Regeling vervallen per 01-10-2014

Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005

Geldend van 20-08-2005 t/m 30-09-2014 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2005

Intitulé

Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005

De raad van de gemeente Zutphen,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 mei 2005 met nummer BBM/BVR 6.491;

gelet op het bepaalde in artikel 4 lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 149 van de Gemeentewet;

besluit:

De Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005 vast te stellen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Ongewenste omgangsvormen

Elke handeling, gedraging of feitelijkheid bij of in verband met de arbeid die een ander kwetst of redelijkerwijs kan kwetsen. De handeling, gedraging of feitelijkheid houdt verband met persoonlijke kenmerken van een medewerker en is van zodanige aard dat het de waardigheid en/of lichamelijke integriteit van de medewerker aantast. Persoonlijke kenmerken zijn onder andere ras, leeftijd, geslacht, godsdienst, politieke gezindheid, levensovertuiging en seksuele geaardheid.

b. Vertrouwenspersoon

De door burgemeester en wethouders op grond van artikel 4 benoemde persoon die als eerste aanspreekpunt bij vermoedens van of klachten over ongewenste omgangsvormen fungeert.

c. Klachtencommissie

De onafhankelijke commissie als bedoeld in artikel 7.

d. Klager

De natuurlijke persoon die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen en hierover een klacht heeft ingediend bij de vertrouwenspersoon of de klachtencommissie.

e. Aangeklaagde

De natuurlijke persoon tegen wie een klacht over ongewenste omgangsvormen is ingediend.

Artikel 2 Het indienen van een klacht

  • 1. Deze klachtenprocedure is van toepassing op een ieder die werkzaam is bij de gemeente Zutphen.

  • 2. Een klacht kan zowel schriftelijk als mondeling bij de vertrouwenspersoon of de klachtencommissie worden ingediend door klager.

  • 3. Een mondelinge, bij de vertrouwenspersoon ingediende, klacht wordt onmiddellijk door de vertrouwenspersoon op schrift gesteld en ondertekend door de klager en de vertrouwenspersoon. Aan de klager wordt direct na ondertekening van de schriftelijke klacht een afschrift daarvan verstrekt.

  • 4. Indien de klager redenen heeft waarom zij/hij de vertrouwenspersoon niet wenst in te schakelen, vermeldt klager dit bij het indienen van de klacht. Indien de klachtencommissie van oordeel is dat de redenen van klager gegrond zijn, wordt de klacht direct door de klachtencommissie in behandeling genomen. In dat geval wordt een mondelinge klacht onmiddellijk door de secretaris van de klachtencommissie op schrift gesteld en ondertekend door de klager en de secretaris van de klachtencommissie. Aan de klager wordt direct na ondertekening van de schriftelijke klacht daarvan een afschrift verstrekt.

  • 5. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

  • 6. Een klacht kan door meerdere personen tezamen worden ingediend.

  • 7. Een klacht over een gebeurtenis, die langer dan twee jaar geleden heeft plaatsgevonden, wordt niet in behandeling genomen.

  • 8. Betrokkenen kunnen zich tijdens de klachtenprocedure laten bijstaan door een derde.

Artikel 3 Het intrekken van een klacht

  • 1. Tot het moment van besluitvorming door burgemeester en wethouders kan de klager de klacht intrekken. Het intrekken moet schriftelijk gebeuren bij de vertrouwenspersoon, dan wel de klachtencommissie.

  • 2. Indien de klachtencommissie burgemeester en wethouders reeds op de hoogte heeft gebracht van het feit dat een klacht is ingediend, stelt de klachtencommissie, dan wel de vertrouwenspersoon, burgemeester en wethouders van het intrekken van de klacht op de hoogte.

  • 3. Van intrekking als bedoeld in het vorige lid wordt aangeklaagde onmiddellijk mondeling en schriftelijk op de hoogte gesteld.

Artikel 4 De vertrouwenspersoon

  • 1. Burgemeester en wethouders benoemen twee vertrouwenspersonen.

  • 2. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van haar/zijn taken uitsluitend verantwoording schuldig aan burgemeester en wethouders.

  • 3. De vertrouwenspersoon stelt met toestemming van de klager burgemeester en wethouders, het afdelingshoofd c.q. de directeur van klager op de hoogte van de ingediende klacht.

Artikel 5 De klachtbehandeling door de vertrouwenspersoon

  • 1. Voordat de vertrouwenspersoon een klacht in behandeling neemt, zorgt zij/hij er voor dat de klager de consequenties van de klachtenprocedure kent en verzekert zij/hij zich ervan dat de klager akkoord gaat met het volgen van de klachtenprocedure.

  • 2. De vertrouwenspersoon probeert - zo mogelijk - tot een oplossing van de klacht te komen zonder dat de procedure als bedoeld in artikel 8 wordt gevolgd.

  • 3. De vertrouwenspersoon is met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid bevoegd de aangeklaagde of andere betrokkenen binnen de organisatie te horen en informatie in te winnen, voorzover dit voor de uitvoering van haar/zijn taken noodzakelijk is. Bij haar/zijn werkzaamheden wordt in ieder geval:

    • a.

      een inschatting gemaakt van de realiteitswaarde van de klacht;

    • b.

      nagegaan of de klacht op een misverstand berust.

  • 4. Van de gesprekken als bedoeld in lid 2 maakt de vertrouwenspersoon een door betrokkenen ondertekend verslag.

  • 5. Indien één van de betrokkene weigert het verslag te ondertekenen, dan wordt dat, zo mogelijk onder vermelding van de redenen, door de vertrouwenspersoon in het verslag vermeld.

  • 6. De betrokkenen ontvangen binnen zeven werkdagen na het gesprek een afschrift van het verslag.

  • 7. De vertrouwenspersoon kan op verzoek van de klager iemand in de organisatie vragen te bemiddelen.

  • 8. Indien de vertrouwenspersoon onmiddellijke maatregelen noodzakelijk acht of er naar haar/zijn mening gegronde redenen zijn om aan te nemen dat er een strafbaar feit is gepleegd, meldt de vertrouwenspersoon de klacht onverwijld aan burgemeester en wethouders.

  • 9. Indien de klacht door de vertrouwenspersoon niet na gesprekken of bemiddeling kan worden opgelost, verwijst zij/hij de klager naar de klachtencommissie. In dat geval wordt het verslag door de vertrouwenspersoon onmiddellijk naar de klachtencommissie verzonden.

  • 10. De vertrouwenspersoon onderhoudt nadat de klachtenprocedure is doorlopen contact met de klager om te bezien of:

    • -

      het indienen van de klacht voor de klager niet leidt tot repercussies;

    • -

      de aanleiding van de klacht, nadat deze is afgehandeld, daadwerkelijk is weggenomen.

  • 11. De vertrouwenspersoon kan in overleg met de klager besluiten een klacht niet in behandeling te nemen, indien haar/zijn onpartijdigheid in het geding is. In overleg met klager wordt de behandeling aan de andere door burgemeester en wethouders benoemde vertrouwenspersoon overgedragen.

  • 12. De vertrouwenspersoon is te allen tijde verplicht tot geheimhouding van alle feiten en omstandigheden die zij/hij in de functie van vertrouwenspersoon verneemt. Deze plicht tot geheimhouding geldt niet ten opzichte van de klachtencommissie, de klager, aangeklaagde en eventueel artsen en het Openbaar Ministerie.

Artikel 6 Het jaarverslag van de vertrouwenspersoon

  • 1. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten en de aard daarvan.

  • 2. De vertrouwenspersoon overlegt met burgemeester en wethouders en andere betrokkenen of haar/zijn verslag deel uit kan maken van het sociaal- of ARBO-jaarverslag.

Artikel 7 De klachtencommissie

  • 1. De klachtencommissie bestaat uit tenminste drie door burgemeester en wethouders benoemde leden, met inbegrip van een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

  • 2. Tot lid van de klachtencommissie zijn niet benoembaar:

    • a.

      de leden van de raad van Zutphen;

    • b.

      burgemeester en wethouders van Zutphen;

    • c.

      ambtenaren, door of vanwege het gemeentebestuur van Zutphen aangesteld of daaraan ondergeschikt;

    • d.

      zij die in dienst van de gemeente Zutphen op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam zijn.

    • e.

      de vertrouwenspersoon.

  • 3. In de klachtencommissie heeft tenminste één vrouw en één man zitting.

  • 4. Het secretariaat van de commissie wordt bekleed door een door burgemeester en wethouders aan te wijzen ambtenaar.

  • 5. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanwezigheid van voldoende deskundigheid in de klachtencommissie over de problematiek van ongewenste omgangsvormen.

