wordt dit raadslid als een afzonderlijke fractie beschouwd.

  • 2.

    Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.

  • 3.

    De namen van degenen die als voorzitter van de fractie en als diens plaatsvervanger optreden worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

    • a.

      Indien:

      • i.

        één of meer leden van een fractie voortaan als zelfstandige fractie gaan optreden,

      • ii.

        twee of meer fracties voortaan als één fractie gaan optreden, of

      • iii.

        één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

    • b.

      Met de onder a. beschreven veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering van de raad na de mededeling daarvan aan de voorzitter van de raad.

Artikel 1:4 Forumleden

  • 1.

    Via de fractievoorzitter kunnen fracties, ter ondersteuning van hun werkzaamheden, niet-raadsleden, voorkomend op de kandidatenlijst van de laatst gehouden gemeenteraadsverkiezingen en woonachtig in de gemeente Zutphen, voordragen voor benoeming als Forumlid.

  • 2.

    Een fractie, die maximaal twee raadszetels telt, heeft recht op drie Forumleden. Een fractie, die minimaal drie raadszetels telt, heeft recht op twee Forumleden.

  • 3.

    Forumleden worden door de gemeenteraad benoemd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn op hen van overeenkomstige toepassing.

  • 4.

    Forumleden zijn verplicht een verklaring te ondertekenen, waarmee zij verklaren dat zij geheimhouding in acht zullen nemen ten aanzien van stukken die hun in een besloten vergadering ter hand zijn gesteld of waaromtrent geheimhouding is opgelegd.

  • 5.

    Forumleden kunnen slechts deelnemen aan besloten Forumvergaderingen als bedoeld in Afdeling 3 indien zij de in lid 4. bedoelde de verklaring hebben ondertekend.

  • 6.

    Indien en voor zover in andere verordeningen gesproken wordt over commissieleden, zijn de betreffende bepalingen zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op Forumleden, met uitzondering van de bepalingen die betrekking hebben op financiële vergoedingen voor commissieleden.

Artikel 1:5 De voorzitter van de raad

De voorzitter van de raad is belast met:

  • 1.

    het leiden van de raadsvergadering als bedoeld in hoofdstuk 3.;

  • 2.

    het handhaven van de orde van deze vergadering;

  • 3.

    het doen naleven van dit reglement van orde;

  • 4.

    hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 1:6 De griffier

  • 1.

    De griffier is in elke vergadering van de raad aanwezig.

  • 2.

    Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een ambtenaar die daartoe door de raad is aangewezen.

  • 3.

    Hij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen in de raadsvergadering als bedoeld in hoofdstuk 3. deelnemen.

Artikel 1:7 Het Presidium

  • 1.

    De raad heeft een Presidium.

  • 2.

    Het Presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. De griffier en/of diens vervanger is in elke vergadering van het Presidium aanwezig.

  • 3.

    De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het Presidium. Het Presidium regelt de vervanging van zijn voorzitter. Indien het Presidium geen vervangend voorzitter heeft aangewezen of wanneer deze niet aanwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de fractievoorzitter van de grootste door een fractievoorzitter vertegenwoordigde fractie.

  • 4.

    Bij verhindering kan een fractievoorzitter worden vervangen door een ander raadslid uit zijn fractie of een ter ondersteuning van zijn fractie benoemd Forumlid.

  • 5.

    Elke fractievoorzitter of diens plaatsvervanger heeft een gewogen stem in het Presidium, naar rato van het aantal leden van zijn fractie in de raad.

  • 6.

    De voorzitter kan voorstellen een lid van het college of de gemeentesecretaris uit te nodigen voor het Presidium.

  • 7.

    De vergaderingen van het Presidium zijn niet openbaar.

  • 8.

    Van Presidiumvergaderingen wordt een openbare afsprakenlijst opgesteld.

Artikel 1:8 De taken van het Presidium

  • 1.

    Het Presidium heeft de volgende taken:

    • a.

      het vaststellen van de agenda’s van het Forum als bedoeld in hoofdstuk 2;

    • b.

      het voorbereiden van de agenda’s van raadsvergaderingen als bedoeld in hoofdstuk 3;

    • c.

      het op verzoek van de burgemeester fungeren als klankbord voor zaken in zijn wettelijke portefeuille;

  • 2.

    Het Presidium heeft een trekkersrol bij zaken die voor de raad van belang kunnen zijn.

Afdeling 3 Forum- en raadsvergaderingen

Artikel 1:9 Procedure om te komen tot raadsbeslissingen

In de procedure die leidt tot een beslissing van de raad worden onderscheiden:

  • 1.

    de voorbereiding van de beslissing;

  • 2.

    het nemen van de beslissing.

Artikel 1:10 Forum en Raadsvergadering

  • 1.

    Beslissingen van de raad worden voorbereid in een daartoe georganiseerde overlegsituatie, genaamd Forum. In het Forum kan de raad tevens overleggen met het college. Op het Forum is hoofdstuk 2 van dit reglement van toepassing.

  • 2.

    Beslissingen van de raad worden genomen in een raadsvergadering. Op de raadsvergadering is hoofdstuk 3 van dit reglement van toepassing.

  • 3.

    De raad is te allen tijde bevoegd om de voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering te doen plaatsvinden.

Artikel 1:11 Vergaderfrequentie, -tijden en -locaties

  • 1.

    Het Forum en de raadsvergadering worden in de regel gehouden op dezelfde avond in het oude stadhuis van Zutphen.

  • 2.

    Het Forum en de raadsvergadering vinden in de regel plaats op de maandag van de oneven weeknummers.

  • 3.

    Het Presidium kan bepalen dat op een andere locatie dan onder lid 1 aangegeven een Forumvergadering wordt gehouden. Dit Forum kan een specifiek onderwerp betreffen.

  • 4.

    Het Presidium bepaalt de uitzonderingen op de in lid 2 vastgelegde vergadercyclus, waarbij in ieder geval onderbrekingen gedurende de zomermaanden, rond de kerst en de jaarwisseling worden bepaald.

Artikel 1:12 Organisatie van Forum- en raadsvergaderingen

De griffie is, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de raad respectievelijk het Presidium, belast met de voorbereiding en organisatie van de raadsvergadering en het Forum.

Afdeling 4 Burgers, belanghebbenden en pers

Artikel 1:13 Spreekrecht burgers en belanghebbenden

Het spreekrecht voor burgers en belanghebbenden kan worden uitgeoefend in Forumvergaderingen overeenkomstig de regeling in artikel 2:18.

Artikel 1:14 Toehoorders en pers in vergaderingen

  • 1.

    De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2.

    De voorzitter van de raadsvergadering of van een Forumvergadering is bevoegd om toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de raads- respectievelijk Forumvergaderingen ontzeggen.

Artikel 1:15 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering of een Forumvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken vragen hiervoor toestemming aan de voorzitter respectievelijk de forumvoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 1:16 Gebruik mobiele apparatuur

Wanneer gebruik wordt gemaakt van mobiele communicatiemiddelen tijdens (Forum-) vergaderingen mogen deze, naar het oordeel van de (Forum-) voorzitter, geen verstorende werking hebben op de vergaderorde.

HOOFDSTUK 2 HET FORUM

Afdeling 1 Aard, samenstelling en taken van Forumvergaderingen

Artikel 2:1 Het Forum

  • 1.

    Het Forum bestaat uit een aantal Forumvergaderingen, die worden gehouden op de daarvoor bestemde avonden, overeenkomstig het vergaderschema bedoeld in artikel 1:11. Deze gaan op diezelfde avond vooraf aan de raadsvergadering.

  • 2.

    De duur van een Forumvergadering omvat een half uur, een uur, anderhalf uur of twee uur. De tijdsduur van een Forumvergadering wordt aangegeven op de in artikel 2:7, lid 1 onder a. bedoelde agenda voor de betreffende avond en kan niet worden overschreden.

  • 3.

    Na afloop van ieder half uur klinkt, ter ondersteuning van de tijdsbewaking, een geluidssignaal. Een Forumvergadering wordt gesloten zodra de vergadertijd is verstreken, ongeacht of het geluidssignaal klinkt dat het einde van de vergadertijd aangeeft.

Artikel 2:2 Diverse typen Forumvergaderingen

  • 1.

    In het Forum kunnen beeldvormende, oordeelsvormende, adviserende en informerende vergaderingen, alsook presentaties worden gehouden.

  • 2.

    Het Presidium kan in voorkomende gevallen beslissen om andere dan de in het vorige lid genoemde typen vergaderingen te organiseren.

  • 3.

    De agenda voor iedere vergadering geeft duidelijk aan om welk type Forumvergadering het gaat.

Artikel 2:3 Technisch Blok in het Forum

  • 1.

    In de regel agendeert het Presidium in ieder Forum een Forumvergadering, genaamd ‘Technisch Blok’, waarin in ieder geval de volgende zaken aan de orde kunnen komen:

    • a.

      de vaststelling van het verslag van, zo mogelijk, het vorige Forum;

    • b.

      het algemeen spreekrecht voor burgers en belanghebbenden over zaken die niet in een Forumvergadering zijn geagendeerd;

    • c.

      een gelegenheid voor de burgemeester, het college en zijn leden om zaken mede te delen in het kader van de actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 180 respectievelijk artikel 169 van de Gemeentewet;

    • d.

      de aankondiging van moties en amendementen door fracties;

    • e.

      de behandeling van voorstellen die door het Presidium als vermoedelijke hamerstukken zijn aangemerkt;

    • f.

      de lijst van ingekomen stukken voor de raad;

    • g.

      de lijsten van toezeggingen, gedaan in Forum en raad.

