het reglement houdende bepalingen ten aanzien van de ambtenaren van de burgerlijke stand, de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, de werkzaamheden en de openstelling van het bureau van de burgerlijke stand.

Ondertekening

Nota-toelichting

Toelichting op het Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Zwijndrecht.

Algemeen:

De benoeming, schorsing en ontslag van ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand is ingevolge de Wet van 14 oktober 1993 (Stb. 1993, 555) met ingang van 1 januari 1995 in handen gelegd van burgemeester en wethouders. Tevens is het college van burgemeester en wethouders het aangewezen orgaan dat regelend optreedt ten aanzien van het bureau en de ambtenaren van de burgerlijke stand. Verder is in de wet bepaald dat door het college een Reglement burgerlijke stand dient te worden vastgesteld. Het in de gemeente Zwijndrecht geldende Reglement burgerlijke stand dateert van 22 oktober 2003.

Er zijn verschillende redenen waarom het Reglement burgerlijke stand wordt gewijzigd:

• 1.

  Er is in het huidige reglement geen plaats geboden voor bepalingen omtrent het geregistreerd partnerschap, de omzetting van een huwelijk of de omzetting van een partnerschap;

• 2.

  De terminologie is aangepast aan de huidige organisatie;

• 3.

  Er is meer nadrukkelijk vastgelegd onder welke voorwaarden een (kosteloze) ceremonie plaats dient te vinden;

• 4.

  Er is meer nadrukkelijk vastgelegd welke voorwaarden van benoeming gelden voor de verschillende (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand;

• 5.

  Er is een verdergaand mandaat geregeld met betrekking tot uitvoerende en organisatorische beslissingen van het college van burgemeester en wethouders aan het hoofd van de dienst Publiek.

Artikelsgewijs:

Artikel 1:

• 1.

  De ambtenaar van de burgerlijke stand moet in dienst zijn van de dienst Publiek van de gemeente Zwijndrecht.

• 2.

  De werkzaamheden van de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn vastgelegd in artikel 16a, lid 1 van de wet.

• 3.

  De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoeft niet in dienst te zijn van de gemeente Zwijndrecht.

• 4.

  De werkzaamheden van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand zijn vastgelegd in artikel 16a, lid 2 van de wet.

Artikel 2:

• 1.

  In lid 1 onder a is de benoeming van de burgemeester tot abs geregeld. Deze benoeming is optioneel en is met name gericht op bijzondere, representatieve en noodsituaties, zulks ter beoordeling van de burgemeester. Met noodsituaties wordt bijvoorbeeld bedoeld: rampen, oorlogsgevaar of andere bijzonder omstandigheden. De specifieke functie van burgemeester brengt met zich mee dat alsdan een dergelijke benoeming praktische voordelen kan hebben.

• 2.

  In lid 1 onder b is de benoeming van de ambtenaren in dienst van de gemeente geregeld. In principe worden alleen de ambtenaren van het team Publiekscontacten, dienst Publiek tot ambtenaar van de burgerlijke stand benoemd in verband met de eisen van vakbekwaamheid, deskundigheid en ervaring. Hiervan kan in onvoorziene gevallen echter van worden afgeweken, indien daartoe noodzaak bestaat, zulks ter beoordeling van het college of de leiding van de burgerlijke stand.

• 3.

  De wet bepaalt dat het minimum aantal ambtenaren twee is om de continuïteit te waarborgen. In de praktijk worden alle ambtenaren, genoemd in lid 1 onder b benoemd tot abs.

• 4.

  Er bestaat geen wettelijk minimum voor het aantal buitengewoon ambtenaren. Om het betrokken paar de mogelijkheid te geven een keuze te maken voor een ambtenaar die het beste past bij de ceremonie dat het paar in gedachten heeft, is gekozen voor een minimum van 8 ambtenaren. Er is geen maximum.

Artikel 3:

• 1.

  Het hoofd van de dienst Publiek is belast met de leiding van de burgerlijke stand. Hij draagt derhalve de verantwoordelijkheid voor de verdeling van de werkzaamheden voor zowel de ambtenaren als buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand.

• 2.

  Bij de burgerlijke stand doet zich het fenomeen voor, dat iedere (buitengewoon) ambtenaar zelf inhoudelijk verantwoordelijk is voor de akte die bij opmaakt. Wat dit betreft, staat hij niet in hiërarchische positie ten opzichte van zijn werkgever en dus ook niet tot het hoofd van de dienst Publiek.

Artikel 4:

• 1.

  Op grond van artikel 16, lid 2 van de wet kan een (buitengewoon) ambtenaar voor een bepaalde periode worden benoemd. Het college benoemt en ontslaat een (buitengewoon) ambtenaar.

• 2.

  In het Reglement burgerlijke stand van 2003 is geen individueel vast te stellen periode van benoeming mogelijk gesteld. In de praktijk echter werd een periode van 5 jaar gebruikt. In dit nieuwe reglement wordt afstand genomen van deze bepalingen en handelswijze. Voor iedere specifieke (buitengewoon) ambtenaar geldt nu een bepaalde periode, waarmee de actualiteit van beschikbare ambtenaren automatisch op peil wordt gehouden en er nooit separaat een verzoek om ontslag als (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand bij het college behoeft te worden ingediend.

• 3.

  Nieuw is de in lid 2 opgenomen bepaling dat een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag kan worden benoemd. Restrictie bij deze benoeming is dat deze persoon reeds (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand moet zijn in een andere gemeente in Nederland. Met deze restrictie wordt de zware beëdigingprocedure bij de rechtbank voorkomen.

• 4.

  voor het benoemen van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag gelden de volgende voorwaarden:

  -      de volgende documenten moeten aangeleverd worden: een kopie van het legitimatiebewijs, een kopie van de huidige benoeming, een kopie van het proces verbaal van beëdiging bij de rechtbank;

  -      de bovengenoemde documenten moeten uiterlijk 2 maanden voordat de ceremonie plaatsvindt worden ingediend bij het bureau van de burgerlijke stand van de gemeente Zwijndrecht.

• 5.

  Met het derde lid wordt rekening gehouden met lopende periodes van benoeming van (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand.

   

Artikel 5:

• 1.

  De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand ontvangt, afhankelijk van hetgeen vermeld in het benoemingsbesluit, al dan niet een vergoeding per voltrokken huwelijk, geregistreerd partnerschap, het omzetten van een huwelijk of het omzetten van een geregistreerd partnerschap.

• 2.

  Voor kosteloze ceremonies, bedoeld in artikel 10 van het Reglement wordt in ieder geval geen vergoeding verstrekt.

• 3.

  Deze bezoldiging is opgenomen in de Rechtspositieregeling voor de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Zwijndrecht.

Artikelen 6 en 7:

• 1.

  In dit artikel wordt bepaald waar de (buitengewoon) ambtenaar zijn werkzaamheden moet verrichten, namelijk op het gemeentehuis.

• 2.

  Op dit moment zijn er 2 vaste locaties als gemeentehuis aangewezen, te weten het gemeentehuis Zwijndrecht en de Kijfhoekkerk.

• 3.

  Er bestaat de mogelijkheid voor het betrokken paar om zelf een locatie te kiezen, welke aan de voorwaarden dient te voldoen. Hiervoor zijn separaat regels opgesteld in “Regelgeving voor huwelijkslocaties” van 2006.

• 4.

  Om slagvaardig te kunnen optreden is het aanwijzen van een locatie gemandateerd aan het hoofd van de dienst Publiek.

Artikelen 8, 9 en 10:

• 1.

  De artikelen regelen wanneer en waar bepaalde werkzaamheden plaats kunnen vinden.

• 2.

  Daarnaast is nieuw opgenomen de bepalingen dat de aanwijzingen van de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand of de bode dienen te worden opgevolgd. In dit kader kan worden gedacht aan maatregelen met betrekking tot de veiligheid of anderszins:

  -          een maximum aantal personen tijdens een ceremonie in het kader van de brandveiligheid;

  -          een rookverbod;

  -          een verbod van dieren in het gemeentehuis en trouwzaal, waarbij echter op voorafgaand verzoek van het bruidspaar per geval wordt bekeken of alsnog dieren worden toegestaan;

  -          een beperking aangaande het strooien van dingen.

  Door het strooien van dingen tijdens een ceremonie kan de veiligheid van anderen in gevaar komen, dan wel kan een volgend huwelijk op diezelfde locatie daarvan hinder ondervinden. Als voorbeelden van ongewenst strooien kunnen worden genoemd: het strooien van rijst tijdens regen hetgeen gladheid veroorzaakt of het strooien van confetti wat moeilijk verwijderbaar is. Strooien binnen de locaties en strooien bij kosteloze ceremonies, waarbij geen bode aanwezig is, zijn niet toegestaan.

• 3.

  Omwille van het terugdringen van de kosten voor de gemeente bij kosteloze ceremonies is bij deze ceremonies geen bode aanwezig.

• 4.

  De leiding van de burgerlijke stand bepaalt in welke ruimte binnen het gemeentehuis de kosteloze ceremonies plaatsvinden, waarbij in acht wordt genomen dat deze ceremonies in ieder geval niet plaatsvinden in de vergaderkamer van het college van burgemeester en wethouders en de raadszaal.

Artikel 11:

In dit artikel wordt bepaald onder welke naam het reglement moet worden aangehaald en wanneer het in werking treedt.