Verordening op de Rekenkamercommissie van de gemeente Zutphen

1. Er is een door de raad ingestelde commissie.

2. De commissie heeft als taak het onderzoeken van en het adviseren aan de raad over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het college gevoerde beleid en beheer.

1. De commissie bestaat uit een voorzitter en minimaal 4 leden (maximaal 1 lid per fractie).

2. De voorzitter wordt door de raad benoemd. Niet benoembaar tot voorzitter van de commissie is:

• a.

  een lid van het college;

• b.

  een lid van de raad dan wel vaste vervanger;

• c.

  een bestuurder of persoon in dienst van een instelling, zoals bedoeld in artikel 14, vijfde lid.

3. De raad benoemt uit de kring van raadsleden en vaste vervangers het aantal leden als bedoeld in het eerste lid.

4. Elke fractie heeft het recht in beginsel één lid en één plaatsvervangend lid voor de commissie voor te dragen; voor een plaatsvervangend lid gelden dezelfde eisen als voor een lid.

5. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie hebben zitting gedurende de zittingsperiode van de raad.

6. Naar behoefte kan de commissie worden uitgebreid met één of meer door de raad te benoemen externe leden. Op alle externe leden is artikel 81g van de Gemeentewet (aflegging eed) van overeenkomstige toepassing.

7. De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen lid.

8. De (plaatsvervangende) leden van de commissie functioneren zonder last van of ruggespraak met de fracties.

1. De externe voorzitter, de in de commissie zitting hebbende niet-raadsleden en de externe leden ontvangen een vergoeding, gebaseerd op de vigerende regeling inzake het toekennen van geldelijke voorzieningen aan raads- en commissieleden van de gemeente Zutphen, voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie.

2. De vergoeding genoemd in het eerste lid komt ten laste van het budget van de commissie.

1. De raad ontslaat de leden en plaatsvervangende leden of stelt hen op non-activiteit.

2. Het lidmaatschap van een lid, respectievelijk plaatsvervangend lid eindigt:

• a.

  op eigen verzoek;

• b.

  door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of vaste vervanger;

• c.

  indien de raad van oordeel is dat het lid, respectievelijk plaatsvervangend lid niet langer geschikt is zijn functie in de commissie te vervullen.

3. Het lidmaatschap van de voorzitter, respectievelijk extern lid eindigt:

• a.

  op eigen verzoek;

• b.

  bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het voorzitterschap dan wel lidmaatschap van de commissie;

• c.

  wanneer de voorzitter of het externe lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

• d.

  indien de voorzitter of het externe lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

4. De voorzitter en de externe leden van de commissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie in de commissie te vervullen.

1. De commissie stelt per kalenderjaar, mede aan de hand van de aangedragen onderwerpen, een onderzoeksprogramma vast. Vaststelling van het onderzoeksprogramma geschiedt niet eerder dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld daarover een advies uit te brengen.

2. Van het onderzoeksprogramma maakt in ieder geval vast onderdeel uit het onderzoek naar de concernjaarrekening.

3. De raad kan de commissie, voorafgaand aan de opstelling van het onderzoeksprogramma, gemotiveerd verzoeken een onderwerp in het onderzoeksprogramma op te nemen. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, motiveert zij dat naar behoren.

1. Probleemstelling en onderzoeksopzet zijn een eigen verantwoordelijkheid van de commissie.

2. Een vastgestelde onderzoeksopzet brengt de commissie zo spoedig mogelijk ter kennis van de raad en het college.

1. De commissie is bevoegd, binnen het middels begrotingsvaststelling toegekende budget, uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

2. Ten laste van het in het eerste lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

• a.

  de vergoedingen aan de voorzitter, de niet-raadslid zijnde vaste vervangers en de externe leden;

• b.

  externe deskundigen die eventueel door de commissie worden ingeschakeld;

• c.

  de personeelskosten van de commissie-griffier;

• d.

  eventuele andere uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

3. De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

1. De commissie vergadert tenminste twee maal per jaar, over enerzijds het vaststellen van het onderzoeksprogramma en anderzijds de bevindingen van de concernjaarrekening/accountants-verklaring. Verder vergadert de commissie zo dikwijls als zij nodig acht.