  • 2.

    Aan het Technisch Blok kunnen, in afwijking van artikel 2:9 lid 2, per fractie twee raadsleden, twee Forumleden of een raadslid en een Forumlid deelnemen.

  • 3.

    De Forumvoorzitter geeft achtereenvolgens het woord aan:

    • a.

      burgers en belanghebbenden die het woord willen voeren overeenkomstig punt b. van het eerste lid;

    • b.

      de burgemeester en de leden van het college die het woord willen voeren overeenkomstig punt c. van het eerste lid;

    • c.

      raadsleden of Forumleden die het woord willen voeren in verband met punt d. van het eerste lid.

  • 4.

    De Forumvoorzitter stelt het concept verslag als bedoeld onder punt a. van het eerste lid, alsmede de daarop binnengekomen wijzigingsvoorstellen ter vaststelling aan de orde.

  • 5.

    Over voorstellen die conform lid 1 onder e. als vermoedelijk hamerstuk zijn aangemerkt, kunnen door de Forumleden enkele korte vragen worden gesteld. Als blijkt dat uitvoeriger debat noodzakelijk is, kan het Forum adviseren het betreffende voorstel voor een aparte Forumvergadering te agenderen.

Artikel 2:4 Diverse typen Forumvergaderingen

  • 1.

    Het Forum kent de volgende typen van vergaderingen:

    • a.

      Beeldvormende Forumvergaderingen:

      deze vergaderingen hebben als doel het verzamelen van informatie ten behoeve van een goede oordeelsvorming door de fracties ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen, zonder dat daarbij reeds fractiemeningen worden ingebracht;

    • b.

      Oordeelsvormende Forumvergaderingen:

      deze vergaderingen hebben als doel het beraadslagen door de fracties over mogelijke standpunten ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen;

    • c.

      Adviserende Forumvergaderingen:

      deze vergaderingen hebben als doel dat de raad het college adviseert of voorlopige fractiestandpunten geeft in zaken waarin het college bevoegd is om te beslissen, dan wel in een fase waarin nog geen besluitvorming door de raad aan de orde is;

    • d.

      Informerende Forumvergaderingen:

      deze vergaderingen hebben als doel het informeren van de raad ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen door of namens het college.

    • e.

      Presentaties in Forumvergaderingen:

      deze vergaderingen hebben als doel het voorbereiden van een raadsbeslissing of het informeren over gemeentelijk beleid.

  • 2.

    Het college en de burgemeester kunnen aan de in het eerste lid bedoelde beraadslagingen deelnemen indien het voorstel of onderwerp van het college afkomstig is. Op uitnodiging van het Presidium of de Forumvoorzitter kan de burgemeester of het college ook aan andere beraadslagingen deelnemen.

  • 3.

    Burgers en belanghebbenden hebben in Forumvergaderingen een spreekrecht overeenkomstig artikel 2:18.

  • 4.

    Oordeelsvormende vergaderingen worden afgesloten met een advies van de Forumvoorzitter, gehoord de vergadering, aan het Presidium, dat kan luiden:

    • a.

      het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken en rijp voor besluitvorming in de raad;

    • b.

      het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken, doch vereist nog debat in de raadsvergadering;

    • c.

      het aan de orde zijnde onderwerp is nog onvoldoende besproken en moet in een volgende oordeelsvormende Forumvergadering opnieuw aan de orde komen.

  • 5.

    Na een advies conform het vierde lid onder a. of b. agendeert het Presidium het betreffende onderwerp zo mogelijk voor de raadsvergadering van de eerstvolgende Forum- en raadsavond.

  • 6.

    In bijzondere gevallen kan een Forumvoorzitter adviseren om het betreffende onderwerp nog diezelfde avond ter besluitvorming in de raadsvergadering aan de orde te stellen. De raad besluit bij het vaststellen van de agenda over het al of niet behandelen daarvan.

  • 7.

    Na een advies conform het vierde lid onder c. agendeert het Presidium het betreffende onderwerp zo mogelijk voor het eerstvolgende Forum.

Artikel 2:5 Nadere regels voor beeldvormende Forumvergaderingen

  • 1.

    Informatie betreffende het aan de orde zijnde onderwerp kan worden verstrekt door de deelnemers aan de Forumvergadering, de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, het college waarbij inbegrepen ambtelijke vertegenwoordigers, en door burgers en belanghebbenden.

  • 2.

    Tijdens beeldvormende vergaderingen onthouden fracties zich van het uitspreken over of het aanduiden van een oordeel inzake het onderhavige onderwerp, voor zover zij zich dit al hebben gevormd.

  • 3.

    Burgers, belanghebbenden, de burgemeester en het college hebben het recht om aan een beeldvormende vergadering deel te nemen. Zij onderwerpen zich daarbij aan de vergaderorde en de overige regels die de Forumvoorzitter hun in het kader van artikel 2:10, lid 3 oplegt.

Artikel 2:6 Presentaties in Forumvergaderingen

  • 1.

    Een Forumvergadering kan geheel of gedeeltelijk besteed worden aan het houden van een presentatie:

    • a.

      door of namens het college of de burgemeester.

    • b.

      door of namens een indiener van een ingediende motie, of initiatiefraadsvoorstel, voor zover deze dient ter voorbereiding van een oordeelsvormende behandeling daarvan.

    • c.

      door een met de gemeente verbonden partij om te informeren over uitgevoerd beleid of aanstaande ontwikkelingen.

Artikel 2:7 De planning en agendering van Forumvergaderingen

  • 1.

    Het Presidium bepaalt in het kader van zijn taak op basis van artikel 1:8, lid 1 onder a. voor elk Forum:

    • a.

      het aantal Forumvergaderingen op die avond, de verdeling daarvan over de vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van ieder van de Forumvergaderingen;

    • b.

      de personen die tijdens deze Forumvergaderingen zullen optreden als Forumvoorzitter, Forumgriffier en notulist.

  • 2.

    In bijzondere gevallen kan, in onderling overleg, tussen Forumvergaderingen van Forumvoorzitter en/of Forumgriffier worden gewisseld.

  • 3.

    Wisselingen met betrekking tot het tijdstip van Forumvergaderingen zijn na het vaststellen van het vergaderschema niet meer mogelijk.

Artikel 2:8 Parallelle Forumvergaderingen

Ten hoogste drie parallelle Forumvergaderingen kunnen, in verschillende vergaderzalen, plaatsvinden

Artikel 2:9 Deelname van de fracties aan de Forumvergadering

  • 1.

    Een deelnemer aan een Forumvergadering kan zowel een raadslid als een Forumlid als bedoeld in artikel 1:4 zijn.

  • 2.

    Iedere fractie is bevoegd om met één raadslid of Forumlid aan de Forumvergadering deel te nemen. Hij wordt geacht namens zijn fractie het woord te voeren.

  • 3.

    In bijzondere gevallen kan het Presidium besluiten tot het houden van een Forumvergadering waaraan meer dan één raadslid of Forumlid per fractie kan deelnemen.

Artikel 2:10 De voorzitters van de Forumvergaderingen

  • 1.

    De voorzitters van Forumvergaderingen worden door de raad benoemd. Het voorzitterschap kan worden vervuld door een raadslid of een Forumlid.

  • 2.

    De voorzitter van een Forumvergadering is geen deelnemer van deze vergadering.

  • 3.

    De voorzitter van een Forumvergadering is belast met:

    • a.

      het leiden van de vergadering, inclusief de bewaking van de beschikbaar gestelde vergadertijd;

    • b.

      het handhaven van de orde;

    • c.

      het doen naleven van deze verordening, voor zover deze betrekking heeft op het Forum;

    • d.

      hetgeen deze verordening hem als Forumvoorzitter verder opdraagt.

Artikel 2:11 Aanwezigheid van de Forumgriffier en de griffier

  • 1.

    Ter ondersteuning van iedere Forumvergadering fungeert een ambtenaar als Forumgriffier. De griffier en, voor zover het om niet-griffiepersoneel gaat, de griffier en de gemeentesecretaris in overleg, beslissen welke ambtenaar deze functie vervult.

  • 2.

    Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de Forumgriffier vervangen door een daartoe volgens het eerste lid aangewezen ambtenaar.

  • 3.

    De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.

Artikel 2:12 Aanwezigheid van het college en de gemeentesecretaris

  • 1.

    Voor de leden van het college en de gemeentesecretaris geldt, tenzij expliciet anders is aangegeven, een doorlopende uitnodiging voor alle Forumvergaderingen om daarin aanwezig te zijn, informatie te verstrekken en, conform artikel 2:4, lid 2 aan de beraadslagingen deel te nemen.

  • 2.

    Het Presidium of de voorzitter van een Forumvergadering kan de burgemeester, één of meer wethouders of de gemeentesecretaris uitdrukkelijk uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn om informatie te verstrekken en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 2:13 Taken van de Forumvergadering

Een Forumvergadering heeft de volgende taken:

  • 1.

    het uitbrengen van advies aan de raad of aan het Presidium over een voorstel of een in de raad te behandelen onderwerp, daarbij inbegrepen de in dat verband ingediende of in te dienen moties en/of amendementen;

  • 2.

    het voorbereiden van de besluitvorming over ingediende of in te dienen moties vreemd aan de orde van de dag voor de behandeling daarvan in de raadsvergadering;

  • 3.

    het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur;

  • 4.

    andere werkzaamheden ter voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering.

Afdeling 2 Voorbereiding en orde van de Forumvergaderingen

Artikel 2:14 Oproep en agenda

Het Presidium zendt ten minste vijf dagen voor een Forumvergadering een oproep aan alle raadsleden en Forumleden, onder vermelding van de dag, de tijdstippen en de locaties van de Forumvergaderingen.

