Protocol informatieverstrekking aan de raad

PROTOCOL INFORMATIEVERSTREKKING AAN DE RAAD

Dit protocol is van toepassing op de informatieverstrekking van het college en de burgemeester aan de raad in het kader van de verantwoording aan de raad en ten behoeve van de uitoefening van de taken van de raad.

De Gemeentewet geeft hiervoor in artikel 169 en 180 de volgende regels:

• 1.

  Het college of een lid van het college en de burgemeester geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. ( actieve informatieplicht);

• 2.

  Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door één of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken daarvan in strijd is met het openbaar belang.( passieve informatieplicht)

• A.

  Ten aanzien van de informatieverstrekking gelden de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    Aan de raad wordt alle informatie verstrekt die hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken, tenzij dat in strijd is met het openbaar belang;

  • 2.

    De informatie is tijdig, volledig en op hoofdlijnen. Hierbij wordt aangegeven wat het doel is van de informatieverstrekking en, indien van toepassing, aangegeven welke achterliggende stukken er bestaan en hoe en waar die beschikbaar zijn;

  • 3.

    De informatieverstrekking wordt zoveel mogelijk aangehaakt aan de bestaande verantwoordingsmomenten, zoals de begroting, de beleidsverslagen en de jaarrekening.

  • 4.

    De vastgestelde openbare beslissingenlijst van het college wordt een dag na de vaststelling digitaal beschikbaar gesteld via BIS en binnen een week na vaststelling naar de raadsleden gestuurd. De achterliggende openbare informatie bij de beslissingenlijst is door de raadsleden via BIS te raadplegen.

  • 5.

    Indien de informatie gelet op de politieke relevantie eerder verstrekt moet worden dan via de beslissingenlijst, wordt de informatie in de weekdat de beslissing is genomen per aparte informatienota verstrekt.

  • Daarvan is in ieder geval sprake als één van de volgende criteria van toepassing is:

    • a.

      is er sprake van een omvangrijke zaak, inhoudelijk of financieel:

    • b.

      is er sprake van een complexe zaak, gelet op veelheid van belangen en groot aantal raakvlakken met andere beleidsvelden of anderszins;

    • c.

      heeft het onderwerp consequenties die maatschappelijk leven of mediagevoelig zijn;

    • d.

      heeft het onderwerp relevante bestuurlijke, financiële en juridische veranderingen;

    • e.

      zijn er bestuurlijke, financiële en juridische risico's.

  • 6.

    Het verstrekken van informatie staat niet gelijk aan het verstrekken van gehele werkdossiers, interne verslagen en dergelijke. De gevraagde informatie wordt neergelegd in een informatienota..

  • 7.

    De criteria van de Wet Openbaarheid van Bestuur zijn bepalend voor de status waarop de informatie wordt verstrekt.

  • 8.

    Eénmaal per half jaar wordt informatie verstrekt over de voortgang van grote en politek relevante projecten.

• B.

  Ten aanzien van de wijze waarop de informatie wordt verstrekt gelden de volgende procedures:

  • 1.

    Een raadslid kan zich voor feitelijke informatie van geringe omvang rechtstreeks wenden tot de ambtelijke informant. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op kort feitelijke informatie van geringe omvang, wendt hij zich tot zijn leidinggevende of stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist over het verstrekken van de informatie.

  • 2.

    Een raadslid kan zich voor het verkrijgen van uitgebreide feitelijke informatie wenden tot de griffier. Deze vragen worden via de griffie bij de secretaris ingediend. De secretaris beslist op het verzoek met inachtneming van artikel 3 van de verordening ambtelijke bijstand. Hij geeft ( via de eenheidsmanager) aan een ambtenaar toestemming om dit verzoek te behandelen. De informatieverstrekking vindt altijd plaats via de secretaris.

  • 3.

    Een verzoek om informatie over actuele politiek gevoelige onderwerpen moet schriftelijk worden ingediend bij de griffie. Het college zet de vragen uit bij de betreffende eenheid. Het college verstrekt via de secretaris de informatie.

  • 4.

    Informatie waarop geheimhouding is opgelegd wordt alleen verstrekt via de griffier.

• C.

  Ten aanzien van de openbaarheid van informatie en stukken gelden de volgende uitgangspunten:

Uitgangspunt is dat de informatie van het college openbaar zijn, tenzij

• -

  De uitzondering kan alleen gebaseerd zijn op de criteria van de Wet Openbaarheid van Bestuur

• -

  Als informatie niet openbaar is, kan het wel aan de raad worden verstrekt, maar dan onder het opleggen van geheimhouding. De raad kan alleen over de informatie in een besloten vergadering spreken. De raad neemt een beslissing over de handhaving dan wel opheffing van de geheimhouding van de informatie. (art. 55 Gemeentewet)

• -

  Soms is het van belang eerst direct belanghebbende te informeren alvorens informatie te verstrekken. Dan is er de mogelijkheid van het opleggen van een embargo tot een bepaald tijdstip. Na dat tijdstip is de informatie openbaar.

• D.

  Van belang zijnde criteria van de Wob (artikel 10):

• 1.

  Het verstrekken van informatie blijft achterwege voorzover dit:

  • a.

    de eenheid van de Kroon in gevaar zou brengen;

  • b.

    de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

  • c.

    bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld.

• 2.

  Het verstrekken van informatie op grond van deze wet blijft eveneens achterwege, voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:

  • a.

    de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;

  • b.

    de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen;

  • c.

    de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

• • d.

    inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;

• • e.

    de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

  • f.

    het belang dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie;

  • g.

    het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.