  • 6. Een lid van de klachtencommissie wordt vervangen, indien deze direct of indirect betrokken is of is geweest bij de ongewenste omgangsvormen waarover de klacht is ingediend.

  • 7. Indien klager bezwaren heeft tegen het onderzoek van de klacht door één of meerdere leden of de secretaris van de klachtencommissie, maakt klager dit aan burgemeester en wethouders kenbaar.

  • 8. Indien burgemeester en wethouders het bezwaar als bedoeld in het vorige lid gegrond achten, schakelen zij één of meer plaatsvervangend leden of een externe deskundige in.

Artikel 8 De klachtbehandeling door de klachtencommissie

  • 1. De zittingen van de klachtencommissie zijn niet openbaar.

  • 2. Indien de klachtencommissie de klacht zonder tussenkomst van de vertrouwenspersoon ontvangt, zorgt de commissie ervoor dat de klager de consequenties van de klachtenprocedure kent en verzekert de commissie zich ervan dat de klager akkoord gaat met het volgen van de klachtenprocedure.

  • 3. De commissie beslist binnen twee weken nadat een klacht is ingediend of de klacht ontvankelijk is. Een klacht is niet-ontvankelijk indien:

    • a.

      de klacht is ingediend door een ander persoon of andere personen dan de klager;

    • b.

      de klacht betrekking heeft op een onderwerp dat niet is aan te merken als een vorm van ongewenste omgangsvormen;

    • c.

      terzake een gerechtelijke procedure loopt c.q. is gevolgd;

    • d.

      de klacht reeds eerder is behandeld door de klachtencommissie, tenzij sprake is van nieuwe feiten of omstandigheden;

    • e.

      de klacht betrekking heeft op lopende ontslagaanvragen of schorsingen op grond van het Ambtenarenreglement.

  • 4. Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard zendt de klachtencommissie een afschrift van de klacht, alsmede van de aan haar overgelegde stukken aan de klager en de aangeklaagde. De klachtencommissie stelt op dat moment ook burgemeester en wethouders op de hoogte van de aard van de klacht en de betrokkenen.

  • 5. Indien de klachtencommissie onmiddellijke maatregelen noodzakelijk acht of er naar haar mening gegronde redenen zijn om aan te nemen dat er een strafbaar feit is gepleegd, meldt zij dit onverwijld aan burgemeester en wethouders.

  • 6. De commissie onderzoekt de klacht door de klager, de aangeklaagde, de vertrouwenspersoon en zonodig de getuigen te horen. Dit horen geschiedt binnen één tot drie weken nadat de klachtencommissie de klacht ontvankelijk heeft verklaard

  • 7. Indien de aangeklaagde weigert te worden gehoord, nodigt de klachtencommissie betrokkene uit alsnog schriftelijk op de klacht te reageren binnen een termijn van één week.

  • 8. Voldoet aangeklaagde ook niet aan de uitnodiging in het vorige lid, dan geldt de klacht in het vervolg van de procedure als onbetwist. Van dit feit wordt aangeklaagde door de klachtencommissie schriftelijk in kennis gesteld.

  • 9. Op verzoek van de klager, de aangeklaagde, of de klachtencommissie kan bij het horen van de klager en/of aangeklaagde de vertrouwenspersoon aanwezig zijn.

  • 10. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt, welke door de aanwezige worden ondertekend. Als een persoon het verslag weigert te ondertekenen, dan wordt daarvan met redenen omkleed in het verslag melding gemaakt.

  • 11. Een afschrift van het verslag wordt binnen één week na de hoorzitting aan de op de hoorzitting aanwezige personen toegezonden.

Artikel 9 Het advies van de klachtencommissie

  • 1. De klachtencommissie brengt binnen zes weken na ontvangst van een ontvankelijke klacht een schriftelijk rapport van bevindingen uit aan burgemeester en wethouders. Daarbij kan zij burgemeester en wethouders een advies geven over een eventueel te treffen maatregel of sanctie.

  • 2. Alvorens de klachtencommissie hiertoe overgaat stelt zij de klager en beklaagde in de gelegenheid hùn zienswijze over het uit te brengen rapport en het advies mondeling dan wel schriftelijk aan de klachtencommissie kenbaar te maken. Een afschrift van het rapport en het advies over de eventueel te treffen maatregel of sanctie wordt gezonden aan de klager, de beklaagde en de vertrouwenspersoon.