Het vergaderschema voor de betreffende Forum- en raadsavond, de agenda’s van de Forumvergaderingen en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verzonden.

Artikel 2:15 Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd, danwel via de gemeentelijke website ontsloten.

  • 2.

    Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

  • 3.

    Indien voor stukken op grond van artikel 2:26 geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffie en verleent deze inzage aan de personen die op grond van artikel 2:24, lid 2 de besloten vergadering hadden mogen bijwonen.

Artikel 2:16 Openbare kennisgeving

  • 1.

    De vergaderingen worden door aankondiging in een van gemeentewege uitgegeven elektronisch blad of door plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht.

  • 2.

    De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval:

    • a.

      de in het Forum geagendeerde onderwerpen;

    • b.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de Forumvergaderingen;

    • c.

      de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

    • d.

      de mogelijkheden tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 1:13.

Artikel 2:17 Opening vergadering; quorum

  • 1.

    De Forumvoorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien van meer dan de helft van de raadsfracties, als bedoeld in artikel 1:3 een vertegenwoordiger aanwezig is.

  • 2.

    Wanneer een kwartier na het vastgestelde aanvangstijdstip niet het vereiste aantal fracties vertegenwoordigd is, vervalt de vergadering en worden de geagendeerde onderwerpen aangehouden tot een volgende Forum- en raadsavond.

  • 3.

    De Forumgriffier legt de namen van de aanwezige fractieleden vast in een proces-verbaal ter vervanging van de verslaglegging van de vervallen Forumvergadering.

Artikel 2:18 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in Forumvergaderingen

  • 1.

    Burgers en belanghebbenden hebben, het recht om in een Forumvergadering:

    • a.

      hun zienswijze te geven;

    • b.

      hun belang ter zake te behartigen;

    • c.

      informatie te verschaffen.

  • 2.

    Het geven van de zienswijze, het behartigen van belangen of het verschaffen van informatie heeft plaats in de Forumvergadering waar het onderwerp aan de orde is.

  • 3.

    Indien over een niet geagendeerd onderwerp wordt gesproken gebeurt dit in de Technisch Blok vergadering, zoals bedoeld in artikel 2:3.

  • 4.

    De Forumvoorzitter verleent burgers en belanghebbenden in principe aan het begin van de Forumvergadering het woord.

  • 5.

    Wanneer de Forumvoorzitter het in het belang van de orde van de Forumvergadering acht kan hij besluiten burgers en belanghebbenden het woord te verlenen op een door hem te bepalen moment en voor een door hem te bepalen tijdsduur in de Forumvergadering.

  • 6.

    De Forumvoorzitter verleent burgers en belanghebbenden het woord in de volgorde die hij in het belang van de orde van de Forumvergadering acht.

  • 7.

    Het woord kan door burgers of belanghebbenden niet gevoerd worden over:

    • a.

      een reeds door het gemeentebestuur genomen besluit waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

    • b.

      benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

  • 8.

    Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam, adres en telefoonnummer.

  • 9.

    Alle burgers en belanghebbenden die zich tijdig hebben aangemeld voor het spreekrecht en ook bij aanvang van de Forumvergadering aanwezig zijn worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld het woord te voeren.

  • 10.

    Indien een onderwerp in de drie maanden voorafgaand aan de Forumvergadering al eerder in het Forum aan de orde is geweest, kan de voorzitter een burger of belanghebbende zijn inbreng laten beperken tot in de tussentijd nieuw bekend geworden feiten en omstandigheden.

Artikel 2:19 Verslaglegging van Forumvergaderingen

  • 1.

    De verslaglegging van Forumvergaderingen kan, onder verantwoordelijkheid van de Forumgriffier, aan een notulist worden opgedragen.

  • 2.

    Van een beeldvormende en van een informerende Forumvergadering als bedoeld in artikel 2:4 wordt in de verslaglegging vastgelegd welke informatieve punten zijn ingebracht en/of besproken ten aanzien van een onderwerp dat aan de orde was, alsmede een zakelijke samenvatting van de inhoud van die punten.

  • 3.

    Van een oordeelsvormende Forumvergadering en van een adviserende Forumvergaderingals bedoeld in artikel 2:4 wordt in de verslaglegging per fractie vastgelegd welke opvattingen en (voorlopige) standpunten zijn ingebracht, alsmede een zakelijke samenvatting van de gevoerde discussie daarover. Het verslag van een oordeelsvormende Forumvergadering bevat tevens de op grond van artikel 2:4, lid 4 en 6 uitgebrachte adviezen.

  • 4.

    De verslaglegging bedoeld in het eerste lid bevat ten minste de namen van de Forumvoorzitter, de deelnemers aan de Forumvergadering, de Forumgriffier, de notulist, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de secretaris, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben.

  • 5.

    Van een presentatie als bedoeld in artikel 2:4 wordt een verslag gemaakt waarin de kern van de naar aanleiding van de presentatie gestelde vragen en bijbehorende antwoorden staan. De presentatie zal, indien deze beschikbaar is en zich daarvoor in redelijkheid leent, via de website worden ontsloten.

  • 6.

    Het ontwerpverslag van het Forum wordt, behoudens bijzondere omstandigheden, tijdig voor de daaropvolgende Forum- en raadsavond, gepubliceerd op de gemeentelijke website.

  • 7.

    De deelnemers aan het Forum, de Forumvoorzitter, de burgemeester, de wethouders en de personen die verder het woord hebben gevoerd, hebben het recht om per e-mail een concreet en inpasbaar tekstvoorstel tot wijziging van het verslag ten aanzien van hun eigen inbreng te doen, indien dit onjuistheden of onduidelijkheden bevat. Dit geschiedt per e-mail, uiterlijk de donderdag vóór het volgende Forum. Op de vrijdag vóór het volgende Forum wordt het verslag, nadat dit is aangepast naar aanleiding van de ontvangen wijzigingsvoorstellen, gepubliceerd op de gemeentelijke website.

  • 8.

    Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de Forumgriffier.

  • 9.

    Het verslag van het Forum wordt vastgesteld in het technisch blok als bedoeld in artikel 2:3

Artikel 2:20 Spreekregels in oordeelsvormende vergaderingen

  • 1.

    Een deelnemer, de burgemeester, een wethouder en de secretaris spreken in oordeelsvormende vergaderingen vanaf hun zitplaats of van de spreekplaats en richten zich tot de Forumvoorzitter.

  • 2.

    Aanwezige ambtelijke adviseurs kunnen op verzoek van de Forumvoorzitter vanaf hun zitplaats het woord voeren.

Artikel 2:21 Aantal spreektermijnen in oordeelsvormende Forumvergaderingen

  • 1.

    De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt tijdens oordeelsvormende vergaderingen in ten hoogste twee termijnen.

  • 2.

    Voorafgaand aan de eerste termijn inventariseert de voorzitter de beoogde inbreng van de fracties en bepaalt aan de hand daarvan de volgorde van de sprekers.

  • 3.

    Elke spreektermijn wordt door de Forumvoorzitter afgesloten.

  • 4.

    Een deelnemer mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 5.

    Bij de bepaling hoeveel malen een deelnemer over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend interrupties en het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 2:22 Voorstellen van orde in oordeelsvormende Forumvergaderingen

  • 1.

    De Forumvoorzitter en iedere deelnemer kan tijdens de oordeelsvormende vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2.

    Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de orde van de betreffende Forumvergadering.

  • 3.

    Over een voorstel van orde beslist de Forumvergadering terstond.

Artikel 2:23 Handhaving orde; schorsing

  • 1.

    Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de Forumvoorzitter het nodig oordeelt om hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

    • b.

      een deelnemer aan de vergadering hem interrumpeert; de Forumvoorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

  • 2.

    Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de Forumvoorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de Forumvoorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3.

    De Forumvoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

  • 4.

    De Forumvoorzitter is bevoegd om uitvoering te geven aan artikel 1:14, tweede lid.

Afdeling 3 Besloten Forumvergaderingen en geheimhouding

Artikel 2:24 Besloten Forumvergadering

  • 1.

    Het Presidium kan in het kader van zijn bevoegdheid op basis van artikel 1:8 lid, 1 onder a. besluiten tot het agenderen van een besloten Forumvergadering. Een Forumvoorzitter kan besluiten een openbare vergadering in beslotenheid te vervolgen.

  • 2.

    Bij een besloten Forumvergadering kunnen slechts aanwezig zijn de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, raadsleden, Forumleden die een verklaring hebben ondertekend als bedoeld in artikel 1:4, lid 4, de burgemeester, wethouders, de griffier, de gemeentesecretaris, alsmede ambtelijke adviseurs voor zover de Forumvoorzitter hun daartoe toestemming geeft.

  • 3.

    Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 2:25 Verslaglegging besloten Forumvergadering

  • 1.

    De verslaglegging van een besloten (deel van een) Forumvergadering vindt plaats in een apart (deel-) verslag en wordt ten kantore van de griffie ter inzage gelegd voor raadsleden, Forumleden die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in artikel 1:4 lid 4 hebben ondertekend en voor de overige personen die in de besloten vergadering aanwezig waren. Het besloten (deel-) van een Forumverslag wordt ook via het besloten deel van de gemeentelijke website ontsloten voor raadsleden en Forumleden die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in artikel 1:4 lid 4 hebben ondertekend.

  • 2.

