Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Zutphen 2016

1. De raad benoemt namens iedere in de raad vertegenwoordigde fractie één raadslid in de commissie.

2. De commissie kent géén plaatsvervangende leden.

3. Alleen in geval van ziekte en/of zwaarwegende persoonlijke omstandigheden kan de raad besluiten tot vervanging van in de commissie benoemde leden.

1. De raad benoemt de voorzitter van de commissie.

2. De voorzitter is geen lid van de commissie.

3. De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

4. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergaderingen van de commissie en het daarbij handhaven van de orde;

• b.

  het doen naleven van deze verordening;

• c.

  het namens de commissie optreden als contactpersoon naar buiten;

• d.

  het ondertekenen van alle stukken die van de commissie uitgaan.

1. De griffier is de secretaris van de commissie.

2. De gemeentesecretaris is de plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3. De plaatsvervangend griffier kan als ondersteuner in vergaderingen van de commissie aanwezig zijn.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste zes leden dit noodzakelijk acht(-en).

2. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

3. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.

4. De voorzitter kondigt elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aan bij de leden van de commissie.

5. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

6. De commissie vergadert alleen indien tenminste zes leden aanwezig zijn.

7. Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een kort samenvattend verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de commissie vastgesteld.

8. De commissie legt aan het eind van elke vergadering geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet.

9. De opgelegde geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

1. De voor de commissie bestemde stukken worden aan het privé- adres van de secretaris gericht en tot het moment van archivering aldaar bewaard.

2. De stukken die van de commissie uitgaan worden door de secretaris buiten het gemeentelijke postsysteem om verzonden onder vermelding van ‘persoonlijk / vertrouwelijk‘ op de envelop.

1. De commissie voert gesprekken met één of meer door de commissaris geselecteerde kandidaten en desgewenst andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten.

2. De commissie kan ook een gesprek voeren met een niet geselecteerde kandidaat. Voorafgaand aan dat gesprek wordt overlegd met de commissaris.

3. Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad.

4. De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt schriftelijk verslag uit aan de raad en aan de commissaris met daarin een weergave van de wijze waarop de commissie de werkzaamheden heeft verricht, een gemotiveerde weergave van de bevindingen en of er sprake is van unanimiteit. Zij doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van tenminste twee kandidaten, in voorkeursvolgorde, die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

1. De secretaris nodigt in overleg met de commissie de geselecteerde kandidaten voor het ambt van burgemeester van Zutphen uit voor een gesprek.

2. Plaats, datum en tijdstip van gesprekken worden zodanig gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden.

3. Over de kandidaten worden geen inlichtingen - schriftelijk of mondeling - ingewonnen anders dan door tussenkomst van de commissaris. Overleg met derden - met uitzondering van de commissaris - is niet toegestaan.

1. Ieder lid van de commissie vertegenwoordigd één stem.

2. Omdat de voorzitter, adviseur en (plaatsvervangend) secretaris geen lid van de commissie zijn, hebben ze geen stemrecht.

1. Het standpunt en de conceptaanbeveling als bedoeld in artikel 9, lid 4 wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld.

2. Het gevoelen van een eventuele minderheid wordt, desgewenst, in het schriftelijk verslag als bedoeld in artikel 9 lid 5 aan de raad en de commissaris opgenomen.

1. De voorzitter en secretaris dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘’geheim’’ worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De voorzitter en secretaris dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld is artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3. De voorzitter en secretaris dragen er bij de benoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

1. De commissie is ontbonden op de dag volgend op die waarop de benoeming van de burgemeester van Zutphen door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is ingegaan.

2. Deze verordening vervalt op het in het voorgaande lid bedoelde moment.