  • 3. Indien het rapport en het advies niet binnen de termijn als bedoeld in het eerste lid aan burgemeester en wethouders kan worden uitgebracht, stelt de klachtencommissie betrokkenen daarvan in kennis. Zij noemt daarbij een redelijke termijn waarbinnen het rapport en advies wel te verwachten zijn.

Artikel 10 Het jaarverslag van de klachtencommissie

De klachtencommissie brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan en de ter zake gegeven adviezen.

Artikel 11 Informatie verzamelen en bewaren

  • 1. De vertrouwenspersoon en de klachtencommissie zijn bevoegd informatie in te winnen bij klager, aangeklaagde, getuigen en andere personen of instanties, voorzover dat voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is. Zij nemen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy van de direct betrokken.

  • 2. De vertrouwenspersoon en de klachtencommissie houden van de bij hen ingediende klachten een archief bij.

  • 3. De verslagen van de klachtencommissie blijven in beheer van de secretaris.

  • 4. Gedurende het onderzoek kunnen de betrokkenen kennis nemen van de verslagen.

Artikel 12 Besluitvorming door burgemeester en wethouders

  • 1. Binnen zes weken na ontvangst van het rapport en het advies van de klachtencommissie nemen burgemeester en wethouders een beslissing.

  • 2. De beslissing wordt onmiddellijk aan de klager en de aangeklaagde meegedeeld. Een afschrift van de beslissing wordt aan de klachtencommissie en de vertrouwenspersoon gezonden.

  • 3. Indien burgemeester en wethouders in afwijking van het advies van de klachtencommissie beslissen, geven zij bij hun beslissing aan waarom van het advies is afgeweken.

  • 4. Indien burgemeester en wethouders van mening zijn dat een klacht ten onrechte blijkt te zijn, voorzien zij in overleg met de aangeklaagde in een passende rehabilitatie.

Artikel 13 Overige bepalingen

Burgemeester en wethouders bieden de vertrouwenspersoon en de leden van de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taak.

Artikel 14

Klager, vertrouwenspersoon en secretaris van de klachtencommissie mogen niet wegens het indienen van een klacht of uit hoofde van hun functie benadeeld worden in hun positie bij de gemeente Zutphen.

Artikel 15 Evaluatie

Deze verordening wordt binnen twee jaar na inwerkingtreding geëvalueerd door burgemeester en wethouders, de vertrouwenspersoon, de klachtencommissie, de medezeggenschapscommissie en zonodig andere, door burgemeester en wethouders aan te wijzen functionarissen.

Artikel 16

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders

Artikel 17 Intrekking verordening

De Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen gemeente Zutphen 1996 en het Reglement klachtenprocedure gemeente Warnsveld worden ingetrokken.

Artikel 19 Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2005.

  • 2. Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005".

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente Zutphen,
gehouden op:
De voorzitter, de griffier,

Toelichting Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005

Ingevolge artikel 4, tweede lid van de Arbeidsomstandighedenwet is de werkgever verplicht een beleid met betrekking tot het beschermen van werknemers tegen seksuele intimidatie en tegen agressie en geweld te voeren. Het voeren van een beleid tegen seksuele intimidatie en tegen agressie kan worden afgedwongen. De controle op het werkgeversbeleid hiertegen maakt dan ook deel uit van het werk van de arbeidsinspectie. Sedert 1996 heeft de gemeente Zutphen een beleid over dit onderwerp, waarbij het beleid niet beperkt is tot seksuele intimidatie alleen. De gemeente Zutphen heeft het beleid verbreed naar ongewenste omgangsvormen bij, danwel in verband met, de arbeid. Ongewenste omgangsvormen bij, dan wel in verband met de arbeid omvat elke handeling, gedraging of feitelijkheid die een ander kwetst of redelijkerwijs kan kwetsen. Het zijn handelingen, gedragingen of feitelijkheden die verband houden met persoonlijke kenmerken van een medewerker en van zodanige aard zijn dat het de geestelijke en/of lichamelijke integriteit van de medewerker aantast. Bij persoonlijke kenmerken kan men denken aan ras, uiterlijke kenmerken, leeftijd, geslacht, godsdienst, politieke gezindheid, levensovertuiging en seksuele geaardheid.