    Het in het eerste lid bedoelde verslag wordt zo spoedig mogelijk in een daartoe door het Presidium te agenderen besloten gedeelte van een Technisch Blok, als bedoeld in artikel 2:3, vastgesteld. Ten aanzien van dit besloten gedeelte van het Technisch Blok is artikel 2:24 van overeenkomstige toepassing.

  • 3.

    Het betreffende verslag kan ook in een openbare Forumvergadering worden vastgesteld, indien geen der leden, desgevraagd door de Forumvoorzitter, daarover het woord wenst.

Artikel 2:26 Geheimhouding na een besloten Forumvergadering

  • 1.

    Voor de sluiting van een besloten Forumvergadering beslist de vergadering of geheimhouding zal worden opgelegd omtrent:

    • a.

      de inhoud van aan de Forumvergadering overlegde stukken;

    • b.

      hetgeen is behandeld.

  • 2.

    De geheimhouding omtrent de inhoud van stukken waarvoor door een Forumvergadering geheimhouding is opgelegd of omtrent hetgeen is behandeld wordt in acht genomen totdat deze door een Forumvergadering of door de raad is opgeheven.

  • 3.

    Artikel 25 lid 4 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de geheimhouding voor zover die tijdens een Forumvergadering is opgelegd.

Artikel 2:27 Opheffing geheimhouding door de raad

De raad kan de door een Forumvergadering opgelegde geheimhouding omtrent de inhoud van aan de Forumvergadering overlegde stukken of omtrent hetgeen is behandeld opheffen.

HOOFDSTUK 3 DE RAADSVERGADERINGEN

Afdeling 1 Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen

Artikel 3:1 Oproep

  • 1.

    De voorzitter zendt tenminste vijf dagen voor een vergadering de raadsleden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

  • 2.

    De agenda en de bijbehorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden in een van gemeentewege uitgegeven elektronisch blad of via de gemeentelijke website ontsloten.

Artikel 3:2 Vergaderfrequentie

De voorzitter kan in bijzondere gevallen, in afwijking van artikel 1:11, een andere dag, aanvangsuur en eindtijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het Presidium.

Artikel 3:3 Agenda

  • 1.

    Voordat de oproep wordt verzonden, stelt het Presidium de voorlopige agenda van de vergadering vast.

  • 2.

    Iedere voorlopige agenda bevat een agendapunt ‘Rechtstreeks uit het Forum geagendeerde onderwerpen”, onder welk punt de raad bij de vaststelling van de agenda kan besluiten over de behandeling van onderwerpen als bedoeld in artikel 2:4, lid 6.

  • 3.

    In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

  • 4.

    Bij aanvang van de vergadering stelt de raad de agenda vast. Op voorstel van een raadslid of de voorzitter kan de raad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

  • 5.

    Wanneer de raad een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan hij het onderwerp verwijzen naar het Forum of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen.

  • 6.

    Op voorstel van een raadslid of van de voorzitter kan de raad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 3:4 De portefeuillehouder

  • 1.

    Voor de leden van het college en de gemeentesecretaris geldt een doorlopende uitnodiging om in de vergadering van de raad aanwezig te zijn. Op uitnodiging van de voorzitter kunnen zij aan de beraadslagingen deelnemen.

  • 2.

    Indien een portefeuillehouder wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

Artikel 3:5 De gemeentesecretaris

De raad kan het college verzoeken de gemeentesecretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement.

Artikel 3:6 Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd, danwel via de gemeentelijke website ontsloten. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving bedoeld in artikel 3:7. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, danwel via de gemeentelijke website worden ontsloten, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raadsleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

  • 2.

    Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

  • 3.

    Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffie en verleent deze de raadsleden en Forumleden inzage.

Artikel 3:7 Openbare kennisgeving

  • 1.

    De vergaderingen worden in een van gemeentewege uitgegeven elektronisch blad of door plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht.

  • 2.

    De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de geagendeerde onderwerpen;

    • b.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

    • c.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.

Afdeling 2 Orde van de vergadering

Artikel 3:8 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder raadslid onmiddellijk de presentielijst, waarop de raadsleden in genummerde volgorde zijn vermeld. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 3:9 Zitplaatsen

  • 1.

    De voorzitter, de raadsleden, de griffier, de leden van het college en de secretaris hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg in het Presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.

  • 2.

    Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het Presidium.

  • 3.

    De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor de overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

Artikel 3:10 Opening van de vergadering; quorum

  • 1.

    De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien het daarvoor door de wet vereiste aantal raadsleden blijkens de presentielijst aanwezig is.

  • 2.

    Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal raadsleden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet.

Artikel 3:11 Vaststelling van de agenda

  • 1.

    De raad stelt na de opening de agenda voor de betreffende raadsvergadering vast.

  • 2.

    Voorafgaand aan de beraadslagingen rond het eerste agendapunt waarmee na 23.00 wordt aangevangen, doet de voorzitter een ordevoorstel over de verdere afhandeling van de agenda van de betreffende raadsvergadering.

Artikel 3:12 Primus bij hoofdelijke stemming

Alvorens de aangekondigde onderwerpen aan de orde te stellen deelt de voorzitter mede, bij welk raadslid de hoofdelijke stemming zal beginnen. Daartoe wordt via loting een volgnummer getrokken; bij het raadslid met het corresponderende nummer op de presentielijst begint de hoofdelijke stemming.

Artikel 3:13 Vragen betreffende de actualiteit: vragenkwartiertje

  • 1.

    Op de agenda van iedere raadsvergadering wordt, direct na de opening, een agendapunt “vragenkwartiertje” opgenomen. Bij dit agendapunt kunnen raadsleden gedurende maximaal 15 minuten vragen stellen over de actualiteit die voor Zutphen van belang is.

  • 2.

    Voor het vragenkwartiertje gelden de volgende regels:

    • a.

      De voorzitter inventariseert bij aanvang van het vragenkwartiertje welke fracties vragen willen stellen en over welke onderwerpen.

    • b.

      De voorzitter bepaalt de volgorde van behandeling.

    • c.

      De vragen moeten kort en duidelijk geformuleerd worden.

    • d.

      De vragen worden terstond beantwoord; als dit niet mogelijk is dan wordt de vraag uiterlijk binnen een week schriftelijk beantwoord.

    • e.

      Na de beantwoording kan de vragensteller het woord verleend worden om een verhelderende vraag te stellen.

    • f.

      Tijdens het vragenkwartiertje worden geen interrupties toegestaan en kan geen verlof worden gevraagd tot het houden van een interpellatie, noch kunnen moties worden ingediend.

    • g.

      Op het vragenkwartiertje tijdens de raadsvergadering is de spreektijdregeling als bedoeld in artikel 3:20 van toepassing.

Artikel 3:14 Handelingen

  • 1.

    De ontwerp handelingen van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, gelijktijdig met de oproep via de gemeentelijke website ontsloten.

  • 2.

    Bij het begin van de vergadering worden, zoveel mogelijk, de handelingen van de vorige vergadering vastgesteld.

  • 3.

    De raadsleden, de voorzitter, de wethouders, de griffier en de secretaris hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de handelingen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor het vaststellen van de handelingen bij de griffier te worden ingediend.

  • 4.

    De handelingen moeten inhouden:

    • a.

      de namen van de voorzitter, de griffier, de secretaris, de wethouders en de ter vergadering aanwezige raadsleden, alsmede van de raadsleden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;

    • b.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • c.

      een woordelijke weergave van het gesprokene, met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

    • d.

      een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben moeten onthouden;

    • e.

      de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;

    • f.

      bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 3:23 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

  • 5.

    De handelingen worden opgesteld onder de zorg van de griffier.

  • 6.

    De vastgestelde handelingen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 3:15 Hamerstukken

  • 1.

    Indien de voorzitter vaststelt dat geen van de raadsleden over een geagendeerd voorstel het woord wenst te voeren, wordt het voorstel geacht zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming te zijn aangenomen.

  • 2.

    Voorstellen die overeenkomstig artikel 2:3 lid 1onder e in het Forum als vermoedelijk hamerstuk zijn behandeld, worden in de raad als hamerstuk geagendeerd, tenzij ten minste één der fracties in het Forum anders adviseert.

  • 3.

    Voordat in de raadsvergadering de hamer valt, kan een raadslid over een hamerstuk nog het woord vragen voor het afleggen van een stemverklaring.

Artikel 3:16 Ingekomen stukken

  • 1.

    Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst en door het Presidium voorzien van een afdoeningsadvies. Deze lijst wordt ter inzage gelegd.

  • 2.

    De raad stelt de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Artikel 3:17 Spreekregels

  • 1.

    De raadsleden en de overige aanwezigen spreken vanaf de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

  • 2.

    Indien een raadslid een spreker wil interrumperen, stelt hij zich op achter een interruptiemicrofoon.

  • 3.

    De leden van het college spreken vanaf de spreekplaats van het college en richten zich tot de voorzitter.

  • 4.

    Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de raadsleden en de overige aanwezigen vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 3:18 Volgorde sprekers

  • 1.

    Een raadslid voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

  • 2.

    De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer een raadslid het woord vraagt over de orde van de vergadering.

Artikel 3:19 Aantal spreektermijnen

  • 1.

    De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

  • 2.

    Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

  • 3.

    Een raadslid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4.

    Het derde lid is niet van toepassing op:

    • a.

      de rapporteur van een commissie;

    • b.

      het raadslid dat een (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat amendement, die motie of dat voorstel.

  • 5.

    Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 3:20 Spreektijd

  • 1.

    De voorzitter bepaalt, gehoord het Presidium, de spreektijd.

  • 2.

    Een raadslid kan een voorstel doen over de spreektijd van de raadsleden en de overige aanwezigen.

Artikel 3:21 Handhaving orde; schorsing

  • 1.

    Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

    • b.

      een raadslid hem interrumpeert; de voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

  • 2.

    Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 3:22 Beraadslaging

  • 1.

    De raad kan, op voorstel van de voorzitter of een raadslid, besluiten om over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2.

    Op verzoek van een raadslid of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen, teneinde het college of de raadsleden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 3:23 Deelname aan de beraadslaging door anderen

  • 1.

    De raad kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige raadsleden, de burgemeester, de portefeuillehouder, de secretaris en de griffier deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2.

    Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der raadsleden genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 3:24 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder raadslid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 3:25 Beslissing

  • 1.

    Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raad anders beslist.

  • 2.

    Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel, tenzij geen stemming wordt gevraagd.

  • 3.

    Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing.

Afdeling 3 Procedures bij stemmingen

Artikel 3:26 Algemene bepalingen over stemming

  • 1.

    De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

  • 2.

    In de vergadering aanwezige raadsleden kunnen aantekening in de handelingen vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben moeten onthouden.

  • 3.

    Indien door een of meer raadsleden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.

  • 4.

    De voorzitter (of de griffier) roept de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het raadslid dat daarvoor overeenkomstig artikel 3:12 is aangewezen. Vervolgens geschiedt de oproeping naar de volgorde van de presentielijst.

  • 5.

    Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig raadslid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen.

  • 6.

    De raadsleden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

  • 7.

    Heeft een raadslid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende raadslid gestemd heeft. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist. In de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.

  • 8.

    De voorzitter deelt na afloop van de stemming de uitslag mee, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 3:27 Stemming over amendementen en moties

  • 1.

    Indien een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd.

  • 2.

    Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement.

  • 3.

    Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerst in stemming wordt gebracht.

  • 4.

    Indien aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie.

Artikel 3:28 Stemming over personen

  • 1.

    Wanneer een stemming over personen voor het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling moet plaatshebben, benoemt de voorzitter twee raadsleden tot stembureau.

  • 2.

    Ieder ter vergadering aanwezig raadslid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren. De stembriefjes dienen identiek te zijn.

  • 3.

    Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

  • 4.

    Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal raadsleden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

  • 5.

    Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30, lid 1. van de Gemeentewet worden raadsleden die wel hebben deelgenomen aan de stemming als bedoeld in artikel 28 lid 2 van de Gemeentewet, maar die niet een behoorlijk ingevuld stembriefje als bedoeld in artikel 30, lid 2 Gemeentewet hebben ingeleverd, geacht geen stem te hebben uitgebracht. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:

    • a.

      een blanco ingevuld stembriefje;

    • b.

      een ondertekend stembriefje;

    • c.

      een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

    • d.

      een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

    • e.

      een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

  • 6.

    In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van de voorzitter.

  • 7.

    Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

Artikel 3:29 Herstemming over personen

  • 1.

    Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

  • 2.

    Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

  • 3.

    Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 3:30 Beslissing door het lot

  • 1.

    Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

  • 2.

    Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

  • 3.

    Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Afdeling 4 Rechten van de raadsleden

Artikel 3:31 Amendementen

  • 1.

    Ieder raadslid kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerde concept raadsbeslissing in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door raadsleden, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.

  • 2.

    Ieder raadslid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat door een raadslid is ingediend, een wijziging voor te stellen (subamendement).

  • 3.

    Elk (sub)amendement en elk voorstel moet, om in behandeling genomen te kunnen worden, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter – met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde – oordeelt, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

  • 4.

    Intrekking, door de indiener(s), van het (sub)amendement is mogelijk, totdat de besluitvorming door de raad heeft plaatsgevonden.

  • 5.

    Het is niet mogelijk om een burgerinitiatiefvoorstel te amenderen.

Artikel 3:32 Moties

  • 1.

    Ieder raadslid kan ter vergadering een motie indienen.

  • 2.

    Een motie moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

  • 3.

    Overeenkomstig artikel 2:13 onder 2 wordt een ingediende motie, alvorens de raad hierover een besluit neemt, ten minste in één Forumvergadering besproken, tenzij de raad besluit de motie onmiddellijk na indiening te behandelen.

  • 4.

    Het raadslid of de raadsleden die een motie heeft (hebben) ingediend, heeft (hebben) het recht deze motie tijdens een vergadering van de raad:

    • a.

      in te trekken;

    • b.

      aan te houden tot een volgende raadsvergadering. Een ingetrokken motie is niet langer aan de orde.

  • 5.

    Een aangehouden motie wordt geacht te zijn ingetrokken, indien de indiener(s) daarop in de vijf vergaderingen, volgend op de vergadering waarin de motie werd ingediend, niet terugkomt (-komen).

  • 6.

    Over een motie van afkeuring of een motie van wantrouwen wordt een besluit genomen in de vergadering waarin zij is ingediend.

  • 7.

    De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp of voorstel vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp of voorstel plaats.

  • 8.

    De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

Artikel 3:33 Voorstellen van orde

  • 1.

    De voorzitter en ieder raadslid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2.

    Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

  • 3.

    Over een voorstel van orde beslist de raad terstond.

Artikel 3:34 Initiatiefvoorstellen

  • 1.

    Een initiatiefvoorstel moet, om in behandeling genomen te kunnen worden, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

  • 2.

    Het Presidium plaatst het voorstel op de agenda van het eerstvolgende Forum, tenzij de oproep hiervoor reeds gepubliceerd is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van het daaropvolgende Forum geplaatst.

  • 3.

    De raad kan het initiatiefvoorstel ook direct op de agenda van de raadsvergadering plaatsen, indien hij van mening is dat de behandeling tezamen met een ander voor die raadsvergadering geagendeerd voorstel of onderwerp dient plaats te vinden of het anderszins wenselijk is om het initiatiefvoorstel te behandelen.

  • 4.

    De raad kan voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een voorstel, niet zijnde een voorstel voor een verordening.

Artikel 3:35 Collegevoorstellen

  • 1.

    Een voorstel voor een verordening of een ander voorstel van het college aan de raad, dat vermeld staat op de agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

  • 2.

    Indien de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college moet worden gezonden, bepaalt de raad óf, en zo ja, in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 3:36 Interpellaties

  • 1.

    Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, tenminste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen.

  • 2.

    De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.

  • 3.

    De interpellant voert niet meer dan tweemaal het woord, de overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet meer dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

Artikel 3:37 Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester

  • 1.

    Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. De vragen worden schriftelijk beantwoord, tenzij daarin is aangegeven dat mondelinge beantwoording wordt verlangd.

  • 2.

    De vragen worden via de griffie bij de voorzitter van de raad ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college worden gebracht.

  • 3.

    Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt zo mogelijk plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.

  • 4.

    De antwoorden van het college worden door de griffie zo spoedig mogelijk via de gemeentelijke website ontsloten voor de raad, tenzij er sprake is van mondelinge beantwoording zoals bedoeld in het eerste lid.

  • 5.

    De vragen en antwoorden worden gelijktijdig met de stukken als bedoeld in artikel 3:16 voor de raad ter inzage gelegd, danwel via de gemeentelijke website ontsloten.

  • 6.

    De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

Artikel 3:38 Inlichtingen

  • 1.

    Indien een raadslid over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe schriftelijk ingediend bij het college of de burgemeester.

  • 2.

    Een afschrift van dit verzoek wordt door de indiener toegezonden aan de raad.

  • 3.

    De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daarop volgende vergadering gegeven.

  • 4.

    De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

Artikel 3:39 Hoorzitting

  • 1.

    De raad kan, op voorstel van de voorzitter of één of meer raadsleden, besluiten een hoorzitting te houden.

  • 2.

    Per hoorzitting wordt de procedure door het Presidium vastgesteld.

Artikel 3:40 In ontvangst nemen van petities

  • 1.

    De raad en afzonderlijke raadsleden kunnen in een raadsvergadering petities van burgers in ontvangst nemen. Daartoe wordt bij de vaststelling van de agenda een agendapunt ingelast.

  • 2.

    Burgers of groepen van burgers die een petitie willen aanbieden, doen hiervan uiterlijk om 16.30 uur van de dag waarop de raadsvergadering plaatsvindt mededeling aan de griffier.

  • 3.

    Een petitie wordt in ontvangst genomen door:

    • a.

      de voorzitter, indien de petitie aan de raad is gericht;

    • b.

      de betreffende fractievoorzitter of diens vervanger, indien de petitie aan een fractie is gericht;

    • c.

      het betreffende raadslid, als de petitie aan dat raadslid is gericht.

  • 4.

    Het agendapunt waarbij de petitie in ontvangst wordt genomen heeft een maximale tijdsduur van 10 minuten.

  • 5.

    De voorzitter kan weigeren het aanbieden van een petitie in de vergadering toe te laten indien hij van mening is dat de handtekeningen onder de petitie geen blijk geven van voldoende representativiteit bij het onderhavige onderwerp.

Afdeling 5 Voorjaarsnota, begroting en rekening

Artikel 3:41 Procedure voorjaarsnota en begroting

Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding, het onderzoek en de behandeling van de voorjaarsnota en de begroting, alsmede de vaststelling van de begroting volgens een procedure die het Presidium vaststelt.

Artikel 3:42 Procedure jaarrekening

Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding en het onderzoek van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit volgens een procedure die de raad, gehoord de Rekenkamercommissie die dienaangaande als onderzoekscommissie optreedt, vaststelt.

Afdeling 6 Lidmaatschap van andere organisaties

Artikel 3:43 Verslag; verantwoording

  • 1.

    Een raadslid, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken òf voor het sluiten van de vergadering) verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar het Forum.

  • 2.

