Verordening rekenkamercommissie Zwartewaterland 2019

De raad van de gemeente Zwartewaterland;

Gelezen het voorstel d.d. 24 januari 2019;

Gelet op het bepaalde in 81oa van de Gemeentewet;

Besluit:

vast te stellen de volgende verordening met toelichting:

Verordening rekenkamercommissie Zwartewaterland 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  wet: Gemeentewet;

• b.

  (rekenkamer)commissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Zwartewaterland;

• c.

  voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie;

• d.

  college: college van burgemeester en wethouders. 

Artikel 2 Rekenkamercommissie

• 1.

  Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

• 2.

  De commissie bestaat uit 5 leden, waarvan 2 externe leden en 3 interne leden. 

Artikel 3 Benoeming leden

• 1.

  De raad benoemt de interne leden van de commissie uit zijn midden.

• 2.

  De raad benoemt de externe leden van de commissie.

• 3.

  De leden van de commissie die tevens raadsleden zijn, worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad benoemd. De leden die niet deel uitmaken van de raad worden voor een periode van zes jaar benoemd.

• 4.

  Leden van de commissie zijn éénmaal herbenoembaar. 

Artikel 4 Voorzitter

• 1.

  De raad benoemt de voorzitter uit de externe leden van de commissie.

• 2.

  De voorzitter is belast met:

• a.

  het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

• b.

  het leiden van de vergaderingen;

• c.

  het bewaken van de uitgangspunten en de werkwijze;

• d.

  het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming;

• e.

  het onderhouden van contacten met het college en de gemeentesecretaris.

De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat.

• 3.

  De stem van de voorzitter is doorslaggevend bij het staken van de stemmen.

• 4.

  De commissie voorziet in een vervangingsregeling bij afwezigheid van de voorzitter. 

Artikel 5 Eed of belofte

Ten aanzien van de externe leden is artikel 81g van de wet van overeenkomstige toepassing.

 Artikel 6 Ontslag en non-activiteit

• 1.

  De raad ontslaat de leden en plaatsvervangende leden of stelt hen op non-activiteit.

• 2.

  Het lidmaatschap van een raadslid eindigt:

• a.

  op eigen verzoek;

• b.

  indien het lid aftreedt als lid van de gemeenteraad;

• c.

  indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen.

• 3.

  Een extern lid van de rekenkamer wordt door de raad ontslagen:

• a.

  op eigen verzoek;

• b.

  bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de commissie, overeenkomstig het in artikel 81oa, lid 3, van de wet bepaalde;

• c.

  wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

• d.

  indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

• 4.

  De externe leden van de commissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen. 

Artikel 7 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de commissie

• 1.

  De externe leden ontvangen een door de raad te bepalen vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie.

• 2.

  Aan externe leden worden de reiskosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie vergoed.

• 3.

  De vergoedingen genoemd in het eerste en tweede lid, komen ten laste van het budget van de commissie. 

Artikel 8 Ambtelijk secretaris

• 1.

  De griffier of adjunct-griffier is belast met de functie van ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie.

• 2.

  De secretaris staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

• 3.

  De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop ondersteunende taken worden verricht.

• 4.

  De secretaris is organisatorisch ondergebracht bij de griffie.

• 5.

  De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers. 

Artikel 9 Reglement van orde

De commissie stelt een reglement van orde vast voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisname naar de raad.

 Artikel 10 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

• 1.

  De commissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2.

  De in het eerste lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de commissie ter kennisneming aan de raad en het college verstuurd.

• 3.

  De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De commissie bericht de raad binnen zo spoedig mogelijk in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. 

Artikel 11 Werkwijze

• 1.

  De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2.

  De commissie legt in een onderzoeksprotocol vast volgens welke methodiek de commissie onderzoeken uitvoert; het onderzoeksprotocol wordt ter kennisname naar de raad gezonden.

• 3.

  De commissie stelt na afloop van het jaar het jaarverslag vast en zendt het daarna onverwijld naar de raad en het college ter kennisname.

• 4.

  De commissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren van de gemeente alle mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.

• 5.

  Bij lopende onderzoeken oordeelt de commissie of het wenselijk is om de raad tussentijds te informeren.

• 6.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

• 7.

  De commissie vergadert in beslotenheid; haar onderzoeksrapporten en de jaarverslagen van de commissie zijn openbaar. Op grond van artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 8.

  Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie met inachtneming van het beschikbare budget gebruik maken van externe personen of bureaus.

• 9.

  De commissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door de commissie te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn diegenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt voorts wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 10.

  Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden. 

Artikel 12 Budget

• 1.

  De commissie is bevoegd binnen een door de raad aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 2.

  Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

• a.

  de vergoedingen aan de externe leden van de commissie;

• b.

  de ambtelijk secretaris;

• c.

  externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld;

• d.

  eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3.

  De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

 Artikel 13 Intrekken oude regeling

De Verordening rekenkamercommissie, vastgesteld op 28 juni 2007, wordt ingetrokken.

 Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na de datum van bekendmaking.

 Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening rekenkamercommissie Zwartewaterland 2019’.

 

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van de gemeente Zwartewaterland van 24 januari 2019.

de griffier, de voorzitter,

   

H.W. Schotanus - Schutte E.J. Bilder

 

Artikelsgewijze toelichting

 Artikel 1 begripsbepaling

Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun volledige omschrijving moeten worden uitgeschreven.

In deze verordening zijn de begrippen doelmatigheid, doeltreffend en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet zijn genoemd) niet in artikel 1 opgenomen. Wel wordt in deze toelichting uiteengezet wat onder deze termen wordt verstaan. Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten.

 Artikel 2 rekenkamercommissie

Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81oa van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie.

 Artikel 3 benoeming leden

Anders dan bij de rekenkamer kunnen naast externen ook raadsleden deel uitmaken van de rekenkamercommissie. In deze verordening is besloten dat de rekenkamercommissie gevormd wordt door externe leden en interne leden(raadsleden).

In het tweede lid is de zittingsperiode van de externe leden vastgesteld op een termijn van 6 jaren.

Hiermee wordt de continuïteit gewaarborgd, omdat slecht één keer per 12 jaar de zittingsduur van de externe leden op hetzelfde tijdstip eindigt als die van de interne leden.

 Artikel 4 voorzitter

In dit artikel worden de benoeming, de rol en taken van de voorzitter benoemd. Zo wordt de voorzitter door de raad benoemd uit de externe leden.

 Artikel 5 eed of belofte

De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamercommissie rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie.

 Artikel 6 ontslag en non-activiteit

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

 Artikel 7 vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de commissie

In dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd.

 Artikel 8 ambtelijk secretaris

De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren. In het derde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie.

 Artikel 9 reglement van orde

In het reglement van orde moeten en kunnen zaken als het vergaderquorum, verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten enzovoorts geregeld.

 Artikel 10 onderwerpselectie en opdrachtverlening

De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kiest.

De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de Gemeentewet expliciet genoemd. Dit artikel wordt in artikel 81oa van de wet ook voor de rekenkamercommissie van toepassing verklaard. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaalde gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

 Artikel 11 werkwijze

Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken, is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen bij alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar, maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

 

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) concept-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag er eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijk wethouder, de burgemeester of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamercommissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

 Artikel 12 budget

De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.

 Artikel 13 intrekken oude regeling, artikel 14 inwerkingtreding en artikel 15 citeertitel

Deze artikelen spreken voor zich.