Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR432215
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR432215/1
Archiefverordening gemeente Zutphen 2016
Geldend van 01-12-2016 t/m heden
Intitulé
Onderwerp: Archiefverordening gemeente Zutphen 2016Ons kenmerk: 83804
De raad van de gemeente Zutphen,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 augustus 2016 met nummer 83804;
overwegende, dat de Archiefwet 1995 voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;
gelet op artikel(en) 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
b e s l u i t :
vast te stellen de:
Archiefverordening gemeente Zutphen 2016
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Deze verordening verstaat onder:
- a.
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c. van de wet;
- b.
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- c.
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1, onder e. van de wet aangewezen archiefruimte;
- d.
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- e.
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel;
- f.
college: het college van burgemeester en wethouders;
- g.
wet: de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Artikel 4 Middelen
Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5 Personeel
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Beheervoorschriften
Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats
Het college wijst een archiefbewaarplaats aan.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10 Toezichthouder
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 14 Inkennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college aan de raad
Artikel 17 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Het college brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan het college heeft uitgebracht overeenkomstig artikel 15 en 16.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 18 Hardheidsclausule
Het college kan één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van de zorg voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel 19 Intrekking oude regeling
De Archiefverordening gemeente Zutphen 2006, zoals vastgesteld bij besluit van 4 december 2006, wordt ingetrokken.
Artikel 20 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.
Artikel 21 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Zutphen 2016.
Ondertekening
Algemene toelichting
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden, wat onder de ambtelijke verantwoordelijkheid valt. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast de algemene en de slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.
Het college neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in zijn benoemingsbesluit, voor zover deze niet in de wet zijn vermeld. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats, waaronder begrepen een (al dan niet apart aan te wijzen) e-depot.
Artikelsgewijze toelichting
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel worden de in deze verordening gehanteerde begrippen omschreven. De meeste begrippen hebben geen nadere toelichting nodig. Hierna worden kort de begrippen a. tot en met c. toegelicht.
Archiefbescheiden (a.): met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.
Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/ of werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dit geldt ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.
Archiefbewaarplaats (b.): de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
Archiefruimte (c.): ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Deze bepaling vindt zijn grondslag in artikel 3 van de wet.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden moet vervolgens voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.
Artikel 4 Middelen
Met het opnemen van deze bepaling wordt gegarandeerd dat de raad jaarlijks voldoende financiële middelen beschikbaar stelt, op voorstel van het college, voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5 Personeel
Hiermee wordt geborgd dat er voldoende, deskundig personeel wordt aangesteld om de werkzaamheden die verbonden zijn aan het beheer van de archiefbescheiden uit te kunnen voeren.
Artikel 6 Beheervoorschriften
De in dit artikel bedoelde beheervoorschriften zijn vastgelegd in het Besluit Informatiebeheer gemeente Zutphen 2016.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Zolang de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats is de beheerder belast met de zorg voor de archiefbescheiden. Op grond van dit artikel wijst het college de taken en verantwoordelijkheden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Artikel 32, derde lid van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10 Toezichthouder
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 12 Informatieverstrekking
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 14 Inkennisstelling door de archivaris
In dit artikel is bepaald dat de archivaris zowel de beheerder, als het college - bij voldoende aanleiding - in kennis brengt van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Als dat aan de orde is, geeft de archivaris aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met he bepaalde in of krachtens de Archiefwet 1995. Ook geeft de archivaris daarbij aan welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de Archiefwet 1995 te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
Het afleggen van verantwoording door de archivaris vormt de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college aan de raad
Artikel 17 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Hiermee wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 18 Hardheidsclausule
Op grond van dit artikel kan het college één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van de zorg voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Dit kan echter alleen in die gevallen die niet zijn voorzien ten tijde van het vaststellen van de verordening. Wordt een geval onder de hardheidsclausule gebracht, dan heeft dit tot gevolg dat de verordening op dit punt moet worden aangepast. Het geval is immers voorzienbaar geworden.
Artikel 19 Intrekking oude regeling
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 20 Inwerkingtreding
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 21 Citeertitel
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl