Verordening Commissie Bezwaarschriften

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  verwerend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;

• b.

  commissie: vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften.

Artikel 2. Inleidende bepaling commissie

• 1.

  Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester.

• 2.

  De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van:

  • a.

    een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken ;

  • b.

    de functiewaardering van gemeentepersoneel;

Artikel 3. Samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden.

• 2.

  De voorzitter en de leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.

• 3.

  De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

Artikel 4. Instellen Kamers

• 1.

  De commissie kan kamers instellen, die belast worden met de behandeling van bewaarschriften.

• 2.

  De commissie bepaalt het aantal kamers en stelt voor elke kamer vast welke categorie of

  categorieën bezwaarschriften door haar zullen worden behandeld.

• 3.

  Elke kamer bestaat uit de voorzitter en twee leden.

• 4.

  Op de werkwijze van de kamers is het bepaalde in deze verordening zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5. Vergoeding bijwonen hoorzitting en reiskosten

• 1.

  De voorzitter en de leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van een hoorzitting, alsmede een reiskostenvergoeding.

• 2.

  De vergoeding voor het bijwonen van een hoorzitting wordt jaarlijks door het copllege vastgesteld.

• 3.

  De reiskostenvergoeding bedraagt de maximaal door de Belastingdienst vrijgestelde kilometer-vergoeding, gerekend naar de afstand van het woonadres tot het stadhuis te Hasselt.

Artikel 6. Secretaris

• 1.

  De secretaris van de commissie is een door het college aangewezen ambtenaar.

• 2.

  Het college wijst tevens een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan.

Artikel 7. Zittingsduur

• 1.

  De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Het is mogelijk één keer herbenoemd te worden.

• 2.

  De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college.

• 3.

  De aftredende of ontslag nemende voorzitter of leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 8. Telefonisch contact met bezwaarmaker

Zo spoedig mogelijk doch uiterlijk een week na de ontvangst van het bezwaarschrift wordt telefonisch contact opgenomen met de indiener.

Artikel 9. Bemiddeling

De voorzitter van de commissie onderzoekt of de zaak in de minne kan worden geschikt alvorens de

zaak in behandeling wordt genomen. De secretaris verricht daartoe de nodige handelingen.

Artikel 10. Uitoefening bevoegdheden

De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb  worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:

• a.

  artikel 2:1, tweede lid;

• b.

  artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn;

• c.

  artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de

  commissie;

• d.

  artikel 7:4, tweede lid;

• e.

  artikel 7:6, vierde lid.

Artikel 11. Vooronderzoek

• 1.

  De voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

• 2.

  De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.

Artikel 12. Hoorzitting

• 1.

  De secretaris bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen.

• 2.

  De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb  .

• 3.

  Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan.

Artikel 13. Ambtelijk horen

• 1.

  Het college kan categorieën van bezwaarschriften aanwijzen waarbij in afwijking van het bepaalde in artikel 10 van deze verordening ambtelijk wordt gehoord.

• 2.

  Het ambtelijk horen vindt plaats door een medewerker die functioneel verbonden is aan de

  juridische ondersteuning van de organisatie en de secretaris van de commissie.

• 3.

  Wanneer ambtelijk wordt gehoord beslist de in lid 2 genoemde functionaris over het uit te brengen advies.

• 4.

  Op het ambtelijk horen zijn de artikelen 11, 14, 16, 17 en 18 van deze verordening van overeen-

  komstige toepassing.

Artikel 14. Uitnodiging zitting

• 1.

  De secretaris nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit.

• 2.

  Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de secretaris verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen.

• 3.

  De beslissing van de secretaris op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan meegedeeld.

• 4.

  De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.

Artikel 15. Quorum

Voor het houden van een zitting is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, onder wie in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, aanwezig is.

Artikel 16. Niet-deelneming aan de behandeling

De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.

Artikel 17. Openbaarheid zitting

• 1.

  De zitting van de commissie is openbaar.

• 2.

  De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.

• 3.

  Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats achter gesloten deuren.

Artikel 18. Verslaglegging

• 1.

  Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 Awb bestaat uit een digitale geluidsopname.

• 2.

  De secretaris maakt op basis van de geluidsopname een schriftelijke samenvatting van het besprokene wanneer de belanghebbende hierom verzoekt, het bestuursorgaan dat nodig acht voor de besluitvorming of wanneer een gerechtelijke instantie daarom verzoekt in geval van beroep of hoger beroep.

Artikel 19. Nader onderzoek

• 1.

  Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden.

• 2.