Ongewenste omgangsvormen kunnen erg diep ingrijpen in iemands privé-leven en het functioneren op de werkplek dwarsbomen. Soms ziet een slachtoffer geen andere uitweg dan zich ziek melden, een andere baan zoeken of ontslag nemen. Slachtoffers hebben recht op deskundige opvang en begeleiding.Uitgangspunten bij een correcte klachtafhandeling zijn:

  • -

    het stoppen van de ongewenste omgangsvormen

  • -

    het creëren van een veilige werk- en leeromgeving

  • -

    het beschermen van de klager tegen nadelige gevolgen ( bijv. behoud baan).

De verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005 is gewijzigd ten opzichte van de verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2003. In de Verordening van 2003 stond dat een klacht kon worden ingediend bij burgemeester en wethouders. In de afgelopen jaren zijn geen klachten of hulpvragen over dit onderwerp ingediend. Gelet op de grootte van de organisatie zouden echter ook bij de gemeente Zutphen personen moeten zijn die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. Mogelijk is de drempel om de klacht bij burgemeester en wethouders te moeten indienen te hoog. Immers, hoewel volledige anonimiteit door de vertrouwenspersoon wordt gegarandeerd, wordt een brief gericht aan burgemeester en wethouders ingeboekt en zien mogelijk al collega’s dat een klacht over een andere collega met betrekking tot ongewenste omgangsvormen wordt ingediend. Dit is ongewenst. De verordening klachten procedure omgangsvormen 2005 bepaalt daarom dat de klacht kan worden ingediend bij de vertrouwenspersoon, dan wel de klachtencommissie.

Burgemeester en wethouders worden op de hoogte gesteld van ingediende klachten middels het jaarverslag van de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie, danwel op het moment dat de klachtencommissie een klacht in behandeling neemt.

Het verdient absoluut de voorkeur om klachten informeel op te lossen. De klager kan door assertief gedrag soms zelf een aantal problemen oplossen. Lukt dat niet, dan kan een gesprek met de vertrouwenspersoon, al dan niet met bemiddeling door derden, in sommige gevallen uitkomst bieden, zodat ongewenst gedrag stopt. Mocht deze –nog steeds informele- aanpak geen succes hebben dat is het goed een formeel instrumentarium achter de hand te hebben: de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen. De klachtencommissie is het sluitstuk van het beleid ter bestrijding van ongewenste omgangsvormen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen.

De begripsbepalingen spreken voor zich.

Artikel 2 Het indienen van een klacht

De klachtenprocedure is van toepassing op een ieder die werkzaam is bij de gemeente Zutphen. Dit betekent dat het niet van belang is of iemand een vaste of tijdelijke aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht heeft, via het uitzendbureau werkt of stage loopt. Een ieder die werkzaam is bij de gemeente Zutphen kan een beroep doen op de regeling.

Een klacht kan worden ingediend bij de vertrouwenspersoon dan wel de klachtencommissie, zowel mondeling als schriftelijk. De vertrouwenspersoon is het eerste opvang- en aanspreekpunt voor klagers. Samen met de vertrouwenspersoon kan worden bezien of en hoe tot een oplossing van het probleem kan worden gekomen. Het staat de klager overigens vrij zich direct tot de klachtencommissie te wenden.Een mondeling ingediende klacht wordt onmiddellijk door de vertrouwenspersoon op schrift gesteld. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Wel kan een klacht door meerdere personen tezamen worden ingediend. De klacht moet betrekking hebben op een gebeurtenis die niet langer dan 2 jaar geleden heeft plaatsgevonden.

Artikel 3 Het intrekken van een klacht

Pas op het moment dat de klachtencommissie een klacht in behandeling neemt, worden burgemeester en wethouders in kennis gesteld van de klacht. Tot het moment dat burgemeester en wethouders een besluit nemen, kan de klacht worden ingetrokken. Het is van belang dat ook de aangeklaagde zo spoedig mogelijk van het intrekken van de klacht op de hoogte gesteld wordt.

Artikel 4 De vertrouwenspersoon

Er worden twee vertrouwenspersonen benoemd door burgemeester en wethouders. Bij voorkeur zijn dit een man en een vrouw. Klager kan zelf bepalen welke vertrouwenspersoon zijn voorkeur heeft. De klacht wordt volledig vertrouwelijk behandeld. Niemand wordt op de hoogte gebracht van de klacht zonder dat klager dit weet of wil.