    Ieder raadslid kan aan een persoon als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen, vastgesteld in artikel 3:37, zijn van overeenkomstige toepassing.

  • 3.

    Wanneer een raadslid een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 3:38, zijn van overeenkomstige toepassing.

  • 4.

    Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn raadsleden heeft benoemd.

Afdeling 7 Besloten vergadering

Artikel 3:44 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 3:45 Handelingen

  • 1.

    De handelingen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitend ten kantore van de griffie voor de raadsleden en Forumleden die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in artikel 1:4 lid 4 hebben ondertekend ter inzage.

  • 2.

    Deze handelingen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

  • 3.

    De handelingen kunnen ook in een openbare vergadering worden vastgesteld, indien geen der raadsleden, desgevraagd door de voorzitter, daarover het woord wenst.

  • 4.

    Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze handelingen. De vastgestelde handelingen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 3:46 Geheimhouding

Voor de afloop van een besloten vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 3:47 Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 4:1 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 4:2 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013”.

Artikel 4:3 Inwerkingtreding

  • 1.

    Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2013.

  • 2.

    Op dat tijdstip vervalt het “Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Forum en raad van de gemeente Zutphen 2007”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen,

gehouden op: 17 december 2012

De voorzitter, de griffier,

Toelichting op het Reglement van orde

ALGEMEEN

Het reglement van orde is opgesteld naar aanleiding van de per 1 augustus 2006 ingevoerde werkwijze van de raad. Globaal lijkt de Zutphense werkwijze weliswaar op die van andere gemeenten, maar in de details is zij uniek. Daarom is het reglement op maat gemaakt.

 

Het Reglement van Orde bestaat uit drie hoofdstukken, namelijk

  • 1.

    ‘Algemene bepalingen’ Hierin staan de bepalingen die betrekking hebben op het gehele functioneren van de raad.

  • 2.

    ‘Het Forum’ Hierin staan de bepalingen waarin het Forum wordt gereglementeerd.

  • 3.

    ‘De raad’ Hierin staan de bepalingen die betrekking hebben op de werkwijze en vergaderingen van de raad.

 

Nadat de eerste ervaringen met de ingevoerde werkwijze waren opgedaan heeft in 2007 een eerste actualisatie van het reglement plaatsgevonden. In de afgelopen jaren zijn verdere onduidelijkheden en onvolkomenheden aan het licht gekomen, nieuwe wensen opgekomen en ook gebruiken gewijzigd. De aanpassingen op voornoemde vlakken en de benodigde aanpassingen in verband met de invoering van een digitale / papierarme werkwijze van de raad zijn in deze versie van het reglement verwerkt.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

 

HOOFDSTUK 1

 

Afdeling 1 - Begripsomschrijvingen

 

Artikel 1:1

Een aantal termen en begrippen dat in de verordening voorkomt wordt hier gedefinieerd.

Afdeling 2 - De raad en zijn organen

 

Het begrip ‘organen’ moet hier in ruime zin worden opgevat, namelijk de te onderscheiden personen en groepen. Het betreft niet noodzakelijk bestuursorganen in de zin van de Awb.

 

Artikel 1:2 en 1:3

Wanneer zich een situatie als omschreven in artikel 1:3 lid 3 onder a. voordoet blijft de indeling van de raadzaal ongewijzigd totdat de voorzitter ex artikel 3:9 de indeling wijzigt.

Deze artikelen zijn verder gebaseerd op de Kieswet en de Gemeentewet. Ze zijn ontleend aan de modelverordening van de VNG.

 

Artikel 1:4

Forumleden zijn door de raad benoemde personen, die bij de laatste verkiezingen op een kandidatenlijst hebben gestaan. In Zutphen draaien de Forumleden zoveel mogelijk mee in het raadswerk, mits zij een verklaring van geheimhouding ondertekenen. Zij worden dan ook op veel plaatsen in het Reglement van Orde genoemd. Zij zijn echter geen raadslid, en kunnen dus ook niet deelnemen aan de raadsvergaderingen.

Lid 6 van dit artikel is opgenomen om te voorkomen dat er in enige verordening nog gesproken wordt over commissieleden, waar eigenlijk Forumlid had moeten staan. Het is de bedoeling dat de betreffende verordeningen worden aangepast. Zolang dit niet is gebeurd, worden commissieleden en Forumleden zo veel mogelijk gelijkgesteld, met uitzondering van de financiële vergoedingen, omdat daarvoor een aparte regeling is getroffen.

 

Artikel 1:5

De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In het gewijzigde artikel 77 eerste lid, Gemeentewet, is bepaald dat het oudste raadslid in anciënniteit het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer.

De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

 

Artikel 1:6

De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen.

In verband met artikel 22 Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

 

Artikel 1:7 en 1:8

Deze artikelen geven de samenstelling en de aard en de taak van het Presidium aan. De taken van het Presidium zijn limitatief opgesomd. Het is niet de bedoeling dat het Presidium een rol krijgt in de besluitvorming van de raad of de inhoudelijke voorbereiding daarvan. Dat zou zich ook niet verdragen met het besloten karakter.

Het tweede lid van artikel 1:8 geeft het Presidium echter wel weer ruimte om initiatieven te nemen.

Afdeling 3 - Forum- en raadsvergaderinge

 

Artikel 1:9 en 1:10

Deze twee artikelen vormen de kern van de werkzaamheden die in het Forum en de raad worden gedaan, namelijk het ‘voorbereiden’ respectievelijk het ‘nemen’ van beslissingen. Het voorbereiden gebeurt in het Forum, het nemen van de beslissing in de raad. Maar volgens lid 3 van artikel 1:10 kan de raad altijd beslissen om ook de voorbereiding van een beslissing in de raad te laten plaatsvinden.

De voorbereiding van beslissingen door het Forum wordt in hoofdstuk 2 uitgewerkt. Het nemen van beslissingen door de raad wordt in hoofdstuk 3 uitgewerkt.

Met opzet wordt er gesproken van ‘beslissingen’. Het begrip ‘besluit’ heeft een specifiekere betekenis, die daaraan door de Algemene wet bestuursrecht (artikel 1:3, lid 1) wordt toegekend.

 

Artikel 1:11 en 1:12

In deze artikelen wordt geregeld dat Forum en raad op één avond plaatsvinden, en wel de maandagavond van de oneven weken. Dat wil dus zeggen: eenmaal per twee weken.

Er kunnen, overeenkomstig artikel 2:2 lid 3 ook speciale Forumvergaderingen worden georganiseerd op andere plaatsen en tijdstippen.

De griffie is belast met de praktische organisatie.

Afdeling 4 - Burgers, belanghebbenden en pers

 

Artikel 1:13

Eén van de redenen voor het kiezen van een nieuwe werkwijze was het streven naar een grotere betrokkenheid van de bevolking bij het werk van de raad. Daarom wordt aan de participatie van burgers de nodige aandacht besteed. Hierbij is de leidende gedachte, dat inspraak van burgers en belanghebbenden moet plaatsvinden in een fase van het besluitvormingsproces waarin nog daadwerkelijk invloed mogelijk is. Om die reden is het spreekrecht in de raadsvergadering afgeschaft, aangezien op dat moment de standpunten van de fracties al zo goed als vastliggen en de inspraak dan feitelijk een ritueel karakter heeft.

In alle Forumvergaderingen behalve de beeldvormende, hebben burgers een formeel spreekrecht.

In beeldvormende vergaderingen, waarin de fracties informatie verzamelen voor hun standpuntbepaling, is er echter sprake van een zeer laagdrempelig spreekrecht. Burgers en belanghebbenden kunnen, binnen de grenzen van de vergaderorde die de voorzitter stelt, vrij aan de vergadering deelnemen.

Een en ander is geregeld in artikel 2:18, waarnaar in artikel 1:13 wordt verwezen.

 

Artikel 1:14 - 1:16

Deze artikelen betreffen vrij gebruikelijke ordemaatregelen.

HOOFDSTUK 2 - HET FORUM

 

Afdeling 1 - Aard, samenstelling en taken van Forumvergaderingen

 

Artikel 2:1

Dit artikel regelt in kort bestek het bestaan van het Forum en de soorten Forumvergaderingen die mogelijk zijn. Het is de bedoeling dat iedereen precies weet waar hij qua tijdstippen en aard van de vergadering aan toe is. Forumvergaderingen zijn dan ook strak in de tijd gepland. Ze kunnen en mogen niet uitlopen. Ter bewaking daarvan klinkt een geluidssignaal. Zodra de tijd om is - overigens ongeacht of het signaal ook daadwerkelijk heeft geklonken - wordt de vergadering gesloten. Als de taak van de vergadering nog niet was afgerond, dan zal er in een volgend Forum een vervolg moeten plaatsvinden.

 

Artikel 2:2

In dit artikel wordt bepaald, dat er verschillende typen Forumvergaderingen mogelijk zijn, namelijk beeldvormende, oordeelsvormende, adviserende en informerende vergaderingen en presentaties. De aard van de Forumvergadering wordt op de agenda vermeld. De verschillende typen Forumvergaderingen worden in de artikelen 2:4 tot en met 2:6 nader uitgewerkt.

 

Artikel 2:3

In principe vindt iedere reguliere vergadercyclus een speciale Forumvergadering plaats onder de titel ‘Technisch Blok’ plaats. Deze bijeenkomst wordt gebruikt om allerlei specifieke handelingen mogelijk te maken. Het gaat dan over:

  • ·

    de vaststelling van het verslag van vorige Forumvergaderingen;

  • ·

    spreekrecht voor burgers over zaken die niet aan de orde zijn;

  • ·

    mededelingen van het college in het kader van de actieve informatieplicht;

  • ·

    eventuele aankondiging van moties en amendementen door fracties

  • ·

    de behandeling van voorstellen die door het Presidium als vermoedelijke hamerstukken zijn aangemerkt.

Het artikel geeft voorts de volgorde aan waarin deze zaken worden afgehandeld.

 

Artikel 2:4

In dit artikel worden de diverse typen Forumvergaderingen uiteengezet.

In dit artikel wordt voorts de oordeelsvormend vergadering nader geregeld. Het doel van een oordeelsvormende vergadering is, dat de fracties zich - zoals de term zegt - een oordeel vormen over het onderwerp en dit met de andere fracties uitwisselen. De inspraak van burgers in deze vergadering is: 4 minuten spreektijd per inspreker, tot maximaal 20 minuten in totaal.

Het advies dat voorzitter van de Forumvergadering kan uitbrengen is gelimiteerd tot de drie genoemde mogelijkheden. Het Presidium neemt dit advies ter harte bij het bepalen van de vervolgbehandeling.

In bijzondere gevallen kan een voorstel nog diezelfde avond ter besluitvorming in de raad worden behandeld.

 

Artikel 2:5

Voor een beeldvormende Forumvergadering gelden enkele aparte regels. Het doel van de beeldvormende vergadering is informatieverzameling door de raadsfracties. De fracties mogen in dit stadium nog geen oordeel geven over het onderwerp dat aan de orde is.

Burgers hebben een laagdrempelige mogelijkheid om hun inbreng te hebben, want zij kunnen deelnemen aan de vergadering, mits zij zich voor 16.30 uur hebben aangemeld en mits zij zich houden aan de aanwijzingen van de voorzitter. Ook het college kan, bestuurlijk dan wel ambtelijk, aan de beeldvormende vergadering deelnemen.

 

Artikel 2:6

Een speciale regeling is opgenomen voor het houden van presentaties. Met name over de mogelijkheid van presentaties door raadsfracties bestond onvoldoende duidelijkheid. Deze duidelijk is nu geschapen:

  • ·

    het college / de burgemeester kan altijd presentaties (laten) houden, mits die gaan over het gemeentelijke beleid;

  • ·

    raadsleden en Forumleden kunnen een presentatie houden voor zover die gaat over een ingediend of binnenkort in te dienen initiatiefvoorstel of motie;

  • ·

    door met de gemeente verbonden partijen, zoals bijvoorbeeld gesubsidieerde instellingen, kunnen een presentatie houden voor zover het Presidium daar (via de agendavaststelling) toe besluit.

Presentaties kunnen ook in beslotenheid worden gehouden, waarna kan worden besloten tot oplegging van geheimhouding (zie afdeling 3 van hoofdstuk 2 van deze verordening).

 

Artikelen 2:7 t/m 2:12

Deze artikelen regelen in praktische zin de organisatie, de frequentie en de samenstelling van Forumvergaderingen. Het Presidium bepaalt de planning van de vergaderingen. Wijziging van onderwerp of tijdstip is niet mogelijk, maar wel kan van vergaderlocatie worden gewijzigd als bijvoorbeeld veel publiek wordt verwacht en een grotere vergaderruimte wordt ingezet..

Belangrijk is dat er één lid vanuit elke fractie - dat mag dus ook een Forumlid zijn - aanwezig is, die namens de fractie spreekt. Een uitzondering hierop is echter mogelijk.

 

Artikel 2:10

Dit artikel geeft voorschriften over het Forumvoorzitterschap, inclusief de taken van de Forumvoorzitter. Tenslotte wordt de aanwezigheid van de Forumgriffiers, de griffier, het college en de gemeentesecretaris geregeld.

 

Artikel 2:13

De taken van het Forum zijn limitatief opgesomd. Hierbij is aansluiting gezocht bij de taken van raadscommissies zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. Het Forum is overigens nadrukkelijk geen commissie in de zin van de Gemeentewet. De algemene taak van het Forum staat in lid 4, namelijk het voorbereiden van de besluitvorming in de raadsvergadering. Dat kan door het uitbrengen van advies over voorstellen, moties, amendementen. Ook het voeren van overleg met het college behoort tot de taak van het Forum. De taken van het zogenoemde Technisch Blok (artikel 2:3) worden geacht te vallen onder de noemer ‘voorbereiden van de raadsvergadering’.

 

Artikel 2:14 t/m 2:16

Deze artikelen geven regels voor de voorbereiding van Forumvergaderingen. Ze spreken voor zichzelf.

Artikel 2:15 lid 3 kan wellicht vragen oproepen. De inzage van geheime stukken ter griffie kan gebeuren door personen die op grond van artikel 2:24 lid 2 bevoegd zijn om een besloten Forumvergadering bij te wonen, dus ongeacht of ze aanwezig (zullen) zijn. Dat zijn dus alle raadsleden en alle Forumleden, voor zover deze laatsten een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

 

Artikelen 2:17 t/m 2:23

Deze artikelen regelen de orde van Forumvergaderingen. Ze sluiten gedeeltelijk aan bij de orde voor voormalige raadscommissies.

Een belangrijk artikel is artikel 2:18, waarin het spreekrecht voor burgers en belanghebbenden wordt geregeld. Voor alle spreekrecht geldt dat burgers en belanghebbenden - die dus ook van buiten Zutphen afkomstig kunnen zijn - hun zienswijze kunnen geven en hun belang kunnen behartigen. Uitzonderingen hierop staan in lid 7 en lid 10.

Vervolgens wordt voor de vorm van het spreekrecht onderscheid gemaakt in beeldvormende en overige Forumvergaderingen. In beeldvormende vergaderingen kan het publiek mee-vergaderen binnen de grenzen die de voorzitter stelt. In andere Forumvergaderingen is het spreekrecht meer gereguleerd, ongeveer zoals in de voormalige commissievergaderingen.

De verslaglegging van de verschillende Forumvergaderingen en presentaties is eveneens verschillend. Een en ander is in artikel 2:19 geregeld.

De vaststelling van het Forumverslag, dat één samengesteld verslag van alle Forumvergaderingen is, gebeurt in het Technisch Blok.

Voor oordeelsvormende vergaderingen geldt dat zij meer gereguleerd zijn dan beeldvormende vergaderingen. Daarvoor wordt vervolgens een aantal regels gegeven voor het spreken, voor voorstellen van orde en voor handhaving van de orde door de voorzitter.

 

Artikelen 2:24 t/m 2:27

Het onderwerp ‘besloten vergaderen’ en ‘geheimhouding’ is op zich tamelijk gecompliceerd. De algemene verplichting tot geheimhouding is vastgelegd in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Verder geeft de Gemeentewet hiervoor regels, die echter uitgaan van de raad en van raadscommissies.

Lastig wordt het dus, omdat onze gemeente geen commissies meer kent. De voorschriften voor geheimhouding in het Forum zijn analoog aan die van raadscommissies. Artikel 2:26, lid 3 verklaart de betreffende bepalingen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Samengevat kan er een besloten (deel van een) Forumvergadering worden gehouden, waarin geheimhouding kan worden opgelegd aan de aanwezigen. Raadsleden en Forumleden die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in artikel 1:4 hebben getekend mogen kennis nemen van het verslag van besloten Forumvergaderingen. Verslag van besloten Forumvergaderingen worden vastgesteld in een besloten Technisch Blok. Ook kan het verslag worden vastgesteld in een openbare Forumvergadering, mits geen van de leden er het woord over vraagt.

Door een Forumvergadering opgelegde geheimhouding omtrent de inhoud van aldaar als vertrouwelijk aangemerkte stukken of omtrent hetgeen in die vergadering is behandeld kan door een Forumvergadering of door de raad worden opgeheven.

Geheimhouding kan op grond van de Gemeentewet altijd worden opgeheven door de raad. Door de raad opgelegde of bekrachtigde geheimhouding inzake vertrouwelijke stukken of het besprokene kan uiteraard niet door het Forum worden opgeheven.

Wie de geheimhouding schendt, kan vervolgd worden op basis van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

HOOFDSTUK 3 - DE RAAD

Zowel de artikelen van dit hoofdstuk als de toelichtingen daarop zijn voor een belangrijk deel ontleend aan de modelverordening van de VNG.

Afdeling 1 - Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen

 

Artikel 3:1

Raadsleden horen op tijd op de hoogte te worden gebracht van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Tegelijkertijd worden ook de voorlopige agenda en de stukken ontsloten via de gemeentelijke website.

 

Artikel 3:2

Voor het vergadersysteem van de raad zijn de vergaderavonden in artikel 1:11 vastgelegd. De voorzitter is bevoegd om hierop uitzonderingen te maken.

 

Artikel 3:3

Het Presidium bepaalt hoe de agenda’s eruit komen te zien. Dit is echter een voorlopige vaststelling van de agenda, want de raad stelt die pas in zijn vergadering definitief vast.

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteit van de dag. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende raadsagenda vaststellen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering.

Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Individuele raadsleden kunnen via hun fractievoorzitter in het Presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Zij kunnen echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Als de raad niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp dan is het niet verantwoord dat de raad zich op hoofdlijnen over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval heeft de raad de mogelijkheid, dat de raad het onderwerp naar een Forumvergadering verwijst of aan het college nadere inlichtingen of advies vraagt.

Het laatste lid regelt dat op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter de raad de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen.

 

Artikel 3:4

Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat portefeuillehouders door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit laat onverlet dat voor hen een doorlopende uitnodiging geldt.

 

Artikel 3:5

De gemeentesecretaris houdt zich voornamelijk bezig met de ondersteuning van het college en het leiden van de ambtelijke organisatie. In het kader van die twee taken kan het tevens wenselijk zijn dat de gemeentesecretaris deelneemt aan de beraadslagingen van de raad. De gemeentesecretaris wordt echter benoemd en ontslagen door het college. Dit houdt in dat de raad de gemeentesecretaris niet kan dwingen om in de raad aanwezig te zijn. De raad zal het college moeten verzoeken of het college de gemeentesecretaris opdraagt in de vergadering aanwezig te zijn om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op deze wijze kan de raad onder meer een beroep doen op kennis en informatie, die de gemeentesecretaris bezit of kan de gemeentesecretaris bijvoorbeeld deelnemen aan een discussie over het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

Voor de leden van het college en voor de gemeentesecretaris geldt een doorlopende uitnodiging voor het bijwonen van de raadsvergaderingen. Die doorlopende uitnodiging houdt in dat de collegeleden en de gemeentesecretaris de vergaderingen altijd bij kunnen wonen, maar daartoe niet verplicht zijn. Voor het geval de aanwezigheid van de gemeentesecretaris uitdrukkelijk gewenst is, is dit artikel opgenomen.

 

Artikel 3:6

In dit artikel gaat het enerzijds om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan vaak in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.) en anderzijds om geheime stukken.

 

Artikel 3:7

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij gemeentebrede ontwikkelingen.

Afdeling 2 - Orde van de vergadering

 

Artikel 3:8

De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.

 

Artikel 3:9

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3:10

De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste aantal leden niet op komt dagen.

 

Artikel 3:11

In dit artikel wordt nog eens expliciet vastgelegd, dat de raad bij aanvang van de vergadering elke wijziging in de agenda kan aanbrengen die hij nodig oordeelt. Dit gebeurt uiteraard bij meerderheid van stemmen. Verder wordt vastgelegd dat de voorzitter na 23.00 een ordevoorstel doet over de verdere afhandeling van de agenda.

 

Artikel 3:12

Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van hoofdelijk stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering. Deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing.

 

Artikel 3:13

Na een tijdje te hebben geëxperimenteerd met het vragenkwartiertje in het Forum, is besloten het terug naar de raadsvergadering te brengen. Dit artikel stelt daarvoor de regels.

 

Artikel 3:14

Het recht om aanpassing van de handelingen voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan het raadslid en de wethouder, die bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig waren. Het is aan de raad om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor bezwaar en beroep (aldus een uitspraak van de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State).

 

Artikel 3:15

Eén van de doelstellingen van de nieuwe werkwijze van de raad is, dat de raadsvergadering efficiënter en daardoor ook korter wordt, aangezien de stukken uitgebreid zijn voorbereid in het Forum. Het is dan ook niet de bedoeling dat discussies uit het Forum in de raad worden overgedaan.

Het Forum formuleert conform artikel 2:4 lid 4 een advies aan de raad, en geeft daarbij aan of een onderwerp voldoende is besproken. Als dit het geval is, dan zal het als regel in de raad als hamerstuk afgehandeld worden.

 

Artikel 3:16

Omtrent de (aan de raad gerichte) ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dan dient dit op de gebruikelijke wijze, dus via het Forum, te worden voorbereid.

 

Artikel 3:17

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3:18

Het gaat hierbij niet om interrupties (zie artikel 3:21).

 

Artikel 3:19

Dit artikel is alleen van toepassing als het Forum heeft geadviseerd dat het onderwerp aldaar voldoende besproken is, maar dat er nog debat in de raad moet plaatsvinden.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp. Een dergelijke motie is doorgaans reeds aan de orde geweest in het Forum (artikel 2:13 onder 1).

 

Artikel 3:20

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3:21

De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Artikel 3:21 is slechts een aanvulling op de Gemeentewet.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar de artikelen 1:14 tot en met 1:16 van dit reglement.

 

Artikel 3:22

Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 3:19).

 

Artikel 3:23

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht.

 

Artikel 3:24

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden alle gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden tot de stemming begint.

 

Artikel 3:25

Deze bepaling beoogt niet meer dan vast te leggen dat ook nog een beslissing over het voorstel (indien een amendement is aangenomen, in zijn geamendeerde vorm) moet worden genomen.

Afdeling 3 - Procedures bij stemmingen

 

Artikel 3:26

Indien een lid te kennen geeft hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

De regeling in het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 3:12.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Dit is overigens alleen mogelijk als er een vacature is of als een lid zich van stemming heeft moeten onthouden. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

 

Artikel 3:27

Voor meer informatie over een amendement of een motie (betekenis, indiening e.d.) wordt verwezen naar de artikelen 1:1, 3:31 en 3:32 van dit reglement. Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond.

Bij een motie over een niet geagendeerd onderwerp (‘vreemd aan de orde van de dag’) geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.

 

Artikel 3:28

De Gemeentewet geeft aan, dat over benoemingen (niet ontslag) van personen of het opstellen van een voordracht of aanbeveling schriftelijk moet worden gestemd (artikel 31 van de Gemeentewet).

Een voordracht is voor de raad bindend; de raad heeft slechts keus tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan de raad mag afwijken. Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe zittingsperiode) zou een gecombineerd stembiljet kunnen worden ontworpen.

In het vijfde lid wordt aangesloten bij het bepaalde in artikel 30 lid 2 van de Gemeentewet. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld en daarom wel in dit reglement.

 

Artikel 3:29

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3:30

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Afdeling 4 - Rechten van leden

 

Artikel 3:31

Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op een conceptbeslissing van het college of initiatiefvoorstel voorstellen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 3:19 lid 1).

Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 3:27. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.

Leden van de raad kunnen een burgerinitiatiefvoorstel niet amenderen, want dat strookt niet met de aard van de burgerinitiatiefregeling. Het is immers niet bekend of de indiener van het burgerinitiatief nog achter dat voorstel staat als dat geamendeerd wordt.

 

Artikel 3:32

Een motie is een voorstel tot het doen van een raadsuitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard) of het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen. Een motie betreft dus niet een besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken, of zelfs door de raad ontslagen worden (artikel 49 Gemeentewet).

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen.

Elke motie wordt als regel één keer in een Forumvergadering voorbereid, alvorens de raad erover besluit. In spoedeisende gevallen kan de raad ook besluiten om deze te behandelen in dezelfde vergadering waarin zij is ingediend.

Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp in de raad geldt, dat deze kan worden aangekondigd in de Forumvergadering waarin het onderwerp aan de orde is. Daar kan zij ook in voorbereidende zin worden besproken. Behandeling van een motie in de raad vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft.

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 3:34 geregelde initiatiefvoorstellen.

 

Artikel 3:33

De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 3:34).

 

Artikel 3:34

Het behoort tot de taak van het college om aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

Een voorstel voor een ontwerpverordening moet de raad in behandeling nemen. Voor andere initiatiefvoorstellen is geen verplichte behandeling voorgeschreven. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel.

Een initiatief raadsvoorstel volg dezelfde behandelwijze als voorstellen die afkomstig zijn van het college. Dit uiteraard voorzover de raad niet anders besluit.

 

Artikel 3:35

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3:36

Dit artikel stelt nadere regels zoals bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

 

Artikel 3:37

Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking.

In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan het college of de burgemeester. Indien de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

 

Artikel 3:38

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3:39

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3:40

Het recht van petitie is een grondrecht, dat in artikel 5 van de Grondwet is vastgelegd. Dit artikel geeft daarop een gemeentelijke variant. Een petitie kan in de raadsvergadering in ontvangst worden genomen door de aangegeven personen.

Het recht van petitie gaat overigens niet zover, dat de gemeente ook verplicht is om iets met een aangeboden petitie te doen, tenzij deze moet worden beschouwd als een ‘klacht’ in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Die moet wel in behandeling worden genomen.

Afdeling 5 - Voorjaarsnota, begroting en rekening

 

Artikelen 3:41en 3:42

Deze artikelen behoeven geen toelichting. De desbetreffende procedure kan óf jaarlijks óf in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald.

Afdeling 6 - Lidmaatschap van andere organisaties

 

Artikel 3:43

Sinds de invoering van het dualisme komt het nauwelijks meer voor dat raadsledenbestuurstaken vervullen. Dit past niet goed bij de controlerende rol van de raad. Doorgaans worden dergelijke posities vervuld door de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris.

Voor leden van de raad die in voorkomende lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, is dit artikel opgenomen. Zij verrichten aldaar hun taak als leden van dat bestuur én als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten.

In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen, bijvoorbeeld in het Forum).

In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, uit te voeren overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 3:37.

Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen (artikel 3:38).

Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals (een raad van commissarissen van) een NV. Hierin voorziet het vierde lid.

Afdeling 7 - Besloten vergadering

 

Artikel 3:44

Een besloten vergadering van de raad is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het reglement van orde in acht genomen dienen te worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Het spreekt voor zich dat de voorzitter bij aanvang van een besloten vergadering mededeling doet van de reden van de beslotenheid.

 

Artikel 3:45

In dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid van de Gemeentewet.

 

Artikel 3:46

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 lid 1 van de Gemeentewet nodig.

 

Artikel 3:47

In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen. Dat behoeven niet noodzakelijk stukken te zijn die aan hem zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een Forumvergadering heeft overgelegd. Het Forum kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

HOOFDSTUK 4 - SLOTBEPALINGEN

 

Artikel 4:1

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 4:2

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 4:3

Dit vernieuwde Reglement van orde treedt in werking op 1 januari 2013.

Het oude Reglement, dat op 1 juni 2007 is ingegaan, moet worden ingetrokken.