  De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden.

• 3.

  De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo’n verzoek.

• 4.

  Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 20. Raadkamer en advies

• 1.

  De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.

• 2.

  De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 3.

  Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 4.

  Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt.

• 5.

  Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.

• 6.

  Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.

Artikel 21. Uitbrengen advies en verdaging

• 1.

  Het advies wordt, onder medezending van het verslag, bedoeld in artikel 15 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

• 2.

  Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb  , ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.

• 3.

  Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbenden een afschrift.

Artikel 22. Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks vóór 1 juli aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.

Artikel 23. Intrekking oude regeling

De Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Zwartewaterland 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 24. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van de bekendmaking.

Artikel 25. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften.

TOELICHTING VERORDENING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN

Artikel 1. Begripsbepaling

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikelen 2 en 3 Inleidende bepalingen commissie/samenstelling commissie

De Awb schrijft een commissie bezwaarschriften niet voor, artikel 7:13 geeft de mogelijkheid.

In de gemeente Zwartewaterland is gekozen voor een onafhankelijke commissie, die is belast met de advisering over een bezwaarschrift.

Een uitzondering wordt gemaakt voor categorieën van bezwaarschriften die door het college zijn aangewezen om ambtelijk te kunnen worden afgedaan (zie artikel 13 en de toelichting daarop).

De Commissie bezwaarschriften bestaat uit een voorzitter en vier leden.

De leden rouleren, dat wil zeggen dat de hoorzitting als bedoeld in artikel 12 wordt gehouden door de voorzitter en twee leden.

De voorzitter en de leden zijn niet werkzaam in dienst van de gemeente Zwartewaterland en zijn ook niet woonachtig in de gemeente, waardoor de onpartijdigheid zo veel mogelijk wordt gewaarborgd.

Artikel 4. Instellen Kamers

De commissie kan kamers instellen, die belast worden met de behandeling van bezwaarschriften.

De commissie bepaalt zelf het aantal kamers en stelt voor elke kamer vast welke categorie of

categorieën bezwaarschriften door haar zullen worden behandeld.

Elke kamer bestaat uit ten minste drie leden:

• a.

  een voorzitter overeenkomstig artikel 7:13 Awb, zijnde de voorzitter of een van de leden van de

  commissie, uit haar midden aangewezen;

• b.

  ten minste twee andere leden, door de commissie aangewezen uit haar midden.

De commissie wijst uit haar midden voor elk lid een eerste en een tweede plaatsvervanger aan.

Op de werkwijze van de kamers is het bepaalde in deze verordening zo veel mogelijk van

overeenkomstige toepassing.

Artikel 5. Vergoeding bijwonen hoorzitting en reiskosten

De voorzitter en de leden van de commissie ontvangen voor het bijwonen van de hoorzitting en het

reizen naar en van het gemeentehuis te Hasselt een vergoeding, die jaarlijks wordt uitbetaald.

Artikel 6. Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.

Artikel 7. Zittingsduur

De voorzitter en de leden worden voor een periode van vier jaar benoemd. Dat betekent dat de zittingsduur niet meer is gekoppeld aan de zittingsperiode van de gemeenteraad.

De voorzitter en de leden kunnen voor maximaal één periode van vier jaar worden herbenoemd.

Artikel 8. Telefonisch contact

DeAwb kent geen verplichting voor het verwerend orgaan om na de ontvangst van het bewaarschrift telefonisch contact op te nemen met de bezwaarmaker.

Toch kan dat in veel gevallen een goed middel zijn, met name wanneer het gaat om:

• ·

  het vragen van een toelichting op het bezwaarschrift;

• ·

  het geven van een toelichting op het bestreden besluit indien het vermoeden bestaat dat het

  bezwaarschrift is gebaseerd op een misverstand o.i.d.

• ·

  het geven van een toelichting op de bezwaarprocedure

• ·

  het informeren of bezwaarmaker een hoorzitting wenst als bedoeld in artikel 12

• ·

  het onderzoeken of het onderliggende conflict door middel van bemiddeling kan worden

  opgelost (zie artikel 9 en de toelichting daarop).

Het telefonisch contact kan worden aangegaan door de secretaris van de commissie, de vakambtenaar of de juridisch consulent. In principe bestaat hiervoor geen voorkeur. Daarover kunnen onderling van geval tot geval afspraken worden gemaakt.

Het telefonisch contact wordt in principe aangegaan met de bezwaarmaker. Wanneer deze zich laat vertegenwoordigen door een gemachtigde, wordt in eerste instantie contact opgenomen met de gemachtigde.