Artikel 5 Klachtbehandeling door de vertrouwenspersoon

Het is van belang dat klager weet welke procedure er gevolgd wordt, nadat hij een klacht heeft ingediend. Ook is het belangrijk voor klager te weten welke gevolgen het volgen van de klachtenprocedure kan hebben. De klachtbehandeling door de klachtencommissie is de formele, min of meer juridische, fase van de behandeling van een klacht. Hieraan gaat meestal een informele fase vooraf waarin een medewerker zich wendt tot de vertrouwenspersoon. Deze informele fase is heel belangrijk voor een goede aanpak. De vertrouwenspersoon is veelal het eerste opvang- en aanspreekpunt voor klagers. Om een klacht in te dienen bij de commissie is het niet verplicht eerst naar de vertrouwenspersoon te gaan. Dit is echter wel aan te bevelen. De vertrouwenspersoon probeert tot een oplossing te komen zonder dat de formele procedure wordt gevolgd. De vertrouwenspersoon zal mogelijk de aangeklaagde en zonodig nog andere personen horen, waarbij de nodige vertrouwelijkheid in acht wordt genomen. Van de gesprekken wordt verslag gemaakt, die zowel door de vertrouwenspersoon als door gehoorde wordt ondertekend.

Indien de vertrouwenspersoon onmiddellijk maatregelen noodzakelijk acht of er naar haar/zijn mening gegronde redenen zijn om aan te nemen dat er een strafbaar feit is gepleegd, meldt de vertrouwenspersoon de klacht onverwijld aan burgemeester en wethouders. Is er een strafbaar feit gepleegd, waarbij niet gewacht kan worden op het advies van de klachtencommissie, dan moeten onmiddellijk maatregelen kunnen worden genomen. Ook kan aangifte bij de politie worden gedaan door klager. De vertrouwenspersoon kan klager daarin bijstaan.

Indien de klacht door de vertrouwenspersoon niet na gesprekken of bemiddeling kan worden opgelost, verwijst de vertrouwenspersoon naar de klachtencommissie. Het door de vertrouwenspersoon opgebouwde dossier wordt dan overgedragen aan de klachtencommissie.

Nadat de klachtenprocedure bij de vertrouwenspersoon is doorlopen, blijft de vertrouwenspersoon contact houden met klager om te bezien of het indienen van de klacht geen nadelige gevolgen heeft gehad. Ook beziet de vertrouwenspersoon of de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen.De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht.

Artikel 6 Jaarverslag vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten en de aard daarvan. Zij geeft daarbij aan of een klager is doorverwezen naar de klachtencommissie. Zo mogelijk brengt zij het verslag uit voor 1 juli van het volgende jaar.

Artikel 7 De klachtencommissie

De drie door burgemeester en wethouders te benoemen leden moeten deskundig zijn op de gebieden die door de commissie worden bestreken. Er moeten leden van verschillende sekse als lid in de commissie benoemd worden. Leden van de commissie mogen niet werkzaam zijn bij de gemeente Zutphen. Wel wordt het secretariaat bekleed door een door burgemeester en wethouders aan te wijzen ambtenaar. Ten einde de objectiviteit en onafhankelijkheid van de commissie zoveel mogelijk te waarborgen mogen de commissieleden geen binding hebben met de klager of de aangeklaagde hebben en niet betrokken zijn bij het geval waarover zij moeten oordelen. In een voorkomend geval trekken zij zich terug en worden zij door burgemeester en wethouders vervangen. Dit kan ook geschieden op verzoek van klager of aangeklaagde.

Artikel 8 De klachtbehandeling door de klachtencommissie

De zittingen zijn niet openbaar. De klachtencommissie zorgt er voor dat de klager de consequenties van de klachtenprocedure kent en verzekert zich ervan dat de klager akkoord gaat met het volgen van deze procedure. De klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht. Zij dient dat binnen twee weken na indiening ervan te doen. Is de klacht niet-ontvankelijk, dan ontvangt (uitsluitend) de klager daarvan bericht. Wordt de klacht wel ontvankelijk verklaard en vervolgens in behandeling genomen, dan zendt de klachtencommissie een afschrift van de klacht alsmede andere met de klacht aan de klachtencommissie meegezonden stukken aan de aangeklaagde. Tevens worden burgemeester en wethouders op de hoogte gesteld van de indiening van de klacht, de aard van de klacht en de daarbij betrokkenen (klager en aangeklaagde).

Indien de klachtencommissie onmiddellijk maatregelen noodzakelijk acht of er naar haar/zijn mening gegronde redenen zijn om aan te nemen dat er een strafbaar feit is gepleegd, meldt de klachtencommissie de klacht onverwijld aan burgemeester en wethouders.