2. Door of namens de voorzitter worden de leden schriftelijk ter vergadering opgeroepen. De oproeping wordt aan de leden toegezonden, onder vermelding van de tijdens de vergadering te behandelen agenda en zo mogelijk onder bijvoeging van de bij de agenda behorende stukken.

3. Een vergadering wordt niet gehouden indien behalve de voorzitter, niet ten minste de helft van het aantal leden c.q. hun plaatsvervangers aanwezig is.

4. Een stemming is alleen geldig indien meer dan de helft van het aantal aanwezige leden daaraan heeft deelgenomen.

5. Voor het tot stand komen van besluiten van de commissie wordt de meerderheid vereist van de uitgebrachte stemmen.

6. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

1. De commissie vergadert in beginsel in beslotenheid; haar rapporten zijn openbaar. Op grond van belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan, als geheim aanmerken.

2. Voor bepaalde activiteiten van de commissie, zoals beraadslagingen over het onderzoeksprogramma, kan tot openbaarheid van de vergaderingen worden besloten.

3. De commissie stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.

1. De raad benoemt een commissie-griffier.

2. De commissie-griffier staat de commissie bij de uitoefening van haar taken terzijde. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de gemeentesecretaris aan te wijzen ambtenaar van de gemeentelijke organisatie.

3. De commissie-griffier legt rechtstreeks verantwoording af aan de commissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

4. De commissie-griffier draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers.

5. Ter ondersteuning van het secretariaat kunnen specifieke werkzaamheden in handen gegeven worden van door de gemeentesecretaris aan te wijzen ambtenaren. Deze ambtenaren verrichten hun taken op aanwijzing van de commissie-griffier.

1. De commissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken, voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht.

2. Het college en de onder zijn verantwoordelijkheid ressorterende ambtenaren verstrekken desgevraagd en binnen de door de commissie gestelde (redelijke) termijn alle inlichtingen die de commissie ter vervulling van haar taak nodig acht.

3. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert.

4. Het college verstrekt aan de commissie de planning en de resultaten van onder zijn verantwoordelijkheid uitgevoerde doelmatigheid-, doeltreffendheid- en rechtmatigheid-onderzoeken.

5. De commissie is bevoegd, indien en voor zover de gemeente uit anderen hoofde over deze bevoegdheid beschikt, ten aanzien van de volgende instellingen onderzoek te doen instellen bij:

• a.

  openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling;

• b.

  naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt;

• c.

  andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

De commissie is bevoegd mondeling en schriftelijk informatie in te winnen bij de onder a, b en c genoemde organisaties. Bij het uitoefenen van haar taak kan de commissie gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles, onverminderd haar bevoegdheid tot eigen onderzoek.

6. De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet verstrekt desgevraagd aan de commissie controleprogramma’s en licht haar volledig in omtrent de resultaten daarvan door overlegging van rapporten of op andere door de commissie aan te geven wijze.

1. Elk onderzoeksrapport van de commissie bevat een verantwoording over de wijze waarop de commissie het onderzoek heeft verricht en waarop zij van haar bevoegdheden gebruik heeft gemaakt.

2. Bij de uitvoering van haar onderzoek draagt de commissie zorg voor de toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor over de feitelijke bevindingen ten aanzien van de organisatieonderdelen, instellingen en de daarbij werkzame personen die onderwerp van onderzoek zijn.

1. De commissie legt de resultaten van haar onderzoek vast in een conceptonderzoeksrapport.

2. Betrokkenen worden in de gelegenheid gesteld om binnen een door de commissie te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, aan de commissie kenbaar te maken of en zo ja, welke feitelijke onjuistheden in het conceptonderzoeksrapport staan vermeld. Betrokkenen zijn zij van wie de taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is geweest. De commissie bepaalt verder wie nog meer als betrokkenen worden aangemerkt.

3. Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota van conclusies en aanbevelingen, alsmede de eventuele aanmerkingen op het rapport van betrokkenen zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.