Wanneer bij de zaak ook een derde partij is betrokken, wordt –indien nodig- ook met deze partij contact opgenomen.

Het telefonisch contact kan tot gevolg hebben dat de bezwaarmaker het bezwaarschrift intrekt.

In dat geval moet de bezwaarmaker er op worden gewezen dat het intrekken van het bezwaarschrift alleen schriftelijk kan geschieden.

Artikel 6:21 Awb bepaalt dat een bezwaarschrift alleen mondeling kan worden ingetrokken wanneer de bezwaarmaker dat tijdens de hoorzitting te kennen geeft.

Voor het telefonisch contact is een checklist vastgesteld (bijlage 1).

Artikel 9. Bemiddeling

Er kunnen omstandigheden aanwezig zijn op grond waarvan de oplossing van het onderliggende conflict bij voorkeur niet moet worden gezocht in een juridische procedure.

De term “in de minne” waarover artikel 9 spreekt, houdt in dat naar een oplossing gezocht wordt waarmee beide partijen uit de voeten kunnen.

Een mogelijk alternatief is pre-mediation.

Bij pré-mediation gaat de secretaris van de commissie in overleg met de juridisch consulent en na consultatie met de vakafdeling na of het conflict onderling kan worden opgelost.

Het toepassen van pré-mediation is een informele werkwijze die leidt tot een adequate aanpak. Het effect daarvan kan zijn dat een bezwaarschriften wordt ingetrokken.

De uiteindelijke beslissing of de behandeling van een bezwaarschrift wordt opgeschort in afwachting van het resultaat van het pre-madiationtraject, ligt bij de voorzitter van de commissie.

De afspraken die in het kader van het pre-mediation traject worden schriftelijk vastgelegd en ter kennis gebracht aan de bezwaarmaker.

In het kader van het telefonisch contact (zie artikel 8) kunnen de mogelijkheden van pre-mediation worden afgetast.

Wanneer deze mogelijkheden aanwezig zijn, verdient het de voorkeur de bezwaarmaker uit te nodigen voor een gesprek, waarbij in elk geval de vakambtenaar aanwezig is.

Wanneer pre-mediation niet leidt tot een oplossing van het conflict, wordt de bezwarenprocedure gestart c.q. voortgezet.

Een meer formele mogelijkheid is mediation, waarbij onder leiding van een onafhankelijke mediator naar een oplossing wordt gezocht en de gemaakte afspraken worden vastgelegd in een door alle partijen getekende vaststellingsovereenkomst.

In het telefonisch contact komt mediation niet aan de orde. Indien mogelijk en noodzakelijk kan op deze mogelijkheid worden gewezen tijdens de hoorzitting.

Artikel 10. Uitoefening bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist het bestuursorgaan over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid (het toepassing geven aan artikel 7:4, tweede lid), en 7:5, tweede lid (het horen in het openbaar).

Met bestuursorgaan wordt hier bedoeld de commissie.

Deze bevoegdheden kunnen niet aan de voorzitter van de commissie worden opgedragen

In dit artikel wordt een aantal bevoegdheden opgesomd waarvan de uitvoering is opgedragen aan de voorzitter van de commissie.

Het gaat hierbij om de volgende bevoegdheden:

Artikel 2:1, tweede lid (verlangen van een schriftelijke machtiging

);

Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:6

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.

Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift ‘kan’ niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.

Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo’n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb - van het horen kan worden afgezien.

Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Artikel 6:17

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.

Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter.

Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196).

Artikel 7:4, vierde lid Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG 2001/30).

Artikel 7:4, tweede lid

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.

Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).

Artikel 7:6, vierde lid

Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...].

Het derde lid van dit artikel luidt:

Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.

In het tweede lid van artikel 7:6 wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.

Artikel 11. Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo’n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 12. Hoorzitting

Het eerste lid van dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:

• a.

  het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;

• b.

  het bezwaar kennelijk ongegrond is;

• c.

  de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

• d.

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

ad a:

Tot het niet houden van een hoorzitting op grond van de kennelijke niet-ontvankelijkheid van het bezwaarschrift kan alleen worden besloten indien zonneklaar duidelijk is dat er sprake is van een kennelijke niet-ontvankelijkheid.

In geval van twijfel dient een hoorzitting te worden gehouden.

ad b:

Het gestelde onder a geldt evenzeer voor een bezwaarschrift dat kennelijk ongegrond is.

ad c:

Tijdens het telefonisch overleg (zie artikel 8) wordt de bezwaarmaker gevraagd of hij een hoorzitting op prijs stelt op niet.

Wanneer de bezwaarmaker een hoorzitting niet op prijs stelt is het logisch dat de voorzitter bepaalt dat wordt afgezien van het horen.

ad d.

Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt.

De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het verwerend orgaan. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.

Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich.

Artikel 13 Ambtelijk horen

Niet elke gemeente kiest voor behandeling van bezwaarschriften door een externe commissie. Mogelijk is dat voor bepaalde categorieën besluiten gekozen wordt voor een ambtelijke commissie. Zo kan er gekozen worden voor een systeem waarbij de commissie adviseert over de ingewikkeldere bezwaarschriften, terwijl de eenvoudige ambtelijk worden afgehandeld. Een ambtelijke commissie hoeft zich niet te houden aan de vereisten uit artikel 7:13 Awb. Doordat niet bij de bevestiging van ontvangst van een bezwaarschrift verplicht moet worden medegedeeld dat een commissie zal adviseren, maar doordat in de wet is bepaald dat dit zo spoedig mogelijk dient te gebeuren heeft een gemeente de tijd en mogelijkheid om bezwaarschriften te scheiden. De in deze verordening opgenomen bepalingen over het horen, de gang van zaken tijdens de hoorzitting en het adviseren aan het bestuursorgaan kunnen ook voor een ambtelijke commissie gelden. Voor het horen door een ambtelijke commissie gelden de bepalingen uit artikel 7:5 Awb.

Artikel 14. Uitnodiging zitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna).

Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Met de inwerkingtreding van de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen

De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.

Omdat de inhoud van deze artikelen voor zich spreekt, is ermee volstaan de tekst ervan hier integraal op te nemen (zie ook de toelichting bij artikel 8).

Artikel 7:4

• 1.

  Tot 10 dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen.

• 2.

  Het bestuursorgaan/beroepsorgaan legt het bezwaarschrift/beroepschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken, voorafgaand aan het horen, gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

• 3.

  Bij de oproeping voor het horen worden belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen.

• 4.

  Belanghebbenden kunnen van deze stukken tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen.

• 5.

  Voorzover de belanghebbenden daarmee instemmen, kan toepassing van het tweede lid achterwege worden gelaten.

• 6.

  Het bestuursorgaan/beroepsorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het tweede lid voorts achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Van de toepassing van deze bepaling wordt mededeling gedaan.

• 7.

  Gewichtige redenen zijn in elk geval niet aanwezig, voorzover ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze stukken, in te willigen.

• 8.

  Indien een gewichtige reden is gelegen in de vrees voor schade aan de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een belanghebbende, kan inzage van de desbetreffende stukken worden voorbehouden aan een gemachtigde die hetzij advocaat, hetzij arts is.

Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43).

In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7).

Artikel 7:8

• 1.

  Op verzoek van de belanghebbende kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord.

• 2.

  De kosten van getuigen en deskundigen zijn voor rekening van de belanghebbende die hen heeft meegebracht.

Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een beginsel van goede procesorde (JG 2000/122).

Artikel 15. Quorum

Dit artikel spreekt voor zich.

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/ 7119, 5). In de Gemeentestem 2008, nr. 101 is een artikel verschenen van mr. H. Piefers : “Horen en adviseren door een onvolledige bezwaarschriftencommissie”.

Artikel 16 Niet-deelneming aan de behandeling

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 17. Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 16 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.

Indien de bezwaarschriftencommissie adviseert over bezwaren op grond van de Wet werk en bijstand kan het praktisch zijn een bepaling op te nemen waaruit duidelijk wordt dat deze zittingen achter gesloten deuren plaatsvinden. Mogelijk zijn er meer onderwerpen te noemen waarbij zittingen nooit openbaar zijn, zoals bijv. urgentieverklaringen op grond van de huisvestingsverordening, bepaalde aanvragen op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning en bijvoorbeeld de prostitutiebepaling uit de Algemene Plaatselijke Verordening. Hiermee worden problemen voorkomen indien de commissie vergeet te besluiten tot een niet-openbare zitting.

De bepaling kan toegevoegd worden aan artikel 14 en als volgt luiden:

De zitting van de commissie vindt achter gesloten deuren plaats voor wat betreft bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van de Wet werk en bijstand.

Artikel 18. Verslaglegging

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.

Gekozen is voor het maken van een digitale geluidsopname van de hoorzitting en het uitwerken daarvan te beperken tot een aantal met name genoemde situaties.