De klachtencommissie is belast met het onderzoek naar de ingediende klacht. Daartoe dient zij de nodige bevoegdheden te bezitten. Het kunnen horen van zowel de klager als de beklaagde en ook anderen behoort daartoe. Indien aangeklaagde weigert te worden gehoord en ook weigert een schriftelijke reactie te geven op de klacht, dan geldt de klacht in het vervolg van de procedure als onbetwist. Hiervan wordt aangeklaagde schriftelijk in kennis gesteld door de commissie. Van het horen worden verslagen gemaakt, die door de commissie ter tekening en voor akkoord worden voorgelegd aan hen die gehoord zijn. Zij dienen het verslag binnen een week getekend voor akkoord terug te zenden, al of niet voorzien van kanttekeningen. Niet-tijdige terugzending heeft tot gevolg dat de commissie het verslag voor akkoord tekent en vaststelt. Alleen indien sprake is van overmacht (gemotiveerd kenbaar te maken aan de voorzitter van de commissie) kan betrokkene vragen om een nieuwe termijn.Van een weigering om het verslag te ondertekenen wordt met redenen omkleed in het verslag melding gemaakt.

Artikel 9 Het advies van de klachtencommissie

De resultaten van het onderzoek door de commissie worden door middel van een rapport van bevindingen en een advies ter kennis gebracht aan burgemeester en wethouders. Indien de klacht gegrond is, kan zij teven het bevoegd gezag adviseren over een eventueel te treffen maatregel of sanctie. Alvorens de commissie hiertoe overgaat stelt zij de klager en aangeklaagde in de gelegenheid hun zienswijze over het uit te brengen rapport en advies mondeling dan wel schriftelijk aan de klachtencommissie kenbaar te maken. De klager en de aangeklaagde worden tegelijkertijd geïnformeerd over het feit dat het rapport van bevindingen en het advies naar burgemeester en wethouders zijn verzonden. Klager, beklaagde en de vertrouwenspersoon krijgen een afschrift van het rapport van bevindingen en het advies.

Artikel 10 Het jaarverslag van de klachtencommissie

Jaarlijks, voor 1 juli, brengt de klachtencommissie aan burgemeester en wethouders verslag uit over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan en de ter zake gegeven adviezen. In het verslag mogen geen tot personen herleidbare gegevens worden opgenomen.

Artikel 11 Informatie verzamelen en bewaren

De vertrouwenspersoon en de klachtencommissie houden van de bij hun ingediende klachten een archief bij. Slechts de vertrouwenspersoon, de secretaris en de leden van de commissie hebben toegang tot dit archief. In geval van een juridische procedure kan de secretaris op verzoek van de rechter een afschrift van de stukken toedoen aan de rechter. Na 5 jaar worden de stukken door de klachtencommissie afgevoerd naar het archief onder akte van overbrenging, waarin in ieder geval is vastgelegd:

  • -

    dat slechts de secretaris en de leden van de commissie inzage in de stukken hebben;

  • -

    dat in geval van een juridische procedure de rechter op diens verzoek een afschrift van de stukken krijgt;

  • -

    dat de stukken na 10 jaar na hun datering worden vernietigd.

Artikel 12 Besluitvorming door burgemeester en wethouders

Binnen zes weken na ontvangst van het rapport en het advies van de klachtencommissie nemen burgemeester en wethouders een beslissing. De beslissing wordt aan klager en beklaagde gezonden. Verder ontvangen de klachtencommissie en de vertrouwenspersoon een afschrift van het rapport en het advies.

Indien burgemeester en wethouders willen afwijken van het advies van de commissie, rust op hen een zware motiveringsplicht. Wanneer blijkt dat de klacht onterecht was, mag beklaagde hier geen nadeel van ondervinden. In overleg met beklaagde wordt in een passende rehabilitatie voorzien.

Artikel 13 Faciliteiten vertrouwenspersoon en klachtencommissie

Burgemeester en wethouders bieden de vertrouwenspersoon en de leden van de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taak.

Artikel 14 Geen benadeling voor klager, vertrouwenspersoon en secretaris

Dit artikel regelt de bescherming van klager(s), vertrouwenspersonen en de secretaris. Geen van de klagers, vertrouwenspersonen of secretaris mag worden benadeeld in zijn/haar positie. Hieronder kan onder meer worden begrepen: minder goede promotiekansen, verslechtering van de werkomstandigheden of een slechte beoordeling.