Regeling vervallen per 23-04-2013

Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Geldend van 30-10-2007 t/m 22-04-2013 met terugwerkende kracht vanaf 23-10-2007

Intitulé

Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

REGLEMENT VOOR DE GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONGEGEVENS

HOOFDSTUK 1

Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

de wet:

de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

de minister:

de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

verordening:

de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 30 augustus 2004;

basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

aangehaakte gegevens:

in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

bevolkingsadministratie:

de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

verantwoordelijke:

degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;

beheerder:

de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;

ingeschrevene:

degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;

ingezetene:

de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

betrokkene:

een ingezetene of een ingeschrevene;

afnemer:

afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

binnengemeentelijke afnemer:

elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

derde:

elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;

protocol:

het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;

telefoonboekgegevens:

de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is het afdeling BFI van de Eenheid Publiekszaken;

Artikel 3 Toepasselijke regelgeving

  • 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

  • 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

HOOFDSTUK 2

Doel en inhoud van de bevolkingsadministratie

Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

  • 1.

    De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

    • a.

      gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

    • b.

      gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

    • c.

      informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben.

  • 5.

    De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 5 Categorieën van personen

In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Zwolle.

Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

  • 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

  • 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

  • a.

    op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

  • b.

    op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.

HOOFDSTUK 3

Bepalingen met betrekking tot de verstrekking van gegevens

Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

  • 1.

    Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

    • a.

      de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers op de afdeling BFI;

    • b.

      de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.

    • c.

      de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is, voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de Gemeente Zwolle

  • 2.

    De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3.

    Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming vande persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de

wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering

van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers

Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft

ter vervulling van zijn taken.

Artikel 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van

de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden

  • 1. Aan het basisregistratiesysteem (BRS) worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverstrekkingen.

  • 2. Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in

    verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Artikel 14 Gegevensverstrekking aan vrije derden (zie bijlage 4)

  • 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden.

  • 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

  • 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 15 Voorwaarden voor verstrekking

  • 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

    • a.

      dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

    • b.

      dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;

    • c.

      dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

  • 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 16 Terugmeldverplichting

Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.

Artikel 17 Protocollering

De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

HOOFDSTUK 4

Overige bepalingen

Artikel 18 Beveiliging

  • 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

  • 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 19 Slotbepaling

  • 1.

    Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement”.

  • 2.

    Dit reglement treedt in werking op 1 september 2005;

  • 3.

    Met de inwerkingtreding van dit reglement komt het reglement d.d. 31 augustus 2004 te vervallen;

  • 4.

    Het reglement ligt ter inzage bij het openbaar register als bedoeld in de WBP.

  • 5.

    De verordening adviescommissie bezwaarschriften is op dit reglement van toepassing.

Bijlage 1: aangehaakte gegevens Beheersregeling voor de gemeentelijke

basisadministratie persoonsgegevens

(GBA Beheersregeling)

Aangehaakte gegevens zijn:

  • ·

    Binnengemeentelijke afnemersindicaties

  • ·

    Adreshistorie

  • ·

    Voogdijgegevens

  • ·

    Onderzoeksgegevens

  • ·

    Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties

  • ·

    Burgerlijke staat

  • ·

    Stemdistricten

  • ·

    PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)

  • ·

    Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht, naturalisaties,

    straatnaamgeving, huisnummering etc.)

Bijlage 2:

GBA-PRIVACYREGLEMENT-LIJST VAN BINNENGEMEENTELIJKE AFNEMERS MET EEN RAADPLEEGMOGELIJKHEID

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Zwolle hebben toegang tot de basisadministratie:

Organisatieonderdeel

Wettelijk kader

Gegevens

Publiekszaken

Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.

Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815

Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw

Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.

Verordening lijkbezorgingsrechten

Huursubsidie, Markten en Havens, Drank- en Horecawet, Parkeervergunningen, APV en bijzondere wetten, WOZ

Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet,

Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW

Alle gegevens op PL en verwijsgegevens

Sociale Zaken & Werkgelegenheid

Uitkeringsadministratie, Bijstand en Uitstroom, Inburgering, Leerplichtwet, Wet voorziening gehandicapten gemeente Zwolle, Schuldhulpverlening

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, burgerlijke staatgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verwijsgegevens, verblijfstitels, historische gegevens, hoofdbewoners, woningregister.

Wijkzaken

Beheer Openbare Ruimten, Leefbaarheid, Veiligheid en Bijzondere doelgroepen

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, hoofdbewoners, woningregister.

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

Concernstaf

Bedrijfsvoering/Bestuursadvisering

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens.

Expertisecentrum

Bouwkunde en Techniek

Civiel- en Cultuurtechniek

Persoonsgegevens,

verblijfplaatsgegevens

Ontwikkeling

Economie en Arbeid, Maatschappelijke Ontwikkeling, Welzijn, Sport, Onderwijs en Cultuur, Projectontwikkeling, Ruimte en Strategie, Vastgoed

Persoonsgegevens,

verblijfplaatsgegevens,

woningregister

Brandweer

Secretariaat, administratie

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Advies en Faciliteiten

T.b.v. juiste werking van de computers, het netwerk en de applicaties

Communicatie, Documentaire Informatie Voorziening, Informatie, Juridische Zaken en Veiligheid, Haltburo, Personeel en Advies, Services

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, burgerlijke staatgegevens, woningregister, hoofdbewoners

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 3:

GBA- PRIVACYREGLEMENT- Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Sociale Zaken en werkgelegenheid

Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.

Mutatiegegevens : vestigingen, vertrekken en emigraties

Wijkservicepunt Wijkbeheer Beethovenlaan

Begeleiding bewoners Holtenbroek

Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen.

Afd. BFI / Informatiecentrum

Nieuw gevestigde personen

Mutatiegegevens: vestigingen.

Internationale Schakelklas Basisonderwijs (ISBO)

Nieuw gevestigde personen

Mutatiegegevens: vestigingen.

Basisregistratiesysteem (BRS)

Alle aan het BRS gekoppelde administraties

Alle benodigde gegevens

BIJLAGE 4: GBA-PRIVACYREGLEMENT-VERSTREKKINGENTABEL GBA

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens

Geheimhouding

Leges

Basis

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK)

Wet Jeugdhulpverlening art 34 (grondig vermoeden van kindermishandeling)

Met ingang van 2005 Wet op de jeugdzorg (WJZ)

Zie QB 30

Meestal spoedeisende vragen!

Geen afnemer of derde in de zin van de Wet GBA

Persoons-gegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. (Wet GBA art. 34,1,a,1-6)

NIET PROTOCOL-LEREN

Niet mogelijk

Ja¹

Art.34 Wet Jeugdhulpverlening

Advocaten (zie www.alleadvocaten.nl)

Uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.

Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure, niet zijnde een dagvaarding, start van een echtscheidingsprocedure

Verplichte derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.

Geheimhouding mogelijk.

Toetsing noodzakelijk. Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt (art. 102 WGBA)

Ja, op grond van de legesveror-dening

Art. 98 Wet GBA

Advocaten

Niet ter uitvoering van een avb. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso’s, het sturen van betalingsher-rinneringen

Commerciële

Instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Andere gemeenten (geen burgerzaken)

Uitvoering publiekrechtelijke taak

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Bedrijfsjurist

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)

Volgens gemeentelijke verordening.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Bibliotheek (wel onderdeel van de gemeente)

Uitvoering diensten bibliotheek als gemeentelijke taak.

Volgens gemeentelijke verordening.

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

Nee

Art. 96. (systematisch)Wet GBA

Binnengemeentelijke afdeling of dienst

Uitvoering publiekrechtelijke taak

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

Eigen beleid gemeen-te

Art. 88. Wet GBA²

Buitengewone opsporings-ambtenaar Openbaar Vervoer

Controle (identificatieplicht) op zwartrijden, opmaken proces-verbaal

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88. Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

(met passend beschermingsniveau mbt persoonsgegevens)

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Art. 76 WBP

Buitenlandse vertegenwoordigingn h.t.l.

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Bureau voor rechtshulp

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

(buitengemeente-lijke) Crematoria, begraafplaatsen

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Culturele organisaties

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Financiële instellingen

(banken, verzekeraars en beleggingsinstel-lingen)

Uitbetalen van opvorderbare gelden al dan niet op termijn. Autorisatiebesluit van de minister nodig

Bijzondere derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak.

Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren (zie brief BPR2003/U66312)

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27 op grond van legesver-ordening

Art. 99 lid 1 Wet GBA en art. 68b besluit GBA

Financiële instellingen

(banken, verzekeraars en beleggingsinstel-lingen)

Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zoals het sturen van een betalingsherinnering of het opsporen van debiteuren

Commerciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Financieringsinstel-lingen

Voor commerciële doeleinden zoals; opsporen debiteuren, sturen van afschriften

Commerciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Fondsverwervende organisaties

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Gerechtsdeur-waarders

Uitvoering van een publiekrechtelijke zoals genoemd in artikel 2 van het Deurwaardersreglement.

Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploiten, ontruimingen

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27³

Art. 88 Wet GBA

Gerechtsdeur-waarders

Uitvoering van een privaatrechtelijke deurwaarders taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie

Commerciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Incassobureaus

Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren.

Commerciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Informatiebeheer

Groep

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op de Studiefinanciering

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Instellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr)

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Instellingen/organisaties ten behoeve van:

-Maatschappelijke dienstverlening

-alg/geestelijke gezondheidszorg

-kinderopvang

-jeugdwelzijnswerk

-ouderenzorg

-gehandicaptenzorg

-werkvoorziening

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA)

Uitvoering Wet op de Registeraccountants. Voor registratietaak accountantregister; verstrekking aan individuele accountants is niet toegestaan.

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

KPN Telecom/TNT Postgroep/TPG Post

Commerciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Kredietbank als onderdeel van een gemeente of als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling (Wgr)

Uitvoering maatschappelijke diensten als gemeentelijke taak.

Volgens gemeentelijke verordening

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

Nee

Art. 88 en/of 96 (systematisch) Wet GBA

Leasebedrijven

Commerciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Makelaars

Commerciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Mandaat BV (indien gevraagd door een onbezoldigd belastingambtenaar van een gemeente)

Uitvoering publiekrechtelijke taak.

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Migrantenorganisa-ties

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Notarissen

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten, zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht.

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27 *

Art. 88 Wet GBA

Notarissen

Uitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Nutsbedrijven

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Ouderenorganisaties

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Overheidsinstanties zoals Belastingdienst, RDW, SVB en Politie

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak

Afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheimhouding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Patiënten-verenigingen

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Pensioenfondsen

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Plaatselijke afdelingen van politieke partijen

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Postorderbedrijven

Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren.

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Rechtsbijstand

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Rechtskundig- en adviesbureaus

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Reclassering/verslaaf-denzorg **

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Sportorganisaties en sportverenigingen

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Stichting Bureau Nieuwkomers **

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Thuisorganisaties **

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Uitzendbureaus

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Vakorganisaties

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel ***

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheimhouding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Verzekeringsmaat-schappijen

Voor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte administratie

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Vrouwenorganisaties

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheim-houding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Waarborgfonds motorverkeer (WBF)

Uitvoering publiekrechtelijke taak

afnemer

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheim-houding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Wetenschappelijk onderzoekers

wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek

Art. 109 Wet GBA

art.67 Besluit GBA

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoek

Geheim-houding niet mogelijk

Ja

Art. 109 Wet GBA

art.67 Besluit GBA

Woningbouwver-enigingen/ -corporaties

Volgens gemeentelijke verordening

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheim-houding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Ziekenhuizen

Volgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm die zorg

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Geheim-houding mogelijk

ja

Art. 100 Wet GBA

Zorgverzekeraars

Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bv ZFW of AWBZ) lijst is te vinden op www.zn.nl/overzn/zorgverzekeraars/adressen_a_c.asp

Afnemer mits op lijst uitvoerings-organen ZFW en AWBZ

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheim-houding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Zorgverzekeraars

Uitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Zorgverzekeraars

Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bv ZFW of AWBZ) lijst is te vinden op www.zn.nl/overzn/zorgverzekeraars/adressen_a_c.asp

Afnemer mits op lijst uitvoerings-organen ZFW en AWBZ

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Geheim-houding niet mogelijk

€ 2,27

Art. 88 Wet GBA

Verzekeringsmaat-schappijen

Voor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte administratie

Commer-ciële instelling

Geen gegevens verstrekken

Art. 100 Wet GBA

Verklaring gebruikte tekens:

= Afhankelijk van de formulering omtrent verstrekkingen uit de GBA in de legesverordening, deze apart in de legesverordening opnemen. Het betreft immers geen verstrekking op grond van de Wet GBA.

-= Let op: het gaat hier om de verstrekking op schriftelijk verzoek. De systematische verstrekkingen die binnengemeentelijk plaatsvinden worden op grond van art. 96 Wet GBA geregeld in de gemeentelijke GBA-verordening.

- = Zonder toevoeging van een no-hit kan op basis van het convenant tussen NVVB en Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.

- = Indien onderzoek nodig is in de persoons- of archiefkaartenbestanden dan kan de gemeente een extra tarief in rekening brengen

- = Vrije derde tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer

- = Bijvoorbeeld Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank, Kruisvereniging, etc

Toelichting bij het schema

Allereerst wordt hierna bij iedere kolom in het schema een korte toelichting gegeven.

Daarna (volgende pagina) wordt een aantal aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht.

Wie

Hieronder vindt u de categorie verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indient om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Er is voor gekozen de categorie verzoekers in alfabetische volgorde te presenteren. Het schema is dan snel te raadplegen en helpt u zo om snel antwoord te geven op de vragen die ontstaan bij het behandelen van schriftelijke aanvragen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de ‘werknaam’ aangeduid. Dit is gedaan vanwege de praktische toepasbaarheid van het schema.

Waarvoor

Deze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie.

De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk om te kunnen bepalen of u de aanvraag in behandeling kunt nemen.

Welke categorie

In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een buitengemeentelijke afnemer, een binnengemeentelijke afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige.

Ten aanzien van een bijzondere derde (deze heeft middels een autorisatiebesluit van de minister toegang gekregen tot het landelijk GBA netwerk) geldt dat deze slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover verderop meer.

Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij opnemen in de GBA-verordening.

Welke gegevens

Als u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens van de persoonslijst u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn niet limitatief opgesomd; er is volstaan met de benaming ‘algemene-‘, ‘verwijs-‘ en ‘bijzondere gegevens’.

Geheimhouding

Er zijn drie mogelijkheden: ‘Niet mogelijk’, ‘Mogelijk’ en ‘Toetsing noodzakelijk’.

Bij ‘Niet mogelijk’ is het voor de ingeschrevene om wiens of wier gegevens in deze gevraagd wordt niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot geheimhouding te voorkomen dat van zijn of haar persoonslijst gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij de geheimhoudingscode 1 tot en met 7 worden de gevraagde gegevens toch verstrekt.

Bij ‘Mogelijk’ kunt u aan verzoeker in deze de gegevens niet verstrekken (u dient te allen tijde acht te slaan op de geheimhoudingscode).

Bij ‘Toetsing noodzakelijk’ dient u een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene.