Artikel 19. Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 20. Raadkamer en advies

Zie ook de toelichting bij artikel 14. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Het tweede lid, onder b, is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 13) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie (zie onder 12); de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621).

Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid.

Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01-1997).

In 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Deze wet bevat een regeling voor de vergoeding van de kosten die een belanghebbende maakt bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaar- of administratief beroepschrift. De bepalingen zijn opgenomen in art. 7:15, 7:28 en 8:75 Awb. Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar of administratief beroep heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de hoorzitting worden gedaan. De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en zo ja over de hoogte van het vergoedingsbedrag. Dit laatste kan worden ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.

Artikel 21. Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.

Afronding van de procedure

De verordening spitst zich toe op de behandeling van bezwaarschriften en eindigt er in feite mee - zie artikel 18 - dat door de commissie schriftelijk advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

In de artikelen 7:11 (bezwaarschrift) Awb is geregeld wat er daarna dient te gebeuren. Indien het bezwaar ontvankelijk is, dient op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit plaats te vinden. Is een bezwaarschrift niet ontvankelijk, dan wordt aan heroverweging niet toegekomen. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit.

Omdat in het verleden bestuursorganen nogal eens bij de beslissing op bezwaarschriften louter toetsten op rechtmatigheid is in het eerste lid van art 7:11 vastgelegd dat het om een heroverweging gaat. Dat betekent dat de toetsing niet beperkt moet blijven tot vragen van rechtmatigheid, maar binnen de grenzen van de wet zich ook dient uit te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten.

De heroverweging dient ex nunc plaats te vinden, dat wil zeggen dat rekening moet worden gehouden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden. De feiten en omstandigheden van het moment waarop het nieuwe besluit wordt genomen zijn van belang.

Daarnaast dient de heroverweging op grondslag van het bezwaar te geschieden. Hieruit vloeit voort dat die onderdelen van het besluit die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, in beginsel buiten beschouwing blijven. Het bestuursorgaan zal daarbij de naar voren gebrachte bezwaren voldoende ruim naar hun strekking moeten opvatten. Indien bijvoorbeeld tijdens de hoorzitting blijkt dat deze, ondanks een beperkte omschrijving in het bezwaarschrift, ruimer bedoeld zijn, dan zal daarmee rekening moeten worden gehouden.

Verder is het de bedoeling van deze bepaling dat er geen verslechtering van de positie van degene die het bezwaarschrift indient tijdens de bezwaarschriftenprocedure mag optreden (verbod van reformatio in peius). Natuurlijk staat dit er niet aan in de weg dat als een derde bezwaar maakt tegen bijvoorbeeld een afgegeven vergunning, die bezwaren gehonoreerd kunnen worden. Dit is het wezen van de bezwaarschriftenprocedure en niet in strijd met genoemd beginsel.

In artikel 7:12 Awb is voorgeschreven dat de beslissing op het bezwaarschrift dient te berusten op een deugdelijke motivering die bij de bekendmaking van de beslissing wordt vermeld. Daarbij is het van belang dat indien van het advies van de commissie wordt afgeweken in de beslissing de reden van die afwijking wordt vermeld en het advies met de beslissing wordt meegezonden.

Tenslotte wordt verwezen naar artikel 6:23 Awb waarin wordt voorgeschreven dat indien beroep kan worden ingesteld tegen de beslissing op het bezwaar, daarvan bij de bekendmaking van de beslissing melding wordt gemaakt. Daarbij moet worden aangegeven door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan beroep kan worden ingesteld.

Artikel 22. Jaarverslag

Deze bepaling is opgenomen bij de laatste wijziging van de verordening in 2010. In de praktijk blijkt dat de bezwaarschriftencommissie jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad, het college en de burgermeester over haar werkzaamheden. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond etc.) of het bestuursorgaan contrair heeft besloten, in welke gevallen beroep wordt ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.

In geval er een klacht is ingediend tegen de bezwaarschriftencommissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 23. Intrekking oude regeling

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 24. Inwerkingtreding

In artikel 139 tot en met 144 Gemeentewet zijn de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. De bepalingen over bekendmaking en mededeling van besluiten zoals opgenomen in afdeling 3.6 Awb zijn niet van toepassing op algemeen verbindende voorschriften (zie artikel 3:1 Awb dat aangeeft dat op besluiten, die algemeen verbindende voorschriften inhouden, van dat hoofdstuk slechts afdeling 2 tot en met 4A van toepassing zijn en wel voorzover de aard van de besluiten zich daartegen niet verzet). Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad).

Artikel 25. Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.