Leges

In deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven:

  • -

    Ja: U kunt leges op grond van de gemeentelijke legesverordening in rekening brengen.

  • -

    Nee: Spreekt voor zich.

  • -

    € 2,27: De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt op grond van de gemeentelijke legesverordening het zogenaamde postkamertarief (zie

  • volgende pagina) in rekening brengen.

  • -

    Kosteloos: De NVVB-adviescommissie PIP adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen.

Basis

In deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag.

Enkele aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht.

Protocollering

Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren.

U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt.

Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten mag u niet protocolleren (art 103, lid 3 Wet GBA).

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK’s)

Protocollering

In de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verzoeken van de AMK’s niet geprotocolleerd dienen te worden.

Leges

Het Agentschap BPR stelt dat de AMK’s geen afnemer of derden zijn in de zijn van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden.

Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen.

De NVVB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten haar eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing.

Indien u leges dan ook heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA.

Postkamertarief

Het tarief als bedoeld in artikel 37a van de Regeling GBA wordt ook wel het ‘postkamertarief’ genoemd.

Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat om schriftelijke informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is.

Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening.

De verzoeker heeft immers wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een kostendekkend tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie.

Het ‘postkamertarief’ bedraagt op grond van de Regeling GBA € 2,27. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd met de andere bedragen in de gemeentelijke legesverordening maar is thans een bij wet vastgesteld bedrag.

Pensioenfondsen en ziekenhuizen

Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn soms bijzondere derden.

Bijzondere derden hebben de eigenschap dat zij zijn geautoriseerd door de minister om gegevens te ontvangen via GBA-berichten zoals beschreven in het Logisch Ontwerp GBA.

Artikel 68 e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden.

Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus.

Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Bijzondere derden hebben dus de mogelijkheid om op verzoek ook een gewaarmerkt afschrift te krijgen. Hierbij geldt dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van.

Wat nu als de bijzondere derde een no hit heeft ontvangen?

Welnu, dan zou de bijzondere derde eigenlijk geen gegevens kunnen krijgen. Dat gaat wel wat ver en zo gaat het ook niet in de praktijk. De pijn zit ‘m in het feit dat de bijzondere derde wel degelijk goed via het GBA-netwerk moet aangeven wie degene is over wie iets gevraagd wordt. Zonder de juiste identificerende gegevens lukt dat dus niet en kan de gemeente geen gegevens over het netwerk verstrekken.

De enige mogelijkheid die voor de bijzondere derde overblijft, is dan de gegevens op te vragen via een schriftelijk verzoek bij de gemeente. De gemeente kan alleen verstrekken als de verzoeker is opgenomen als vrije derde in de gemeentelijke verordening.

Het Agentschap BPR geeft aan dat pensioenfondsen ook gezien kunnen worden als verplichte derden (artikel 98 Wet GBA). Echter, BPR geeft niet aan welk algemeen verbindend voorschrift (avv) de verstrekking van GBA-gegevens in dat geval voorschrijft. Dat is wel de kern van artikel 98 Wet GBA.

In het schema gaat de NVVB-adviescommissie PIP er dus vooralsnog niet van uit dat pensioenfondsen verplichte derden zijn.

Ziekenhuizen, die niet zijn geautoriseerd, moeten in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen, wil verstrekking mogelijk zijn. Door de minister geautoriseerde ziekenhuizen kunnen slechts via GBA-berichten gegevens krijgen. Anders niet. Bij een no hit geldt dus weer het bovenstaande verhaal.

De conclusie van de NVVB-adviescommissie PIP luidt:

Als de gemeente aan geautoriseerde (bijzondere) derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening.

Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening.

Vrije derden

De in het schema aangegeven vrije derden vormen geen limitatieve opsomming.

Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het informatiebeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening.

Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA.

Crematoria en begraafplaatsen

Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.

De eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA).

Niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen vallen onder artikel 100 Wet GBA.

U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijk informatiebeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA.

Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA).